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篇1
電子政務應用與一般的辦公自動化系統既緊密相關，又在應用側重點、用戶群體以及采用的技術等方面都有所差異，總的來說，前者在用戶的范疇上包含后者，電子政務是更廣義上的政府辦公自動化或者理解為“面向社會的政府辦公自動化”。
實施原則：
實用性原則；先進性及成熟性原則；可靠性原則；開放性及安全性原則；標準化原則；可擴充性原則；可維護性、可管理性原則；節約性原則
實施步驟
首先，在組織內部構建通信平臺（如電子郵件系統、電子論壇等），工作人員之間建立網上信息交流和初步的網上協同工作。
第二，在組織內部人員的計算機應用水平得以普遍提高，基本建立起網上協同辦公的意識之后，考慮在辦公網絡內進行一些日常工作流程如公文審批、常用申請、會議管理、檔案管理、信息采集審批與查詢，以及各部門的日常業務等。在這一階段，基本實現組織內部辦公自動化。
第三，在Internet上建立公用網站，進行信息采集、，部門間公文交換乃至簡單的電子貿易等，將辦公自動化的范圍進一步擴大到跨行業、跨部委。此時，基本實現電子政務。
在以上過程中，網絡信息系統的安全穩定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強健的網絡信息安全防范系統，在某種程度上決定著政府部門信息化建設的成敗。
第一部分內部辦公自動化系統的建設
功能需求：
一般來說，政府部門辦公自動化系統應以公文處理和機關事務管理（尤其以領導辦公）為核心，同時提供信息通訊與服務等重要功能，因此，典型的辦公自動化應用包括公文管理、督查管理、政務信息采集與、內部請示報告管理、檔案管理、會議管理、領導活動管理、政策法規庫、內部論壇等應用，另外鑒于Internet在日常辦公中占有日益重要的地位，辦公自動化系統應該與Internet留有平滑的接口。
一、提供電子郵件功能是辦公自動化系統的基本需求
在一個辦公自動化系統中通常包含了多個應用子系統，如發文、收文、信息服務、檔案管理、活動安排、會議管理等等，可以將電子郵件信箱作為所有這些辦公應用子系統的統一接口，每一個用戶通過自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經常性地來回檢查不同的應用系統，辦公自動化應用系統以電子郵件作為統一入口的設計思想，可以大大提高系統用戶的友好性和易用性，減少培訓的工作量。
二、處理大量的復合文檔型的數據信息
辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式出現，因此辦公自動化系統是典型的文檔處理系統。這些區別于傳統數據類型的信息，就是“非結構化數據”、“復合文檔數據”或“對象數據”。
一般認為，關系數據庫系統（如Oracle、DB/2、SQLServer、Foxpro等）適合傳統數據類型（結構化信息）的表示和存儲，但是對復合文檔數據的處理并非能夠完全表達信息和存儲效率最高。因此，“文檔數據庫”或“對象存儲”的概念就被引入數據庫領域，其目標就是針對新出現的需求，高效率地表達和存儲管理“復合文檔數據”。當然，傳統數據的存儲和處理也是辦公自動化系統經常不可或缺的。
辦公自動化系統由于其對復合文檔數據的處理要求，必須以文檔數據庫為核心建立，同時選擇性地結合關系數據庫。
三、包含大量的工作流應用
所謂的工作流就是一組人員為完成某一項業務所進行的所有工作與工作轉交（交互）過程。辦公自動化應用系統的大多數應用如公文審批、各類申請等。每一項工作以流程的形式，由發起者（如文件起草人）發起流程，經過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達流程的終點（如發出文件、歸檔入庫）。
工作流程可以是互相連接、交叉或循環進行的，如一個工作流的終點可能就是另一個工作流的起點，如上級部門的發文處理過程結束后引發了下級部門的收文處理過程。工作流程也可是打破單位界限的，發生于機關與機關的相關單位之間。
在相當程度上工作流自動化有三種實現模式。即：基于郵件的、基于共享數據庫的、基于郵件和共享數據庫結合模式（即“群件模式”）的。
從信息技術的角度出發，群件模式結合了“推”、“拉”技術，充分發揮了不同技術的優點，克服了其缺點，是理想的辦公自動化流程處理模式，也使辦公自動化人員擁有了完整的信息 技術工具。
四、支持協同工作和移動辦公
在日常辦公中，辦公人員需要花費大量的時間進行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協同工作”。隨著網絡技術的發展，異步協作方式如電子郵件、網絡論壇等，以及同步協作方式如網絡實時會議正在逐漸成為除了人們面對面開會之外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協同工作中去，大大提高了工作效率。
所謂的“移動辦公”就是提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，他可以遠程撥號或登錄到出差地的網絡，通過電話線或廣域網絡，隨時可以訪問到辦公自動化系統；為提高工作效率和減少費用，辦公人員還可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機上，然后切斷連接，“離線地”處理信息（例如他可以在旅途中批閱公文，起草電子郵件等），工作完畢才再次接通連接將自己的工作結果發出以及再次下載新的待辦信息。辦公自動化系統作為網絡應用系統應提供用戶協同工作支持和移動辦公支持。
五、應有完整的安全性
安全性控制功能成為辦公自動化系統得以投入使用的先決條件。機關辦公自動化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權限控制、存儲和傳輸加密，以及電子簽名。這些手段必須足夠強大，難以被攻破，而且也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。
篇2
實施原則：
實用性原則；先進性及成熟性原則；可靠性原則；開放性及安全性原則；標準化原則；可擴充性原則；可維護性、可管理性原則；節約性原則
實施步驟
首先，在組織內部構建通信平臺（如電子郵件系統、電子論壇等），工作人員之間建立網上信息交流和初步的網上協同工作。
第二，在組織內部人員的計算機應用水平得以普遍提高，基本建立起網上協同辦公的意識之后，考慮在辦公網絡內進行一些日常工作流程如公文審批、常用申請、會議管理、檔案管理、信息采集審批與查詢，以及各部門的日常業務等。在這一階段，基本實現組織內部辦公自動化。
第三，在Internet上建立公用網站，進行信息采集、，部門間公文交換乃至簡單的電子貿易等，將辦公自動化的范圍進一步擴大到跨行業、跨部委。此時，基本實現電子政務。
在以上過程中，網絡信息系統的安全穩定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強健的網絡信息安全防范系統，在某種程度上決定著政府部門信息化建設的成敗。
第一部分內部辦公自動化系統的建設
功能需求：
一般來說，政府部門辦公自動化系統應以公文處理和機關事務管理（尤其以領導辦公）為核心，同時提供信息通訊與服務等重要功能，因此，典型的辦公自動化應用包括公文管理、督查管理、政務信息采集與、內部請示報告管理、檔案管理、會議管理、領導活動管理、政策法規庫、內部論壇等應用，另外鑒于Internet在日常辦公中占有日益重要的地位，辦公自動化系統應該與Internet留有平滑的接口。
一、提供電子郵件功能是辦公自動化系統的基本需求
