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2、電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。
3、電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
5、電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。
二、法院電子文件在歸檔方面的現狀與分析
從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：
1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計算機上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經常被忽視。這些電子文件絕大多數未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據歸檔的范圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉化成為電子形態的數字化檔案的一項工作。但是，目前有相當一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統在設計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術性，把應歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統出現問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。
3、歸檔不鑒定，真偽不辨別.電子文件的鑒定，是對其價值的斷定和對其真假進行鑒定的一項工作。對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。
4、人員素質低，專業人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當一部分素質偏低，許多檔案部門缺乏專業技術人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現代先進的計算機設備，但因專業人才缺乏而未能讓其充分發揮作用。
造成上述問題的原因主要有兩個方面
1、思想認識問題。傳統的檔案工作是以紙質文件材料為主要工作對象，自從計算機應用于檔案管理后，電子文件以其自身獨特的優勢正在逐步地取代以往的紙質文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應去認識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設的意義認識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質的妥當，對電子文件的優點視而不見，不接受新生事物，不參加學習培訓，不懂得計算機操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。
2、管理工作滯后問題。目前，計算機軟件的開發很快，五花八門，日新月異。然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進行規范化管理的規章制度。有的單位雖然有規章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計算機的特點，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴重滯后于計算機應用軟件的發展，這是影響電子文件歸檔的原因之
三、提高單位電子文件管理水平的對策
把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發好和利用好，并得到長期保存，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續，是所有檔案工作者應盡的職責。如何提高單位電子檔案管理水平，應該從以下幾個方面入手：
1、從電子文件的收集、積累基礎工作入手
在紙質檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環節的第一個環節，檔案收集工作如何，對后續各環節的影響很大。因為，如果應該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發利用?！皩τ陔娮訖n案來說，電子文件的收集也是諸環節的第一個環節，是做好電子檔案管理工作的基礎。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質檔案。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對正式的紙質文件有進行全文信息自動檢索要求時，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應對其進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，則應及時收集和整理，并與其相應的紙質文件之間建立標識關系，尤其是對無紙化系統生成的電子文件，應當有更嚴格的措施。必要時，應在收集積累過程中制作成紙質拷貝件或者制成微縮品，以免系統發生意外情況時電子文件信息丟失?！?/p>
2、嚴格電子文件的歸檔管理
電子文件歸檔，是將應當歸檔的電子文件，經過整理確定檔案屬性后，從電子計算機的存儲器或其網絡存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。不同環境條件產生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計算機網絡系統，按要求轉數據庫或記錄有歸檔的標識即可完成歸檔任務。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認證工作，要與相關的紙質文件結合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應符合下列要求，首先從歸檔時間上看，文書檔案一般應以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復查閱和利用。對網絡環境下生成的大量的業務電子文件，宜采用備份的方法，在網上進行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務器上。其次，從歸檔電子文件的數量看，為確保電子文件的真實性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統一保管，另一套由相關業務部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應為通用標準，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數據文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對電子文件進行歸檔的同時，應注意對電子文件的運行環境、使用的操作平臺、設備要求等進行說明，必要時運行電子文件的原程序應一并歸檔保管。
