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如圖1所示，該系統主要包含四個重要部分，包括物流管理信息系系統、物流監控系統、物流網站以及數據交換平臺。在此基礎上利用WebServices技術，對所有物流數據進行匯編與技術化處理，從而實現終端數據的貢獻，并實現不同用戶數據之間的交換，實現跨平臺數據傳輸服務。
1.2系統結構分析
1.2.1物流管理信息系統物流管理信息系統是在C/S的基礎之上建立起來的，其主要對象是物流總部與各分支部分之間的信息交流，并實現信息交互。它是物流系統的核心部分，也是系統結構的指揮中心。該系統的目的在于是將不同結構部分內所包含的信息進行技術化處理，包括數據信息進行初步的采集，利用不同的傳輸渠道實現信息流轉，最終完成數據的變更，從而將有效數據公布出來，它是物流公司給管理層進行整體性統計與指揮的系統結構。該信息系統內部包含下設的子系統，是在總系統下對不同物流信息進行管理的系統?？梢酝瓿蓪ξ锪餍畔⒌某醪降慕y計，并針對不同的物流信息進行規劃與收集，從而完成數據的入庫、出庫等，根據不同的物流信息安排車輛運輸，實現對車輛的調度與派送，同時，在此系統結構內部還配置了相應的客戶跟蹤系統，實現對貨物的跟蹤，為財務部提供可供就算的業務量。
1.2.2物流網站物流網站是建立在B/S模式基礎基礎之上的，它是整體物流公司的門戶，主要功能在你與實現對外宣傳，承載了交流信息，并利用瀏覽器實現在數據平臺上將相關數據進行交互處理，從而保證個人、企業與客戶之間信息交互與透明。物理網站可以建立在Web服務器之上，并利用互聯網與局域網，將不同客戶的信息與物流信息傳輸到中央數據處理中心上，這樣就可以完成對物流信息的貢獻，從而為客戶提供在線提交功能。同時，利用互聯網門戶為個人提供相應的功能，并對實時更新物流新聞。
1.2.3物流監控系統物流監控系統是借助C/S模式建立的，它配置GPS衛星系統，將物流數據信息傳輸到衛星設備上，在通過專用數據傳輸渠道數據發射到車載GPS獨立設備上，從而實現對物流的追蹤，并配合物流監控調度中心對物流信息進行現實性監控，調度中心是建立在GPS服務器以及Map服務器基礎之上建立起來的系統。在運載車輛上配置GPS移動設備，將物流信息間斷性傳輸到GPS服務器上，并通過代碼分析，實現車輛的定位，在利用專業的信息傳輸渠道，將實際信息傳輸到MAP服務器上，借助GIS空間分析系統，制定最合理的配送線路。物流中央信息處理中心根據物流信息與實際運載路線狀況分析最合理的運輸路線，設計最佳合理配置方案。
1.2.4數據交換平臺根據物流空間的本身體質，與不同物流業務的需求，建立Web環境下的物流空間信息系統多層體系框架結構，是一種整體性的數據交換平臺與數據交換模式，最終實現不同物流信息在數據系統內部，利用不同的物流信息傳輸渠道來完成數據交互，它是一種規范性的XML文檔。數據交換平臺是建立在總系統之下的單獨運行系統部件，它嵌入在物流管理信息系統與數據服務器之間，并對數據進行處理，可以完成對不同物流單號的確認與委托。信息被搜集進入數據庫后上傳至數據服務其中，可以利用數據交換平臺與Web服務器進行簡單的數據交換，主要表現在用戶在線信息的傳輸與瀏覽。該系統主要利用C/S以及B/S模式，并實現二者的相互結合建構起信息交流框架，其設計是通過WebService技術實現的，通過對不同數據進行處理與收集，完成數據的傳輸，并在信息憑條內部將不同的信息進行內部與外部的相互傳輸，在信息平臺內，完成不同的數據的傳輸，相比利用互聯網進行數據傳輸，其效率更高，準確性更好，并具有內部保密性。在該系統內部，不同的數據之間的交換都需要建立在不同的網點之上，即利用不同網點對區域內的數據信息進行采集處理，并配合使用外部信息進行比較分析，因此，網點主要功能在在于將不同的物流信息進行匯編，其處理的數據資料龐大，因此，目前內部有一定程度的因訪問量巨大而造成數據傳輸緩慢的問題。
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2、關于企業知識管理的實現方法和實現的技巧經驗。據目前既有的分析結果來看，其中涉及到用新的管理理念和新的管理方法來幫助KMS更好實施的研究是比較少的，從而這也就容易造成一種KMS的實施與基本組織的應用背景產生脫離比較嚴重的一種現象，對企業更進一步的發展產生一定的約束和限制。所以本文就從知識管理系統如何運用先進的理念的角度，對其進行新的探討和研究，從而對知識管理系統如何更好的實現提出一種新的思路和策略，并且給出相應的理論分析的框架。
二、對企業知識管理系統框架的分析
1.關于系統分析的思維模式
我們在分析一個問題的時候，需要的是綜合多個方面的知識、技術和方法等等，所以需要主要運用系統思維的方式。也就是說要從系統的整體結構開始，并且散發到各個的子系統，逐層的分析他們之間的相互關系和變化。所以對于企業知識管理系統框架的分析，我們首先就是要建立一種系統思維的方法。
2.對知識管理的系統分析
在對于知識管理的系統分析中，我們首先需要做的是要明確它的基本組成要素，包括：知識（其中含有顯性知識和隱性知識，兩者都不可忽視）、人、用于進行知識交流的場所（要考慮到現實的工作場所和虛擬的電子交流的空間這兩個部分）。知識管理的過程其實就是這些的要素之間進行知識轉換的一個動態的過程，并且知識的管理與信息的管理是密切聯系在一起、不可分割的，如圖一所示。并且跟一家企業的企業文化和相關的環境也是有很大聯系的。所以企業知識管理不僅需要對顯性的知識進行管理，同時要更加注重對于知識交流、轉換所需環境的重視，更好的實現顯性、隱形知識轉移的過程，簡單說來，也就是要實現知識管理的動態性和資源性的相互統一和協調。
3.企業知識管理系統的層次分析
企業的知識管理系統具體來說可以分為四個不同的層次。分別為：方法層、技術層、應用層和戰略層。
（1）方法層
對于知識管理的方法層，簡單點來說，就是將知識管理的相關策略進行更好的實施和具體的推進。并且從方法層的角度來說，更加注重的是知識管理的動態性。企業為知識管理和實施提供一種具體可行的方法論作為指導。幫助在企業內部更快、更有效的實施知識管理的推進、應用和改善，從而使它發揮出更加重要的作用。
（2）技術層
技術層的重要作用是確保企業內對于知識管理，一定要有一個非常有效的平臺和工具。其中涉及的方面也是非常多的，所以一定要注意其全面性。一般來說，必不可少的平臺有：知識管理的IT系統平臺、為知識管理運營而提供保障的安全系統平臺等等。除此之外，專業的安全管理制度和具體的實施方法也是非常必須的。
（3）應用層
應用層是從知識管理實施的效用的視角，通過對于知識的管理提供一系列的決策方法的支持和相關的業務方面的幫助。并且知識的積累、沉淀和管理，為大家組織并且實施最佳的實踐機會。并且幫助職員在進行業務交流和進行集體協作的過程當中掌握到更多的專業知識，不斷的進行學習。還可以為自己所掌握的知識進行更深一層的積累和優化，從而促進自身技能的進一步提升。
（4）戰略層
戰略層是將知識管理作為企業內部的綜合性的戰略計劃的一部分。認為知識管理對于企業的長期發展和企業在市場變化當中競爭力的提升有著至關重要而作用。并且他們把知識看成是非常珍貴而重要的一部分資源。認為企業內部對于知識的管理、實施和有效運用，對企業的盈利情況會產生直接的影響。所以在整個的戰略層面，企業對于知識的管理表現在相關的企業內部的知識管理理論和管理框架的認可，并且知識管理的戰略計劃、組織結構上對于知識管理的重視，都會為知識管理的運營提供非常有利的保障。在這里給大家舉個例子，很多的企業都會設立知識總監（CKO），并且每個部門都會有專職的知識工程師，這樣就可以更好的推薦知識管理的實施，并且在整個的企業內部建立一種知識共享、交流、學習的良好氛圍，從而有效的推動知識管理的實施。
