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數字化信息時代的來臨大大提高了信息資訊的傳播效率，當前在檔案管理工作中，也引入了數字信息技術，借助計算機及網絡平臺，完成各種數據信息的傳遞、存儲及管理，不僅讓辦公操作變得更加快捷，同時也提高了信息資源的共享效率，為提高檔案管理工作質量創造了更為便利的條件。
一、檔案管理應用數字化信息技術的必要性
（一）順應檔案信息管理發展的必然趨勢企業檔案包括企業日常工作過程中形成的各種有價值的材料文件和信息資料等，既可以為企業各項工作決策和活動的開展提供必要的信息支持，而且也是企業發展進程中重要的歷史見證[1]。隨著數字化信息時代的到來，檔案也逐漸呈現出明顯的數字化特征。因此在新時代背景下，企業必須提高對檔案管理信息化建設的重視程度，深刻 認識到數字化信息技術對檔案管理工作所帶來的深遠影響。首先是載體新。檔案包括科技檔案、文書檔案等各種類型，涉及范圍極為廣泛。傳統檔案大多借助紙質載體，而在數字化背景下，檔案以電子文件形式存在，其載體多以磁盤、光盤為主，這些電子檔案更加便于攜帶、存儲和管理，能夠更好地滿足檔案資源快速查詢、調閱的現實需求。其次是共享性。數字化檔案可以通過網絡傳遞，人們可以不受時空限制隨時隨地共享檔案信息資源。
（二）有利于提高檔案管理效率新時代對檔案管理工作提出了新要求[2]。而運用數字化信息技術開展檔案管理，既能滿足這種要求，還可以提高檔案管理的工作效率。一方面，運用數字化技術，有效提升檔案的使用效率和管理效率，為科學開發利用檔案信息提供更加有力的技術支撐；另一方面，運用數字化技術，可以讓檔案管理從傳統的封閉式管理逐漸轉變為開放式管理，通過對云計算、大數據和人工智能技術的合理應用，打破時空的限制，讓用戶借助互聯網隨時隨地檢索、查閱自己需要的檔案信息，大大提高了檔案信息的查閱利用率，同時也讓傳統檔案管理中容易重復性工作的弊端得到有效解決，有利于人力資源的優化合理利用。
（一）對檔案管理工作價值認知不足隨著我國信息化建設進程的持續推進，信息資源已經成為國家和企業組織發展的重要戰略資源。檔案作為企業、單位組織重要的信息資源，從其信息化建設的實際情況來看，很多企業或單位對檔案管理工作都沒有引起足夠的重視[3]。由于管理層對檔案信息價值認識不足，導致企業內部很難形成普遍尊重檔案管理的整體文化氛圍。通過實地調研發現，一些建筑企業內部業務人員對單位開展道路工程檔案管理的意義和規范性缺乏正確的理解，甚至將檔案管理視為一種工作負擔。同時對檔案管理的業務培訓和工作宣傳也僅限于檔案部門內部人員和業務部門兼職的檔案管理人員，并未延伸到材料文件、日常工作信息的生成者所在的部門全體員工。另外，大部分建筑企業都只是將非結構化的電子文件和傳統紙質文件納入檔案管理范疇，而在其他業務環境下所形成的一些具有憑證價值的信息并未被囊括其中，導致對道路工程建設過程中生成的大量半結構化、結構化的數據信息缺乏科學管控。
（二）基礎設施建設有待完善在道路工程檔案管理信息化建設過程中，對于硬件設備有著較高的要求，需要結合實際來采購和布置這些基礎設施，包括網絡設備、計算機、打印機和其他設施設備等等。只有基礎設施建設達到既定標準后，才能確保道路工程檔案管理信息化建設的順利開展，從而順利實現道路工程檔案管理的最終目的。但是從目前實際情況的分析來看，一些企業由于不注重基礎設施建設，盡管已經配備了一定數量的網絡、計算機等基礎設備，但由于缺乏與之配套的設施設備，不僅不能確保檔案管理工作質量及效率，而且還極易埋下一些安全隱患，不利于道路工程檔案管理的健康發展[4]。
（三）整體規劃缺乏科學系統性數字化信息技術在道路工程檔案管理工作中體現出良好的優勢，在信息收集、整理、分析、處理、保管、傳遞等諸多方面都有著良好的應用效果，已然成為各行業領域中不可替代的重要技術。但是相關部門對數字化信息技術缺乏全面的認識，僅僅是將其應用到檔案管理工作當中，并未對數字化信息技術對企業整體檔案管理的深遠影響有充分的認識。因此，有關部門在開展檔案管理信息化建設過程中，整體的管理規劃缺乏科學性、系統性，很難將數字化信息技術的作用和潛力充分挖掘出來，致使道路工程檔案信息的共享率和利用率偏低，在一定程度上制約了道路工程檔案管理的健康發展。（四）檔案管理人員缺乏信息化素養雖然經過多年探索，國家在宏觀層面上，已經形成了對檔案管理具有戰略指導作用的法律法規和規范管理體系，但同時需要注意的是，人員保障也是確保檔案管理工作能夠順利開展的必要條件。而從目前的實際情況來看，檔案管理人員普遍缺乏信息化素養，數字化環境下的檔案文檔的完整性、真實性、安全可靠性都離不開檔案管理系統的有效保障，這就要求相關管理人員必須根據檔案管理規范標準和需求的變化，及時對系統功能進行維護與更新，同時通過系統當中存儲和管理的檔案為用戶提供便捷、有效的信息調閱與利用服務，這些都需要檔案管理人員必須具有信息化素養。而目前具有專業教育背景，從事道路工程檔案管理工作的人員相對較少，并且檔案管理人員的業務能力、文化素養參差不齊，部分人員不能滿足當前道路工程檔案管理信息化建設的實際要求，這也是導致道路工程檔案管理信息化建設發展緩慢的重要因素。