3、健全電子文件管理的檢查審核制度
2001年10月16日，國務院辦公廳下發的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內容的紙質公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強化，就必須建立相應的核查制度，定期對文書、檔案部門進行管理檢查，重點檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網上傳輸的要求等等。
4、規范公文制作和控制程序
對形成的新的公文檔案要指定一個終端（專人或部門），各方面的公文檔案經終端審核后統一在網絡上發送，確保各種來源的檔案實現統一的格式和結構，便于規范處理和控制。檔案數據的傳輸交流和使用要本著“規范、先進、實用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴格各環節的管理權限，對文件處理過程中的各類修改信息應予以保留，不可任意進行刪除處理。
5、加強電子文件軟、硬件設施管理
要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，溫度保持在17-20℃之間，相對濕度保持在35-40%之間，同時強化防磁設施的完善和維護，有條件的應及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩定。
6、重視和加快電子文件管理人員的培養
電子檔案管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎知識和計算機信息技術等多方面的技術技能。因此，培養和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當務之急。就目前各機關單位來說，一是要重視吸納專業型的人才充實到干部隊伍中來，如電子計算機軟硬件技術或數字通信技術、接受過大學教育的檔案管理專業人才，對此類人才可以經過短期專業培訓就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調一批學歷達到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對他們系統的進行檔案管理基礎知識、電子計算機知識、數字通信技術進行強化培訓，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現狀。
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（二）完善電子文件的歸檔要求電子文件的歸檔需符合的要求包括：首先，所歸檔的電子文件需具備完整性。對于具備查考價值的電子文件及支持軟件都應該及時歸檔，切不可以分散的方式進行保存。其次，確保歸檔電子文件的真實性與有效性。對于文本文件，應在最后定稿，若圖形文件發生了改動，那么便需要和當初產品的技術狀況相同的版本進行同時歸檔保存。對于有技術條件的機關，允許使用電子文件簽署技術，這樣能夠對電子文件的有效性進行確認。再則，對于載體形式與質量要求需實現統一性。檔案電子文件的載體規格、形式以及質量，均需要檔案室工作人員作出統一的規定，把帶有歸檔標識的電子文件進行集中，進而制定成歸檔數據集，通過拷貝的方式傳輸到具備耐久性的載體中，實行一式兩套、異地保存的模式。若是加密的電子文件，需在解密之后將上述工作完成。最后，歸檔電子文件許進行統一登記表，登記內容包括諸多項目，例如：硬件環境、軟件平臺、形成單位、應用軟件、形成時間以及信息類別等。之后，檔案部門還需要對歸檔后的電子文件進行全面的檢驗。電子文件是否存在病毒、電子文件載體情況以及相關材料是否完善等均在檢驗的范圍之內。
（三）加強電子檔案的鑒定工作，知道在電子檔案的鑒定方面，需要明確并完善三方面的內容，即：鑒定對象、鑒定目的以及鑒定內容。在電子檔案鑒定過程中，不但需要對文件內容與相關形式特征進行有效分析，而且還需要對相關文件進行技術分析。所以，對于電子文件而言，無論是技術情況，還是文件自身的真實性與可讀性，均與保存價值有著必然的聯系。由此可見，在鑒定工作當中，電子檔案管理的可讀性、可靠性以及完整性均需要全面體現出來，這樣才能充分體現出電子檔案的價值之所在?？傮w上分析，電子檔案的鑒定工作需分三步：首先，歸檔前，對歸檔文件進行確定，并對保管期限進行劃分。其次，在檔案室對歸檔文件進行接收時，需進行一次全面鑒定，包括內容鑒定與技術鑒定等。最后，對于不是永久保存的檔案，需在文件保管滿期之時再進行一次鑒定，對于確定已經沒有了保存價值的電子檔案采取刪除或銷毀等處理措施。
二、加強電子檔案管理的有效策略
探究電子檔案管理的流程遵循“電子文件收集鑒定文件、形成檔案整理檔案、形成檔案卷存儲案卷、編目”的原則及步驟。同時，在電子檔案逐漸增多的現狀之下，各級檔案管理部門便需要對電子檔案管理工作進行強化，這樣才能使檔案管理工作更具規范性與完善性。具體強化措施如下：
（一）做好電子檔案保管工作首先，電子檔案的存儲介質需具備性能穩定、檢索方便以及顯示還原性好等特點。對于軟磁盤，不可當作長期保存的電子檔案載體進行使用。其次，電子檔案管理需具備一定的條件，庫房溫度、濕度需穩定；庫房應保持通風、清潔及沒有腐蝕性氣體；地面無須鋪地毯與打蠟；裝具保持清潔無塵。最后，電子檔案歸檔需統一，并實行分庫保管。對于歸檔載體，需進行防寫處理，不可出現劃痕、觸摸記錄涂層等情況，以直立的方式存放。另外，對于一些非法軟件，檔案室中的計算機需杜絕使用，以此規避病毒感染。
（二）加強電子檔案的檢測及維護工作因電子檔案的載體性能尚且不具穩定性，而且磁信息還存在自然衰減情況，這樣加大了信息丟失及讀出錯誤等不良情況的發生率。所以，進行定期檢測及維護是非常有必要的。在對電子檔案進行檢測與維護過程中，需對諸多特點進行綜合考慮，包括環境、設備、技術以及電子檔案自身的特點等，進而制定出更具合理性與科學性的技術方案及維護工作方式。這樣才能夠使電子檔案的檢測及維護工作更具有效性。
（三）電子檔案在利用過程中需注意的問題，可知電子文件檔案利用管理包括了多項內容，同時電子檔案在利用過程中還需要充分注意一些較為明顯的問題。首先，提升電子檔案信息安全的意識。電子檔案在利用上具有便于傳輸、復用性以及系統依賴性等特點，在利用中其控制具有很大的難度，所以檔案工作人員需有謹慎的態度，在有必要的情況下對利用方式進行限制，以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的現象得以有效規避。其次，完善與電子檔案有關的利用制度，例如利用資格審查、利用權限控制等制度。最后，為了使電子檔案的利用更具發展前景，需全面開發檔案利用方面的系統功能，同時創造有利條件，使利用者能夠感受到更方便、更優質的服務。
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（一）統籌安排合理規劃
電子文件管理是一個系統工程，最終是為數字檔案信息資源建設服務，以達到便于開發利用、造福社會的目的。具體實施起來涉及面廣，投資可觀，因此必須注重效益，在領導層面對各階段的目標、任務、措施進行科學、合理地規劃部署，如：在工作實施之前展開深入調研、廣泛論證、集中討論，投資大的項目要形成可研報告；形成科學合理的電子文件利用體制機制，優化軟硬件系統配置，處理好軟件系統服務器的兼容關系，建立方便高效的查詢體系等。
（二）嚴格制度統一標準