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2強化的基礎性條件
2.1適應市場競爭、合理分配資源
以筆者所在的重慶市招生考試服務有限責任公司為例，我司主要經營圖書發行，招生自考信息開發和計算機網絡咨詢、信息集成等。其中，高考類圖書為企業主要的經營收入和利潤來源。公司創立后，不斷完善企業信息化系統的建設，從財務電算化到ERP實施，加強了圖書市場的占有率，保證低庫存高周轉，資源共享和優化配置，保持核心競爭力優勢。通過利潤分析，準確捕捉信息化市場熱點，重心逐漸向信息技術產品傾斜，如今IT產品利潤直逼傳統圖書發行利潤。
2.2符合自身發展、整合內外部資源
從IT行業聯想公司案例來看，柳傳志花費幾千萬元構建聯想集團ERP系統，這不是單純的趕時髦的行為，而是基于聯想企業當時狀況而做出的抉擇。當時，聯想企業正處于發展瓶頸時期，外部市場競爭巨大，各大IT巨鱷咄咄逼人。聯想企業堅定實施ERP系統，有效整合內部資源和業務流程，內部和外部信息化，相互反饋調整，提升了聯想企業的工作效率，才有后來聯想企業完成并購IBM的宏偉計劃。
二企業通過ERP系統提升企業管理水平的對策
1目標實施明確
企業實施ERP的目的是希望滿足當前企業的管理需求和提升管理水平，然而ERP并不能解決企業管理中的所有問題。企業自身必須要清楚其自身的需求，結合需求來實施ERP系統。正確評估ERP系統的作用，找尋ERP系統無法解決的薄弱環節，做好企業管理戰略規劃。ERP系統實施中要做好分項安排，合理運用企業人力和物力等資源；統籌兼顧、協調統一；建立全面、完善的ERP系統。保證ERP的順利實施，明確項目的長短期目標、總分目標和階段性目標；突出過程重點，定期評價，反饋，調整ERP系統的戰略規劃。
2建立咨詢制度，滿足需求
調研企業在生產經營管理中往往會有咨詢需求，內部系統可能無法滿足所有問題的咨詢。對于企業管理中的諸多問題，很多是需要及時反饋解決的，而內部系統的不完善、滯后性給企業的生產經營帶來嚴重的損耗。ERP系統具有強大的顧問團隊，擁有世界上最佳的實踐經驗和理論水平。對于企業整體項目的評估、調研和經營管理活動流程中的主要問題具備專業的水準。ERP系統不僅對整體把握，而且也注重對細節的考慮。細節決定成敗，了解項目的細節，企業管理人員才能制定出更為可行、有效的戰略。
3循環漸進，分步實施
實施ERP不是一蹴而就的事情，是需要不斷改進和優化的，不斷發展和完善的體系，是一個流程再造的過程。實施ERP系統不僅是事前的控制，也是事中和事后的不斷修復、反饋信息和調整的過程。并不是一味地追求結果，而是更多地重視過程的管控和監督，是把握細節、放眼于整體、由繁到簡、由里及外，由短期到長期的過程。ERP系統作為企業管理的新生系統，需要企業管理者循環漸進，分步實施，為企業可持續性發展奠定基礎。
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2.企業視覺系統的導入需要企業文化的支持
優秀的企業，其內在文化與外在視覺必是相得益彰的、企業的自我評價與公眾認知必是吻合一致的。因此，企業的視覺系統的策劃與建立一定是和企業文化內涵同步發展的，也就是說企業視覺識別系統的建設是一項長期工程。它是在企業綜合實力的不斷積累和提升，企業文化的不斷升華和提高的基礎上不斷優化的。
二、如何利用新媒體進行企業文化視覺傳播
企業的文化基于先進的理念，在此基礎上抓住企業文化建設的關鍵環節，努力使企業文化理念向員工行為、企業管理、生產經營實踐轉化，這些也都是可以通過新媒體實現的。首先，網絡可以幫助理念輸出，從企業的管理層到實效層利用新媒體溝通，做好業務部門的指導與監督，對企業的內外建設有一個及時有效的反饋，充分地利用這個網絡，從而使企業文化理念的傳播橫向到邊、縱向到底，杜絕了盲區。再有，新媒體在傳播企業理念時要牢牢抓住兩個環節：字媒體為載體傳播企業文化理念。經常性地宣傳企業加強和改進企業文化工作方面的部署，其次，視頻直播企業寓教于樂、寓教于文、寓教于學的各種活動，推行企業文化理念。三是通過制度落實理念。為了使企業文化理念化作員工的實際行動，制定行之有效的制度，并在實施過程中體現制度的嚴肅性。傳統的企業發展在媒體選擇上有一定的針對性，但是隨著數字時代的到來，可以說，沒有一家企業可以不利用新媒體進行視覺與文化的傳播。這與目前新媒體在國內的蓬勃發展與受眾人群具有密切的關系。因而企業在通過視覺要素塑造企業文化時就要考慮在什么樣的終端進行傳播？如何傳播？達到什么樣的效果？占據什么樣的時段傳播？投入成本有多少等等。因此，對視覺傳播在新媒體下進行規劃，首先要熟悉新媒體的種類與特性。制定出傳播總目標與階段目標，根據各個目標進行合理的規劃與設計，力爭達到在成本有限的情況下，受眾面最廣、宣傳效果最好的目的。企業的視覺要素分為三類：一是對內的，包括辦公用品、用具、內部報刊讀物、會客洽談用品等；二是對外的，如票據類、符號標志類、交通工具類、平面廣告類、大眾傳播廣告類、商品包裝類、出版物和印刷品等；三是內外兼對的。如員工證件、服裝和制服類等。當然，這些要素在傳播功能上也是不盡相同的，比如對外的大眾傳播廣告類必須遵守國家的法律法規；商品包裝類不能做過度宣傳，只能以商品的成分與屬性為主；這就顯示出了新媒體獨一無二的優勢，即它可以相對自由的傳播信息，用屬于企業自己的方式將受眾人群進行細致分類后進行傳播。在傳播的成本上也是遠遠低于傳統媒體動輒十幾秒幾百萬的成本的。另外，重視視覺傳播與企業理念相結合的企業，必須制作企業理念掛貼，將抽象的企業理念及企業精神形象化。比如統一的辦公用品用具、統一的員工服裝制服等，作為企業內部的日常用品也是可以通過員工在新媒體上進行零成本宣傳的，輕輕一點朋友圈，員工的個人形象就幫助企業在小范圍內樹立了大形象，而員工的集體助力就會在社會上造成大影響。
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系統分為四個模塊：員工信息模塊、設備信息模塊、項目信息模塊、專利信息模塊等，系統模塊設置如圖2所示。員工信息模塊用于登記公司員工的基本信息，包括入企時間、所在部門、職務等；設備信息模塊用于記錄公司購買的各種設備的名稱、型號、數量以及是否已獲得過各級各類項目補貼等信息；項目信息模塊保存公司已獲立項的各級、各類科技項目的信息；專利信息模塊則用于登記企業獲得的各類專利，包括發明專利、實用新型專利、外觀專利等。在管理控制臺中添加角色。Excel服務器自帶了九個角色，稱為系統預定義的角色。為了使系統能夠符合專業需求，需要添加角色。添加的角色包括董事長、總經理、人事行政部、研發部等各部門經理及部門員工等，具體如表1。Excel服務器的用戶實際上是一個登錄帳號，可供人們登錄到Excel服務器完成工作。初始只有一個用戶，就是Admin，Admin用戶擁有全部系統預定義的角色，可以建立其他的用戶，并對他們賦予權限。角色建立完畢后根據需要新建用戶，如項目部有部門經理張三和員工李四、王五。則新建張三、李四、王五三個用戶，對張三賦予部門經理權限，李四和王五賦予員工權限。
3各模塊下各功能分類模板的建立