在一個辦公自動化系統中通常包含了多個應用子系統，如發文、收文、信息服務、檔案管理、活動安排、會議管理等等，可以將電子郵件信箱作為所有這些辦公應用子系統的統一接口，每一個用戶通過自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經常性地來回檢查不同的應用系統，辦公自動化應用系統以電子郵件作為統一入口的設計思想，可以大大提高系統用戶的友好性和易用性，減少培訓的工作量。
二、處理大量的復合文檔型的數據信息
辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式出現，因此辦公自動化系統是典型的文檔處理系統。這些區別于傳統數據類型的信息，就是“非結構化數據”、“復合文檔數據”或“對象數據”。
一般認為，關系數據庫系統（如Oracle、DB/2、SQLServer、Foxpro等）適合傳統數據類型（結構化信息）的表示和存儲，但是對復合文檔數據的處理并非能夠完全表達信息和存儲效率最高。因此，“文檔數據庫”或“對象存儲”的概念就被引入數據庫領域，其目標就是針對新出現的需求，高效率地表達和存儲管理“復合文檔數據”。當然，傳統數據的存儲和處理也是辦公自動化系統經常不可或缺的。
辦公自動化系統由于其對復合文檔數據的處理要求，必須以文檔數據庫為核心建立，同時選擇性地結合關系數據庫。
三、包含大量的工作流應用
所謂的工作流就是一組人員為完成某一項業務所進行的所有工作與工作轉交（交互）過程。辦公自動化應用系統的大多數應用如公文審批、各類申請等。每一項工作以流程的形式，由發起者（如文件起草人）發起流程，經過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達流程的終點（如發出文件、歸檔入庫）。
工作流程可以是互相連接、交叉或循環進行的，如一個工作流的終點可能就是另一個工作流的起點，如上級部門的發文處理過程結束后引發了下級部門的收文處理過程。工作流程也可是打破單位界限的，發生于機關與機關的相關單位之間。
在相當程度上工作流自動化有三種實現模式。即：基于郵件的、基于共享數據庫的、基于郵件和共享數據庫結合模式（即“群件模式”）的。
從信息技術的角度出發，群件模式結合了“推”、“拉”技術，充分發揮了不同技術的優點，克服了其缺點，是理想的辦公自動化流程處理模式，也使辦公自動化人員擁有了完整的信息技術工具。
四、支持協同工作和移動辦公
在日常辦公中，辦公人員需要花費大量的時間進行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協同工作”。隨著網絡技術的發展，異步協作方式如電子郵件、網絡論壇等，以及同步協作方式如網絡實時會議正在逐漸成為除了人們面對面開會之外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協同工作中去，大大提高了工作效率。
所謂的“移動辦公”就是提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，他可以遠程撥號或登錄到出差地的網絡，通過電話線或廣域網絡，隨時可以訪問到辦公自動化系統；為提高工作效率和減少費用，辦公人員還可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機上，然后切斷連接，“離線地”處理信息（例如他可以在旅途中批閱公文，起草電子郵件等），工作完畢才再次接通連接將自己的工作結果發出以及再次下載新的待辦信息。辦公自動化系統作為網絡應用系統應提供用戶協同工作支持和移動辦公支持。
五、應有完整的安全性
安全性控制功能成為辦公自動化系統得以投入使用的先決條件。機關辦公自動化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權限控制、存儲和傳輸加密，以及電子簽名。這些手段必須足夠強大，難以被攻破，而且也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。
篇3
以我院為例．在辦公自動化方面起步雖然較晚．但逐步實行和全面鋪開辦公自動化是必然趨勢?，F階段我院只部分使用各主管部門設計的計算機網絡系統，多個網絡系統無法鏈接，也不能兼容；多數職能科室只是使用計算機單機辦公．對所形成的電子文件未進行統一管理，主要存在以下問題。
1對電子文件的重要性認識不足，未對電子文件進行歸檔及統一管理
電子文件是近幾年才出現的新生事物，對它的意義和作用，人們還未充分認識，沒能引起足夠的重視。
使用計算機網絡系統的科室，僅是把電子文件存儲在硬盤、磁盤或光盤內，沒有進行規范整理、鑒定和歸檔。信息科作為計算機網絡系統的管理部門。也只是對全院的局域網進行技術支持和指導，網絡升級和更新前后的備份電子文件沒進行規范科學的整理和歸檔。這樣。即使不會造成電子文件丟失，日積月累，也會使電子文件堆積成災，無法檢索和利用。
未使用計算機網絡系統的科室，僅用計算機進行辦公和事務性管理。多數科室使用計算機起草文件，一旦打印出紙介質正式文件，作為草稿性的電子文件絕大多數不作保留，不是因存儲載體用于其它信息的存儲而被清洗，就是被新起草的電子文件不斷覆蓋；一些部門在文件辦結之后，則把相同內容的紙介質文件和電子文件兩種類型的文件同時保存，造成人力、物力、財力的浪費。
2辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容，給電子文件歸檔造成困難
我院使用的計算機網絡系統多是本單位或上級主管部門設計的軟件，而檔案室使用的檔案管理系統，是檔案行政管理部門為了使檔案管理達到現代化、標準化、規范化要求。實現資源共享而推廣的檔案計算機管理軟件。由于我院計算機網絡系統和檔案管理系統設計單位不同，不同軟件環境下形成的數據難以轉換，難以進行電子文件歸檔。
3電子文件的不安全性，影響了對它的歸檔管理和長期保存
電子文件具有復制和傳遞時的高保真性、設備的依賴性、載體的非直讀性、信息與載體的相分離性、信息的共享性、信息內容的易改性等特點，這些特點給電子文件的安全保管和長期保存帶來了很大困難，也給檔案工作者提出了新的挑戰。
如果上述問題得不到解決，電子文件無法進行規范管理和檢索利用而失去其共享的重要作用，阻礙了辦公自動化的進程。因此，對電子文件進行規范科學的管理，這時時代賦予檔案工作者不可推卸的責任。
電子文件歸檔及電子檔案管理都要依靠技術條件實現。電子檔案的保管期限是由電子檔案內容來定，而實現電子檔案保管期限，取決于載體的壽命、電子計算機的軟硬件生存周期和載體所載檔案與電子計算機軟研件平臺的一致性等。實現對電子文件的科學管理首先要做好以下幾方面工作：
3．1提高電子文件管理意識
電子文件與紙介質文件一樣，涉及保密、安全、管理、歸檔、利用等問題，與紙介質文件具有同等的法律憑證作用。醫院各級領導要把對電子文件的管理擺上議事日程，把這項工作納入檔案管理范疇，通過各種方式和手段，大力宣傳電子文件的重要性，提高全院職工的電子文件管理意識。
3．2加強制度建設
目前電子文件管理不善，與沒有一套完善的電子文件管理制度有著重要關系。因此，做到依法管理電子文件，逐步形成一套完善的電子文件管理體制，建立健全相應的規章制度是電子文件管理的一個重要前提：一是醫院綜合檔案室應會同有關部門聯合制定電子文件管理辦法。確定電子文件的歸檔和不歸檔范圍，依法管理電子文件。二是逐步制定和完善電子文件全過程管理制度，做到有章可循，使電子文件的管理達到標準化、規范化、制度化。
3．3做好電子文件的收集
電子文件的收集范圍盡可能廣一些，將分為幾大類，為每一類文件確定收集范圍。為了確保電子檔案信息的“原始記錄性”，檔案工作者要參與制定電子文件生成和辦理的流程，對電子文件的形成、收集、積累、歸檔、管理等環節進行把關和交接，保證電子文件生成過程各環節的真實性、完整性和有效性。為電子文件的鑒定打好基礎。
3．4把好電子文件的鑒定、歸檔關