電子文件管理工作是一項長期開展的持續性工作，應落實領導責任，組織相關數量的人力，明確責任分工，加強管理，扎實推進工作有序進行。具體工作中要制定相應標準，嚴格貫徹實施，一定階段即以標準驗收成果，不斷改進以保證后續工作的質量。如：組建專門負責電子檔文件管理工作的工作機構，主要負責電子文件管理工作、系統設備升級維護、網站建設維護等；制定電子文件管理中著錄項目統一標準，數字化技術參數標準等。
（三）多方參與爭取合作
電子文件管理涉及社會的各行各業，應千方百計爭取社會力量共同參與和支持，引導建立社會大眾積極充分利用電子文件這一社會資源的普遍意識，積極回應獲得的利用反饋信息，以促進自身工作的不斷改進。如：宣傳網絡利用優勢；發揮檔案學會等社會組織的作用；非重復性技術工作可以通過合同、委托等方式外包給企業。
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2農機檔案規范化管理的建議
2.1認識農機監理檔案管理工作的重要性農機監理檔案客觀反映了農機監理機構執法規律，對今后農機監理工作開展具有重要的指導價值。由此，從這個角度來講，農機監理檔案具有重要的社會價值，是農機監理機構的寶貴財富。在今后的工作實踐中，必須把農機監理檔案管理放在應有的位置，各級各部門提高認識，重視農機監理檔案管理工作的開展。
2.2農機檔案管理實現信息化、現代化隨著計算機網絡媒體的迅猛發展，農機檔案管理系統日趨信息化、現代化。今后，建立電子檔案將是今后農機檔案管理的必然趨勢。所以，要實現具有農機監理特色的辦公自動化管理與必要的人工管理的有效結合；要積極參與當地檔案行政管理部門組織開展的檔案工作達標升級活動，促進農機監理業務檔案的優化管理。
2.3充分調動檔案管理人員的工作積極性結合地方工作開展實際情況，通過制定《農機方案管理辦法》、《農機檔案保密制度》等等規章制度，加強檔案管理的規范化，明確工作責任，建立業務檔案規范管理的長效機制。要實行專人管理，嚴禁檔案人員工作時間空崗、串崗，確保有人調檔必有人接待。要對檔案人員進行工作細化分工，制作《檔案工作人員職責分工表》，明確各自職責，定期考核，獎罰分明，.促進檔案管理人員樹立競爭意識、危機意識，充分調動檔案管理人員的積極性、創造性。
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1資料與方法
1.1一般資料
選取我院2013年1月前未實施社區健康檔案管理的老年慢性病患者46例為對照組，其中男27例，女19例；年齡63～81歲，平均（77.6±2.3）歲；病程1～7年，平均（2.7±1.8）年；冠心病15例，糖尿病17例，高血壓14例。另選取2013年1月后實施社區健康檔案管理的老年慢性患者46例為研究組，其中男26例，女20例；年齡64～82歲，平均（78.5±2.4）歲；病程1～8年，平均（2.9±1.7）年；冠心病14例，糖尿病19例，高血壓13例。根據上述所述，把對照組與研究組患者的臨床資料對比，差異無統計學意義（P＞0.05）。
1.2方法
為患者構建健康檔案，全面評估患者的病情及基本情況，并依照患者的具體病癥狀況予以分組。健康管理模式實施前，社區人員可以調查問卷的方式，對患者的膳食結構優良率和服藥依從性、疾病知識知曉率和生活方式優良率等進行了解，并通過與患者的實際情況相結合，予以正確合理的干預措施，其中包括：生活方式指導、健康教育和疾病治療指導等。同時，社區醫護人員還要定期對患者進行健康教育指導工作，對老年群體的活動特點予以充分利用，對活動地點及時間合理選擇，并向患者發放治療及預防宣傳手冊。對知識水平低下患者，社區醫護人員可采取模擬訓練及操作演示等方法對患者實施教育。加強教育宣傳工作，設立社區健康宣傳板，以畫報的形式將預防措施、注意事項和用藥方法等展現出來，這樣便于患者閱讀。對伴有緊張、焦慮等心理素質低下患者，社區醫護人員可通過對話交流的方式，向患者簡單介紹疾病相關知識，耐心解答患者的疑慮及擔憂，對于患者的傾訴要做到細心聆聽，時常鼓勵安撫患者，幫助患者樹立自信心。此外，社區醫護人員還應做到定期隨訪觀察，對患者的飲食控制及服藥情況予以了解，對治療過程中發生的問題采取及時處理。在走訪過程中，社區醫護人員還要監測患者的疾病指標情況并將其整理成檔案，這樣能為后期治療提供數據支持。此外，每個月社區醫護人員都會對社區居民的心率及血壓情況進行檢測，根據不同患者的具體情況，為其制定合理的家庭管理方案，同時，沒三個月都會對患者的體重、身高及血糖情況進行檢測，并對估算患者的健康指數，每隔7天對電話隨訪1次，這樣能對患者的病癥狀況及生活改善情況予以及時了解。
1.3評價標準
實施SF-36（生活質量評定表）對實施前后患者的膳食結構優良和服藥依從性、生活方式優良和疾病知識知曉等指標改善情況。生活方式優良率：患者謹遵醫囑，飲食習慣合理化、運動鍛煉適當；服藥依從良好率：定期復查、藥物服用定量定時。1.4統計學方法采用SPSS13.0統計學軟件對數據進行處理，計量資料以“x±s”表示，采用t檢驗；計數資料以百分數（%）表示，采用x2檢驗。以P＜0.05為差異有統計學意義。
2結果
2.1對比觀察患者實施前后的指標改善情況
實施前，患者的膳食結構優良和服藥依從性、生活方式優良和疾病知識知曉等指標改善情況與實施后相比，組間數據差異顯著，差異有統計學意義（P＜0.05）。見表1。
2.2對比觀察實施前后患者的生活質量情況
實施前，（74.5±8.1）分患者的生活質量評分，實施后，（82.3±11.1）分為患者的生活質量評分。經對比，實施前明顯低于實施后，差異有統計學意義（P＜0.05）。
3討論
病因復雜、易反復發作和治療時常長等，是慢性疾病的主要特點，再加上受外因因素的影響，如老年患者的年齡較高、其機體抵抗能力較低等，很容易導致患者在治療過程中出現焦慮、緊張等不良心理情緒，又或者是飲食控制不合理及不遵醫囑服藥等，從而使治療效果受影響[3]。健康管理是一門新興學科，它主要是表示，將針對性干預措施落實到患者的治療過程中，從而達到健康管理、延緩及阻礙病癥的目的。健康檔案管理是一種服務機構，通過對患者病情狀況的全面評估，并將其設置成檔案，再根據不同的患者的具體情況，為其制定針對性的指導工作，這樣不僅有助于患者的病癥的改善，而且還能使患者的生活質量得到提高[4]。從上述研究結果中可以看出，老年慢性病患者予以健康檔案管理，能使患者的的膳食結構優良和服藥依從性、生活方式優良和疾病知識知曉等指標情況得到改善，使其生活質量也明顯優于實施前，差異有統計學意義（P＜0.05）。綜上所述，健康檔案管理模式的實施，對慢性病癥的改善及生活質量的提升具有重要作用。除此之外，社區健康檔案管理的實施，還有助于醫護人員對患者治療過程及病情變化情況的全面掌握，對治療方案的調整能提供重要依據，同時還能節省醫療中開支及資源。由于現下健康檔案管理工作仍處于發展階段，為了能使其更加完善，本人提出以下幾點意見：①設立電子健康檔案，通過互聯網實施綜合干預；②健全社區健康監測網絡，對檢測實施計劃予以制定；③為每位患者制定一張健康卡，將患者的基本醫療信息輸入健康檔案內，這樣便于醫護人員的患者信息的提取，避免救治時間受延誤。
總而言之，將社區檔案管理應用到老年慢性病患者的臨床治療中，即能加快患者病癥康復，而且還能使患者的生活質量有所改善，值得臨床應用推廣。
作者:何紅球 單位:桂林市人民醫院北門社區
參考文獻
[1]陳冬雅,鐘雪花.社區老年慢性病患者在實施健康管理模式后的改善情況評價[J].深圳中西醫結合雜志,2016,26(18):192-194.
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1.轉變觀念，提高企業對檔案管理的重視度