以Admin帳戶登錄，建立各模塊下相應的模板。Excel服務器的優點在于其系統開發是基于微軟office軟件中的excel表格，任何人只需知道簡單的excel軟件操作即可開發出企業資源管理系統。以“員工信息卡”模板為例，在設計狀態下建立excel表格(如圖3所示)，表格建好后保存模板表樣。因為是新建的模板，還沒有定義過權限，所以，在保存了模板之后，需要設置該模板的權限。此時可根據實際需要選擇允許操作此模板的角色。如所有管理人員及員工均需要填寫“員工信息卡”，則在創建模板時定義所有人均具有填寫該表格的權限。接下來需要在模板上定義數據項。數據項指的是模板表樣中需要填寫內容的那些空白單元格。該模板需要定義的數據項有“姓名、年齡、畢業院校、所學專業......”等。通過定義數據項規定空白單元格輸入的數據類型等約束條件。
4各模塊下工作流的建立
工作流是對某種表單的規定流轉過程的描述，它包括：要流經幾個步驟；每個步驟由何人處理；每個步驟要處理（填寫）表單上的哪些欄目；從一個步驟傳遞到下一個步驟必須滿足哪些條件，等等。各模塊下的模板均需要定義相應的工作流程，如在“項目登記卡”中，需要涉及任務流轉即工作流的問題，該表格首先需要由項目部員工填寫，然后由項目部經理審核，以可視化編程的形式建立該工作流。對于所有涉及工作流問題的模塊，均需要建立工作流。
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在目前關于中小企業的信息系統安全與效率方面的文章主要是集中在如何構建中小企業信息系統方面,涉及到中小企業信息管理制度這方面很少。如:楊斌、費同林(2002),趙宏中(2005),劉仁勇,王衛平(2007),在企業管理信息系統建設方面提到了制度設計方面,但是沒有把其作為一個研究重點,其他一些相似的文獻基本是從技術角度探討。從中小企業實際的成本收益考慮,一般來說,由于運用的相應技術不是很高,基本都是基礎的軟件系統,所以有必要對中小企業面臨的制度方面進行詳細的分析。
二、中小型企業信息系統制度方面分析
首先,根據Laudon對企業信息系統面臨威脅,按照來源分為六類:硬件故障、軟件故障、人為因素、數據、服務及設備被偷盜,這些都是中小企業面臨的問題,但Laudon從單個信息系統的角度進行分析,卻沒有把企業的信息管理系統管理制度考慮進去,在我國中小企業的信息系統建設上許多企業盡管設置了制度,但很大程度上都是形同虛設或者是制度管理存在缺失,容易導致中小企業信息系統實際操作上面臨效率和安全的問題,下面具體從制度方面進行分析:
在中小型企業中,存在著正式制度與非正式制度,正式制度是人們有意識建立起來的并以正式方式加以確定的各種制度安排,主要包括法律制度、企業制度安排等;非正式制度,是人們在長期的社會生活中逐步形成的習慣習俗、文化傳統、價值觀念,是形態等對人們行為產生非正式約束的規則,是那些對人們行為的不成文的限制。
(一)正式制度的分析
在中小企業中,正式的制度包括國家信息系統法律的規定和企業的信息管理制度方面,根據我國1994年通過的《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》,也只是從信息交換角度來保護整個信息系統的安全,對于企業自身的信息系統安全只是規定各企業根據自身情況自行制定,并沒有對企業的實際業務中發生的關于信息系統自身安全進行風險標準規定,也沒有一套正確引導進行風險防范的標準規定,所以中小企業的法規建立基本都是從企業各自實際出發,所以各企業的標準不一,導致安全隱患存在比較大。
從企業自己建立的信息管理制度來說,一般大型企業有明確的規定制度,包括維護、人員素質等方面都有明確的規定,在一定程度上能有效防范信息系統存在的安全隱患,并能夠及時有效的進行相應信息的反饋,對企業的信息安全與企業效率能起到積極的作用。但對于中小企業來說,由于企業自身比較小,相應的信息管理系統人員比較缺乏,其維護也是誰操作誰負責,這樣只能根據各企業自身人員的情況來確定其系統的安全程度,其次在效率方面,由于人員缺乏以及其計算機操作應用存在的不規范,信息交換、反饋也相對比較落后,或者根本起不到效率作用。
再次中小企業雖然有一定的信息管理制度規范,卻由于監管不到位,主要是由于中小企業的機構比較小,維護人員、計算機使用都是由使用人員一人來完成,所以容易導致即使有制度,也難以執行,這也是制約中小企業信息系統的數據安全的主要原因。
(二)非正式制度的分析
在非正式制度中,意識形態處于核心地位,它不僅蘊含價值關鍵、倫理規范、道德觀念和風俗習性,而且在形式上構成某種非正式制度的“先驗”模式。所以從這個角度上來說,公司員工的思想和過去的傳統操作方法在一定程度上影響企業的信息管理系統運行效果。
在中小企業的管理信息系統中,由于員工的意識不強,對于信息系統的維護、使用存在一定的松懈,信息操作員經常在值班時沒有定期維護計算機及信息管理系統,只是在當其產生問題時才處理,這樣很容易導致企業數據損失,如果信息備份不完全的話,可能由于人為操作或者計算機病毒的侵入會造成整個系統數據損失。
在這里非正式制度方面主要是指員工以往的舊做法對中小企業的信息系統安全的影響,對信息反饋報告在效率方面也會產生一定的負面作用,主要原因是領導層的要求不嚴格,操作人員的報告提交不及時等因素所致,因此非正式制度因素對中小企業信息管理系統影響也是非常大的。
三、加強信息管理系統管理制度建設的對策
在加強制度建設中,主要從國家信息系統的法律制度建設、企業信息制度的設置與執行,再次就是信息系統中操作人員與管理人員意識的改變三個層次來考慮。
(一)首先在我國信息管理系統的法律規范中,不僅應該對信息交換中安全問題進行規范,而且規定信息系統使用公司對其管理系統的安全達到安全的最低標準,這個標準是指從各因素方面來確定信息管理系統的一個安全性的最低標準值,不僅能夠使信息安全從法律依據上得到一個基本的系統安全標準,而且也能對公司信息管理系統起到強制規范性的作用。
(二)在制度設定層面,加強中小企業信息系統安全管理制度的健全及制度化,也是保障中小企業信息系統安全極為重要的一個方面。在信息系統運行過程中,信息系統管理部門應制定嚴格的服務器日常維護、巡視和記錄制度、客戶機維護、操作制度、用戶管理制度、人員培訓制度等等,并嚴格按照制度實施獎懲,從而從企業內部制度上認識到信息管理系統安全的重要性。
(三)培養與使用企業信息化是一項復雜的系統工程,除了領導層要高度重視外,設立一個既懂信息系統、又懂業務流程的復合型信息主管職位,也是非常關鍵的。在國外大學、大企業的CIO(首席信息主管),相當于企業級的領導,直接參與企業的重大問題決策。一個合格CIO,既能充分調動網絡技術人員的積極性,又能把握企業信息化發展全局,并能隨時為領導提供參考意見,起到了很好的監督作用,并對公司信息管理信息系統制度改善、監督、反饋上能起到重要的作用,中小企業中也設立這樣一個職位,從而使信息化系統成為企業運行中的一個非常重要的部分。
(四)加強信息系統人員的培訓,使其對計算機信息系統的操作、安全等方面了解能夠熟練的掌握。信息系統人員包括操作人員以及維護人員,定期對信息系統人員進行培訓,不僅有助于了解信息系統的最新發展,而且能夠使其從意識中不斷了解到信息系統安全的重要性,使其操作、維護的規范化不斷得到改善,從而減少由于非制度性因素所產生的信息系統安全問題。
四、結論
在中小企業信息管理系統中,很大問題是由于中小企業的制度方面造成的,所以在企業內部加強其監管,使中小企業的信息管理制度得到很好執行是非常必要的,其次就是加強員工的素質培養,使其能夠具有很好的業務水平,使信息管理系統得到很好的運行,并能夠使管理層及時了解到企業的信息,保證企業的順利運行;最后完善國家信息管理系統法律,是保證企業信息制度建立的重要標準,使中小企業達到基本的信息系統風險管理水平,從而從制度上使其信息管理系統得到很好的保護。
參考文獻