電子文件的鑒定工作除了包括紙介質文件的密級、保管期限等內容，還應包括真實性、完整性和有效性的鑒定。其中，真實性鑒定是檢查電子文件的內容、結構、背景信息等是否與其形成的原始狀態一致；完整性鑒定是檢查電子文件的內容、結構、背景信息等相關信息是否完整無缺；有效性鑒定是檢查電子文件是否具有可讀性和可利用性。
3．5加強電子文件的管理和安全防護工作
篇4
隨著計算機技術的發展以及現代辦公的需求，計算機技術被用到辦公中去，并逐步實現辦公自動化，辦公自動化充分的使辦公需求與計算機技術結合起來，使辦公效率明顯加快。
2.1辦公自動化
我們經常說的辦公自動化（OfficeAutomation）指的是辦公的內部事務性工作實現自動化處理以及辦公信息實現自動化處理的自動化系統，辦公自動化系統是計算機技術發展的衍生物。辦公人員通過辦公自動化系統的硬件、軟件以及各種網絡通信設備和辦公所需要的各種必要設備進行信息的收集、信息的傳送、信息的加工、信息的儲存等環節，通過這些環節。辦公人員就可以根據需求將個人辦公系統、公務管理系統、檔案管理系統等集成到指定的統一網絡中，使之實現信息的共享提升辦公效率。我國的自動化辦公在電子商務中的應用最為廣泛，辦公自動化極大的提升了辦公效率，計算機技術的發展使辦公自動化正在趨向于智能化。
2.2計算機技術在辦公自動化中的應用
目前在辦公自動化的過程中，計算機技術主要還是體現在圖文的處理方面，我們日常處理文字、數據所用的Word、WPS都是用來處理文字、圖畫的軟件，這些軟件對文字進行編輯，對文字的版式進行處理，并對編輯內容進行打印等操作，提升了辦公效率。計算機在辦公方面的應用還體現在數據的處理上，例如Exal等軟件可以在很短的時間內對目標數據進行篩選、排序等，實現了辦公中數據處理的自動化，辦公人員還可以在計算機上設計自己所需要的表格、并根據需求對表格進行修改處理和制表等操作。多媒體技術也在辦公自動化過程中得到了應用，多媒體技術可以再辦公過程中對圖像進行有目的的修改，還可以根據需要發送語音傳真，多媒體技術還被應用到綜合業務數字網、多功能多媒體應用站中去，使辦公更加現代化、高效化。計算機技術在近幾年還被廣泛應用到了各種會議中去，視頻會議就是計算機在辦公自動化中的應用，會議的雙方雖然不在同一個地點，但是通過計算機技術的處理，可以實現雙方的面對面的交流，會議的內容也能應用計算機軟件進行相應的匯總、判斷決議以及打印會議總結報告等，計算機技術在視頻會議中的應用，節省了開會的成本和時間，極大的提升了辦公的效率。
2.3如何應對辦公自動化過程中的計算機技術
計算機在各個行業中的應用越來越廣泛，各行業的辦公人員必須不斷地提升使用計算機技術的能力以適應計算機技術的發展，從業人員要積極圍繞社會以及行業的需求，不斷地提升計算機的理論和實踐性應用，以滿足各行業的自動化辦公需求。在企業實現辦公自動化過程中，要積極進行計算機辦公設備的更新換代以及注重辦公人員計算機使用技術的培訓，企業要加強與高?；蛘咂渌嬎銠C培訓機構的合作，使辦公人員能夠在自動化辦公中游刃有余。辦公人員也要加強自身的自主學習意識，積極學習一些計算機技術，例如常用的辦公軟件以及各種操作系統的使用，軟件的安裝啟動以及使用、電子郵件的接收以及發送等基本操作。
篇5
上傳下達科學化。辦公自動化作為信息處理與管理的數據庫。是決策的支持系統和信息工具。通常辦公室的業務，主要是進行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業務文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產生文件復件等等。所以，采用計算機文字處理技術生產各種文檔，存儲各種文檔，采用其它先進設備，如復印機、傳真機等復制、傳遞文檔，或者采用計算機網絡技術傳遞文檔，是辦公室自動化的基本特征。實行辦公自動化后。秘書工作的大部分業務都可以借助先進的辦公設備進行處理，可充分利用積累的文件數據，實行文字處理、信息傳遞、存貯與檢索的現代化管理，大大地提高了工作速度和效率。 左右聯系標準化。學院辦公室是學院工作的領導進行決策的場所。領導做出決策，指示，除了文檔上的往來之外，更深層的工作，實際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向各基層單位或校級相關部門。通過應用辦公自動化，可以將文檔格式、文檔管理編碼、信息、交換格式、名詞術語等標準化，有利于實現信息交換，擴大資源共享，提高工作效率。有效地保證信息的完整與安全性。 內外溝通窗口化。辦公自動化在高校行政秘書工作中充當著窗口的角色，辦公自動化程度的高低反映出行政秘書效率與質量的高低。首先，通過辦公自動化。行政秘書不僅能夠及時了解機關環境的變化，而且有利于機關領導及其他同事了解自身工作，拓寬對外聯系面。同時。通過郵件、聊天群等，秘書可以和單位的領導或其他同事進行信息傳遞、信息共享。使信息流動速度加快，避免因信息流動不暢而引起的矛盾，從而有效協調內部關系。其次，行政秘書通過互聯網可以不受時間和空間的限制去瀏覽網站，及時了解校內校外各類的相關信息或變化情況。
二、辦公自動化要求行政秘書必備的素質與技能
篇6
2計算機辦公自動化網絡構建策略
篇7
2.用戶需求分析
辦公自動化系統的建立，需要進行用戶需求調查與分析，以確定系統目標，這是系統建設的重要環節。
中小企業需要規模相對較小，但其在功能上對系統的需求卻是全面的。大體可分為：一方面是通過收發電子郵件為主的方式，與其它員工交流各種信息，基于工作流的方式實現諸如請假申請、物品申領審批過程；員工管理個人日程安排，各種圖書資料的查閱等日常辦公功能。另一方面則是面向公司辦公業務方面的業務管理功能。即完全采用計算機技術處理辦公業務，使企業內部人員能夠方便快捷地共享信息、交流信息，高效地協同工作，既兼顧個人辦公效率的提高，又可以實現群體協同工作。
在軟、硬件方面對系統的需求，由于中小企業信息化水平比較低，軟硬件配置較差；而且資金實力并不雄厚。所以其對硬件的配置要求是盡可能的低，對軟件配置的要求則是系統最好是基于日常辦公軟件如OFFICE系列上的應用系統，這樣既不用花大量資金添置軟件，員工又較容易學會使用應用系統。
在開發方式上對系統的需求，由于中小企業的經濟實力有限，應著重考慮投入/產出比問題。一般商業軟件是無法滿足上面的要求，而從基礎語言開始開發成本高、周期長，更不現實；因此利用現有軟件進行改進，即二次開發，通過對幾個商業化軟件功能進行修改、增刪和開發來實現中小企業建立具有自身個性的辦公自動化系統。即通過系統集成的方法來將各個功能集成為一個整體發揮作用。即通過兩次開發的方式來實現降低成本、節約開支、提高效率。
3.系統設計
3.1系統基本目標
3.1.1實現辦公規范化和制度化
絕大多數中小企業由于辦公自動化起步較慢，大多數還停留在使用沒有聯網的計算機和MSOffice系列應用軟件來提高個人辦公效率，沒有從根本上改變過去復雜、低效的手工辦公方式，辦公方式遠沒有實現規范化和制度化。因此，中小企業建立辦公自動化系統就是要使辦公方式規范化和制度化。即企業辦公基于工作流，完全采用計算機技術處理辦公業務，使企業內部人員能夠方便快捷地共享、交流信息，高效地協同工作，既兼顧個人辦公效率的提高，又可以實現群體協同工作；同時又能實現迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業的管理和決策提供科學的依據；從而提高效率，增強企業的競爭力，使企業能夠在激烈的市場競爭中取勝、不斷發展壯大。
3.1.2管理多種數據類型
中小企業規模較小，但其辦公自動化信息系統所包括的范圍應該是整個日常辦公和部分企業業務。因此，其數據量相對大企業、大公司雖然比較少，但是其數據類型并不會比大企業、大公司少，不僅包括日常辦公所產生的各種數據，還要包括業務辦公所產生的各種數據，有些中小企業業務數據涉及大量的圖形數據；這些數據既有規范的、結構化數據又有不規范的、非結構化數據，中小企業辦公自動化信息系統就是要科學地管理這些各種類型的數據，實現各種數據的"無縫"聯接，保障數據的一致性和安全性。
