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篇1
合同檔案記錄了企業在各類活動中與自然人、法人或其他組織就設立、變更、終止民事權利義務關系而形成的合同、協議、意向書及其過程。合同除具有一般檔案共性外，還有三個獨特的特點，就是憑證性、規范性和時效性。合同作為企業對外經營活動的憑證性依據，具有規范的形式要求和嚴格的時效屬性，規范的合同管理是維護企業合法權益的重要保障，而合同檔案形成經歷環節較復雜，材料多，參與人員廣、履行時間長，在管理過程中很容易造成疏漏。因此，如何規范合同材料收集、整理、歸檔、利用，使之成為保障企業合法利益的有力憑證和依據，如何使合同檔案更好地開發利用，是每個企業必須重視的課題。
一、健全規章制度，明確管理責任
合同及其輔證材料多而繁雜，合同管理也必須健全相關管理制度，明晰合同檔案管理責任，明確責任單位和責任人；目前企業的合同管理普遍是“誰主管誰負責、誰簽訂誰履行”，所以合同履行完畢后就保存在各個職能部門中。檔案管理部門對合同管理人員不提出歸檔要求，合同人員就不會主動將應歸檔合同材料整理向檔案管理部門歸檔，而合同檔案是企業維護經濟利益的重要法律依據，因此為保障企業合法權益，從制度上明確合同檔案的管理是做好合同檔案管理的關鍵。
在市場條件下，企業為實現一定的經濟目的，明確相互權利義務關系而簽訂的合同是民事合同，這種通過合同確立法律關系的行為是一種民事法律行為，由于合同這一特性決定了合同的主管部門為法律顧問部門。一般而言，合同管理都采用統一領導，分級管理的模式，企業法律顧問部門對一定金額以上的合同及重大合同進行審核備案，普通合同的簽訂法律顧問部門一般是會簽及目錄留底。在合同的管理流程中，合同檔案的歸檔是合同管理流程的閉環處理環節，合同管理主管部門應在合同管理制度中明確合同檔案的歸檔要求。檔案管理部門更要積極主動與法律顧問部門就企業經營管理實際情況明確合同檔案的歸檔范圍、歸檔要求，從制度上明確合同簽訂部門需對合同檔案管理負責，并指定專門人員跟蹤已簽訂合同收集、積累、整理和及時歸檔，企業合同檔案管理專責要做好統計、核查歸檔管理工作，在檔案管理制度上規范合同檔案的分類整編，使企業檔案管理形成橫向到邊、縱向到底的檔案網絡管理體系，保證檔案管理不留死角，確保合同檔案管理達到優質高效，具備規范性和時效性。
二、強化合同檔案過程管理，確保合同檔案管理完整性
（一）合同檔案齊全完整的重要性
合同檔案包括合同考察、洽談、簽訂、履行、變更、解除和解決糾紛等過程中所形成的所有書面材料及封存樣品等實物。合同檔案文字類原始檔案有合同文本及附件、補充協議或變更或解除合同協議、對方資信調查資料、來往文書、會議紀要、會談記錄、現場簽證、會簽單及合同招投標過程形成的資料等。由于合同涉及面廣、環節多、實施時間長，如大型建筑工程需要幾年時間，特別有些單位只注重主合同的收集，對相關會議紀要、簽證、變更等助證材料收集管理不規范，容易造成合同檔案資料不完整，嚴重的會影響了合同結算、合同糾紛的解決，部分經濟合同還牽涉到合同參與人員的廉政問題。如某企業十幾年前進行一項大型技改工程，其中基礎工程抽沙回填。有關管理人員十幾年后被誣告，說當時該工程采取圍標，招投標造假，且在工程結算時隨意加大工程量并收取回扣等。檢察機關到單位進行取證，查閱了當時合同檔案資料，由于此工程檔案從招投標文件、合同、竣工圖、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投標和簽署合同過程的影像檔案和會議紀要，整個工程起止過程材料十分齊全、準確，足以證明合同招投標過程主要是合法合規的；決算金額比合同額大的原因十分清楚，其證據材料（如設計變更通知單、工程量簽證單等）也十分齊全，檢察機關認為該工程的合同檔案資料完整規范，具有較高的可信度，最終采信該檔案材料，還了當事人的清白。因此，確保合同檔案資料的完整性、規范性非常重要。
（二）明確、規范合同管理流程，保證合同檔案收集及時、完整
合同檔案的齊全完整需合同主辦單位、歸口管理部門、主管部門（法律顧問部門）、檔案管理部門的共同努力。為了確保合同檔案資料收集齊全，需從企業工程程序、工作流程中規范各部門的工作行為，保證企業工作的規范化。合同主辦部門應及時收集、整理合同簽訂、履行等相關資料。對方先行簽章的正式合同交付我方簽章，合同生效的同時合同主辦部門就將合同正本及相關資料提交合同歸口管理部門歸檔；對于我方先行簽章的合同交付對方簽章后，應在規定時間（如10個工作日等）內取得對方簽章的正式合同文本，及時交合同歸口管理部門歸檔。履行時間長的合同當雙方主要權利與義務履行完畢后應及時交合同歸口管理部門。
（三）合同檔案的收集要求
合同檔案形式與內容的規范要求合同檔案的全面性與準確性較高，檔案管理部門接收合同檔案齊全完整的程序決定了收集工作的質量。合同檔案的收集應及時才能保證其齊全完整，合同文本一經簽字、蓋章、公證后應實時歸檔，雙方在談判過程中互致的信件、傳真、電子數據資料等是確認雙方權利義務的重要憑證，合同主辦部門經辦人應隨時收集、整理和保管，避免合同檔案的遺漏和有效性的損失。
三、明確合同檔案歸檔范圍、整理要求，規范合同檔案的分類整編
（一）明確合同檔案的歸檔范圍
除在管理制度規范明確責任單位和責任人、健全責任網絡外，還要明確規范收集范圍。一般情況下，一般性合同應歸檔的材料包括以下幾個方面內容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同會簽表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技術協議，方案書等。（4）變更、轉讓、終止等合同補充協議 （有補充協議的不可缺） 。（5）合同資信資質材料，包括：對方營業執照、資格證、特種經營許可證等資信資料；對方簽約人、法定代表人身份證明或授權委托書。（6）合同簽約依據性材料，包括：詢比價及招投標資料、意向書、備忘錄、會談記錄、中標單位選擇說明等。（7）合同履約過程材料，（履約過程有文件產生的應歸檔）包括：送達回執或確認書、往來信函、電報、傳真、電子郵件、質量異議書、催款通知書等。（8）合同驗收材料，包括：合同竣工（交貨、發貨）確認單、驗收確認書、測試報告、工作報告、驗收報告。（9）合同終結表。重大合同除包括一般合同歸檔范圍的八方面內容外，還包括合同形成過程中的有關上級主管部門及政府（或相關部門）報批文件、批準證書、領導批示等文檔資料。