[1]KennethC.LaudonJaneP.Laudon.管理信息系統-管理數字化公司(第8版)[M]北京:清華大學出版社,2005年:501-538
[2]王霞,張永,彭智才,如何保障中小企業信息系統安全[J],資源方法,2004(9):54-55
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隨著我國中小企業開始實現信息化管理,運用信息管理系統來對企業生產進行管理,一方面,提高了企業管理的效率和科學性,使企業的生產、存儲、財務、成本、控制都得到了大幅度的改善;而另一方面,在實際的運行中不可避免的引發各種問題,其中包括信息安全性的問題,即存儲在計算機或在傳輸中的文件和數據遭受到破壞和濫用,而且這種活動對企業的影響非常嚴重,例如:電子商務公司,如果網站出現故障,每天的損失會高達數額人民幣,所以如何保障信息系統的安全,使其得到安全的控制,對于企業來說已經變的非常重要。目前,在我國的中小企業信息管理系統內部構建中,經?？梢园l現由于制度和管理中的疏忽、松懈以及信息系統的監管不到位,所出現數據的丟失或者數據的信息反應遲鈍,不能使管理者及時得到有效的信息,使其信息系統的發揮起不到其最佳的效果,因此如何保障中小企業信息系統安全,加強中小企業信息的測控是非常必要的。
在目前關于中小企業的信息系統安全與效率方面的文章主要是集中在如何構建中小企業信息系統方面,涉及到中小企業信息管理制度這方面很少。如:楊斌、費同林(2002),趙宏中(2005),劉仁勇,王衛平(2007),在企業管理信息系統建設方面提到了制度設計方面,但是沒有把其作為一個研究重點,其他一些相似的文獻基本是從技術角度探討。從中小企業實際的成本收益考慮,一般來說,由于運用的相應技術不是很高,基本都是基礎的軟件系統,所以有必要對中小企業面臨的制度方面進行詳細的分析。
二、中小型企業信息系統制度方面分析
首先,根據Laudon對企業信息系統面臨威脅,按照來源分為六類:硬件故障、軟件故障、人為因素、數據、服務及設備被偷盜,這些都是中小企業面臨的問題,但Laudon從單個信息系統的角度進行分析,卻沒有把企業的信息管理系統管理制度考慮進去,在我國中小企業的信息系統建設上許多企業盡管設置了制度,但很大程度上都是形同虛設或者是制度管理存在缺失,容易導致中小企業信息系統實際操作上面臨效率和安全的問題,下面具體從制度方面進行分析:
在中小型企業中,存在著正式制度與非正式制度,正式制度是人們有意識建立起來的并以正式方式加以確定的各種制度安排,主要包括法律制度、企業制度安排等;非正式制度,是人們在長期的社會生活中逐步形成的習慣習俗、文化傳統、價值觀念,是形態等對人們行為產生非正式約束的規則,是那些對人們行為的不成文的限制。
(一)正式制度的分析
在中小企業中,正式的制度包括國家信息系統法律的規定和企業的信息管理制度方面,根據我國1994年通過的《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》,也只是從信息交換角度來保護整個信息系統的安全,對于企業自身的信息系統安全只是規定各企業根據自身情況自行制定,并沒有對企業的實際業務中發生的關于信息系統自身安全進行風險標準規定,也沒有一套正確引導進行風險防范的標準規定,所以中小企業的法規建立基本都是從企業各自實際出發,所以各企業的標準不一,導致安全隱患存在比較大。
從企業自己建立的信息管理制度來說,一般大型企業有明確的規定制度,包括維護、人員素質等方面都有明確的規定,在一定程度上能有效防范信息系統存在的安全隱患,并能夠及時有效的進行相應信息的反饋,對企業的信息安全與企業效率能起到積極的作用。但對于中小企業來說,由于企業自身比較小,相應的信息管理系統人員比較缺乏,其維護也是誰操作誰負責,這樣只能根據各企業自身人員的情況來確定其系統的安全程度,其次在效率方面,由于人員缺乏以及其計算機操作應用存在的不規范,信息交換、反饋也相對比較落后,或者根本起不到效率作用。
再次中小企業雖然有一定的信息管理制度規范,卻由于監管不到位,主要是由于中小企業的機構比較小,維護人員、計算機使用都是由使用人員一人來完成,所以容易導致即使有制度,也難以執行,這也是制約中小企業信息系統的數據安全的主要原因。
(二)非正式制度的分析
在非正式制度中,意識形態處于核心地位,它不僅蘊含價值關鍵、倫理規范、道德觀念和風俗習性,而且在形式上構成某種非正式制度的“先驗”模式。所以從這個角度上來說,公司員工的思想和過去的傳統操作方法在一定程度上影響企業的信息管理系統運行效果。
在中小企業的管理信息系統中,由于員工的意識不強,對于信息系統的維護、使用存在一定的松懈,信息操作員經常在值班時沒有定期維護計算機及信息管理系統,只是在當其產生問題時才處理,這樣很容易導致企業數據損失,如果信息備份不完全的話,可能由于人為操作或者計算機病毒的侵入會造成整個系統數據損失。
在這里非正式制度方面主要是指員工以往的舊做法對中小企業的信息系統安全的影響,對信息反饋報告在效率方面也會產生一定的負面作用,主要原因是領導層的要求不嚴格,操作人員的報告提交不及時等因素所致,因此非正式制度因素對中小企業信息管理系統影響也是非常大的。
三、加強信息管理系統管理制度建設的對策
在加強制度建設中,主要從國家信息系統的法律制度建設、企業信息制度的設置與執行,再次就是信息系統中操作人員與管理人員意識的改變三個層次來考慮。
(一)首先在我國信息管理系統的法律規范中,不僅應該對信息交換中安全問題進行規范,而且規定信息系統使用公司對其管理系統的安全達到安全的最低標準,這個標準是指從各因素方面來確定信息管理系統的一個安全性的最低標準值,不僅能夠使信息安全從法律依據上得到一個基本的系統安全標準,而且也能對公司信息管理系統起到強制規范性的作用。
(二)在制度設定層面,加強中小企業信息系統安全管理制度的健全及制度化,也是保障中小企業信息系統安全極為重要的一個方面。在信息系統運行過程中,信息系統管理部門應制定嚴格的服務器日常維護、巡視和記錄制度、客戶機維護、 操作制度、用戶管理制度、人員培訓制度等等,并嚴格按照制度實施獎懲,從而從企業內部制度上認識到信息管理系統安全的重要性。
(三)培養與使用企業信息化是一項復雜的系統工程,除了領導層要高度重視外,設立一個既懂信息系統、又懂業務流程的復合型信息主管職位,也是非常關鍵的。在國外大學、大企業的CIO(首席信息主管),相當于企業級的領導,直接參與企業的重大問題決策。 一個合格CIO,既能充分調動網絡技術人員的積極性,又能把握企業信息化發展全局,并能隨時為領導提供參考意見,起到了很好的監督作用,并對公司信息管理信息系統制度改善、監督、反饋上能起到重要的作用,中小企業中也設立這樣一個職位,從而使信息化系統成為企業運行中的一個非常重要的部分。
(四)加強信息系統人員的培訓,使其對計算機信息系統的操作、安全等方面了解能夠熟練的掌握。信息系統人員包括操作人員以及維護人員,定期對信息系統人員進行培訓,不僅有助于了解信息系統的最新發展,而且能夠使其從意識中不斷了解到信息系統安全的重要性,使其操作、維護的規范化不斷得到改善,從而減少由于非制度性因素所產生的信息系統安全問題。
四、結論
在中小企業信息管理系統中,很大問題是由于中小企業的制度方面造成的,所以在企業內部加強其監管,使中小企業的信息管理制度得到很好執行是非常必要的,其次就是加強員工的素質培養,使其能夠具有很好的業務水平,使信息管理系統得到很好的運行,并能夠使管理層及時了解到企業的信息,保證企業的順利運行;最后完善國家信息管理系統法律,是保證企業信息制度建立的重要標準,使中小企業達到基本的信息系統風險管理水平,從而從制度上使其信息管理系統得到很好的保護。