3.1.3系統設計的先進性
辦公自動化系統應在開發出來時在技術上應具有一定的先進性，代表當時辦公自動化信息系統的先進水平，這樣才能使系統在建成后一段時間內，不會因技術的落后而需要大規模的調整，并且能夠跟隨著逐步的升級而保持整個系統的先進性。同時要求系統對計算機硬件要求不能太高，運行速度要快。因為中小企業從經濟實力上無法大量投資去購置高檔硬件、軟件，短時間內對系統進行全面升級；另外，大多數中小企業經營規模經常變化、人員經常流動。系統應能夠適應企業的不斷變化，應具有可擴展性、易升級性和開放性。
3.2系統結構設計
在辦公自動化系統開發中，基于Web技術的開發方式正以其特有的跨平臺、統一美觀的界面、簡單的操作、開發的系統容易升級、系統開發時間較短，成本較低越來越受到歡迎，但是這種系統具有傳輸速度較慢，不利于大數據量的傳輸的缺點。而這正是基于C/S結構的開發方式的優點所在。
本實例以某一地產策劃公司自動化系統為例。本系統主要有二個方面的內容：一是日常事務管理；二是業務事務管理，針對公司核心業務是地產策劃，以項目為單位進行運作。而在業務事務中要涉及大量圖形數據（如地形圖和規劃圖等）。因此本系統開發采用一種結合C/S和Web的方式。利用Web完成日常辦公和某些需要遠程通訊的業務，而C/S結構可以在局域網內實現特別功能和大的業務數據(如圖形數據)傳輸。
服務器以WindowsNT為操作系統，Oracle、SQLServer或MSAccess為數據庫，Exchange作為郵件存儲提供者、通信錄提供者和傳輸提供者，IIS實現Web。
客戶端以Windows98/95為平臺，用Outlook進行郵件接受、發送以及它的瀏覽窗口進行網頁瀏覽，MSProject進行項目規劃，Word進行文檔編輯，AutoCAD進行地圖編輯瀏覽。
首先，確定以Exchange為基礎建立C/S結構網絡，并輔以IIS?？蛻魴C上采用Outlook為基礎平臺軟件，由于它本身既是Exchange客戶程序又具有網頁瀏覽窗口實現了二者的無縫聯接。然后在Outlook基礎上對其它程序進行控制，并構造各程序數據的流通橋梁；最后各部分數據盡量存儲在數據庫中，用數據庫對各種類型數據實現進一步集成。如圖1：
圖1系統集成結構圖
圖1系統結構圖
①通過VBA6利用OLE、API等技術對客戶端多個應用程序進行集成形成自己的系統；
②Outlook通過瀏覽窗口訪問WebServer并通過它訪問數據庫；
③Outlook通過ExchangeServer進行郵件發送和接收；
④Word訪問數據庫中的文檔；
⑤MSProject通過數據庫實現資源數據共享；
⑥AutoCAD訪問共享圖形數據。
3.3系統功能設計
中小企業雖然員工較少、規模較小，其辦公自動化系統的功能也有其自身的特色，不僅包括企業日常辦公的常用功能，還包括日常辦公中的許多小功能；同時還包括部分業務辦公功能。
本實例在充分進行用戶需求分析的基礎上把系統劃分為八個子系統：日常管理分行政管理、人事管理、工作管理、文檔圖書管理、公告板和電子郵件，業務事務則為項目管理，另外還包括系統維護。如圖2：
圖2
.行政管理功能。公司行政方面的各種功能，包括考勤管理、會議管理、用餐管理、傳真管理、復印管理，用車管理等。
.人事管理功能。公司人事方面的各種功能，包括員工調動管理、晉升管理、培訓管理，客戶信息管理等。
.文檔管理功能。包括各種檔案管理、各種業務信息管理和圖書管理等。
.工作管理功能。包括員工個人日志、個人工作報表和員工考核等。
.電子郵箱功能。包括收發企業內部電子郵件等。
.公告板功能。企業內部的論壇和通知等。
.項目管理功能。與公司業務相關的功能。包括項目小組成員選擇，項目情況查詢和項目成果監控等。
.系統維護功能。包括用戶基本信息維護、權限管理和重要數據的安全性的維護。
由于本系統是采用Web和C/S相結合方式開發的。因此在功能模塊的使用上則相對較靈活，可以針對員工的不同職位及員工所從事的不同業務提供不同的功能。例如：用餐管理功能則只提供給行政經理；客戶信息管理功能則只提供給人事經理和總經理；而項目管理功能則提供給經常參與項目運作的項目小組成員，而行政經理和人事經理則不提供此功能。采用這種方式提供功能既方便員工使用本應用系統又有利于系統的安全性，保證員工不能越權操作。正好適應了中小企業員工流動性大、員工的職位變化快的特點。
本系統在有30多名員工的該地產策劃公司運行良好，使公司的運作完全規范化和制度化。簡潔明了的登錄界面增強了系統的安全性；特別是行政管理子系統中的用餐管理、考勤管理和用車管理等功能大大提高了工作效率；工作管理子系統的個人日志、工作報表和員工考核功能既有利于員工提高工作效率，又有利于領導對員工進行全面而準確的考核；項目管理子系統則對企業核心業務是以項目以單位的地產策劃進行了規范化管理；而特色功能內部電子郵件功能和公告板功能增進了員工之間的交流與合作，活躍了企業的文化氛圍。
5.結束語
本文通過一個采用Web技術和C/S結合方式開發的中小企業辦公自動化系統實例分析了中小企業辦公自動化系統的設計與實現。采用這種方式既發揮了Web技術的優勢，使信息流轉、信息、查詢和維護更加方便；系統的功能擴展和規模擴展更加便利；系統開發速度更快、開發成本更低；又發揮了C／S結構有利于大數據量（如圖形數據）的傳輸的優點。這種開發方式更加貼近中小企業的實際需求，也符合中小企業的實際情況。既滿足中小企業對日常辦公的需要，又滿足其對業務辦公的部分需求。另外，采用這種開發方式充分考慮了投入／產出比，節約了成本。而且，采用這種開發方式開發的辦公自動化系統具有良好的擴充升級功能，能夠適應企業未來發展的需要。
參考資料
篇8
2.1系統層次結構
層次結構是一個物理模型，它體現實際機構設置。肇慶電力工業局辦公系統是一個整體，其中局本部和各縣局分別是一個管理子系統，整個層次結構共分4級，即肇慶電力工業局辦公自動化系統、子系統、工作部門、工作人員。
2.2管理層次
管理層次、機構設置是一個單位工作的基礎。一般管理層次是指上下級管理層次，不同級別的科室向上級負責并管理下級。在實際工作中一些科室的任務突破了行政隸屬的關系，它會成為某種信息的樞紐，從某些方面對其它平級科室進行管理，如局辦公室，在全局日常工作中它是一個工作信息的樞紐，對全局日常工作起協調作用。
工作部門負責具體工作，是辦公系統的基礎信息點。一個工作部門由工作組成工作人員組成，任何一個工作人員或工作組的請示、匯報都必須通過工作部門領導上報局領導或其它工作部門，上級的指示、各種文件也要通過工作部門傳達到工作人員。
職能部門也是一個工作部門，只不過在某項職能上有特殊地位。職能部門的另一個特征是它有信息轉貯的功能，職能部門負責收集與自己職能有關的各種文件、請示、報告、報表，并上報局領導及有關部門，同時將文件、上級領導的指標等轉發給有關單位。每個職能部門都有檔案庫，用來存儲有關資料。
整個系統管理層次分四級，局領導是管理工作的最高層，局領導通過職能部門管理工作部門，工作部門將具體任務下達給工作組或工作人員。
3數據形式
辦公自動化系統中流動力和存儲的數據主要是文檔數據和圖形數據。文檔數據以MICROSOFTWORD、EXCEL等外部格式存儲，與其它系統接口數據采用純文本方式。圖形文件(如上級發文)采用掃描壓縮方式存儲。
參與流通的數據有發下幾種形式：
a)傳閱型。傳遞給有關人員閱讀并提出意見，然后返回發文單位，存檔。主要指有文號的正式文件、綜合信息報表。
b)閱辦型。有關人員閱讀后交給經辦人，經辦人需把辦理結果返回發文單位存檔。主要指有文號的正式文件并有催辦要求。
c)公告型。同時給有關人員如通知、公告、參考資料等，可有答復也可沒有。
d)請示、審批。發文人要達到某種目的需要各級領導批準。發文人可以指定一個或多個審批人，審批人可另行指定下一個審批人。審批完成后返回發文人存檔。