合同檔案歸檔時一定要齊全完整，歸檔合同文本和相關材料以及每份文件的頁數等方面都應保持齊全完整，否則不能稱作一套完整的合同檔案。針對每個項目要收集的資料列出清單，合同歸口管理部門按照檔案整理規范的要求整理好履行完畢的合同檔案，檔案部門接收合同檔案時根據合同統計臺賬與檔案移交清單認真核對，并檢查檔案質量。有合同管理軟件運行條件的單位可將電子文本實時邏輯歸檔，再按規定進行合同檔案實體歸檔和電子版的物理歸檔。
（二）合同檔案的整理要求
合同檔案的整理必須保持一份合同內相關資料的有機聯系，保證合同的完整性；應當充分利用原有的整理基礎，不宜打亂其原有的保存狀況，整理后的合同檔案要便于保管和利用。
（三）規范合同檔案的分類整理
合同檔案資料繁多，尤其工程合同，合同檔案實行按“件”歸檔方式，按照“一事一檔、一項一檔”原則，分門別類，由各合同主辦部門負責合同履行過程涉及到的履行、變更、廢止信息的收集，統一交合同歸口管理部門整理。對單項合同（如采購、單項工程、融資借貸）及系統性較強的合同（如建筑、財務等），在整編中可多設一級類目，使合同檔案間關系更加清晰。檔案管理部門要肩負起合同檔案指導責任，指導相關業務人員按規范做好合同材料的整理歸檔工作。
四、重視合同檔案信息開發利用，維護企業合法權益
合同檔案歸檔資料繁多，要利用好合同信息管理，建立系統、方便、快捷的查詢信息系統相當重要。檔案管理部門應及時編制合同檔案檢索工具，及時有效地提供合同檔案利用服務。合同檔案的利用應制度化，按保密規定設定利用者權限，并按規定進行登記。檔案管理部門可對合同檔案信息進行綜合整理，形成專題匯編，方便利用。
一是利用現代數字化管理手段建立合同管理應用系統，并與檔案管理系統通過接口直接歸檔電子版，提高合同檔案運轉效率，通過網絡實現瀏覽、快捷傳輸、實時歸檔、實現資源共享，便于服務企業的生產經營。
二是加強對企業管理人員業務和相關法律知識的培訓，增強工作主動性和提高法律意識，積極配合合同歸口管理部門開展定期檢查合同檔案歸檔情況，確保檔案信息完整。
三是做好合同檔案的專題匯編和檔案利用實例的編寫。專題匯編便于合同檔案的利用，利用實例的編寫是凸顯檔案價值，促進檔案工作的發展。
綜上所述，合同檔案的管理通過制度規范合同管理程序、把好合同檔案收集源頭、抓好合同形成關鍵點，使合同檔案的收集、保管、提供利用有序規范，對維護企業的合法權益，促進企業生產經營持續發展具有重要意義。
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在當今這個社會，很多的財富都是由合同構成的，現代企業的經營離不開合同，合同不僅是進行經濟活動的重要文件，也是很多糾紛的根源。正因如此檔案合同的管理就顯得尤為重要。在合同檔案應用越來越廣泛的情況下，如何加強合同檔案的管理是一個值得思考的問題，文章從以下幾個方面進行分析了合同檔案的各項問題。
1、合同檔案的收集工作
合同要經過起草、審核、審批簽署、責任方簽署才能簽訂完成，而合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規律性，因而這一過程中的長時間流轉會給檔案部門的收集工作帶來一定的困難。為了更好的收集合同檔案，提高檔案管理質量，第一，正式合同文本簽字儀式雙發都應到場，根據合同法以雙方簽訂方蓋章來確定合同成立，在蓋章的時候對合同進行編號登記使其成為合同檔案的憑據，合同文本一經簽字、蓋章、公證后就即時收集歸檔。合同檔案的管理人員還應用系統、發展的眼光看待收集到的合同檔案材料，保證相關的文件如催告函件等也應該及時收集和歸檔，避免合同檔案的遺漏及時效的損失。第二，檔案管理人員要通過對合同檔案形式與內容的規范性的分析，在合同審批的過程中應該填寫合同審批單，審批單應由經辦部門填寫，記載合同內容、責任者、金額、經辦部門等相關信息，并實行一式三聯的統一格式，附合同文本一并辦理審批流轉，另外檔案部門在提供合同檔案利用的時候一般不應提供合同文本的原件，而是提供復印件。對合同檔案的查閱應該建立起管理制度，加強合同檔案的保密性。只有按上述規范操作才能真實反映每一份合同形成的全過程信息，進而從根本上解決合同檔案收集難的現象。
2、合同檔案的分類、電子歸檔和歸檔范圍
說到合同檔案的分類自然離不開合同的分類，參照制訂企業合同檔案的歸檔范圍，一般可按照合同文件類型可按合同文件類型進行分類，分為合同準備前期文件、合同簽訂文件、合同執行文件。筆者所在的企業，合同管理檔案作為一大類，是一級類目，合同種類作為二級類目，合同文件類型作為三級類目?！秶抑卮蠼ㄔO項目要求與檔案整理規范》和《核電文件檔案管理要求》對合同文件的歸檔范圍在規范性附錄中均有規定，可以參照制訂企業合同檔案的歸檔范圍。
然而隨著檔案信息數字化處理技術和計算機網絡技術的廣泛應用，合同檔案工作從初期的手工操作、查詢、保管到目前的電腦查詢、信息下載、智能監控保管，把人們從繁重單調的勞作中解放出來；同時也讓所保存的檔案原件得到了更好的保護。在檔案的查詢利用中，提高了工作效率，降低了管理成本。當前很多檔案館都在努力推行數字化管理，一方面對館藏檔案進行掃描，建立信息管理系統；另一方面，對新進館檔案實行電子報送，直接將電子檔案信息錄入已建立的信息管理系統。從實現合同檔案管理數字化、建立數字合同檔案館的長遠目標來看，實行電子歸檔是其中最為關鍵的環節。筆者所在的企業根據規定合同檔案的歸檔范圍為：合同準備前期文件包括前期準備綜合性文，立項與相關文件，資格預審，詢價、報價，招標、投標、評標文件、合同推薦及支持文件、談判及相關文件（含會議紀要、來往函件、談判中的臨時協議）等。合同簽訂文件包括合同簽字文本及附件、補充協議書、保函與其它。
3、明確歸檔責任部門，制訂合同檔案整理辦法
《企業檔案工作規范》中規定“企業各職能或承辦部門及項目負責人應對本部門或項目歸檔文件的完整和系統負責；企業各職能或承辦部門及項目文件形成者應負責積累文件，并對齊全、準確和形成質量負責；專兼職檔案人員應負責收集、整理應歸檔的文件，并對歸檔文件的整理質量負責。”據此，我們可以肯定合同檔案歸檔責任部門應為合同管理部門，并指定專兼職檔案人員。檔案部門主動與合同部門溝通交流，確定歸檔的范圍，制定合同檔案整理模板，最后由合同部門制訂《合同組卷辦法》，檔案部門審查，由合同經辦人負責合同歸檔文件的收集和整理，并向檔案部門定期移交。并規定合同準備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1季度內向檔案部門移交，合同執行文件在合同執行完畢后1季度內向檔案部門移交。這推進了合同檔案整理的規范性和可操作性。
4、檔案部門跟蹤考核，以推動合同檔案歸檔工作