參考文獻
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國有企業部署應用后勤管理信息系統的目標總體可以歸納為三個方面。一是提升工作效率，實現后勤精益化管理。國有企業為社會用戶提供快速、高效的服務，決定了其需要快速、高效的后勤保障，傳統紙質化、手工表格式的后勤管理已經難于滿足要求，后勤工作依靠信息系統支撐，向無紙化管理轉變，提升工作效率是大勢所趨。二是強化服務管控，實現后勤用戶更加滿意。當前服務業和信息化的融合發展，許多社會服務已經完全實現“掌上可得”。企業職工對內部后勤服務的審視和要求，已經較以往更高。通過信息系統對服務過程的嚴格管控，有助于縮短服務等待時間，監督服務效果，確保服務落實，提升用戶對后勤工作的滿意度。三是優化資源配置，打造綠色節能后勤。傳統手工報表式后勤管理容易出現管理死角，發生資源浪費。通過信息系統的輔助，有利于強化后勤資源全壽命管理，盤活存量資源，充分利用資源。通過對資源消耗的完整記錄，有利于開展統計分析，提出改進措施，實現節能降耗。國有企業后勤工作的特點決定了后勤管理信息系統具有許多不同于其他信息系統的特征。一是面向多層級和巨量用戶。系統既要滿足本層級內部后勤管理的需要，還好滿足上層級對本級、下級管理的需要。不僅面向后勤管理服務工作人員，還面向全體被服務人員，理論上企業有多少職工，系統就有多少用戶。不僅面向個體服務需求，還面向群體服務需求。這個特點決定了系統需要應用更加可靠、穩定、滿足巨量用戶并發訪問的軟硬件環境。二是集成多種信息系統。構建后勤管理信息系統之前，可能已經有車輛管理系統、員工醫療健康系統、餐飲管理系統等在運作，需要考慮與原有系統的集成，建立相應的接口，實現資源整合和優化配置。三是具有管理和服務相結合的特征。系統既要滿足對后勤資源管理的需要，又要實現面向眾多職工用戶的服務，既要構建管理工作流程，還要構建服務工作流程，兩者相輔相成、有機結合。四是具有通用性和個性特征。既要實現對后勤工作本質特征的反映，可以在不同企業之間進行應用移植，還要能滿足具體企業的內部管理需要，實現個性化、本地化的業務和流程管控配置。
三、國有企業后勤管理信息系統總體模型探討
通過前面分析，國有企業后勤管理信息系統總體應是一個多層級、多用戶的信息系統，縱向實現管理貫通，橫向實現服務貫通；通過建立各種接口，實現與現有各種信息系統的集成；如果職工規模大、用戶多，不同層級、不同地域后勤工作存在差異，還應考慮使用多級部署為宜。根據后勤工作“管理資源、服務需求”的實質，可以應用面向對象的方法進行后勤資源模型構建，應用面向需求的方法進行后勤服務流程構建。橫向同一層級的總體功能，大體可分為后勤資源管理、服務需求管理、服務流程控制三大方面?？v向不同層級之間，重點要實現管理流程控制、后勤資源抽取、資源統計分析等功能。其總體功能框架如圖1所示。在本層級內，后勤資源管理、服務需求管理、服務流程控制三大方面是一個有機整體。每一種后勤服務都可以應用這三個方面進行構建，形成相應的服務應用模塊。有多少種后勤服務就可以構建出多少種服務應用模塊。后勤資源既可以在后勤管理信息系統中進行創建，也可以通過系統接口抽取應用其他專用服務信息系統的資源。后勤管理者日常應用后勤管理信息系統，其主要工作之一就是對相應后勤資源進行管理維護，做到與實際情況實時相符。后勤服務的最終對象是作為企業職工的人，因此后勤服務需求總體上可分為兩大類，一是個體服務需求，如對職工個人的辦公物品配置、餐飲服務等，二是群體服務需求，例如舉辦一場大型會議所需的后勤服務保障。服務需求與后勤資源之間的對應關系，可以是一對一的關系，也可以是一對多的關系，還可以是多對多的關系，如一場重大活動中眾多被服務者同時提出的多種服務需求。對人的模型構建是最基本的服務需求構建，其基本屬性包括：姓名、性別、年齡、籍貫、員工ID、單位、部門、級別、職務、黨群關系等。人的不同屬性就隱含了差異化的服務需求，在此基礎上構建不同的服務模型。連接服務需求和后勤資源之間的是服務流程控制。根據各種服務需求構建各種用戶服務接口。被服務對象通過用戶接口啟動服務需求流程，后勤管理者通過服務流程的跟蹤和管控，滿足被服務對象提出的需求。隨著智能終端的普及，還可以根據需要開發個人終端后勤服務APP，員工使用個人終端提出服務需求，如野外作業人員送餐預訂。上層級單位對下層級后勤管理的重點是后勤資源管控。一是對后勤資源立項、建設、購置、報廢等涉及到資源增減環節的過程管控，由此需要構建貫通上下級之間的后勤資源管控流程；二是對下級后勤資源的數據提取，并在此基礎上進行的統計分析、展示和資產全壽命監管，統計分析和監管的成果可應用于對下級單位后勤資源建設的立項審批決策。
四、后勤資源及服務需求建模舉例
以新員工入職“一站式”服務，為其配置工作所需的辦公資源，如辦公坐席、電腦、電話、就餐卡、門禁卡等為例，討論后勤資源和服務需求建模。
1.辦公物品資源模型。重點要引入資產全壽命周期管理方法。首先每件辦公資產要根據分類為其分配一個唯一的識別號，其次要對其建立使用、庫存、維護、報廢等相應狀態，再次要為其建立與使用人及辦公場所的聯系。建立辦公資產與辦公場所的聯系很容易被設計者所忽略。現實辦公環境中，許多辦公資產并沒有和具體的使用人發生聯系，如會議室內的桌椅、櫥柜。
2.辦公房產資源模型。一棟房產包含許多樓層，一個樓層包含許多區域(辦公室、會議室和公共區域等)，一個區域可以包含許多座席和相關辦公物品，一個座席還關聯辦公物品。對辦公房產資源的建模，既要對房產所屬各層級資源分別進行建模，分別描述其特性，還要描述其相互聯系。在此基礎上，更重要的是構建辦公區域、座席與使用人的聯系，以及構建辦公區域、座席與辦公物品的聯系。一旦把一個座席或一個房間分配給一個使用人時，就同時建立了其所包含辦公物品與使用人的聯系，不用再逐一配置。
3.一卡通資源模型。企業的許多服務，如身份識別、門禁開啟、車輛通行、餐飲計費、醫療服務等，可以集成在一張IC卡上實現。構建一卡通資源，除了要建立與被服務對象的聯系之外，關鍵要建立與其他服務信息系統的接口，并盡量集成在一個服務模塊界面上，實現在線配置和修改。
4.后勤管理部門工作人員接到人力資源部門的發出新員工入職通知書，在后勤管理系統中的服務對象數據庫中創建該員工基本信息，并開通該員工在后勤管理信息系統中的賬號。信息可以手工輸入，或者通過企業人力資源管理信息系統接口導入(如有建立接口)。
5.該員工或者所在部門綜合管理員通過后勤管理信息系統的員工配置服務界面提出入職服務配置申請，通過選擇項等方式描述所需的配置需求。
6.后勤管理部門工作人員根據新員工情況，對照服務標準，審核批準服務需求。
7.房產管理員根據新員工職級、部門等信息，對照標準為該員工配置辦公區域(坐席或辦公室)。該辦公區域已配置的辦公物品也間接配置給了該員工，并登記在其名下。
8.辦公資產管理員根據該員工的其他辦公物品需求，如配置一臺筆記本電腦，為其分配其他的辦公物品。
9.一卡通管理員根據申請事項，為其開通相應的服務和權限。
10.新員工確認所有的服務已經滿足，對服務做出評價，并結束服務流程。
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日本著名學者野中郁次郎在知識劃分的基礎上，提出了在學術界極具影響力的知識轉化SECI模型．系統闡述了知識轉化的社會化(Socialization)、外在化(Extenralization)、整合化(Combination)和內在化(Intenralization)等四個螺旋式的轉換過程。這是目前知識管理研究比較權威的模型。SECI模型的實施步驟包括：獲取知識整理知識、審核知識、知識、利用知識、更新知識、淘汰過時知識?；谝陨系腟ECI模型．監理企業的知識管理系統可劃分為以下模塊。