e)私人信件。所有人員與人員之間的郵件，可回復也可不回復。
f)共享信息。使有權限的人在公用檔案庫、資料庫及INTERNET上查詢有關資料。
4工作界面及功能模塊
系統設置兩組模塊(見圖1)。工作模塊是以個人常規工作為主要目的的模塊，系統中每個人都有一組工作模塊用以處理個人的工作；職能模塊是職能部門處理職能工作的模塊。
4.1主要工作模塊
4.1.1請示、審批
所有需要向上級請示或匯報的文檔由這個模塊撰寫和發出。文件來源可以是由WORD、EXCEL撰寫的，也可以是從其它郵件上轉來的。請示表格有以下內容：
a)審請發文。填寫發文稿紙，指明會辦單位，撰寫文件內容，然后發給辦公室。審請發文被批準或不批準時應有回復給審請人。
b)請示。填寫請示承辦登記表和請示內容，確定審批人員，可以一個也可以多個或由審批人確定下一個審批人。請示被批準或否決后，審批結果應轉發給申請人，并存檔、實施。各種需要轉發的請示先在待辦事宜里出現，由請示、審批模塊處理，批復后轉給申請人員。如果要請示的人不在，則系統會提示你是否還要發出請示，可以發出后等審批人回來處理或改變審批人。如果審批流程中有第二審批人，當第一審批人在審批時間內未批復時則自動轉到第二審批人。系統中所有審批流程都有這個功能。圖2是審批流程圖。
4.1.2統計、報表
所有需要向上級上報的統計結果和綜合信息報表由這個模塊撰寫和發出。文件來源可以是由其他數據庫提取，也可以用WORD、BXCEL編寫，或從其它郵件上轉來。報表上報給有關部門后，各部門應有回復。
所有發出的文件及回復都能在個人資料庫中存檔。如果報表文件是一般工作人員起草的，必須給工作部門領導修改后再上報。
4.1.3資料查詢
可以用這個模塊查詢局檔案室的文件。正式公文只能查閱目錄，選定文件后需向職能部門提出借閱申請，批準后方可查看內容。參考資料可隨時查看、復制。
4.2主要職能模塊
4.2.1收文
收文是指外部來文。文件收到后由收文管理模塊進行登記和將文件用掃描儀錄入計算機，并確定傳閱流程和傳閱人員，需要辦理的還要確定承辦人員。文件傳閱后和承辦人辦理后，連同傳閱意見和辦理結果返回收文模塊，由收文模塊轉去歸檔模塊歸檔。文件發出后可在收文模塊中看到文件流通的情況。收文流程見圖3。
4.2.2發文
發文是指局內一個文件由起草到發出的過程。起草文件的是一個工作部門，起草文件先發到職能部門，職能部門在待辦事宜中看到這個發文要求后，轉給職能部門領導核稿并決定會辦單位。會辦單位意見返回后，再轉至職能部門領導綜合，綜合定稿后轉給局長簽發。局長簽發后由機要室登記、編文號、存檔并發文。文件發給各工作部門后由各部門存檔。發文流程見圖4。
4.2.3歸檔
文件歸檔的主要工作是將需要歸檔的文件分類、設置保密等級并存入檔案室。檔案室是一個模擬檔案管理的數據庫，用于存放文件、參考資料等供查詢信息。任何人都可查詢檔案室，但除參考資料外都只能看到目錄，要查看文件需要請示借閱，批準后方可查看。
5安全性
5.1權限
辦公系統有嚴格的權限規定，權限分人員權限和文件權限。人員權限由層次化結構決定，不同層次下的人員要進行通信必須通過上一層結構的身份驗證和周轉。文件權限分數據庫權限和文件權限。數據庫有一個存取控制表，建立時即可確定存取人員。一個文檔的存取權限分作者、讀者和編輯者。在一份請示報告中撰寫人是作者，審批人是編輯者，而其他人為讀者。辦公系統中的所有數據庫、文檔都有嚴格的存取權限限制。
5.2時效性
可以為文檔規定流通時間和存在時間，如一項審批要求在限定時間內答復，如不答復則系統會自動發催辦通知。文件在失效后自行刪除，如召開會議通知在會議召開后自行刪除。
5.3保密性
系統對所有以個人身份發出的信息，包括電子簽名等都進行驗證。一個文檔沒有給某個讀者權限時，他是無法閱讀的。
6結束語
該系統目前已正式投入運行。結合肇慶電力工業局的實際情況，軟件設計方面基本做到了實用性與通用性的良好結合，開發了與其它系統的接口界面，使肇慶電力工業局的信息管理水平在辦公自動化系統(OA)這個信息傳輸樞紐的推動下上了一個新的臺階。
參考文獻
篇9
實施原則：
實用性原則；先進性及成熟性原則；可靠性原則；開放性及安全性原則；標準化原則；可擴充性原則；可維護性、可管理性原則；節約性原則
實施步驟
首先，在組織內部構建通信平臺（如電子郵件系統、電子論壇等），工作人員之間建立網上信息交流和初步的網上協同工作。
第二，在組織內部人員的計算機應用水平得以普遍提高，基本建立起網上協同辦公的意識之后，考慮在辦公網絡內進行一些日常工作流程如公文審批、常用申請、會議管理、檔案管理、信息采集審批與查詢，以及各部門的日常業務等。在這一階段，基本實現組織內部辦公自動化。
第三，在Internet上建立公用網站，進行信息采集、，部門間公文交換乃至簡單的電子貿易等，將辦公自動化的范圍進一步擴大到跨行業、跨部委。此時，基本實現電子政務。
在以上過程中，網絡信息系統的安全穩定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強健的網絡信息安全防范系統，在某種程度上決定著政府部門信息化建設的成敗。
第一部分內部辦公自動化系統的建設
功能需求：
一般來說，政府部門辦公自動化系統應以公文處理和機關事務管理（尤其以領導辦公）為核心，同時提供信息通訊與服務等重要功能，因此，典型的辦公自動化應用包括公文管理、督查管理、政務信息采集與、內部請示報告管理、檔案管理、會議管理、領導活動管理、政策法規庫、內部論壇等應用，另外鑒于Internet在日常辦公中占有日益重要的地位，辦公自動化系統應該與Internet留有平滑的接口。
一、提供電子郵件功能是辦公自動化系統的基本需求
在一個辦公自動化系統中通常包含了多個應用子系統，如發文、收文、信息服務、檔案管理、活動安排、會議管理等等，可以將電子郵件信箱作為所有這些辦公應用子系統的統一接口，每一個用戶通過自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經常性地來回檢查不同的應用系統，辦公自動化應用系統以電子郵件作為統一入口的設計思想，可以大大提高系統用戶的友好性和易用性，減少培訓的工作量。
二、處理大量的復合文檔型的數據信息
辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式出現，因此辦公自動化系統是典型的文檔處理系統。這些區別于傳統數據類型的信息，就是“非結構化數據”、“復合文檔數據”或“對象數據”。
一般認為，關系數據庫系統（如Oracle、DB/2、SQLServer、Foxpro等）適合傳統數據類型（結構化信息）的表示和存儲，但是對復合文檔數據的處理并非能夠完全表達信息和存儲效率最高。因此，“文檔數據庫”或“對象存儲”的概念就被引入數據庫領域，其目標就是針對新出現的需求，高效率地表達和存儲管理“復合文檔數據”。當然，傳統數據的存儲和處理也是辦公自動化系統經常不可或缺的。
辦公自動化系統由于其對復合文檔數據的處理要求，必須以文檔數據庫為核心建立，同時選擇性地結合關系數據庫。
三、包含大量的工作流應用
所謂的工作流就是一組人員為完成某一項業務所進行的所有工作與工作轉交（交互）過程。辦公自動化應用系統的大多數應用如公文審批、各類申請等。每一項工作以流程的形式，由發起者（如文件起草人）發起流程，經過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達流程的終點（如發出文件、歸檔入庫）。
工作流程可以是互相連接、交叉或循環進行的，如一個工作流的終點可能就是另一個工作流的起點，如上級部門的發文處理過程結束后引發了下級部門的收文處理過程。工作流程也可是打破單位界限的，發生于機關與機關的相關單位之間。
在相當程度上工作流自動化有三種實現模式。即：基于郵件的、基于共享數據庫的、基于郵件和共享數據庫結合模式（即“群件模式”）的。