在很多人的認識里，文件整理歸檔是檔案部門的事，職能部門歸檔意識不強，要做好此項工作，必須要得到公司領導的支持，將職能部門歸檔納入部門績效考核中，與部門獎金系數掛鉤。筆者所在的企業就將文件是否及時歸檔、歸檔文件是否為原件納入到對各部門的績效考核中。檔案部門每年年初年度公司文件歸檔計劃，每月跟蹤考核，并在7月對歸檔情況進行統計分析，形成報告由公司領導簽發，通報公司各部門。且每年年初檔案部門會向合同部門搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對照清單核查是否已歸檔，統計未歸檔合同清單，發與合同部門，督促其在指定期限完成，否則將納入部門績效考核。此舉大大推動了合同檔案歸檔工作的主動性和及時性，并確保歸檔文件的原始性。
5、合同檔案工作遇到的問題和思考
合同檔案工作雖然滿足了企業一部分的需要，但在合同檔案工作中，發現仍存在一些問題。
1.檔案人員催促合同經辦人及時移交檔案，合同經辦人抱怨工作太多，沒有時間整理，或整理質量較差。針對這個問題，筆者建議可以考慮采用合同經辦人負責合同歸檔有關文件的收集和初步整理，合同部門設立專職檔案人員負責合同檔案的規范性整理，如制作案卷封面、目錄、備考表、頁號打印、裝訂等，并負責向檔案部門移交。專職檔案人員參與重大合同的招投標和談判過程，便于掌握合同相關有關情況，利于理解合同檔案的系統性。專職檔案人員保持相對穩定，檔案部門對其進行定期的指導和培訓。
2.檔案人員無法及時掌握合同簽訂情況，不能及時跟蹤。雖然制定了合同準備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1個月內向檔案部門移交，合同執行文件在合同執行完畢后1個月內向檔案部門移交規定。但因為檔案部門不能掌握合同是否簽訂，何時簽訂等信息，無法做到及時跟蹤。經常有非合同部門人員到檔案部門借閱合同，發現合同沒有移交的情況。針對這個問題，可以考慮在信息系統合同管理模塊中加入檔案人員節點，合同管理模塊與文檔管理之間建立關聯，檔案人員可以通過合同管理模塊掌握合同簽訂情況，同時合同模塊也可以調閱與該合同相關的文檔，及時掌握合同執行情況。
6、加強合同檔案部門的管理工作
合同檔案還沒有作為一個單獨的管理門類，而是依據合同的的性質、類別等分別納入不同檔案管理門類，不少單位經常指定同部門或財務部門負責管理本單位合同檔案。如今企業的合同數目增多，使用的頻率也提高，同時伴隨合同信息資源的深層次開發，傳統的合同檔案管理工作與如今的形勢存在了矛盾，我們要推行“重合同，守信用”企業認證工作，建立專業化的合同檔案管理部門，并不斷提高管理能力。
6.1檔案部門要加強其有關業務部門的聯系
檔案部門要發揮主觀性配合業務部門定期檢查合同的辦理情況，加大法律宣傳提高業務部門的檔案意識，同時應該明確合同檔案的具體內容，了解合同的履行情況，并根據不斷變化的情況進行修訂和補充，清理遺漏的合同材料，對有期限規定的合同的辦理情況進行通報和督促。
6.2檔案管理部門要實行合同安全統一管理
為了避免檔案的缺散流失，這就要求檔案管理部門對合同檔案文本進行集中管理。統一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發工作。
6.3開展檔案部門跟蹤考核管理
在每年初檔案部門首先要搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對照清單統計未歸檔合同清單，同時發與合同部門督促其在指定期限完成歸檔。接著年度公司文件歸檔計劃，進行每月的跟蹤考核。在年中再次統計分析這半年的歸檔情況，形成報告由公司領導簽發，通報公司各部門。
6.4明確歸檔責任部門，制訂合同檔案整理辦法
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三、經營公司行政辦為檔案的業務主管單位，對檔案形成部門進行業務指導和監督檢查。
四、處理部門在文件材料辦理完畢后，應及時將具有保存價值的文件材料整理、組卷，并向單位檔案部門移交。
五、文件材料的歸檔實行隨辦隨歸的辦法。
六、 檔案的保管期限規定為永久、定期兩種。凡是反映單位主要職能活動，有長遠利用價值的檔案，列為永久保存。
七、電子版文件形成后，應制成相應的紙質文件與電子文件一同歸檔，并保證兩者內容、形式的一致。
八、經營公司行政辦對營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等正副本原件及電子版必須統一存檔管理，建立借閱登記和張貼存放登記制度。
九、經營公司行政辦對員工個人檔案必須統一存檔管理，如身份證復印件，戶口本復印件，最高學歷復印件，駕照復印件，獲得的各類證書復印件，在公司工作期間獲得的各類獎勵等。新員工入職時進行現場復印，每月15日-20日將新員工檔案提交集團綜合管理部;員工花名冊電子版(基礎信息，培訓信息，養老醫保信息)每月的15日-20日將電子版發集團綜合管理部(利于保險等增減變動);員工調動時原單位將員工檔案交集團綜合管理部，由集團綜合管理部登記后轉移給新單位行政辦。
十、為了便捷工作，公司章程、股東會決議、驗資報告、審計報告、房租合同等要求同時備份電子版存檔。
十一 、公司簽收的政府職能部門的批復文件，建設過程中的規劃、圖紙資料，公司下發的文件等必須由行政辦保存原件，并完善借閱手續。
十二、集團存檔管理內容：
1、營業執照辦理或變更;
2、每年的審計報告存檔;
3、公司建設過程中政府職能部門或工廠紅頭文件、批復、圖紙等等(原件);
4、各公司的營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等電子版;
5、員工個人檔案：身份證復印件，戶口本復印件，最高學歷復印件，駕照復印件，獲得的各類證書復印件，在公司工作期間獲得的工廠公司各類獎勵證書等。
6、員工花名冊電子版(基礎信息，培訓信息，養老醫保信息)
十三、經營公司行政辦檔案管理內容：
1、營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等正副本原件統一存檔管理，必須建立借閱登記和張貼存放登記;
2、員工檔案存檔(復印件)
3、營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等正副本原件，電子版存檔;
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Key words: project contract archives