2．1清點和編目
知識庫中存儲的是企業顯性知識的載體——文檔。因此考慮知識的分類時，實質是對知識載體的分類。知識清點和編目主要是通過問卷調查，咨詢專家．公司文檔歸納總結等方式進行。
2．2知識的采集
知識的采集可以是顯形知識的直接輸入．也可以是隱形知識的轉換。在系統中我們將知識的采集和項目管理充分結合起來，從項目管理的日常流程中直接提取知識，進而沉淀為企業知識庫的一部分。
2．3知識的利用
與其他資產不同，知識不具獨占性．知識同貨幣一樣只有流動起來．才會不斷豐富．才能使企業的知識增值。知識利用的方式有查詢，郵件，推薦．網絡刊物等形式。知識的搜索可采用全文檢索的方式。將常用的知識作為索引保存起來，從而可以實現快速的全文檢索。
2．4知識的創新
只有不斷創新，企業才能保持持久的領先。員工論壇，內部黃頁，企業群提供了一個讓所有員工共同交流的網絡空間。員工通過溝通，交流，辯論獲得了從一般書本中得不到的知識。另外可提供在線音頻視頻培訓．對培訓結果進行反饋，從員工中得到創新的知識。
2．5知識的保護
一個企業的知識庫是其核心競爭力所在．因此對于知識要在充分共享的同時也要注意對知識庫的保護。通過權限驗證的方式，分不同級別，不同的用戶得到不同數量的知識。甚至可以對客戶．競爭對手也提供分部門知識但是如果他們需要得到更多的知識．就需要通過購買等方式來實現，當然核心的知識是企業的寶貴財富，要嚴格限制其流轉。
3建立知識管理系統
構建監理企業的知識管理信息系統，可以解決項目地域分散的問題．使項目部之間以及項目部與公司之間的知識共享和交流更便捷可以在系統中建立相應的考評體系．考評員工對企業所做的貢獻，并給予相應的獎勵，進而完善激勵機制：還可以通過網絡培訓的方式，由員工自行選擇培訓的時間和內容，逐步提高員工的個人素質，從而更好地實施建設監理企業的知識管理。本文在參考SECI螺旋模型的基礎上．根據我國建設監理咨詢企業的性質和特點．結合當前企業信息平臺開發的技術，提出適合監理企業現階段需求的知識管理系統架構(如圖1所示)。此框架基于intemet／intranet，采用B／S(瀏覽器／服務器)結構．無論員工在什么位置．使用何種上網終端．均可快速訪問企業的知識資源并可相互交流。
3．1文檔管理
這里的文檔管理是對規范化的文本文件和用文字表述的經驗知識的管理，實際上就是對企業顯性知識的管理。它包括：程序性知識、科研性知識、監理項目知識、項目管理知識、法律規范性知識和行業技術動態等模塊。同時還可以通過對隱性知識的載體——工程項目案例的管理，來部分實現對隱性知識的管理。
3．2搜索引擎
搜索引擎是輔助員工進行快捷、準確知識定位的工具?？焖偎阉?。對知識時所帶的附件進行標題正文、附件進行全文搜索，可以搜索附件名稱和附件內容．支持常見的office文檔pdf等圖文處理文檔格并實現附件的html格式快照．打開快照可以預覽附件的內容．可以大大提高搜索效率和搜索范圍。(2)精確搜索。通過建立文檔的摘要和索引信息，可以實現對早期紙質文檔的搜索，同時根據索引信息搜索者還可以便捷地搜索到與此文檔某個主題相近的文檔。系統將按文件匹配程度向用戶提供搜索結果．從而提高搜索大量知識庫使用效率。
3．3信息交流
知識只有通過交流和共享才能發揮它最大的效用，對于員工頭腦中高度個性化的隱性知識尤為如此。只有通過交流，才能使隱性知識在企業中廣泛傳播，并不斷完善優化，經過沉淀，最終轉化為企業的顯性知識。(1)信息?？梢允箚T工以最快捷的方式了解企業的重要信息和最新信息，如會議通知，近期重大事項安排等。(2)知識論壇。信息交流模塊中的重要組成部分是知識論壇功能．其擁有的電子社區、討論群組、家園廣播等功能可以在那些尋找知識和擁有知識或能夠訪問相應知識的人之間建立聯系，最便捷的方法就是在BBS上貼一個有誰知道的帖子，知道的人在回復時就完成了知識傳遞的任務。(3)網上調查。網上調查是企業與員工進行信息交互的重要方式，是企業及各個職能部門以便捷的方式了解員工對某個事件或某項提議的態度和意愿征求員工的反饋意見．為企業決策和判斷提供理論依據。(4)知識問答。知識庫中不可能存儲全部所需知識．當用戶遇到知識庫中找不到的知識時，可通過積分懸賞問答的方式發起提問。在所有回復的答案中選擇最佳答案．選擇完成后可將該問答轉化為知識納入知識庫，從而實現隱性知識的挖掘。
3．4專家地圖
對于一些隱性知識．有時難以用語言文字表達，有效的方法是找到掌握這類知識的個人，進行直接交流這就將直接檢索知識的問題轉化為尋找掌握相應知識的個人的問題。通過對企業員工的專業背景、工程經歷、專長等的確定．建立企業的專家數據庫，使企業知識和個人相對應，方便員工按圖索驥，促進隱性知識向顯性知識的轉化。
3．5培訓考試
培訓是企業傳播知識的一個重要途徑，它可以使組織知識在較短的時間內轉化為員工的個人知識。通過把過去培訓的視頻錄像和PPT上傳．開展網上教育培訓。這樣既可以提高企業知識的共享率，減少重復性工作，又能節省企業的人力、物力、財力。網上培訓包括培訓計劃、培訓課程在線考試等功能模塊．員工可以參照培訓計劃，選擇合適的培訓內容進行網上培訓，并在培訓之后通過在線測試模塊檢驗自己的學習效果。
3．6移動客戶端
目前，移動互聯網是大勢所趨，知識管理也不例外。更加重要的原因是由于監理工作的特殊性，一線監理人員大部分工作時間都在工地，并無充裕的時間坐在電腦前訪問PC版的知識管理系統，所以很有必要同步開發基于知識管理系統的移動客戶端。本移動客戶端基于HTML5CSS3和Ja~caScript等技術的HybridApp混合模式開發，具有開發速度快和運行速度快的特點，是目前流行的移動客戶端開發技術。通過手機客戶端．用戶可以隨時隨地地進行信息瀏覽、信息、信息回復、收發站內信等基本的社區操作，以及知識推送及社區互動。手機客戶端功能亮點在于現場拍照上傳以及語音發帖等個性化服務．可幫助現場員工針對現場工程疑難問題隨時拍照上傳，通過語音發帖．尋求公司技術專家的解答．該功能有利于員工方便快速地獲取現場監理所需知識。在流量上移動客戶端是絕對的精簡，對于圖片進行壓縮傳輸，方便用戶在信號不好和節省流量的情況下使用。知識管理系統的移動客戶端版本能夠方便用戶隨時隨地訪問企業知識資源搶占用戶的碎片時間；用戶在現場遇到的專業技術問題，能夠通過移動客戶端快速找到相關解決方案；同時也能增強用戶的黏性．提高用戶參與的積極性逐步培養用戶協作和知識分享的理念。
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從總體上看，我國的物流管理雖然在近年來有較快發展，但與西方發達國家相比，還是存在著很多不足，主要體現在以下方面：1.管理觀念的老舊。當前，我國有很大一部分企業仍然運用傳統的產品供應銷售一體化等經營方式，在物流方面，也只是單純的在企業內部進行，這樣的方法無法將物流管理各方面的職能充分發揮出來，在企業進行系統分工的過程中，產生不利影響，進而使供應鏈系統下的企業物流管理效果難以真正全面的體現出來。而生活水平的提高使得消費者對物流的要求進一步提升，如果不能改變老舊的管理觀念，必將會對企業物流的服務效果產生很大程度的影響。2.物流設備的落后?？v觀我國企業，普遍在物流設備方面比較落后，不僅沒有充分利用當前信息化的先進技術，而且物流服務效率相對較低，在經濟飛速發展的條件下，落后的物流設備越來越無法滿足企業物流發展需求。而在物流設備相對落后的基礎之下，相應的物流管理標準與物流管理規范也比較欠缺，這也就造成了企業物品在儲運的過程中，無法完成整體的管理與運轉。先進的信息化物流管理技術沒有得到充分的運用，這是導致當前物流管理自動化水平相對較低的主要原因。3.管理人才的缺乏。在經濟全球化進程不斷深入的今天，我國與外國企業的交流越來越多，業務范圍也越來越廣，因此，當前企業要求人才不僅需要擁有較強的專業素質，還要具備較強外語水平。但當前我國的物流人才培養體系相對落后，培養出來的人才無法真正滿足企業當前物流管理體系的需求，這也在很大程度上制約了我國企業的物流管理發展。