（一）提高檔案管理的信息化意識數字化環境促使企業管理者要主動運用信息技術加強檔案管理，確保道路工程檔案管理工作水平得以不斷提升[5]。道路工程的順利開展離不開檔案信息，需要通過檔案信息全面增強對項目建設進度和質量的控制，但是由于國內道路工程檔案管理方法較為單一，信息化建設速度相對緩慢，導致道路工程檔案的實際使用效能不高。要切實提高道路工程檔案管理水平，就必須增強管理的時效性，運用現代化管理理念進行管理實踐，促使檔案管理和信息化建設實現協同發展。這就要求企業的管理人員必須不斷提高管理意識，結合當前道路工程檔案管理的實際狀況，構建信息化檔案管理部門，針對道路工程設置專職檔案管理人員，同時制定相應的檔案管理制度，將項目建設進度規劃方案、現場資料、相關資料檢查等各項工作集合起來。在實際操作中，擺脫傳統管理模式的束縛，積極引入先進的信息技術，創設一套科學、系統、操作性強的檔案管理新模式，在檔案信息資源的收集和處理上，實現對數字化管理手段的有效運用，從而為構建“現場材料＋審批＋填報”為一體的檔案信息化管理系統奠定良好的基礎。同時，有效運用信息技術將道路工程檔案資料導入檔案信息管理系統中，以便今后工作中一旦遇到問題，能夠及時進行相應的調整，減少項目竣工驗收階段檔案資料收集的工作量，可以按照規范要求來審查、審批道路工程檔案資料；同時，對于道路工程項目建設期間的相關信息數據進行統計整理和分析處理，保證檔案資料的真實性和完整性。除此以外，還應進一步加強對道路工程檔案管理的重視程度，做好檔案信息管理系統的安全防護工作，合理設置系統操作權限和防火墻，定期做好系統的安全檢查和維護保養，以便在第一時間發現問題，及時采取有效的方法和手段讓問題得到妥善處理。
（二）加強基礎設施建設基礎設施建設是道路工程檔案管理信息化建設的必備條件[6]。首先從硬件方面來說，要及時更新計算機系統，配備道路工程檔案信息化管理需要的服務器、打印機、刻錄機、攝像機等硬件設施，在檔案管理中充分運用數字化信息技術，為道路工程檔案信息管理網絡平臺的構建奠定基礎，同時也為廣大群眾查閱相關社會檔案信息提供一定的設備支持。其次，增加系統軟件的開發力度，積極構建道路工程檔案信息智慧化管理平臺，為用戶隨時隨地查閱道路工程視頻、音頻、文本、圖片等檔案信息提供必備條件，通過網絡和數字技術實現用戶對檔案信息的多方面查閱。
（三）加強檔案資源信息化管理為推動道路工程檔案管理的系統化、規范化建設，應積極探索數字化信息技術在檔案管理工作中的應用途徑，構建大規模的智慧管理平臺，并配備對信息系統具有一定操作能力的管理人員，以此來提高數字信息系統在道路工程檔案管理過程中的運用程度，提高檔案信息的使用率，實現信息共享。因此，在道路工程檔案數據庫建設中要貫徹落實信息化管理理念，按照信息存儲的實際要求進行數據信息的有效轉化，并將道路工程的所有檔案全部導入到管理系統中，由系統自動進行分類整理。完成歸檔后，將檔案信息存儲到數據庫平臺，為今后的信息采集和查詢、調閱提供便利條件。通過這樣的檔案管理模式，大大節省了建筑企業的人力、物力，有效控制了檔案管理的成本支出，同時也讓道路工程檔案管理系統的自動化程度得以不斷提高。
（四）加強檔案管理隊伍的素質建設工作人員的專業素質直接關乎道路工程檔案管理的信息化建設實際成效，因此，建筑企業要加大對相關人員的培養力度，使其能做好檔案管理的工作規劃與執行，對道路工程項目的順利推進起到應有的輔助作用。隨著建筑企業的不斷轉型發展，以往的管理辦法顯然已不能滿足現代檔案管理的實際需求，企業要想打造出一支具有較高業務水平的管理隊伍，就必須加大培訓力度，幫助和引導相關人員不斷提高自身的專業理論知識和實際操作技能，提高自身的職業素養，這樣才能確保檔案管理工作保質保量完成。具體來說，管理部門可以不定期組織檔案管理人員開展專項培訓，提高相關人員的信息化管理意識，將計算機系統的使用技巧和信息化管理成功案例納入到具體的培訓課程中，不斷提高檔案管理人員的思想認識，使其在實際工作中，能夠有意識地運用數字化信息技術對檔案信息進行收集和整理。實踐表明，大力開展培訓活動，有利于檔案管理人員實踐工作能力的提高，使其能夠順利使用計算機系統軟件，完成檔案信息采集、整理、導入、存儲等各種操作，從根本上提高道路工程檔案管理的信息化建設步伐。同時，還應培養檔案管理人員的創新意識，加強對紙質檔案的管理，通過紙質檔案和電子檔案不同載體和存儲信息的共同作用，確保檔案信息的真實性、準確性和完整性。
參考文獻：
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[6]倪曉敏.淺談如何做好公路工程建設項目檔案管理[J].公路交通科技（應用技術版），2017（1）：194-196.
作者:邱慧慧單位:佛山市南海區道路建設管理處