企業管理者及檔案人員要轉變傳統的企業經營管理，將提高檔案管理工作的科技建設和創新發展納入企業的工作重點內，充分意識到檔案管理工作對企業發展的重要意義。企業管理者要加大對檔案管理重要性的宣傳和教育，各級領導要發揮引導作用，要與時俱進，利用現代化的管理手段和科學技術來技術調整和完善企業內部檔案管理工作。要加大對檔案管理工作的資金投入，加大對檔案管理的基礎設施建設，完善管理設備，建立科學化、創新化、信息化、現代化的企業檔案管理體系。同時，檔案管理人員要不斷豐富自身的專業素質，加強與其他工作人員的交流和溝通，吸收別人先進的管理經驗，增強自身的工作責任感。
2.制度保障，建立健全的企業檔案管理制度
健全的企業檔案管理制度是提高企業檔案管理工作質量，促進企業檔案管理科學化和創新化發展的制度保障。企業在構建檔案管理相關制度時，要遵循《檔案管理整理規劃》、《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規，確保企業所制定的檔案管理規章制度符合國家的制度要求，達到國家規定的標準，做到有法可依。同時，企業檔案管理制度的制定需要依據企業自身的生產服務要求，通過與企業各個部門的管理者和檔案管理工作人員召開會議研討，進行全面的討論后，起草初步的檔案管理制度。需要注意的是，制定好的檔案管理制度采用試行的方式，在某部門先試用，發現不足即可進行針對性的更改，以確保企業檔案管理制度的科學化和創新化。
3.電子化發展，重視電子文件管理
網絡化和數字化的普及發展，促進了企業檔案管理工作的發展和創新，檔案管理模式也從傳統的方式向電子化模式轉變，即由傳統的可視記錄識別轉換為機器識別代碼型發展，機器識別代碼型即所謂的電子檔案。與傳統的紙質文件材料相比，電子檔案管理下的電子文件是由擬稿者直接寫在磁盤上，修改形成后，即可貯存到辦公的信息數據中，技術人員和檔案人員即可實現信息的共享，弱化了檔案和文件的界限。同時，在企業的各項管理活動中，電子文件憑借其快捷、精確的特點正逐步取代了紙質文件，電子圖紙也以巨大的優勢被廣泛應用。利用計算機手段和輔助工具設計的電子圖紙，不僅易于存儲和查詢，還更加形象具體。此外，傳統的文書檔案、聲像檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案和人事檔案等分類被取代，逐漸形成了以企業信息集成系統中各個流程和管理模塊的設置和發展。利用電子文件管理，能將分散在各個管理系統中的檔案信息通過利用計算機規定的指令來隨機調整和設置分類方案。因此，新形勢下的檔案管理科技建設創新工作，必須加強電子檔案和電子文件管理，實現企業檔案的數字化、科技化、信息化、創新化發展。
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1．2來源廣泛
高效基建檔案的來源廣泛主要是因為基建工程項目規模較大，且設計專業因素較多。工程項目的整個過程包括從工程項目籌劃到竣工驗收等各個階段，檔案材料來源涉及到各項工作的參與，包括設計部門論證、政府部門審批、材料設備單位供貨、施工單位施工以及監理單位質檢等。
1．3實用性
作為高效基礎工程設施建設中最為原始的信息，基建檔案所承載的是大量關于各種基礎設施建設的真實性信息，因此具有很強的實用性，在學校的擴建、解決土地糾紛、新建以及維修等工作中意義重大。
2高校基建檔案管理工作的問題
2．1缺乏檔案管理意識和規范的歸檔方法
由于高?；ú块T以及相關領導缺乏對高?；ü芾砉ぷ鞯恼J識和重視，因此在很多高?；n案部門往往存在著“重建設、輕歸檔”的問題。高?；n案管理部門往往缺少專業的管理人員，很多管理人員在基建檔案管理工作中往往存在不負責任等情況，造成許多基建檔案資料不知去向。除此之外，許多高校在基建檔案管理工作中，經常會出現圖文不符、文檔缺失，還有材料缺失導致文檔無法正確分類和歸檔的問題，這些問題嚴重影響了檔案管理工作的正常開展。
2．2檔案管理缺乏準確性和完整性
高?；椖繌淖畛醯娇⒐ど婕暗降念I域較廣泛、資料來源也比較復雜，而且工程周期也較長，不僅需要從高校內部獲得基建檔案的內容，往往與政府部門也有較深的聯系。高?；ú块T不主動對基本建設資料信息進行收集和歸檔，會丟失許多工程建設過程中形成的重要信息資料。在工程建設期間，由于相關檔案管理人員缺乏一定的檔案管理知識、較強的責任心以及專業的知識，往往會分不清一般資料和重要資料，造成對資料的盲目管理，使得資料的真實性和準確性有所缺失。
2．3缺乏科學的檔案管理技術
高校基建檔案管理的日常工作普遍存在被動、單一的特點，管理人員往往對基建檔案進行按部就班地保管、歸檔和查閱，缺乏一定的熱情和積極性，管理工作效率也不高。由于很多高校都將資金重點投放在教學設備和師資力量，而忽略了對高?；n案管理工作的投入，因此，當前高?；n案管理采用的是較為落后的管理方式，如人工翻閱模式，對現代化信息搜索、查詢工具的應用還不夠充分，直接導致耗時耗力、效率低的后果。
3強化新形勢下高?；n案管理工作的有效措施
3．1完善基建檔案管理制度
確保高?；n案管理規范化、標準化發展，就需要將檔案管理工作納入日常管理中，由此可見，做好基建檔案管理工作的關鍵就是完善各種規章制度。實際操作過程中，由于基建檔案形成周期較長、專業性較強、涉及單位較多，因此應當及時指導和約束檔案管理工作的質量。承包單位在完成工程項目后，必須嚴格按照規范要求，同步進行基建檔案管理、工程建設、竣工驗收等工作。檔案部門應當注重與基建部門的溝通和交流，明確基建檔案管理中的職責，確保重要技術資料歸位，如項目施工、安裝以及竣工等技術。
3．2實施規范化、同步化
對基建檔案進行管理的過程中，應當認真實施同步化和規范化，保證歸檔文件材料的準確性和真實性滿足歸檔質量要求。具體需要注意的情況如下:需要長期保存的文件應當用耐久性較強的材料進行書寫;保證竣工圖紙編制的規范性和竣工材料的齊全性，重新繪制污染、磨損嚴重的竣工圖;遵循工程文件的自然形成規律，根據文件之間的聯系合理排列卷內文件。為確保基建檔案材料的標準化與規范化，應及時掌握管理工作開展過程中的各準確文件資料。
3．3提升現代化、科學化管理水平
實現檔案管理信息化的必要條件就是建設好基礎設施，具體包括:操作系統、數據庫管理系統、存儲設備、信息安全系統以及網絡設備等等。硬件設施建設是檔案管理信息化建設的基礎，信息化平臺必須憑借網絡、設備、計算機等硬件支持才能搭建成功。除了重視硬件設施，軟件管理上也不能懈怠，需要積極開辟檔案存儲的新途徑，做好檔案管理的網絡安全保衛工作。選擇硬件和軟件時，要想充分發揮檔案信息化管理的整體效率，就不能以僅僅滿足使用目標為標準，而要預留一定的升級空間即具備前瞻性。
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(1)民間個人形成的檔案。這類檔案主要是人民群眾在日常生活工作交往中形成的各種文件，包括各類證書、聘書，家庭賬目單，個人專著、手稿等等。最典型的莫屬于個人家庭檔案，一個家庭生活的歷史記錄，反映著每個家庭的經濟往來、文化娛樂、學習工作等重要情況，折射著社會的發展變化，記錄著歷史前進的步伐。家庭檔案可謂是社會的縮影，是社會公共檔案資源的重要補充。
(2)流失在民間的原官方檔案。這類檔案原屬于國家或社會機構，理應保存于國家相關部門，但因各種原因流散在民間。戰爭、制度不善、人為破壞等都對檔案的保管帶來了巨大的威脅，許多檔案因種種原因被損毀、流失。最典型的莫過于轟動檔案界及文史界的“八千麻袋”事件，被銷毀者不計其數，散落民間、下落不明者也數不勝數。
2.從內容來看，可分為經濟類、政治類和文化類