三、解決供應鏈系統企業物流管理問題的主要措施
1.認識到物流管理的重要性。想要真正發展企業的物流管理，便要從根本上意識到物流管理對企業的重要性，企業需要從發展的角度，針對企業物流管理系統，制定出一套適合企業未來發展競爭的供應鏈系統物流管理方案，并與其他企業進行戰略聯盟，提升企業在市場中的競爭優勢，實現企業之間的利益互惠。2.更新物流服務的核心理念。企業的發展要充分重視“顧客就是上帝”這一服務理念，不僅要創新物流的服務內容，還要創新物流的服務形式。在物流服務內容的創新方面，要充分重視在傳統物流服務基礎之上的物流增值服務，發展個性化的服務業務，以提升市場競爭力。另外，還要拓展物流管理方面的服務與無論信息服務等。與此同時，在物流服務形式方面，要構建暢通的客戶交流平臺，以使企業與客戶之間產生默契的協同效應。3.充分發揮信息技術的優勢。在信息技術不斷發展的今天，電子商務對企業的作用越來越明顯，因此，在供應鏈系統物流管理中，也要充分融入先進的電子商務技術，以提升供應鏈的管理效率，在保留當客戶的同時，最大程度的挖掘潛在客戶。與此同時，還要借助先進的信息技術力量，更新物流服務設備，以縮小我國與西方發達國家的管理差距。4.大力培養物流管理的人才。當今社會的競爭是技術的競爭，人才的競爭，因此，企業需要著力培養相關的高素質物流管理人才，并重視人才的充分運用。另外，政府與學校也要對相關方面的人才加大培養力度，以促進我國企業的經濟進一步發展。
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1.2信息化管理的內涵
二十一世紀是一個信息化的時代,這是由于計算機網絡技術的普及使得信息成為人們日常生活與生產的必要因素。而藥品流通企業的信息化更是將先進的管理理念注入企業內部,加強藥品生產、設計、營銷等各個方面的管理,同時為企業的領導層提供及時準確的技術指導與決策依據。另一方面,信息化管理需要一個系統全面的體系予以支撐,只有這樣企業才能從根本上轉變傳統的管理經營模式,實際上,醫藥市場需要定期的市場調查,企業的生產要滿足市場的需求,而通過運用信息技術則能夠對資金的流向、投資的回報率甚至是風險評估等做出準確的判斷,實現實時的監控與資源的共享,從而幫助藥品流通企業利益最大化。
1.3藥品流通企業信息化管理現狀
盡管現階段已經有很多藥品流通企業實現了信息化的管理模式,但是其中仍然存在很多問題,而且一些經濟欠發達的地區并沒有將計算機信息技術應用到企業的管理中來,因此,我國信息網絡的應用不甚健全,地域差異非常明顯;其次,藥品流通企業對于信息化的認知過于淺顯,沒有真正清楚其對于企業的可持續發展所起到的重要作用,還有部分地區的基礎設施建設落后,需要國家與當地政府的政策與資金支持,幫助醫藥企業恢復健康運營,只有資金與技術同時到位才能滿足信息化建設對于軟件與硬件的需求;最后,就是企業管理人員的綜合素質不高,尤其是不能適應現代信息化社會的發展,信息化管理不能發揮其應有的作用,因此,我國急需專業的管理型人才,幫助企業實現信息化管理,同時,醫藥企業還需要高水平的計算機技術人才,能夠發揮創新意識將藥品經營做得更好。
2藥品流通企業信息化管理的發展方向
2.1響應加快醫藥物流信息化建設要求
我國已經出臺的關于加快醫藥物流信息化建設的相關政策,尤其是新修訂的藥品質量生產管理條例更是對藥品的儲存及運輸提出了更高的要求,因此,藥品流通企業應該積極響應國家的號召,一方面,強化藥品的存儲管理系統,也就是根據實際情況使用物流管理軟件,將庫存管理落實到實處,尤其是輸送線路及設備的維修與養護工作,只有通過科學的管理才能夠實現物流的高效率運作。另一方面,就是運輸管理系統,藥品流通企業的主要工作就是負責藥品的運輸,而我國中小型的藥品流通企業眾多,需要運用信息化手段實現對藥物配送的跟蹤、調查及指揮等,尤其是藥品物流中心要負責監管貨物送到客戶手中,同時,調度人員的工作也需要信息化技術的幫助,對運送車輛的各項指標進行記錄,確保運送質量及安全。
2.2運用信息化手段實現質量管控
新版的GSP對于企業信息化管理提出了相應的要求,在藥品的質量管控環節要尤為重視,尤其是冷鏈運輸的管理需要對溫度、濕度以及運送時間進行嚴格的控制,這不僅是為了確保藥品的質量,更是提升企業信譽的關鍵,信息化管理可以有效的避免人為操作的失誤,提高工作效率。目前,我國很多中小型的藥品流通企業采用ERP系統來實現藥品流通的監管,但在一些環節的處理上還需要改進,最好將業務系統轉變成具有質量管控功能的系統,可以充分借鑒西方發達國家的成功經驗和先進的管理技術,完善信息系統的管理要求。
2.3打造專業的信息化管理團隊
信息化管理需要專業的技術型人才,中小型藥品流通企業一定要注重人才的選拔與培養,適應市場競爭的需求,充分發揮信息化管理的作用,很多企業的管理人員在計算機技術方面較為欠缺,企業可以通過定期組織培訓來強化管理人員的實踐技能,尤其是一些重要軟件的應用。另外,軟件系統的供應商最好是專業的信息化團隊,這樣藥品流通企業的專業化發展優勢才能充分體現出來,因此,建立自己的信息技術團隊至關重要。
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1勞動合同的含義
在現代社會中，勞動關系通常以勞動合同來確立。簽訂勞動合同是建立勞動關系的具體方式。所謂勞動合同，就是職工與企業確立勞動關系、明確雙方權利和義務的協議，是企業和職工之間確立勞動關系的法律憑證。我們可以從以下幾個方面來理解勞動合同這一概念。
(1)企業和職工之間建立勞動關系，必須簽訂勞動合同。勞動合同一經簽訂，就是一種法律文件，具有法律效力，就成為規范雙方當事人勞動權力和義務的依據，合同規定的各項條款雙方當事人都必須認真履行，否則必須承擔相應的法律責任。
(2)勞動合同的主體是職工和企業雙方。作為勞動合同關系當事人一方的勞動者，必須具備法律規定的條件，即必須達到法定的最低勞動年齡。同時還必須具備企業根據工作需要規定的資格條件，才有可能成為勞動合同的一方。作為勞動合同另一方當事人的企業，必須是依法設立的企業。
(3)勞動合同作為確立勞動關系的協議，其主要內容是職工與企業雙方的責任、權利和義務。職工為企業承擔一定的工作，按企業的要求，完成勞動任務，并遵守企業的各項規章制度;企業為職工提供一定的工作條件和符合國家法定標準的安全衛生環境，付給職工相應的報酬，保障職工享有法定合同規定的各項政治經濟待遇。
2勞動行政部門對勞動合同管理的作用
各級勞動行政部門是法律規定的統一管理勞動合同的機關，在勞動合同管理中占有重要地位，起著主導作用。
(1)統一管理企業勞動合同的訂立和履行情況。各級勞動行政部門通過經常性的了解情況和定期分析檢查，掌握企業勞動合同訂立和履行的全面情況，培訓企業勞動合同管理人員，完善企業勞動合同的管理制度，自上而下地形成完整的勞動合同管理網絡，并通過與企業建立廣泛的聯系，幫助和指導企業依法訂立和履行勞動合同。