從信息技術的角度出發，群件模式結合了“推”、“拉”技術，充分發揮了不同技術的優點，克服了其缺點，是理想的辦公自動化流程處理模式，也使辦公自動化人員擁有了完整的信息技術工具。
四、支持協同工作和移動辦公
在日常辦公中，辦公人員需要花費大量的時間進行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協同工作”。隨著網絡技術的發展，異步協作方式如電子郵件、網絡論壇等，以及同步協作方式如網絡實時會議正在逐漸成為除了人們面對面開會之外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協同工作中去，大大提高了工作效率。
所謂的“移動辦公”就是提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，他可以遠程撥號或登錄到出差地的網絡，通過電話線或廣域網絡，隨時可以訪問到辦公自動化系統；為提高工作效率和減少費用，辦公人員還可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機上，然后切斷連接，“離線地”處理信息（例如他可以在旅途中批閱公文，起草電子郵件等），工作完畢才再次接通連接將自己的工作結果發出以及再次下載新的待辦信息。辦公自動化系統作為網絡應用系統應提供用戶協同工作支持和移動辦公支持。
五、應有完整的安全性
安全性控制功能成為辦公自動化系統得以投入使用的先決條件。機關辦公自動化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權限控制、存儲和傳輸加密，以及電子簽名。這些手段必須足夠強大，難以被攻破，而且也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。
篇10
LotusNotes是一個基于各部門協同工作的工作平臺，有強大的通信和信息管理功能，保密性強，有良好的擴充能力，且通過了美國C2級安全認證，因此我們選擇LotusNotes作為開發平臺。
2管理層次結構
2.1系統層次結構
層次結構是一個物理模型，它體現實際機構設置。肇慶電力工業局辦公系統是一個整體，其中局本部和各縣局分別是一個管理子系統，整個層次結構共分4級，即肇慶電力工業局辦公自動化系統、子系統、工作部門、工作人員。
2.2管理層次
管理層次、機構設置是一個單位工作的基礎。一般管理層次是指上下級管理層次，不同級別的科室向上級負責并管理下級。在實際工作中一些科室的任務突破了行政隸屬的關系，它會成為某種信息的樞紐，從某些方面對其它平級科室進行管理，如局辦公室，在全局日常工作中它是一個工作信息的樞紐，對全局日常工作起協調作用。
工作部門負責具體工作，是辦公系統的基礎信息點。一個工作部門由工作組成工作人員組成，任何一個工作人員或工作組的請示、匯報都必須通過工作部門領導上報局領導或其它工作部門，上級的指示、各種文件也要通過工作部門傳達到工作人員。
職能部門也是一個工作部門，只不過在某項職能上有特殊地位。職能部門的另一個特征是它有信息轉貯的功能，職能部門負責收集與自己職能有關的各種文件、請示、報告、報表，并上報局領導及有關部門，同時將文件、上級領導的指標等轉發給有關單位。每個職能部門都有檔案庫，用來存儲有關資料。
整個系統管理層次分四級，局領導是管理工作的最高層，局領導通過職能部門管理工作部門，工作部門將具體任務下達給工作組或工作人員。
3數據形式
辦公自動化系統中流動力和存儲的數據主要是文檔數據和圖形數據。文檔數據以MICROSOFTWORD、EXCEL等外部格式存儲，與其它系統接口數據采用純文本方式。圖形文件(如上級發文)采用掃描壓縮方式存儲。
參與流通的數據有發下幾種形式：
a)傳閱型。傳遞給有關人員閱讀并提出意見，然后返回發文單位，存檔。主要指有文號的正式文件、綜合信息報表。
b)閱辦型。有關人員閱讀后交給經辦人，經辦人需把辦理結果返回發文單位存檔。主要指有文號的正式文件并有催辦要求。
c)公告型。同時給有關人員如通知、公告、參考資料等，可有答復也可沒有。
d)請示、審批。發文人要達到某種目的需要各級領導批準。發文人可以指定一個或多個審批人，審批人可另行指定下一個審批人。審批完成后返回發文人存檔。
e)私人信件。所有人員與人員之間的郵件，可回復也可不回復。
f)共享信息。使有權限的人在公用檔案庫、資料庫及INTERNET上查詢有關資料。
4工作界面及功能模塊
系統設置兩組模塊(見圖1)。工作模塊是以個人常規工作為主要目的的模塊，系統中每個人都有一組工作模塊用以處理個人的工作；職能模塊是職能部門處理職能工作的模塊。
4.1主要工作模塊
4.1.1請示、審批
所有需要向上級請示或匯報的文檔由這個模塊撰寫和發出。文件來源可以是由WORD、EXCEL撰寫的，也可以是從其它郵件上轉來的。請示表格有以下內容：
a)審請發文。填寫發文稿紙，指明會辦單位，撰寫文件內容，然后發給辦公室。審請發文被批準或不批準時應有回復給審請人。
b)請示。填寫請示承辦登記表和請示內容，確定審批人員，可以一個也可以多個或由審批人確定下一個審批人。請示被批準或否決后，審批結果應轉發給申請人，并存檔、實施。各種需要轉發的請示先在待辦事宜里出現，由請示、審批模塊處理，批復后轉給申請人員。如果要請示的人不在，則系統會提示你是否還要發出請示，可以發出后等審批人回來處理或改變審批人。如果審批流程中有第二審批人，當第一審批人在審批時間內未批復時則自動轉到第二審批人。系統中所有審批流程都有這個功能。圖2是審批流程圖。
4.1.2統計、報表
所有需要向上級上報的統計結果和綜合信息報表由這個模塊撰寫和發出。文件來源可以是由其他數據庫提取，也可以用WORD、BXCEL編寫，或從其它郵件上轉來。報表上報給有關部門后，各部門應有回復。
所有發出的文件及回復都能在個人資料庫中存檔。如果報表文件是一般工作人員起草的，必須給工作部門領導修改后再上報。
4.1.3資料查詢
可以用這個模塊查詢局檔案室的文件。正式公文只能查閱目錄，選定文件后需向職能部門提出借閱申請，批準后方可查看內容。參考資料可隨時查看、復制。
4.2主要職能模塊
4.2.1收文
收文是指外部來文。文件收到后由收文管理模塊進行登記和將文件用掃描儀錄入計算機，并確定傳閱流程和傳閱人員，需要辦理的還要確定承辦人員。文件傳閱后和承辦人辦理后，連同傳閱意見和辦理結果返回收文模塊，由收文模塊轉去歸檔模塊歸檔。文件發出后可在收文模塊中看到文件流通的情況。收文流程見圖3。
4.2.2發文
發文是指局內一個文件由起草到發出的過程。起草文件的是一個工作部門，起草文件先發到職能部門，職能部門在待辦事宜中看到這個發文要求后，轉給職能部門領導核稿并決定會辦單位。會辦單位意見返回后，再轉至職能部門領導綜合，綜合定稿后轉給局長簽發。局長簽發后由機要室登記、編文號、存檔并發文。文件發給各工作部門后由各部門存檔。發文流程見圖4。
4.2.3歸檔
文件歸檔的主要工作是將需要歸檔的文件分類、設置保密等級并存入檔案室。檔案室是一個模擬檔案管理的數據庫，用于存放文件、參考資料等供查詢信息。任何人都可查詢檔案室，但除參考資料外都只能看到目錄，要查看文件需要請示借閱，批準后方可查看。
5安全性
5.1權限
辦公系統有嚴格的權限規定，權限分人員權限和文件權限。人員權限由層次化結構決定，不同層次下的人員要進行通信必須通過上一層結構的身份驗證和周轉。文件權限分數據庫權限和文件權限。數據庫有一個存取控制表，建立時即可確定存取人員。一個文檔的存取權限分作者、讀者和編輯者。在一份請示報告中撰寫人是作者，審批人是編輯者，而其他人為讀者。辦公系統中的所有數據庫、文檔都有嚴格的存取權限限制。
5.2時效性
可以為文檔規定流通時間和存在時間，如一項審批要求在限定時間內答復，如不答復則系統會自動發催辦通知。文件在失效后自行刪除，如召開會議通知在會議召開后自行刪除。