(1)經濟類。此類檔案包括各類契約、票證，家庭記賬本，各種典當記錄等等，貼近民眾，是人們日常生活中處理糾紛的憑證。此類檔案還能反映一個家庭乃至一個地區經濟變化情況。例如“世界記憶文化遺產”的僑批檔案，是研究經濟史不可多得的原始材料。摘要：民間檔案是我國檔案資源的重要組成部分，是進行學術研究的重要材料，其數量極為龐大，種類十分復雜，開展民間檔案征集工作是提高檔案館知名度的重要途徑，也是檔案館對外交往的一個手段，更是對散存民間檔案的保護，因此，開展民間檔案征集工作的意義重大。關鍵詞：民間檔案；文化遺產；征集
(2)政治類。政治類的檔案更多的為學者研究歷史事件、人物提供原始材料，它從另一個層面，從普通百姓的視角出發，記錄了社會大眾對重大歷史事件的看法，沒有宏大的敘述，有的只是普通百姓的真實感受。
(3)文化類。名人手稿、家族譜、流傳于民間的傳說、反映各地區的民俗技藝等都屬于文化類檔案，這些檔案為人們尋根問源提供了大量的線索，是歷史學家們進行研究不可多得的重要資料。
3.按載體分，有紙質檔案、照片檔案、聲像檔案等
(1)紙質檔案。紙質檔案是民間檔案的主要部分，人民在日常生活中形成的諸如手稿、日記、證書證件、合同契約、家譜族譜等等大多都是紙質形式的。如臺州首個家庭檔案館建立者——張士友，目前他家的家庭檔案中，有紙質檔案29237件，構成了家庭檔案的主要部分。
(2)照片檔案。隨著科技的發展，數碼相機的應用，照片的數量批量增長，人們也更加愿意利用這些生動形象的照片來記錄生活。如福州市檔案館珍藏的美國友人西奧多•瓊斯贈送的攝于1860年前后的48張福州老照片，反映了一百多年前福州的風貌，記錄了當時的福州城墻、民居、風景名勝、農舍、茶園、寺廟、教堂以及外國人在福州設立的領事機構、建筑物等，為我們今天認識老福州提供了形象的材料。
(3)聲像檔案。聲像檔案可以說是“活的檔案”，它不僅記錄了事件發生的過程，而且通過聲音、圖像的形式，生動的保存了活動過程，留下了歷史的記憶。各檔案館開展的口述歷史檔案征集活動中所形成的便是此類檔案，通過錄音、錄像等形式，從普通老百姓的視角再現了當時的場景。如安徽省檔案館為中國遠征軍唯一一位走出野人山的女兵劉桂英錄制了口述檔案，再現了那段不堪回首的往事。
(4)實物檔案。實物檔案以物質實體為載體，能夠直觀的反映一個事件、活動的真實面貌，真實的記載了社會實踐活動，具有一定的保存價值。例如各種獎杯、獎狀、榮譽證書、印章等等。
二、開展民間檔案征集工作的意義
數量巨大、內容豐富的民間檔案彌補了官方檔案的不足，具有極大的收藏價值，檔案館加強對民間檔案的征集開發不僅可以豐富館藏，同時也是檔案館對外交往的一個手段和平臺，有利于檔案館知名度的提高。加強對民間檔案的征集、管理具有重要的意義。
1.民間檔案是國家檔案資源的重要組成部分
檔案館是保存國家檔案資源的基地，然而從古至今由于政治、戰爭、動亂等各種原因，許多檔案被損毀或流散民間、海外，檔案館收藏的檔案數量和質量遠遠不能和悠久的中華民族文化相適應，其保管的大多為官方政府所形成的檔案資料，反映普通民眾的材料少之又少。民間檔案是反映普通民眾生活的真實記錄，內容豐富，數量龐大，例如世代相傳的勞動知識和經驗的歌謠、反映民族歷史的史詩、民間沿襲的風俗習慣、反映家族變遷的家族譜等等，這些都是民間檔案的重要組成部分，其數量之大、種類之多、內容之豐富，是我們無法想象的。我國檔案資源體系中應包括這部分，它是普通民眾對一些重大歷史事件和歷史人物的真實看法，是我們研究歷史不可或缺的重要資料，它從另一個視角佐證了歷史的發展，是人類的重要文化財富。我國著名學者鐘敬文先生曾說過：“偉大的人民，他們是人類社會、歷史的創造者，同時又是人類社會最忠實的記錄者，是不歪曲、不阿諛的史官。他們創造和傳承的歌曲、故事等，正是我們認識歷史、社會的最豐富、最可信賴的一宗檔案?！北辉u為“中國檔案文獻遺產”的83件國寶級檔案中，就有許多是從民間征集而來的，如清代《清漾毛氏族譜》、永州女書檔案文獻、四川自貢鹽業契約檔案、唐代開元年間檔案等。
2.民間檔案是進行學術研究的重要材料
民間檔案是人民生活的真實記錄，是沒有經過粉飾和刪節的“原生態”的歷史記錄，是歷史學、人類學、社會學、經濟學、政治學等學科研究的資料。它具有原始性、具體性和區域多樣性的特征，是充實和完善歷史研究不可多得的重要材料，讓呈現在人民面前的歷史更加的生動和豐滿。大量散存的民間契約對研究地方經濟史具有重要的參考作用，綿延幾千年的家族譜是人類學、社會學研究中最為珍貴的資料，與“徽州文書”相媲美的僑批檔案是研究華僑華人史、僑鄉史、家庭史乃至中國近代經濟史的“民間檔案”。重要民間檔案的發現往往掀起一陣研究狂潮，乃至形成一門新的學科，像徽州文書的發現以及“徽學”的興起，“僑批檔案”申遺掀開了新的華僑史研究的熱潮。
3.開展民間檔案征集工作是提高檔案館知名度的重要途徑
檔案館通過各種渠道向社會廣泛征集珍貴民間檔案，不僅宣傳了檔案知識，增強了民眾的檔案意識，而且在大肆宣傳的過程中也提高了檔案館的知名度。通過電視、報紙、網絡等向社會發征集通告、征集信，并進行各種形式的綜合報道，可以引起社會對檔案工作的關注和支持，形成“牽動效應”。同時，通過對征集進館的珍貴罕見民間檔案的開發利用，往往又能引起民眾的關注。如廣東省檔案館征集到的清光緒時期的“休書”、“扶正室”婚姻證明、再醮婚書和民國以來各階段的婚書、記錄“二十一條”的“國恥扇”、清朝地契、里神前村英文版族譜等等，給館藏檔案增添了生機與活力。同時還使檔案館成為媒體關注的一個熱點，《中國檔案報》《廣州日報》《羊城晚報》《南方都市報》《新快報》等相繼對檔案館進行報道，大大提高了廣東省檔案館的知名度。古語有云：“山不在高，有仙則名”，只要館藏珍品多，就會吸引不同層次的民眾前來利用、觀賞，檔案館的知名度和社會地位也就會隨之提高。因此，開展民間檔案征集工作是極為重要的一項工作。
4.開展民間檔案征集工作是檔案館對外交往的一個手段
在開展民間檔案征集工作過程中，檔案館與圖書館、博物館、文物收藏者、民間檔案持有者等都有直接的接觸和交流。由于許多民間檔案兼具有資料、文物、檔案的特性，因此在社會發展過程中，圖書館、博物館等部門也相繼收藏保管著相當一部分珍貴的檔案資料。根據館藏檔案資源建設的需要，各部門之間可進行館藏資源互換或者相互交換復制件，以實現對資源的充分利用。同時，在向文物收藏者、民間檔案持有者征集民間檔案的過程中，也促進了檔案館與民眾之間的交流與聯系，減輕了兩者之間的隔閡。民間檔案這種對外開展工作的模式，更多的保存了平民的記憶，體現了檔案的社會功能，使檔案價值的實現有更為廣泛的主體。
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2.改革檔案管理服務，推動城建檔案的工作效率。首先，就是建立專屬于城建檔案管理的服務平臺。信息技術不斷發展，檔案館也成為一種局域網，相關部門通過建設網站對檔案網頁進行建設，將檔案資源管理和實施單位結合起來，以期希望檔案資源引起大家的重視，利用檔案資源進行查找與閱讀，提供人性的服務。當前的城建檔案管理現狀，大量檔案館在因特網開展了網頁服務，服務模式逐漸成為主要形式。檔案工作人員必須立足于網站服務，加快信息資源的建設力度，尤其是重要文件的資源建設，更需要用電子閱讀的形式進行管理與運用，促進城建檔案管理創新，加快城建檔案管理的數字化進程，并朝著服務化的方向發展。其次，建立在線閱讀城建檔案的機構點。在館內查閱資料顯得落后而復雜，館內檔案的數量太多，檢索時有一定難度，而且大部分資料都是原件，為了不損壞珍貴史料，應該盡量減少翻閱次數，延長資料的使用壽命。當今社會在獲取信息是較為注重時間的，傳統的檔案館已經根本不能滿足人們的需求。所以，在信息時代，必須創新檔案管理工作，將檔案館內的資料上傳至網絡，通過現代高科技手段的運用，使得城建檔案為人們提供多方位，多層次新型服務。尤其是近期我國社會發展隨之加速，在檔案館中查閱資料的人也逐漸增多，為了便利查閱工作，必須順應時展的新形勢，進而提高工作效率，并建立有關的服務系統，準確對在線信息進行更新和完善，給城建檔案管理工作提供優質服務。