(2)廣泛宣傳勞動合同法規，進行勞動合同法制教育，是企業勞動合同管理的一項基礎工作。各級勞動行政部門應當擬定企業勞動合同法制宣傳教育計劃，結合貫徹勞動合同法規組織實施。通過舉辦學習班、研討班、培訓班，總結推廣先進經驗，文流信息，分析案例，組織勞動合同法規知識競賽等，大力宜傳勞動合同法規知識，增強廣大職工的勞動合同法律意識和觀念，增強執行勞動合同的自覺性。
(3)進行企業勞動合同鑒證。勞動合同鑒證是勞動行政部門對勞動合同實施行政管理的有效手段，是一項監督服務措施。企業勞動合同訂立后，對于當事人申請勞動合同鑒證的，勞動合同簽訂地或履行地的勞動行政部門負責進行鑒證。
(4)查處違法勞動合同。對于違反法律、法規和國家政策的勞動合同，由勞動行政部門負責依法查處。勞動行政部門在檢查勞動法律、法規貫徹執行情況時，對于發現或告知的違法勞動合同，根據有關法律、法規的規定可以給予違法者以警告、罰款，提請工商行政機關吊銷營業執照，對有關責任人員可提請其主管機關給予行政處分，觸犯刑律的，要由司法機關追究刑事責任。
3建立健全企業勞動合同的管理制度
企業勞動合同的管理，除了勞動行政部門主要負責外，企業的管理也是非常重要的。因此，企業應高度重視、加強領導，切實做好加強勞動合同管理、完善勞動合同制度的工作。
(1)建立企業內部勞動合同管理機制。企業內部勞動合同管理是建立現代企業制度所要求的。企業建立勞動合同管理機制，主要應做好3個方面的工作:一是要有管理機構，從企業制度上保證勞動合同的管理;二是要有專人管理，明確職責，各司其職;三是要有切實可行的規章制度，使企業對勞動合同的管理有章可循。
(2)健全企業勞動合同管理制度。企業勞動合同管理的內容一般應包括:招聘、用人的條件和標準，崗位責任或崗位說明書，勞動合同的訂立、變更、解除、終止和續訂的條件，勞動合同履行情況的考評獎懲制度，企業內部勞動合同檔案制度，勞動合同統計報告制度，勞動糾紛調解制度等。
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1合同評審
項目合同擬草后，需要企業相關部門進行評審。早期，是由經辦人將合同草稿復印多份，逐一分發給評審人。這種傳統的合同管理方式需要專人跟蹤,且受各種不確定因素的影響，導致評審周期長、及時性差、管理成本增加。目前，該公司建立了企業信息化管理系統，合同管理模塊是該系統的核心之一，這充分體現了該公司對合同管理的重視。在該系統中，合同評審流程如下：申請人發起評審公司相關部門（專家）評審匯總評審意見修改合同草稿確定合同最終版準備合同簽訂。整個合同評審過程實行在線操作，各評審部門（專家）在線上接到評審通知，并且評審意見全部出現在申請人的流程界面上。這種新的合同評審模式節省信息傳遞周期，降低了人工成本。同時，通過線上評審加強了各部門對合同的了解和重視，使合同評審更加全面，增加了評審透明度，提高合同評審效率。
2合同查詢
企業在運營過程中，需要隨時查詢合同信息。查詢紙質版合同需要到文件歸檔部門，依靠人工翻閱查找，費時費力，且一份合同原件每次僅能供某一個借閱部門（人）使用，合同使用效率低。借閱后，合同若未被及時歸還，還易損壞、丟失，不利保管。查閱合同人員的權限無法設置，合同安全性差。企業信息化管理系統為每份合同分配了具有統一格式的編碼，每個合同號就是該合同在系統中的“身份證”，是合同查詢的唯一識別碼。錄入系統時，相關管理人員根據合同號登錄系統，將合同關鍵要素錄入合同模塊，并將紙版合同掃描上傳。擁有合同查詢權限的員工不管何時何地，只要在符合條件的網絡環境里，登錄信息化管理系統，輸入合同的系統編號，該合同的主要數據便會立刻呈現在查詢者的界面，而且信息準確、無誤。若想查看完整的合同內容，可進行下一步操作，進入查看合同掃描件環節。這種在統一平臺“秒查”的方式，實現了移動辦公，海量信息共享，數據統計便捷，體現了高效的合同管理模式。
3合同執行過程監管
合同從談判、評審、簽訂，到執行、索賠、關閉等涉及眾多部門，合同進度控制、成本控制、質量控制等整個過程中出現的各種不確定因素，會給合同執行帶來眾多風險。如果僅靠人工溝通，這必將導致信息不對稱、問題處理滯后等結果，給合同雙方帶來困擾。因此，這種陳舊的合同管理方法已不適應現代化企業的發展需求。在合同執行過程中，經常有合同金額變更情況（尤其是EPC項目），結算值與原合同金額不一致。這種變更在傳統管理模式中，一般只有項目經理了解，公司各職能部門因種種原因，不能及時知曉。這就造成生產一線人員掌握的信息和數據與管理部門不一致，對數據的采集、應用和分析、比對都有很大的誤導，對各類統計報表數據的真實性、完整性和有效性也有很大影響，甚至會影響管理層的判斷。如果1份合同在多個部門存在不同的合同金額，這說明在業務活動過程中有偏差，在管理制度上有漏洞，勢必會影響企業的競爭力。為了解決這類問題，合同信息化管控優勢需體現在精細化管理中：1)項目經理在信息化系統中發起“合同變更審批流程”，說明合同金額變更原因，上傳變更依據，流程審批辦結后，相關崗位人員在信息化系統中更改合同金額。同時，系統會第一時間推送變更合同金額的通知至項目經理部成員和公司各相關職能部門，避免了各部門在合同執行過程因信息傳遞不及時或傳遞環節過多等而造成的誤導、誤判，保證了合同金額數據的唯一性、準確性。2)通過對系統中不同數據的積累、監管，以及對各類指標的分析、判斷，可以用制度和流程等手段規范合同執行過程出現的偏差，真正實現動態、精細化管理。這也是合同信息化管理帶來的便捷和高效。
4建立、健全合同信息化管理制度
信息化系統是一個平臺、一種工具，其使用效果如何，關鍵在于基礎數據做的怎么樣、各種管理是否到位，其核心是否有一套行之有效、完善的管理制度[1]。合同管理信息化是一項系統工程，周期長，其涉及多方面、多部門，數據龐大。從調研、方案研討、實施、上線測試和上線后相關數據的維護等工作需要不同部門、各種崗位人員的協調和配合。在此過程中，不同模塊存在許多未知因素，不是簡簡單單某個部門或一個專業能輕松搞定的。因此，要推動企業信息化建設，并使之成為高效管控手段，從認識上要有一個新高度，特別是需要企業高層的重視，對其大力扶持，協調和推動職能部門的積極參與，出臺配套的管理制度，為合同信息化管理的落地保駕護航。這樣才能讓合同信息化管理平臺發揮應有的作用，達到提高和完善企業現代化管理水平的目的。
5打造高素質的合同管理隊伍
建立優質的合同管理團隊是合同信息化管理實施的關鍵所在。要加強管理人員的信息化意識、熟知管理制度，并且熟練掌握電子信息化系統的操作[2]。在信息化管理前，企業中的合同管理人員不懂信息化相關知識，IT工程師對合同管理工作不是很了解，兩個部門在業務領域沒有太多交集。如果企業建立了信息化管理平臺，這樣的工作狀態會大大改變：在信息化推進初期，合同管理部門（人員）和信息化建立部門（人員）有著長期的溝通和交流，IT工程師通過了解合同管理線下工作模式、流程、數據來源等，梳理多重邏輯關系后，運用不同技術手段將代碼寫至信息化平臺；合同管理人員在提出IT需求過程中也逐漸了解自己的工作在合同管理模塊中的職責、角色、權限、工作流程等，并能熟練掌握各種操作。經歷一段時間的磨合，參與人員對不同范圍的工作從了解到深入，再通過后期的各類培訓學習，使各自的合同管理水平及職業綜合素質都有了大幅提高。因此，在信息化過程中，人是最重要的決定因素。沒有一支良好素養的員工隊伍，合同管理信息化系統建設是難以達到預期目標的。
6結束語
當今社會是一個知識時代，越來越多的企業為了跟上社會發展的進程，保障企業在市場中的核心競爭力，引進了“信息化+管理”模式。在新時代的合同管理中運用創新理念，依據信息化平臺，提高合同管理的規范性和有效性。雖然合同信息化管理是一個漫長的積累過程，但這些管理變革，給傳統企業帶來新活力，也是現代化企業實現高端產業鏈創新、飛躍發展的必然趨勢。