任何一項工程都要有業主委托設計、監理、施工，各方之間的責任與利益不同，只有通過合同才能形成相互聯系和相互制約的機制，從而實現工程的目標。因而，作為合同文件的檔案管理在工程中顯得尤為重要，加強工程施工合同的歸檔管理和開發利用成為工程施工檔案管理部門面對的重要課題。合同管理是項目管理的核心，其始終貫穿于項目管理的全過程，因而我們要做好工程中的合同檔案管理工作，促進工程中各方維護自身的利益，確保市場上各種工程活動的協調有序地運行。
一、對工程合同檔案的理解
工程合同是工程施工單位、承包人、建設單位、發包人完成某項工程項目勘察、設計、建筑、安裝工作、建設單位接受工作成果并支付報酬的書面文件。凡是符合法律的具有法律效力的合同都應該收集、歸檔、整理組卷、裝訂、歸檔，并進行長時間的保存。合同檔案內容包括投標、中標書、信件以及數據、合同書、電傳、電報、傳真、電子郵件、電子數據交換等，其中市政工程承包合同實際包括勘察、設計、建筑、安裝合同。
二、工程合同檔案管理的任務
在工程建設的市場經濟條件下，我們要培養工程合同意識，使工程各方都認識到如果不簽訂合同將不利于自身和市場的發展。首先，在合同簽訂之前施工單位應對招標文件進行分析和合同文本審查，評估合同風險，然后進行工程合同的策劃，為報價、工程預算、合同談判與簽訂提供決策的信息與意見。其次，當合同簽訂后，應該對于合同實施情況進行跟蹤，收集合同實施過程中的信息資料，然后對此進行分析，提出合同實施方面的意見、建議，建立合同實施的保證體系。
三、如何提高工程合同管理水平
3.1加強工程合同檔案管理質量
工程合同管理對材料的收集是管理的基礎工作，對此，工程施工技術人員、監理人員要加強對檔案管理人員的聯系，檔案管理人員也要跟隨施工進度在在收集時做到有的放矢，保證材料收集的連續性與完整性。收集的材料除了要完整，還應該確保其正確。因而工程監理還應該檢查合同內容是否字跡清楚、齊全、完整，合同的書寫是否規范，合同文本上是否有雙方代表人的簽章與日期。還要保證作為企業檔案部門留存的建設工程施工合同必須是“第一手”的原始記錄，只有加強合同的收集與整理，才能防范工程管理中的漏洞，避免工程糾紛。
3.2建立健全合同檔案管理機制
21世紀是法制的社會，在工程建設過程中我們應該簽訂合同，明確了發包人和承包人在工程中的權利和義務，因而企業要建立健全合同管理制度，使工程合同依法訂立，依法履行，以達到維護各方權益，提高效益的目的。首先，施工合同簽訂后的關鍵問題是如何依法履行。我們應該遵守《民法通則》、《合同法》、《招標投標法》、《建筑法》，規定合同雙方應認真履行各自的權利和義務，任何一方無權隨意變更或解除合同，任何一方違反合同規定，都必須承擔相應的法律責任。這樣充實完善檔案案卷，科學地規范檔案法規，更進一步地加強檔案法規建設。其次，制定施工合同檔案的收集范圍、責任單位及責任人員和歸檔時限。合同管理人員要認真履行自己的職責，保證縱企業各層次關系明確，在企業《工程技術資料管理辦法》中應明確施工合同檔案管理的考核辦法，使檔案管理部門和人員產生激勵作用，確保建設工程施工合同歸檔渠道的暢通及歸檔的及時性和完整性。最后，工程合同檔案是一種寶貴的信息資源，檔案人員應學會用現代的科學理論完善工程合同檔案管理，進行動態性、實時性的管理，及時全面地總結經驗教訓，并要做好必要的保密工作，維護企業自身的合法權益。
3.3建立健全合同管理網絡體系
建筑安裝施工企業具有跨地區跨省市、施工點多面廣、施工基地遷移頻繁等特點，因而在工程合同管理中往往會存在一些問題，為了保證工程合同檔案的收集同基本建設類檔案一樣要齊全完整，除了要按照“統一領導，分級管理”的原則實行公司和分公司兩級管理，另外可建立起一個與企業組織機構及管理模式相適應的、信息暢通的、完整的、穩固的合同管理網絡體系，做好檔案的收集、整理、歸檔、利用工作，更好的完善工程合同的渠道。第一，建立網絡體系就要求合同管理員經常咨詢和查看各級合同檔案管理的工作狀況，每個季度各級合同檔案管理員將這段時期的檔案管理變化情況報道給公司合同管理員，加強雙方之間的聯系。第二，每年各級合同檔案管理員將各地的收集完整的合同檔案連同合同臺帳一并移交公司經營部門，然后由公司交企業檔案部門留存。因為完整的企業建設工程施工合同管理網絡是信息暢通的渠道，輔以計算機的應用則更快捷、容量大。第三，企業檔案部門收到工程合同后應該按合同臺帳、合同編號進行一一的對照，發現有缺的要及時進行追回。接著企業檔案部門還要對檔案進行分類，按照責任者、文件題名、時間、保管期限、文件字號、密級、檔案號制成檔案的二次文獻輸入計算機并組卷歸檔。
三、結束語
工程建設是社會經濟發展的動力，而良好的工程合同檔案的管理又能提高工程建設的效益，因此我們要不斷完善工程合同管理，提高工程檔案管理的質量，以更好的為工程各方創造利益，為社會發展服務。
參考文獻：
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2015年12月，財政部、檔案局令第79號新修訂的《會計檔案管理辦法》，明確提出電子會計檔案可以單軌制存檔，肯定了電子會計檔案的合法性，為各單位節省成本，節約資源，提高工作效率。
1 高校會計檔案管理現狀
高校會計結算以自然年度為周期，主要來源于教學、科研、日常管理及建設等項目，由于高校的教學是以學年為周期，每到學期末、科研結題的時候財務部門最繁忙，財務報賬大廳好像春運排隊購買火車票一樣，報賬人員需要跑幾天才能完成全部簽字并耗費大量時間排隊報賬，財務人員每天面對大量報賬人員連喝水的時間都沒有，每一個人都或多或少有些煩躁情緒，報賬已經嚴重影響教職工的正常工作?？梢娫械臅嫻芾砟Ｊ揭呀洸荒苓m應校園的高速發展，隨著高校教學、科研等數字化的發展，后勤集團產業化，財務電算化軟件的更新，急需實現會計管理電子化。
會計檔案在財務部門保存一年后（特殊情況除外），移交到校檔案館，由于財務部門沒有專門的檔案庫房，不具備檔案保管條件，導致財務檔案受潮、蟲蛀、損壞、缺失等狀況的發生；查閱人員在檔案館查閱、借閱檔案時，基本上是查閱人員自己到庫房翻找，再自行復印，在查找、復印過程中經常出現檔案丟失、損壞現象，耗時幾天甚至幾周時間才能完成查詢工作，嚴重影響審計等各項工作效率，也違反檔案管理工作條例，給檔案造成無法挽回的損失。因此會計檔案需實行電子化管理，進行網上查閱，保護會計檔案，提高各部門的工作效率。
2 電子會計檔案管理
2.1 電子會計檔案管理的必要性及制度完善
電子商務平臺推進了電子合同、電子發票的利用，各合作單位利用網絡實現無紙化辦公，信息的網上傳遞交流節省工作人員的查驗時間，查閱人員通過輸入關鍵詞就能檢索到相關的會計檔案信息，提高檔案館的工作效率、服務水平，檔案人員有更多的時間用于檔案編研。
通過編研為利用者提煉出有價值的信息，為學校管理決策服務。在校園各辦公區域內設置會計系統的終端設備，實現會計信息的資源共享。