5.3保密性
系統對所有以個人身份發出的信息，包括電子簽名等都進行驗證。一個文檔沒有給某個讀者權限時，他是無法閱讀的。
6結束語
該系統目前已正式投入運行。結合肇慶電力工業局的實際情況，軟件設計方面基本做到了實用性與通用性的良好結合，開發了與其它系統的接口界面，使肇慶電力工業局的信息管理水平在辦公自動化系統(OA)這個信息傳輸樞紐的推動下上了一個新的臺階。
參考文獻
篇11
企業內部辦公自動化網絡一般是基于TcrilP協議并采用了Internet的通信標準和Web信息流通模式的Intra-net，它具有開放性，因而使用極其方便。但開放性卻帶來了系統人侵、病毒人侵等安全性問題。一旦安全問題得不到很好地解決，就可能出現商業秘密泄漏、設備損壞、數據丟失、系統癱瘓等嚴重后果，給正常的企業經營活動造成極大的負面影響。因此企業需要一個更安全的辦公自動化網絡系統。
辦公自動化系統的安全包括網絡設備、配套設備的安全、數據的安全、通訊的安全、運行環境的安全，還包括網絡內部每臺計算機的安全、計算機功能的正常發
揮等部分。
辦公自動化網絡安全問題的解決主要應從預警、防護、災難恢復等三方面人手，下面就安全預警、數據安全防護、人侵防范、病毒防治以及數據恢復等方面分別探討。
2.辦公自動化網絡常見的安全問題
2.1黑客入侵
目前的辦公自動化網絡基本上都采用以廣播為技術基礎的以太網。在同一以太網中，任何兩個節點之間的通信數據包，不僅可以為這兩個節點的網卡所接收，也同時能夠為處在同一以太網上的任何一個節點的網卡所截取。另外，為了工作方便，辦公自動化網絡都備有與
外網和國際互聯網相互連接的出人口，因此，外網及國際互聯網中的黑客只要侵人辦公自動化網絡中的任意節點進行偵聽，就可以捕獲發生在這個以太網上的所有數據包，對其進行解包分析，從而竊取關鍵信息;而本網絡中的黑客則有可能非常方便的截取任何數據包，從而
造成信息的失竊。
2.2病毒感染
隨著計算機和網絡的進步和普及，計算機病毒也不斷出現，總數已經超過20000種，并以每月300種的速度增加，其破環性也不斷增加，而網絡病毒破壞性就更強。一旦文件服務器的硬盤被病毒感染，就可能造成系統損壞、數據丟失，使網絡服務器無法起動，應用程序和數據無法正確使用，甚至導致整個網絡癱瘓，造成不可估量的損失。
網絡病毒普遍具有較強的再生機制，可以通過網絡擴散與傳染。一旦某個公用程序染了毒，那么病毒將很快在整個網絡上傳播，感染其它的程序。由網絡病毒造成網絡癱瘓的損失是難以估計的。一旦網絡服務器被感染，其解毒所需的時間將是單機的幾十倍以上。
2.3數據破壞
在辦公自動化網絡系統中，有多種因素可能導致數據的破壞。
首先是黑客侵人，黑客基于各種原因侵人網絡，其中惡意侵人對網絡的危害可能是多方面的。其中一種危害就是破壞數據，可能破壞服務器硬盤引導區數據、刪除或覆蓋原始數據庫、破壞應用程序數據等。
其次是病毒破壞，病毒可能攻擊系統數據區，包括硬盤主引導扇區、Boot扇區、FAT表、文件目錄等;病毒還可能攻擊文件數據區，使文件數據被刪除、改名、替換、丟失部分程序代碼、丟失數據文件;病毒還可能攻擊CMOS，破壞系統CMOS中的數據。
第三是災難破壞，由于自然災害、突然停電、強烈震動、誤操作等造成數據破壞。重要數據遭到破壞和丟失，會造成企業經營困難、人力、物力、財力的巨大浪費。
3.網絡安全策略
3.1網絡安全預警
辦公自動化網絡安全預誓系統分為人侵預警和病毒預警兩部分。
人侵預警系統中，人侵檢測可以分析確定網絡中傳輸的數據包是否經過授權。一旦檢測到人侵信息，將發出警告，從而減少對網絡的威脅。它把包括網絡掃描、互聯網掃描、系統掃描、實時監控和第三方的防火墻產生的重要安全數據綜合起來，提供內部和外部的分析并在實際網絡中發現風險源和直接響應。它提供企業安全風險管理報告，報告集中于重要的風險管理范圍，如實時風險、攻擊條件、安全漏洞和攻擊分析;提供詳細的人侵告警報告，顯示人侵告警信息(如人侵IP地址及目的IP地址、目的端口、攻擊特征)，并跟蹤分析人侵趨
勢，以確定網絡的安全狀態;信息可以發往相關數據庫，作為有關網絡安全的決策依據。
病毒預警系統通過對所有進出網絡的數據包實施不間斷的持續掃描，保持全天24小時監控所有進出網絡的文件，發現病毒時可立即產生報警信息，通知管理員，并可以通過IP地址定位、端口定位追蹤病毒來源，并產生功能強大的掃描日志與報告，記錄規定時間內追蹤網絡所有病毒的活動。
3.2數據安全保護
3.2.1針對入侵的安全保護
對于數據庫來說，其物理完整性、邏輯完整性、數據元素完整性都是十分重要的。數據庫中的數據有純粹信息數據和功能文件數據兩大類，人侵保護應主要考慮以下幾條原則:
物理設備和安全防護，包括服務器、有線、無線通信線路的安全防護;
服務器安全保護，不同類型、不同重要程度的數據應盡可能在不同的服務器上實現，重要數據采用分布式管理，服務器應有合理的訪問控制和身份認證措施保護，并記錄訪問日志。系統中的重要數據在數據庫中應有加密和驗證措施。
用戶對數據的存取應有明確的授權策略，保證用戶只能打開自己權限范圍之內的文件;
通過審計和留痕技術避免非法者從系統外取得系統數據或是合法用戶為逃避系統預警報告的監督而從系統中取得數據;
客戶端安全保護，客戶端的安全主要是要求能配合服務器的安全措施，提供身份認證、加密、解密、數字簽名和信息完整性驗證功能，并通過軟件強制實現各客戶機口令的定期更換，以防止口令泄漏可能帶來的損失。
3.2.2針對病毒破壞及災難破壞的安全保護
對于病毒和災難破壞的數據保護來說，最為有效的保護方式有兩大類:物理保護和數據備份。
要防止病毒和災難破壞數據，首先要在網絡核心設備上設置物理保護措施，包括設置電源冗余模塊和交換端口的冗余備份;其次是采用磁盤鏡像或磁盤陣列存儲數據，避免由于磁盤物理故障造成數據丟失;另外，還要使用其他物理媒體對重要的數據進行備份，包括實時數據備份和定期數據備份，以便數據丟失后及時有效地恢復。
3.3人侵防范
要有效地防范非法入侵，應做到內外網隔離、訪問控制、內部網絡隔離和分段管理。
3.3.1內外網隔離
在內部辦公自動化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護辦公自動化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。
第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進人辦公自動化網絡。
第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能:過濾進、出網絡的數據;管理進、
出網絡的訪問行為;封堵某些禁止的業務;記錄通過防火墻的信息內容和活動;對網絡攻擊的檢測和告警。
3.3.2訪問控制
力、公自動化網絡應采用訪問控制的安全措施，將整個網絡結構分為三部分，內部網絡、隔離區以及外網。每個部分設置不同的訪問控制方式。其中:內部網絡是不對外開放的區域，它不對外提供任何服務，所以外部用戶檢測不到它的IP地址，也難以對它進行攻擊。隔離區對外提供服務，系統開放的信息都放在該區，由于它的開放性，就使它成為黑客們攻擊的對象，但由于它與內部網是隔離開的，所以即使受到了攻擊也不會危及內部網，這樣雙重保護了內部網絡的資源不受侵害，也方便管理員監視和診斷網絡故障。
3.3.3內部網絡的隔離及分段管理
內部網絡分段是保證安全的一項重要措施，同時也是一項基本措施，其指導思想在于將非法用戶與網絡資源相互隔離，從而達到限制用戶非法訪問的目的。
辦公自動化網絡可以根據部門或業務需要分段.網絡分段可采用物理分段或邏輯分段兩種方式:物理分段通常是指將網絡從物理層和數據鏈路層上分為若干網段，各網段相互之間無法進行直接通訊;邏輯分段則是指將整個系統在網絡層上進行分段。并能實現子網隔離。在實際應用過程中，通常采取物理分段與邏輯分段相結合的方法來實現隔離。