3.對資源進行補充，加強城建檔案的管理建設與項目建設。第一，要注重城建檔案的管理建設，將城建檔案資源的地位進一步提升，為深化城建檔案管理工程項目做基礎，從根本抓起，積極做好監督工作，全面從城建項目建設和相關會議及科研問題做監督和管理，并分類進行歸檔，進而對珍貴檔案實行數字化管理，還要將高效和不方便翻閱的檔案做數字化管理。而且，積極開展城建檔案管理工作的活動征集工作，進而推動城建檔案的創新管理建設。第二，培養建設出一批高素質的人才隊伍。城建檔案管理不僅需要先進信息技術的支持，還需要高素質人才的配合。城市發展與人才培養是分不開的，城建檔案也需要人才培養和支持。所以，必須具有打破傳統觀念的信心，改革創新管理方向，給城建檔案管理擴展出一條嶄新的道路，提高創新團隊的管理意識，進而促進管理服務水平的提升。可以為員工提供一系列的實踐機會，為員工進行培訓，提高人們的創新意識。城建檔案的管理工作人員不僅需要具備專業知識，還應該掌握現代的信息技術，強化為人民的觀念，將服務程度與現代化建設相適應，進一步實現人才隊伍的高素質建設，促進現代社會和諧發展。
二、創新城建檔案管理工作的重要內容
城市建設的迅速發展，將城建檔案管理工作的標準也隨之提高，而且計算機與網絡技術的廣泛運用，涌現了一批電子文件和數字資料，導致新型的城建檔案管理不能在傳統的管理模式與創新手段中實現。因此，創新城建檔案的管理與服務，應該建設現代化系統，可從以下幾個方面入手：
1.促進城建檔案管理的信息化基礎設施建設。將城建檔案館進行數字化建設，需要從庫房、館藏、檢索工具、規章制度、干部隊伍建設和服務職能方面加強建設工作。而且，還應該把城建檔案的現代化硬件與軟件設施互相合理配合，并加強城建檔案的信息系統建設。特別是推動網絡管理的城建檔案信息，提升信息的運用程度，進而提高城建檔案的信息化。
2.強化城建檔案的數字化資源。城建檔案的數字化資源是城建檔案建設信息化資源的重要部分，相關部門正在努力建設城建檔案信息化。當前，網絡的發展促進了電子文件在城建檔案管理工作中的作用，及時對各類文件的整理和分類，并加強管理，實現城建檔案的信息化儲存。
3.強化城建檔案的網絡建設，努力實現城建檔案數據庫建設，推進網絡信息資源，通過數字城建檔案館來加強數據庫建設。按照軟件系統將城建檔案的資料進行收集與整理，并加以鑒定、檢索、利用、編研和統計，實現計算機的多方位管理與控制，促進城建檔案的管理工作，將城建檔案館為核心發展，進而覆蓋館內的應用系統。強化文件的數據庫建設應該先要制定目錄，并開展數字化建設，提高城建檔案的創新質量，促進信息數據庫的高效、高標準發展，擴大檔案館的信息數字化。因此，穩抓城建檔案部門的信息化建設，在新時期的大好機遇下，將城建檔案管理工作與當前社會相適應，徹底開發城建檔案的信息化，與時俱進，積極探索適合城建檔案管理工作的新道路，積極開創城建檔案管理工作的新現象。
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執法文書應當使用A4紙，雙面打印，縱向使用。執法文書應當加蓋管理專利工作的部門騎縫章。對專利執法案件材料的歸納立卷整理。專利執法案件的立卷原則是真實原則，即收集的內容應當是執法過程中產生的原始文件，獨立原則，即每一個案件應當建立一份獨立的案卷。專利行政執法案件立卷的形式是對收集的的執法案件材料必須完整，準確，保證相互關聯，全面客觀地反映專利行政執法工作的全過程。專利執法案件材料必須用A4規格紙張，或折疊為A4規格大小。專利行政執法案件的案卷包括：案卷夾、卷宗封面、卷內目錄、案卷夾內的各種文件。
3專利執法案卷的移交案件
自立案之日起6個月內由案件承辦人員向案件檔案管理員移交。專利行政執法的文件材料，按年度、一案一號的原則，單獨立卷，每個案件從立案到結案所形成的法律文書、公文、函電等一律使用立案時編定的案號。案件移交前，案件檔案管理人員應當逐卷清點，檢查案卷質量，對不符合規定要求的案卷應當及時地采取措施予以補救。案件檔案管理人員確認移交案卷符合要求后，交接雙方要在案卷移交清單上簽字。
4專利執法案件的檔案管理
4.1專利執法案件的報送管理專利
工作的部門要建立及時、準確、全面、有效的專利執法檔案數據報送制度，明確責任人和聯系人，責任人負責對執法數據的真實性、準確性進行審核，聯系人負責數據采集和數據報送工作，由報送單位負責對報送的案件數據的質量負責。國家知識產權局對專利執法數據報送情況按年度進行檢查，有關報送和工作情況，做為評價地方管理專利工作的部門工作成績的重要指標之一。管理專利工作的部門在報送專利糾紛調處案件或假冒專利案件查處時，應當同時報送相應的立案表或結案表。對重大專利案件報送管理時，必要時還應當報送調解書、處理決定書、行政處罰書、案件涉及的主要書面證據等有關材料（復印件）。市級管理專利工作的部門在每月15日前將上月本單位專利執法案件報至所屬的各省級管理專利工作的部門，省級管理專利工作部門在每月20日之前將上月本轄區內的專利執法數據整理上報至國家知識產權局，對重大專利案件報告的時間要求，按相應的管理辦法執行。執法數據包括紙件和電子文檔各一份，紙件通過郵寄方式上報，電子文檔發送至國家知識產權局指定的電子郵箱。
4.2專利執法案件的備案管理專利
執法案件報告備案，必須堅持真實、全面、高效的原則。重大專利執法案件應當自結案之日起1周內，也可以在辦案過程中，由承辦案件的管理專利工作的部門報告國家知識產權局，承辦單位是市（地、州）級管理專利工作的部門的還應當同時向省級管理專利工作的部門報告。對關系到國家經濟安全與人身安全的特別重大的專利案件，辦案機關應當在立案前或立案之日起1周內向國家知識產權局報告，承辦單位是市（地、州）級管理專利工作的部門的還應當同時向省級管理專利工作的部門報告。重大專利執法案件調處或查處后，當事人不服，管理專利工作的部門決定，向當地法院提訟的，或管理專利工作的部門請求人民法院強制執行。管理專利工作的部門應當訴訟結束或執行情況報告國家知識產權局。國家知識產權局負責具體的報告接收、備案及相應的管理、協調工作。地方管理專利工作的部門可以查閱案件材料，了解備案情況。國家知識產權局對報告備案的重大專利案件材料實行規范管理，按年度進行綜合分析，并通告地方管理專利工作的部門和國務院有關部門。國家知識產權局對重大專利案件報告情況按年度進行檢查，有關報案和工作情況，作為評價地方管理專利工作的部門工作成績的重要指標之一。專利管理部門要按照轉換政府職能、強化事中事后監管要求，加強對基層工作的指導檢查。將資源向執法一線傾斜，配備必要的交通工具和執法宣傳手冊。在市民中開展侵權、假冒專利案件的宣傳教育并發放宣傳手冊，讓廣大市民深刻了解專利執法案件的相關知識。更好的維護了市場的經濟秩序、保護了消費者的權益。專利管理部門應當建立專利保護和維權援助制度，為專利權人提供及時、有效的求助渠道，并發揮行業協會、專利服務機構的作用。指導專利維權機構開展相關活動。專利管理部門應當建立專利信息公共服務平臺，建立支柱產業和重點技術領域的專利信息數據庫，促進專利信息的傳播、開發和利用。專利管理部門應當監測本地區重點行業、支柱產業和重點技術領域的國內外專利狀況，建立專利預警通報制度，指導有關行政部門和行業協會、企業建立專利預警與應急機制。發展改革、經濟和信息化、科學技術等行政部門應當將擁有專利的質量和數量，作為財政資金支持和研究開發、技術改造、高新技術產業化等項目立項和審批的重要條件，作為工程研究中心、工程技術中心、企業技術中心、重點實驗室、工程實驗室等認定和考核的指標。