規范電子會計檔案的管理制度，財務部門配有專門的兼職檔案管理人員，規范會計資料的立卷歸檔及移交前的日常管理利用，維護電子會計檔案的真實、完整、安全，財務部門在電子會計檔案移交時制作填寫《電子會計檔案移交歸檔登記表》一式三份，一份財務備查，一份檔案館存檔，一份檔案館日常利用查找。檔案館制定詳細的電子檔案歸檔范圍、保管、保密制度，嚴格履行審批手續，查閱、利用、歸還制度。歸檔電子檔案必須有電子簽名，配有專門的防磁柜保管會計電子檔案；電子源文件的元數據及背景信息存檔。完善電子會計檔案查詢系統，提高財務、審計人員查檔效率。
2.2 電子會計檔案的真實性完整性
歸檔電子會計檔案應有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的第三方認證的電子簽名，特殊格式的電子會計檔案應聯同背景信息及元數據一同歸檔，保證電子會計檔案的完整讀??；所有數據均備份并異地保存，確保自然災害不影響電子會計檔案的利用。電子發票的歸檔保存要進行網上比對，保證接收電子發票的真實、準確、完整。
2.3 電子會計檔案的安全性
電子會計檔案通過網絡傳輸，大量的會計信息在網上公開，如何保護電子檔案的存儲、利用安全尤為重要。檔案館提供的在線瀏覽查閱的電子檔案應為只讀文件，利用者只能看不能修改，與電子會計檔案原件分開存儲，管理人員定期檢查電子原件以防篡改；檔案管理人員賦予查閱人員不同的權限，對于重要檔案只能到館后查閱；設置防火墻，保證系統安全運行，只有系統安全才能保證電子檔案的真實完整。
2.4 電子會計檔案人員素質要求
定期組織會計人員參加檔案專業知R的培訓教育，提高會計電子檔案的案卷質量，會計檔案管理人員參加會計培訓、繼續教育，熟練掌握會計軟件的操作技能，會計及檔案人員之間經常溝通交流，增強專業素質和水平。
電子會計檔案是新生事物，檔案管理者適應會計檔案電子化的管理過程中，要不斷總結經驗，形成有效的管理方法，創新管理思路；將來的會計軟件應包含會計辦公系統和會計檔案系統，會計業務辦理完畢，系統自動生成電子會計檔案，并能提供檔案的利用、統計等工作。
參考文獻
篇6
1.1
根據股份公司現行制度，結合酒店公司特點，制定工程成本類合同管理制度。
1.2
適用范圍：本節經濟合同管理規定適用于工程承包合同、貨物采購合同和技術服務合同。本規定不適用于：酒店管理公司管理合同、各酒店外租區租賃合同、開辦費涉及的所有合同、人力資源涉及到的所有合同，這些合同或協議按特定的程序申報。
1.2.1
工程承包合同包括：工程承包、工程技術服務、酒店翻新改造之工程承包、各酒店項目部或各酒店項目公司辦公用房房屋裝修、新建及拆改等。
1.2.2
貨物采購合同包括：工程材料設備采購、酒店翻新改造之材料設備采購。
1.2.3
技術服務合同包括：可研分析、勘察設計、規劃設計、室內設計、造價咨詢等顧問類，檢測、面積測繪、宣傳推廣、模型制作等服務類。
2
合同辦理
2.1
合同起草
2.1.1
金額在2萬元以上的業務事項應事先簽訂合同，直接委托合同由直接委托辦理部門負責起草，經招標確定合作方的合同由招標經辦部門負責起草。
2.1.2
金額在2萬元以下（含）的業務事項可不用簽訂合同，但應參照股份公司管理制度中零星采購和緊急采購程序處理。
2.2
合同談判
所有經濟合同的談判，至少有二個部門的二名以上經辦人員參與談判。成本控制部必須參與所有經濟合同的談判。
3
合同審批及簽訂
3.1
合同簽訂的主體：
3.1.1
工程承包、貨物采購合同由酒店項目部或酒店項目公司工程部辦理。
3.1.2
技術服務合同由酒店公司設計部辦理。
3.1.3
造價服務合同由酒店公司成本控制部辦理。
3.2
合同資料的報備：
3.2.1
合同簽訂后，由合同經辦人員將合同簽訂相關檔案（包括申請單、審批單、報價單、合同文本及各審批人審批意見的電子版原件等）的完整資料上報酒店公司成本控制部。
3.3
未成立酒店項目部或酒店項目公司的合同由酒店公司本部相應部門代為辦理，股份公司法務部代為審批法律意見。
3.4
審批程序
3.4.1
股份公司經辦的酒店第一類招標（采購）合同按股份公司管理制度執行。
3.4.2
酒店公司經辦的第二類招標（采購）、地方類招標（采購）及直接委托合同，逐級報酒店公司總經理審批執行。
4
經濟合同的履行
4.1
合同管理責任部門：
4.1.1
工程承包、貨物采購、監理合同：所屬酒店項目部或項目公司。
4.1.2
造價咨詢合同：酒店公司成本控制部。
4.1.3
各項目設計服務類及酒店技術服務類合同：酒店公司設計部。
4.1.4
酒店項目施工圖設計服務類合同：酒店項目部及酒店項目公司設計部。
4.1.5
合同管理責任部門的負責人是負責合同履行的主要責任人。
4.2
合同臺帳建立：
4.2.1
工程承包、貨物采購、造價咨詢及監理合同臺帳：所述酒店項目部或酒店項目公司成本控制部負責建立。
4.2.2
設計服務類及酒店技術服務類合同臺帳：酒店公司設計部負責建立。
4.2.3上述合同臺帳每月25日報酒店公司成本控制部審核后、由后者統一報股份公司成本控制部備案。
4.3
股份公司所屬項目公司財務部負責建立非前述合同臺帳，跟蹤監督非前述合同執行情況，并于每月月底將該臺帳電子版通過企業OA系統提交給酒店公司成本控制部存檔備案；各業務經辦部門應配合收集、整理和及時提交非前述合同執行的相關資料。
4.4
前述合同執行過程中、以及完畢后，合同管理責任部門應依據《供方履約評估指引》的規定進行合同執行評估，經酒店公司成本控制部審核后報股份公司成本控制部備案。
5
合同檔案管理
5.1
合同簽訂后，股份公司所屬項目公司財務部、酒店公司成本控制部、酒店公司檔案管理部門（即含各酒店項目部和各酒店項目公司行政部檔案員，下同）必須留存一份原件（正本或副本），其他部門需要留存合同的，由酒店公司檔案管理部門提供復印件。
5.2
篇7
（一）有利于綠色環保，減少資源浪費。會計工作耗材成本巨大，日報、月報、年報所需紙張加上色帶、打印機等各類耗材，無以計算，造成資源浪費、環境污染。由于大量的會計報表、報銷單據及記賬憑證等都以紙質檔案呈現，給檔案管理及檔案利用帶來諸多不便，以我校為例，一些科研項目結題審計、學科評估、教學評估等等不僅需要大量的原始票據憑證，還需要例如合同、協議、文件等原始憑證等，這些文件材料大部分都附在會計原始單據后面，這樣一來，一個項目查下來就要翻閱少則一年多則五、六年，甚至十年的原始會計憑證，另外由于復印、照相、掃描不清不詳，還要往返檔案館查找多次，耗資耗力耗材，給會計檔案的利用帶來諸多不利。如果實行電子會計檔案管理就不一樣了，新《會計檔案管理辦法》規定，符合條件的電子會計資料和電子會計憑證都可以同紙質檔案一同歸檔立卷。這樣會計檔案利用者就可以通過電子會計平臺迅速查到自己需要的會計原始憑證，既節省了時間又降低了耗材成本，節能減排，綠色環保。