采取相應的安全措施后，子網間可相互訪問。對于TCP/IP網絡，可把網絡分成若干IP子網，各子網間必須通過路由器、路由交換機、網關或防火墻等設備進行連接，利用這些中間設備(含軟件、硬件)的安全機制來控制各子網間的訪問。在這里，防火墻被用來隔離內部
網絡的一個網段與另一個網段，可以限制局部網絡安全問題對全局網絡造成的影響。
3.4病毒防治
相對于單機病毒的防護來說，網絡病毒的防治具有更大的難度，網絡病毒防治應與網絡管理緊密結合。網絡防病毒最大的特點在于網絡的管理功能，如果沒有管理功能，很難完成網絡防毒的任務。只有管理與防范相結合，才能保證系統正常運行。
計算機病毒的預防在于完善操作系統和應用軟件的安全機制。在網絡環境下，病毒傳播擴散快，僅用單機防殺病毒產品已經難以清除網絡病毒，必須有適用于局域網、廣域網的全方位防殺病毒產品。為實現計算機病毒的防治，可在辦公自動化網絡系統上安裝網絡病毒防
治服務器，并在內部網絡服務器上安裝網絡病毒防治軟件，在單機上安裝單機環境的反病毒軟件。安裝網絡病毒防治服務器的目標是以實時作業方式掃描所有進出網絡的文件。本地網絡與其它網絡(包括I1}1ITR1V}1''''和各種局域網)間的數據交換、本地網絡工作站與服務器間
的數據交換、本地網絡各工作站之間的數據交換都要經過網絡病毒防治服務器的檢測與過濾，這樣就保證了網絡病毒的實時查殺與防治。
3.5數據恢復
辦公自動化系統數據遭到破壞之后，其數據恢復程度依賴于數據備份方案。
數據備份的目的在于盡可能快地全盤恢復運行計算機系統所需的數據和系統信息。根據系統安全需求可選擇的備份機制有:實時高速度、大容量自動的數據存儲、備份與恢復;定期的數據存儲、備份與恢復;對系統設備的備份。備份不僅在網絡系統硬件故障或人為失誤時
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隨著企業信息化的到來，現代文秘工作較以往傳統文秘工作有了較大的變化。許多事務工作，如速記、謄寫、發文等已經由人為的手工作業向計算機網絡管理轉變，伴隨著（Word、Excel 、Powerpoint等計算機辦公軟件）的廣泛使用，使得大量的財務報表、會議安排、辦公文件等具體繁雜的日常管理工作趨于簡單化、規范化和智能化。在信息高速膨脹的今天， 網絡通信技術和計算機技術的融入，信息的搜集與利用顯的越來越重要，如何作好信息化社會大環境中的秘書工作，如何使秘書工作人員在本職崗位上發揮自身應有的作用，已經成為一個不可爭議的話題。因此，辦公自動化已成為現代文秘工作者的最大特點，文秘工作已經進行了高速發展的辦公自動化時代。
二、辦公自動化的內涵、功能與作用
辦公自動化，簡稱 OA，是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式，由各種辦公設備和人機信息系統來協助完成各種常規的人的辦公業務活動，完成辦公信息處理的自動化，在充分利用信息資源的同時，提高了工作效率，最終達到提高生產率的目的。辦公自動化的概念，70年代未80年代初已經出現，近20年的發展使得辦公自動化的內涵不斷地豐富和發展?，F如今辦公自動化是一個包含數據、文字、辦公事務處理、管理信息系統、決策支持系統和網絡信息系統在內的綜合一體的辦公自動化系統。
1.使得內部信息交流更方便、暢通。通過在單位內部建立局域網，使得內部通信、制度信息、文件傳閱、會議安排等信息交流更加方便和暢通，避免了文秘工作者人為傳遞時的費時費力。
2.使得信息具有時效性。通過公司內部局域網的信息，使得諸如重要通知通告、文件精神、新聞簡訊等重要事項，能夠在公司范圍內得到廣泛而及時地的傳播，為文秘工作減輕了壓力。
3.工作流程的自動化、規范化。主要體現在對公文的起草、處理、收發文、各種審批、請示、 匯報流程等方面，較以往人為繁雜的程序，通過網絡快速的實現工作流程的自動化、規范化，不僅規范了各項工作流程，還大大提高了文秘工作者的工作效率。
4.文檔管理程序化?？墒垢黝愇臋n能夠按權限、時間、分類等性質進行保存、共享和使用，快速的文檔查找，使得文秘工作更加細致和嚴謹。
三、辦公自動化給文秘工作帶來的影響
辦公自動化使傳統的抄抄寫寫式的文秘工作方式受到極大的沖擊，迫使文秘人員提高工作效率，改變工作方式與之相適應。
1.信息處理的快捷、簡便化。通過辦公自動化信息系統，文秘工作者可以通過公司內部網絡和信息系統，快速的閱讀和下載自己所需的文件資料、規章制度、會議安排，及時接收領導通過OA系統審批和傳閱的文件，并按照相關要求及時進行修改和處理。
2.各種財務、人事報表和相關數據處理方面。文秘工作者可以直接從公司內部相關信息平臺上采集、提取數據，避免了以往人為收集和統計數據時，時間、精力的耗費，以及人為測算數據時的產生的誤差。辦公自動化系統可以快速、高效、準確地處理各種統計數據。并且能夠按照人的意愿將數據轉換成各類圖表，使得數據分析更具直觀化、準確化。
3.收發文件和檔案管理方面，依據企業對文件管理的流程，可以在辦公系統中設置文件審批流程，按照辦公發文要求，文秘工作者在起草好文件以后，不需要離開辦公室就可以直接將文件點發給相關領導進行審批，審核修改后的文件可由領導電子簽發，同時系統依據文件性質自動存檔，方便今后的管理和查閱，整個收發文過程非常的簡便和流暢，也大大的減少和避免了過去手動操作時人為地推諉和拖延，利用網絡高效率傳遞，極大地的提高了辦公效率。
4.辦理會務工作方面。企業會務工作看似簡單實則復雜，涉及面多，一旦考慮不周全，就會影響整個會議的開展，通過辦公自動化系統中的電子日程表安排會議，能使繁雜的會務工作變的簡單、規范，能使文秘工作者輕易應付大量會議。
四、提高文秘工作水平，實現文秘工作現代化
1.建立規范而詳實的文秘工作崗位職責。制定辦公自動化條件下科學、規范、詳實的崗位職責，能嚴格規范文秘工作者的工作內容和流程，明確崗位職責。實現文秘工作的辦公自動化，尤其是像公文處理、檔案管理等工作，具有較強的工作流程，即使采用了各類辦公自動化系統，也要嚴格按照制度要求，進行審批和規范處理，最總達到辦公自動化與傳統文秘工作的真正結合。
2.提高文秘工作者個人的素質和修養。首先在日常的工作中要不斷地積累和完善本崗位專業知識和業務技能，文秘工作者不僅要掌握計算機、傳真機、復印機、打印機等現代辦公設備，尤其要熟悉計算機信息處理技術和網絡技術，熟練使用（ Word、Excel 、Powerpoint）等辦公自動化軟件；其次，注重文秘所需相關知識的積累，公文寫作知識、文秘專業素質、社會科學等知識的學習，不僅能陶冶情操，還能創新工作方法，提高工作效率；第三，注重個人修養。言行舉止、穿衣打扮都要與自己的氣質和身份向符合，從細節體現文秘工作者的工作態度。
3.從思想上識到辦公自動化實現的必要性和長遠性。在辦公自動化環境中，從容高效地處理業務工作，使文秘工作者有更多的時間和精力思考工作的改進和創新，真正意義上提高工作效率。
文秘工作的現代化不是一蹴而就，是一個不斷積累和逐步改進和提高的過程。如果文秘工作者仍然按照傳統的工作方式開展工作，不懂得使用現代化辦公信息系統，就會影響和制約企業的發展。跟不上時展的要求，必然會被時代所淘汰，只有建立完善的辦公自動化體系，才能使文秘工作呈現快節奏、高效率的嶄新局面
參考文獻：
[1]顧孝華.《現代秘書》.上海科學技術出版社，2005 年 6 月版
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主辦單位：中國儀器儀表學會辦公自動化學會
出版周期：半月
出版地址：北京市
語
種：中文
開
本：大16開
國際刊號：1007-001X
國內刊號：11-3749/TP
郵發代號：82-382
發行范圍：國內外統一發行
創刊時間：1995
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