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《檔案法》頒布實施以來，使檔案事業有法可依，并有力地促進了檔案事業的發展。但是，目前的檔案執法還處于初級階段，還存在著一些亟待解決的問題。有的檔案部門領導和工作人員缺乏對依法治檔、依法行政重要性和必要性的認識；一些單位重視業務指導，忽視依法監管，在貫徹實施《檔案法》過程中，還帶有主觀片面性和隨意性，未獲得人們所期望達到的效果。這就要求檔案行政管理部門進一步建立健全檔案執法監督制度，強化執法監督職能。一要從思想上入手，鞏固提高依法治檔、依法行政觀念。檔案行政管理部門是代表各級政府主管本地檔案事業的部門，也是《檔案法》所確定的檔案行政執法主體和監督機構，這也使得管理檔案事業有了法律的保障。我們的各級檔案工作者特別是領導干部首先要帶頭認真學習檔案法律、法規，做到知法、懂法、守法，并嚴格執法，帶頭依法辦事、依法行政?！稒n案法》和《檔案法實施辦法》規定了檔案部門是行政執法部門，要履行法律法規賦予檔案部門的這一職能，應強化執法意識。二要從立法入手，完善檔案法規體系。在建立社會主義市場經濟體制過程中，真正做到執法機構依法行政，全體公民自覺守法，尚有待于法律體系的不斷完善，而檔案執法監督必須有完善的監督法律體系作為依據，健全完善操作性強的法律規章和相關監督條例，強化制約功能，是亟待解決的重要任務，各級地方人大、政府應依照《檔案法》結合本地區實際，制定出配套性、實用性、可操作性較強的法規、規章文件，依法明確檔案執法監督的形式、程序和手段，從而能夠實行科學、合理、有效的監督，確保檔案工作方針和法律法規的得以貫徹實施。三要從規范檔案行政執法入手，加強檔案監督制約機制的建設。在加強內部監督制約機制上，將檔案工作列入本單位的目標管理責任制中，考核指標主要由貫徹《檔案法》、檔案業務等方面組成，定期對檔案工作進行檢查，以引起部門的高度重視，加大對檔案依法管理工作的監督力度，確保機關檔案的安全性；在加強外部監督制約機制上，與外部檔案行政執法檢查部門加強聯系，通過行政執法部門對檔案工作的指導和專業性的檢查，對不規范或不符合要求的地方及時進行整改，以促進機關檔案工作依法管理。通過外部監督，強化機關檔案工作的法制建設。
三、加強制度建設，為檔案安全保障體系提供機制保障
1.建立組織保障體系。檔案安全保障體系建設需要有人來計劃、設計和管理，任何系統安全設施也不能完全由計算機系統獨立承擔系統安全保障的任務。一方面，各級檔案部門領導要高度重視，并積極實施有關檔案系統安全方面的各項措施；另一方面，讓工作人員和用戶對網絡安全性要有深入地了解，使他們積極地自覺地遵守各項信息系統安全制度和措施，防患于未然，就能降低檔案網絡信息系統的安全風險。檔案信息以及檔案工作者頭腦中的包括直覺知識、閱歷、情感等進行綜合、概括、提煉的知識。檔案信息專家能夠充分使用認知、自然、情感和行為各個組成部分,在顯性信息服務向隱性知識服務轉變的過程中發揮重要作用。所以,一個高水平的檔案館必須重視檔案信息專家的引進和培養,必須注重發揮檔案信息專家的作用。業務工作者也是掌握多項技能的復合型人才,要求機構中的每位員工都把信息化和檔案業務作為同等重要的基礎性工作來開展。2.建立制度保障體系。建立有效的管理制度是保障檔案信息安全的關鍵。規范檔案管理、保障檔案信息安全的永久性措施應該是建立程序化、制度化管理模式并嚴格執行、落實到位。這同樣需要分別制定相應的政策與規范,并采取必要的措施強化落實,做到制度正確,落實見效。要積極爭取上級有關部門的政策支持，根據檔案部門的實際情況，參考《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》、《中華人民共和國計算機信息網絡國際聯網管理暫行規定》、《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》等法律、法規，制定出適合檔案部門的規章制度，以此約束所有用戶、系統管理員以及其他成員，保證檔案信息系統安全、可靠地正常運行。由于網絡設備和系統軟件本身存在一定的缺陷，再加上從事黑客的個人或組織技術在不斷升級，所以，檔案信息系統沒有絕對的安全，只有相對的安全。檔案信息化安全保障體系是一個動態的概念，面對檔案信息系統安全的諸多問題，必須時刻警惕，運用多種手段，不斷在技術上更新，管理體制上完善，人員素質和管理理念上緊跟網絡發展的步伐。只有時刻從檔案數據安全的方方面面出發，點滴不漏，常抓不懈，才能建立起完善的檔案信息安全保障體系，確保檔案信息系統的安全，保證檔案信息化建設順利進行。
四、加強設施建設，為檔案安全保障體系提供物質保障
一是加強檔案庫房建設。為了檔案工作的可持續發展，我們必須做好檔案實體的保護工作。因此，在檔案庫房與門窗的設計、防火材料、消防系統、庫房溫濕度、技術與管理方面，需要進一步加大投入。庫房是保管檔案的場所，檔案庫房多數是在機關辦公大樓上的，客觀上不具備建檔案庫房的條件。在這樣的情況下，首先要考慮檔案庫房的承重問題。一般作為檔案庫房，鋼筋的密度要大，數量要多，型號要粗。預防火災對機關檔案實體安全來說是頭等大事。隨著科學技術的發展，建筑材料、各種電器設備的種類日益增多，檔案庫房引起火災的危險性可能性進一步增大?；馂氖钱斀駲n案部門的頭號災害，為預防火災，檔案庫房門口，必須配備消防器材，如手提滅器或手推移動滅火器等。檔案庫房要做好防火防潮的處理，保存的各種載體的檔案對溫濕度都有嚴格的要求，在技術參數范圍內，檔案能夠長久的保存。反之，溫濕度過高過低，都會影響檔案的壽命。門窗要嚴格按國家檔案局要求安裝。作為檔案實體安全的裝具，我們仍然要求采用可移動鐵皮柜和不可移動密集架，它具有防火、防鼠功能。檔案盒作為貼身裝具，制作檔案盒的牛皮紙要做去酸處理，這樣做，有利于檔案實體安全的保護。二是加強檔案數字化建設。在系統硬件設備方面，要做到：第一，內外網隔離。根據有關安全保密部門的網絡安全規定，的計算機信息系統，不得直接或間接與國際互聯網或其它公共信息網互相連接，必須實行隔離。因此，對檔案部門的內部網絡和國際互聯網，要嚴格地進行隔離，防止不宜公開的內部檔案信息通過網絡連接泄露到外部公眾網。第二，將內部網絡劃分成若干個安全級別不同的子網，實現內部一個網段與另一個網段的隔離。這樣，就能防止某一個網段的安全問題在整個網絡傳播，限制局部網絡安全問題對全局網絡安全造成的影響。第三，每個廠家的設備有它獨特的優點也有它不可克服的致命弱點，因此在選用檔案網絡設備時，盡量選用不同廠家不同型號的設備，做到優勢互補，封堵網絡漏洞，增強系統的安全性能。
五、加強技術建設，為檔案安全保障體系提供安全保障
網絡、計算機、存儲器和信息系統是數字化檔案信息生存的基礎,也是引發安全問題的風險基地。黑客攻擊、病毒蔓延、信息竊取、技術落后、制度不健全、管理不規范、措施不到位、治理不及時是產生不安全因素的根源,其中有客觀的因素,也有主觀的原因。因此,加強對客觀侵害行為的防范,對主管漏洞的治理,對安全事故的補救是保障網絡暢通、系統穩定、數據安全的重要措施。只有網絡和系統安全了,數字化檔案信息的安全才能得以保障。建立技術保障體系是提高網絡和系統免疫力的重要措施。1.保障網絡安全:防火墻和入侵檢測技術是常用的保障網絡安全的兩種手段,入侵檢測技術側重于監測、監控和預警,而防火墻則在內外網之間的訪問控制領域具有明顯的優勢、功能強大,效果明顯。面對網絡攻擊手段復雜度的不斷提高及融合能力的逐漸加強,要在網絡層采取安全技術的應用和安全產品的聯動啟用措施,全面提高網絡的綜合防范能力。2.保障系統安全:加強升級服務,做到無漏洞運行。目前各操作系統的開發商已經開通了專業通道,提供升級服務的補丁程序下載、安裝和檢測服務,而且大多是免費的,因此,能否做到系統的無漏洞運行,關鍵在于人們是否使用正版軟件,增強了安全意識并做到及時升級,及時打補丁，,保障每臺客戶端的無漏洞運行。3.保障檔案信息系統的安全:要做好系統用戶的安全管理,不給偷竊者以機會。