（二）提高會計工作的效率，便于會計檔案管理。紙質檔案在形成和保管、利用的實踐過程中，投入大量的人力、物力和財力，近年來紙質會計檔案，尤其是記賬憑證成倍增加，占用了大量的空間，一些館所由于缺少現代化、標準化檔案庫房管理，出現會計憑證擺放雜亂、無序的現象，給工作帶來極大不利，甚至造成嚴重的安全隱患。電子會計檔案管理的出臺，以它獨特的便捷性，提高了會計工作的效率，加速了會計信息資源的傳遞速度，進而提升了會計檔案的利用率。
（三）有利于現代化會計大數據事業的發展。現代化信息時代的發展，要求財務會計大?稻蕕鬧С幀Mü?一些會計數據的分析和研究，可以為決策者提供有價值的依據和決策。新《會計檔案管理辦法》的出臺，將有利地推動電子會計大數據的實現，為機關企事業管理者提供更準確、更真實、更可靠的一手數字信息，為社會經濟的發展做好參謀。
二、建立嚴謹的、規范的電子會計檔案管理制度
電子會計檔案的管理需要以科學的態度、完善的管理進行，它與紙質檔案的管理無論在制度管理，還是業務流程，以及安全防范方面都存在著很大差別，為保證電子會計檔案的管理科學、規范，最大限度地開發、利用，應該從規范管理、組織流程、建立安全防范體系幾個方面落實。
（一）制定完善的電子會計檔案的制度。新《管理辦法》明確了電子會計檔案的管理，規定電子會計檔案在接收、傳輸、保管、利用等環節，要遵循建立與紙質會計檔案相關聯的會計檔案檢索系統，并且強調同時要符合長期保管的條件。規定從外部接收的符合存檔條件的電子會計資料，同時其電子簽名必須符合《中華人民共和國電子簽名法》的要求。
（二）健全電子會計檔案的移交手續。規定指出，電子會計檔案在移交時，應嚴格遵守電子會計檔案與其元數據一同移交的規定，并且要求電子會計檔案在形成過程中的文件格式必須符合國家檔案管理的相關規定。強調如果是特殊的電子格式必須連同電子會計檔案的讀取平臺一同移交歸檔保存。
三、建立健全科學完善的電子會計檔案安全保障制度
電子會計檔案歸檔，應當從它形成的全過程加以監控。首先應當從電子會計檔案的收集、傳輸、整理、保管開始，到最后的移交，形成電子信息一體化的電子會計檔案管理體系；對其形成過程中的準確性、完整性、可用性及安全性一一進行嚴格的檢測把關，真正符合規定的會計資料才可以接收歸檔。
（一）建立電子會計檔案安全保障體系。從管理系統、網絡傳輸、到電子會計檔案的利用，檔案部門應協同會計部門、信息技術管理部門一同建立安全有效的防范體系，嚴防電子會計檔案利用中的丟失及篡改。
（二）建立電子會計檔案的備份制度。防止自然災害及人為破壞。
篇8
（一）合同風險意識不強，管理觀念淡薄
在合同管理的過程中，簽約責任人的法律觀念和風險意識，直接影響著以后合同管理的質量和效率。由于高校不同于一般的企業法人，受傳統思維定勢的影響，管理者對學校合同管理重要性的認識不足、風險意識不強、法律觀念相對淡薄。高校合同種類繁多，存在范圍廣，涉及周期長，所面臨風險的種類也是多樣的。合同談判簽約前，部分高校在對合同文本的合法性、合規性進行必要的審核時，由于沒有設立專門的部門（機構）和人員，審核往往難以做到嚴格把關。而在正式簽約時，又存在“應付審計、走過場”的現象，草率簽訂合同，這就使得合同在簽訂之初就留下了較多的隱患，加大了法律風險。在合同履約過程中，缺乏必要的對履約情況進行跟蹤、檢查、監督。在合同履約完畢后，缺乏必要的績效評價機制。當合同履約出現失誤時，也沒有相應的追蹤問責體系，不易追究責任，更難挽回損失。
（二）合同多部門簽訂，無專門機構管理
一些高校對合同管理重要性的認識不足，缺乏統一歸口管理部門進行集中管理，合同的責任歸屬不明確甚至是混亂，致使各部門之間各自為政，造成合同管理十分混亂。如：基建工程的勘察、設計、安裝、施工、監理、檢測、以及影響房屋結構的維修改造合同由基建部門或新校區建設辦公室管理；零星維修改造工程，包括水、電、設備、教室、學生宿舍維修改造等，合同由后勤或總務部門管理；資產的采購、處置，資產的出租出借及對外投資合同由資產管理部門管理；教材、教輔資料的采購合同，以及教育服務合同、聯合辦學合同由教學部門管理；圖書、期刊雜志、電子資源的采購合同由圖書館管理；融資合同由財務部門管理；科研合作、科技開發、科技咨詢、科技服務、成果轉讓合同由科技部門管理；開展國際（境外）合作辦學由外事部門管理等。這種由多部門分別進行管理、簽訂的合同管理體制，當產生履約糾紛、尤其是涉及多方主體時，各部門之間就難免地出現互相推諉扯皮現象，不利于及時、有效地解決問題。此外，合同的多部門管理、簽訂還會造成在合同歸檔過程中，合同及相關資料分散在學校的不同管理部門，一些合同文本和證據資料因不能及時歸檔和保存，或保存不善，甚至發生丟失，給高校帶來潛在的經濟風險和法律糾紛隱患。
（三）合同內容不夠嚴謹，未經嚴格審核批準
高校各類對外合同的簽訂，都必須嚴格依照《中華人民共和國合同法》等相關法律、法規，在全面、充分表達雙方真實意圖的基礎上，對合同的實質性條款（包括附件）盡可能進行完備地約定。由于高校的合同內控制度建設比較滯后，在合同管理流程中，往往缺少關鍵的合同審核環節，由于沒有設立專門的部門（機構）和人員，或由于合同審核人員專業知識的欠缺，或相關的法律知識不足，從而在審核中無法及時發現不當或不利內容和條款；也有的高校合同審核人員確實提出了恰當的修改意見，往往因為內部部門之間溝通不暢，合同的經辦人員沒有及時糾正這些不足。另外，業務主辦部門在實際簽訂合同時，有時礙于情面，或存在僥幸心理，自以為違約、糾紛不可能發生，覺得這類條款可有可無，忽視對違約責任、爭議解決等條款的約定。實際上，這些認定違約責任、確定爭議解決辦法的條款正是日后處理合同糾紛的方法和依據，同時這些條款的存在，也可有效敦促雙方積極履行合同義務。
三、高校合同管理的對策分析
（一）加強教育，提高對合同管理工作的認識
財政部于2012年11月29日了《行政事業單位內部控制規范（試行）》，要求各行政事業單位自2014年1月1日起施行，以進一步提升高校內部管理水平。高校合同管理是新時期高校依法治校的重要內容，是高校內部控制的重要組成部分，它直接規范著高校的對外經濟行為。高校各級領導、各部門工作人員對合同管理工作的認識提升以及他們的法制意識的增強是做好合同管理工作的重要保障。因此，應對學校干部職工開展廣泛深入的普法宣傳教育，加強對專兼職合同管理人員的培訓尤為重要與迫切。通過培訓學習，使他們進一步增強法制觀念，依法履行管理職責；同時使廣大干部、職工認識到，建立和完善合同管理機制，加強高校內部控制，強化合同管理，是高校避免風險、提高經濟效益、提升高校競爭力和發展潛力的重要保障，也是市場經濟的必然要求，對于在市場經濟條件下維護學校的利益具有十分重要的意義。
（二）加強合同的制度化規范化管理
為保障合同在審核、簽訂、履行時以及出現糾紛后都能夠及時有效解決處理，不至于遇到問題束手無策，高校應依據《合同法》等法律法規，結合學校實際，建立健全一整套規章制度體系，制定一系列切實可行的高校合同管理制度，以加強合同的規范化管理，要從體制上、程序上、權限上規范和約束各職能部門履約的行為，以此規范學校的合同運作和經營行為。例如要完善簽訂合同的授權委托制度，防治受托權力的濫用和權力的過于集中，使學校法人代表———校長的授權委托行為規范化、合法化。同時還要建立和完善合同審核會簽制度、合同專用章使用管理制度、合同追蹤監督體系、合同檔案查詢和保管管理制度等。通過一系列制度的精心制定、認真執行、監督檢查，保證完整、準確、全面履行合同，維護高校的合法權益。
（三）加強合同簽訂前的審核工作
合同訂立前，應通過嚴格的審核會簽程序。合同審核可實行合同小組會簽制。小組成員可由業務主辦部門和相關職能部門如：校辦公室、招投標辦、財務部門、紀檢審計等部門負責人以及相關專業人員組成。小組成員應分工負責，密切配合，共同為維護學校經濟利益把好關?？芍攸c審核合同內容的合法性、合規性。如當事人的名稱、地址，合同標的，質量和數量，價款和酬金，付款的時間與方式，質保金的收取與退還，后續的服務與維保，違約責任，解決爭議的方法等，是否都已在合同中具體載明清楚。審核合同時應注意合同文字的規范、準確，合同內容在邏輯上應保證前后一致，合同使用的概念切忌使用含混不清的語言，一個概念有多種解釋時要確定一種解釋避免糾紛。會審小組成員審核后應在合同會審表上簽署意見。由業務主辦部門綜合以上專業意見拿出較成熟的方案，最后交校領導審查批準。凡對外投資、融資、合作辦學以及學校資產聯合經營等重大經濟合同（50萬元或100萬元以上）和重要合同（具體金額由各校根據情況確定）應請法律專業人員對合同的內容、條款進行咨詢把關并簽署意見，經分管校領導審核后，報校長辦公會或學校黨委會審定后簽訂。高校在簽訂合同時不僅要講正面的合作，更要強調反面的責任。只有這樣，一旦發生合同違約時，才能確保高校合法權益不受損失。
（四）加強合同履行的監督跟蹤管理
學校合同一旦訂立，就要開始履行。在此過程中，最重要也是最根本的是加強管理，提高執行力，確保全面按時履約。相關部門要各司其責，業務主辦部門應對合同履行情況進行實時跟蹤監督，指定專人跟蹤監督合同的履行情況，按合同約定條款組織實施，對工程、物資、設備的質量進行監督檢查，嚴格監督合同履行過程中是否按照合同規定辦理驗收手續。涉及到合同中的付款條款，需經雙方確認后，由業務主辦部門辦理付款申請手續。學校財務部門應依據合同履行收付款職責，并按審批權限，經申請人、業務主辦部門負責人、審計部門負責人、財務部門負責人簽字，報主管該項目的校領導審批、簽字確認后辦理款項結算，杜絕違反合同規定超進度付款現象的發生。監察、審計部門應認真履行督查職責，保障學校合法權益不受損失。如屬相關部門履行不當造成損失的，應追究相關部門或相關人員的責任。
（五）加強合同檔案的歸檔管理
高校要建立和完善合同檔案管理制度。合同歸檔可由校辦公室作為歸口管理部門，具體負責合同的歸檔、管理、查詢工作。校辦公室應安排專人對合同檔案進行整理、加工，對所有合同統一編號、分類歸檔、匯總列表備查。合同履行完畢后，業務主辦部門應及時按檔案管理要求進行整理，移送校辦檔案管理部門，不得隨意處置、銷毀或遺失。每一份合同正本、副本以及合同審核、會簽過程中提出的修改意見及與之相關的附件（如傳真件、文書、圖表等），變更、解除合同的協議（包括文書、電傳等）等資料，授權委托書、合同分批履行的情況記錄等材料均需妥善處理、及時整理歸檔，建立合同管理登記臺賬，為以后各方查閱使用提供方便。各部門因工作需要借用合同復印件，應由借用部門負責人簽字，分管校領導審批。校辦檔案管理部門負責及時收回借出的合同。各部門應對合同進行保密，校辦合同管理人員不得擅自將合同（原件或復印件）借給外部門（個人），也不得泄漏合同內容。
篇9
公文歸檔；制度；范圍；時間；質量；要求；歸檔
歸檔是檔案的主要來源，也是機關文書工作的最后一步，同時是檔案工作的起點，為了保證歸檔文件的完整，制定了相應的歸檔制度。有很多法規性文件均對歸檔制度做了明確規定，所有立檔單位必須遵照執行。文件的歸檔工作包括歸檔的時間、范圍和歸檔文件的質量要求。
1 公文的歸檔范圍
歸檔范圍是指已辦理完畢的文件材料應歸檔及不應歸檔的范圍，一般來說，文件反映本單位工作活動，有一定保存價值的文件材料都應該在歸檔范圍內。根據相關文件規定，機關的文件材料主要指的是機關在自己工作中形成的各種文字記錄，一個機關需要歸檔的文件材料，是由以下四個部分組成的：（1）機關在工作活動中主要體現機關主要職能的，反映機關歷史面貌的，對本機關以后發展及生存具有研究價值和利用價值的文字材料；（2）機關在本職工作中對國家、集體和人民的權益有一定促進意義的憑證類的文字材料，這類材料歸檔后具有影響作用。（3）機關在工作活動中體現出是在執行上級規定的文件材料，以及同級和下級報送的重要文件的執行情況的文件材料，為以后工作提供依據。（4）除上述文件材料外，還有一些材料對于本機關以后的工作具有查考價值的文件材料也在歸檔范圍之內。
確定好文件材料歸檔范圍后，所有需要歸檔的文件材料，要依據相關的規定向檔案部門進行移交，做到有價值的文件材料進行集中統一管理，適時進行歸檔。在檔案歸檔過程中，個人沒有權力把檔案歸為已有，也沒有權力拒絕應歸檔的文件材料進行歸檔。
為做好文件歸檔工作，各歸檔單位要遵照以上的規定，根據本機關的實際情況，確定本機關的文件材料歸的范圍和歸檔文件的保管年限，并通過檔案管理的審查后嚴格執行。
機關在確定歸檔范圍時還應注意以下幾點：（1）在電子文件進行歸檔的時候要把電子文件的元數據、背景信息等一些相關資料都要做到相應歸檔。（2）在紙質材料歸檔的過程中，一些文件的發文稿紙以及文件處理單要和正式文件一起進行歸檔。（3）多個機關聯合行文或聯合召開會議時形成的文件材料應由主辦單位歸檔文件的原件，其它單位歸檔形成文件材料的復印件。（4）有關刊物、簡報、圖書等一般性參考資料原則上不立卷歸檔，而應單獨存放。（5）一個部門的文書檔案和科技檔案應分別歸檔。
2 公文的歸檔時間