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（一）健全信息化檔案管理的技術配備
國家各單位實施檔案資源的信息化管理，必須為信息化手段的應用提供必要的技術支撐，即保證各種軟件設備以及硬件設備的齊備以及同一性，為信息化的手段應用提供支撐，同時還要努力地做好對于安全保護措施的建設，以迎合信息化的管理趨勢，做好對于檔案資源的保護。
1.我國應當以國家、區域、行業、職業等為基礎，致力于推動檔案管理各項技術設備應用的統一化、專業性，以合理可行的規劃方案作為指引，努力健全相關的標準，以推動各個環節檔案管理工作在虛擬空間中的有效連接，從而保證檔案管理工作在更高水平上實現其資源的有效備份以及合理調用，使信息化管理在標準規范的基礎上，循序漸進地達到全方位的實現。
2.國家要致力于研發優質高效安全穩定的數據庫軟件，并著重從資源整合、存儲、檢索等方面研究高效統一的技術途徑，以全面推動檔案資料全國范圍內的一體化管理的實現。
3.國家要以各種傳播媒介來向檔案管理工作者傳播信息化檔案安全管理的理念，并推動網絡安全的防火墻技術、密鑰技術以及身份認證技術等保障措施的應用。
（二）積極提升檔案管理人員的素質
國家要推動全國范圍內檔案資源一體化信息管理目標的實現，就必須著力為檔案管理工作人員進行全方位的培訓與教育，并努力推動高素質全新人才與深厚資歷的原有工作人員二者在檔案管理新形勢中對于工作的合作開展。
1.國家可以為檔案資源信息化管理健全制度及法律規定，以強制化的措施推動檔案的信息化管理理念對各工作人員意識的滲透，努力營造一種全國范圍內的濃厚的信息化的檔案管理氛圍，通過培訓或教育切實地幫助原有工作人員實現工作的轉型。而對于那些具有較高資歷但難以順利接受信息化手段的管理老人，可以為其配備年輕的熟練掌握高科技手段及相關檔案管理知識的助手。
2.國家可以為各地區檔案管理部門撥發款項，引導全體檔案管理部門提升對于檔案管理人員的待遇，并分級展開面向全社會招聘具有優秀的信息化管理工作能力的檔案管理人員，帶動教育工作對于檔案管理人員的培育，為國家未來的檔案信息化管理工作提供充足的人才支撐。
加大信息化管理的試點構建
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二、建設工程文件檔案資料概述
建設工程文件檔案由建設工程文件和檔案組成，建設工程文件檔案資料的概念可以分為以下三個方面來講述，第一是建設工程文件，第二是建設工程檔案，第三是建設工程文件檔案資料載體。以下是具體概述：
1.建設工程文件，又稱工程文件。建設工程文件的概念： 建設工程文件是指工程建設過程中所形成的信息記錄，涵蓋各種形式，具體包括以下五種文件：工程準備階段產生的文件，施工記錄文件，監理文件，工程竣工圖以及工程的竣工驗收文件。以下分述這五種文件類型，工程準備階段文件具體是指在工程建設正式動工之前，在以下階段產生的文件資料：工程立項，工程審批，征地工作，勘察，項目設計，工程招投標等多個階段。施工文件是施工單位在工程施工過程中產生的文件。監理文件是指監理單位在工程設計、施工等階段監理過程中產生的文件?？⒐D是指工程竣工驗收后， 真實反映建設工程項目施工結果的圖樣。竣工驗收文件是指建設工程項目竣工驗收活動中產生的文件。
2.建設工程檔案，又稱工程檔案。建設工程檔案的概念：是指在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形成的歷史記錄。
3.建設工程文件檔案資料載體。載體具體包含四種：第一種是紙質載體，是指載體形式的基礎是紙張；第二種是縮微品載體，這種載體形式的基礎是膠片，保存方法是縮微技術；第三種是光盤載體，該載體形式的基礎是光盤，保存方法是計算機技術。第四種是以磁性記錄材料為基礎，對工程資料的電子文件、聲音、圖像進行存儲的方式。
三、建設工程文件檔案資料特征
1.分散性和復雜性。一般的建設工程周期都比較長，整個生產過程中工藝復雜，所用到的建筑材料種類繁雜，尤其是現在的技術，更新換代極快，建設工程因此變得相當復雜，層次多，工程階段相互錯雜，這也導致了建設工程文件檔案資料的分散性和復雜性。
2.繼承性和時效性。隨著時代的發展，建筑技術、施工工藝、新材料以及建筑企業管理水平也在不斷提高和發展，在這一過程中，文件檔案資料具有繼承性和時效性。繼承性體現在其可以記錄以往施工的經驗教訓，給后面的施工提供指導；時效性體現在文件檔案資料的價值會隨著時間的推移而衰減。
3.全面性和真實性。建設工程文件檔案資料的全面性體現在對項目相關信息完整而全面的反映上，其真實性體現在資料必須真實反映工程情況上，真實性包括要反映項目過程中發生的事故和存在的隱患。
4隨機性。建設工程文件檔案資料的范圍涵蓋了整個建設工程的過程，許多資料都是產生于具體的工程事件中，所以，建設工程文件檔案資料是有很大隨機性的。
5.多專業性和綜合性。建設工程文件檔案資料的存在依賴于不同的專業對象，其載體種類也有很多，所以其多專業性體現在：涉及專業多樣，包括聲學、建筑、力學、市政、電子、公用、消防、保安、美學等，其綜合性體現在：綜合內容包括合同、進度、造價、質量、組織協調等。
四、建設工程文件檔案的歸檔層次和歸檔范圍、要求
1.建設檔案的歸檔層次：第一，向本單位檔案管理部門移交的，包括在建設、勘察、設計、施工、監理等工程建設過程中形成的文件；第二，向建設單位檔案管理機構移交的，包括在勘察、設計、監理、施工等工程建設過程中形成的文件；第三，向地方城建檔案管理部門移交的，建設單位按照現行歸檔整理規范要求匯總的文件檔案。
2.建設工程文件歸檔范圍：“關于做好基本建設項目檔案資料管理工作的通知”中明確指出：“基本建設項目的檔案資料是指在整個工程建設過程中形成的應該歸檔保存的各種文件材料， 包括從建設項目的提出到竣工投產、交付使用的全部過程中形成的文字、材料、圖紙、圖表、計算材料、照片、錄音錄像磁帶等， 它是工程建設及竣工投產、交付使用的必備材料， 是對工程項目檢查、維修、管理、使用、改建、擴建的依據和憑證?！钡谝唬c工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體的文件；第二，具體歸檔范圍應按照國家頒布的規范進行歸檔管理。
3.建設工程文件歸檔的要求：第一，建設單位負責組織、監督和檢查各個單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作。第二，移交檔案時，雙方交接單位應編制移交清單，交接時雙方要簽字、蓋章。第三，取得工程檔案認可文件之后，城建檔案管理機構出具工程檔案認可文件， 最后方可組織工程竣工驗收。第四，工程文件檔案應采用耐久性強的書寫材料，各方的工程文件檔案均必須為原件。第五，工程文件檔案資料中的文字材料統一使用A4紙張，竣工圖要求加蓋竣工圖章。第六，工程文件檔案的保管期限一般分為永久、長期、短期三種。第七，停建、緩建建設工程的檔案，暫由建設單位保管。
五、工程項目檔案資料的管理
工程項目檔案資料管理的基本要求：標準化、規范化、系統化，便于檢索和整理。
1.工程項目檔案資料的搜集
項目建設階段， 必須建立檔案收搜集程序，避免不必要的損失，建立嚴格的檔案資料管理制度，在收集資料時，要注意找準重點，去除重復，檢查有無錯漏資料頁，保證資料的完整性和真實性。短期檔案資料應在一定時期內重新核定，無繼續保存價值的資料在辦理核銷手續后銷毀。
2.工程項目檔案資料的整理