歸檔時間是指文書處理部門和業務部門將需要歸檔的公文向檔案部門移交的時間。按照1983年4月中央辦公廳和國務院辦公廳的《機關檔案工作條例》規定：“機關文書部門或業務部門一般應在第二年上半年向檔案部門移交檔案，交接雙方根據移交目錄清點核對，并履行簽字手續?！睂τ谀承┪募?、特殊文件、保密文件或分散的單位文件，為了便于實際工作的查考利用，也可適當延長歸檔時間。另外，電子文檔的歸檔時間較為靈活，如果采用邏輯歸檔的方式，應實時進行，如果采用物理歸檔方式，則可以按照紙質文件的歸檔時間定期完成。
因此，歸檔時間的確定，應以各種文件材料的形成特點及規律為依據。正確規定歸檔時間，對維護檔案完整及業務部門和檔案室工作的順利進行都有重要的意義。歸檔時間規定過短會影響文件在機關日常工作中的使用及檔案室其他工作的開展；反之，定得過長容易導致文件散失和損壞，會增加業務部門的負擔。
3 歸檔案卷或文件的質量要求
根據《機關檔案工作條例》、《歸檔文件整理規則》等有關文件的規定，檔案室一般不接收未經整理的零散文件材料。對歸檔案卷或文件的總的質量要求是：在歸檔文件材料中要保持各文件之間的聯系，同時不能破壞文件材料形成的特點和規律，不同價值的文件要區別歸檔，方便檔案部門的利用和保管。在實際工作中應做到以下幾點：
（1）歸檔文件必須齊全、完整。凡是在職能活動中形成的對今后有查考利用價值的文件材料，均應收集歸檔。歸檔文件的種類、份數及每份文件，均應齊全完整。
（2）遵循文件的形成規律和特點，層次分明。在立卷時應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件分別組在一起，不得分開；一個項目的材料，要把項目從立項到結束形成的材料組在一起，準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和過程，盡量做到一事一卷。
（3）區分不同價值的文件，分別組卷。在組卷過程中盡量歸檔文件不同的保管期限分別組卷，以便初步劃定保管期限，日后向檔案館移交，防止拆卷重組問題的產生。
（4）卷內文件材料應保持彼此之間的有機聯系，系統排列。有相關聯系的文件要按照順序排列在一起，如正件在前，附件在后；批復在前，請示在后；涉及會議的材料要按照時間順序進行排列；會議文件按文件的重要程度排列；一般工作形成的材料，結論性的文件在前，依據性的文件在后；產品銷售合同應按問題單獨組卷，再按供貨時間依序排列；上級政策性規定的普發文件按問題單獨組卷，卷內文件依其重要程度排列。科技文件的排列按照國家標準GB/T11822-2000《科學技術檔案案卷構成的一般要求》執行。
（5）對于跨年度文件材料的組卷和排列。除產品、項目、設備、儀表、基建項目檔案外，不同年度的文件不能放在一起立卷?？缒甓鹊恼埵九c批復，放在批復年度立卷；沒有批復的放在請示年度立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議放在會議開幕年度立卷。
篇10
1 藥品生產經營企業債權檔案的特點
1.1 應收帳款債權檔案是公司債權檔案構成的主體
以藥品生產、銷售為主的工業企業，其產品的直銷對象主要是各級醫院，醫藥商品經營企業（各級醫藥批發公司）、連鎖藥房經營公司。其銷售模式以信用限額銷售為主，現款銷售所占份額較少。應收帳款債權占上年銷售總額15%-30%，成為公司債權構成的主要部分。因此，應收帳款債權檔案是公司債權檔案的主體，顯得尤其重要。
1.2 債權檔案數量很大，分布范圍廣
藥品生產企業往往品種、品規較多；營銷對象多，且分布在全國各地；物流配送是在信用限額內按需配送，形成一種累計式債權。而不是簽定1份產品銷售合同對應一次性完成配送。因此產生的銷售合同、銷售發票、送貨單據等債權資料數量很大，分布范圍廣。如管理不科學、責任落實不到位，在傳遞過程中極易造成遺失。
2 藥品生產經營企業債權檔案的存在問題
2.1 債權檔案在形成部門分散排列歸檔，需要提供利用時查全率達不到100%
1.會計檔案中債權檔案不齊全且未集中排列。在實際操作中，會計做帳時，應收帳款憑證附件只有送貨單、發票財務聯，隨帳務生成時間，分散裝訂成冊，不是按某個經銷商某年度全部交易憑證集中排列，其中還缺少銷售合同及其他相關債權依據材料。因此，在企業清理債權時從會計檔案中查找某個經銷商某個時間段的債權檔案費時、費力，查找不齊全。
2.應收帳款會計憑證附件之外的債權檔案由形成部門分散收集保管、排列整理不科學也存在查找不齊問題。
產品銷售合同，銷售管理臺帳、產品出庫管理臺帳、物流送貨單等形成于不同部門，在排列整理上缺少科學、規范，不利于查找，也造成債權清理時利用困難。
2.2 債權檔案生效要件不完善，準確率達不到100%
1.銷售合同在簽訂環節存在簽字、蓋章等生效要件不全或與預留印件不相符的現象；
2.送貨單據簽章生效要件不全主要表現為：
（1）送貨單填寫不詳，如送貨匯總單填寫送貨件數、合計金額，無品種、規格、單價、金額及合計等明細簽章單?；蛘邊R總單與明細單之間未建立生效關聯信息，造成送貨單無效。
（2）收貨人簽字與預留收貨人簽字不符。
3 加強債權檔案收集、歸檔管理的實踐探索
鑒于藥品生產經營企業債權檔案的特點及存在問題，企業有必要加強債權檔案的管理，提高債權檔案形成環節的準確率、收集環節的完整率、保管環節的齊全率和查全率。使企業在債權風控管理中避免因債權證據缺失而處于被動地位，造成經濟損失。
3.1 制定債權檔案專項管理制度，建立債權檔案形成、收集、歸檔管理網絡，明確債權檔案形成的關鍵環節的收集、移交歸檔職責
1.債權監控中心為債權管理的主管部門，負責信用客戶、信用限額及債權檔案管理制度的制定、培訓，并監督、檢查、考核執行情況。
（1）集團公司債權監控中心為銷售客戶及信用限額管理的主管部門，負責制定債權及債權檔案管理制度，并監督、檢查執行情況。下屬公司債權監控分中心為本公司客戶及信用限額的具體管理單位（部門），負責執行客戶信用限額管理制度和債權檔案的檢查、審核及歸檔管理。
（2）債權監控分中心必須建立客戶電子信息檔案庫并進行動態維護。銷售客戶是公司的重要資源，不允許任何個人或團體私自占用公司客戶資源。發生業務往來的客戶，統一實行申報審批制，經公司正式審批后的客戶必須統一編制《銷售客戶目錄》以正式文件下發，未上目錄的客戶不得銷售。信用客戶必須提供齊全的信用資料，客戶信息系統根據客戶情況的變化（新增、名稱、地址、開票資料等信息變更）及時更新，動態管理。客戶注銷必須結清貨款后才能予以注銷。客戶電子信息、紙質客戶目錄及信用資料一同視為債權檔案歸檔保管。
2.各公司銷售財務部負責應收帳款的對帳管理，強化對帳管理的及時性，確保債權的準確性。
（1）企業授信額度實行時間授信和總額授信的雙控原則。銷售財務監控授信債權總額及其存在時間，將授信總額控制在上年銷售額的15%-30%以內。
（2）嚴格執行財務對帳制度，每年對帳率要求達到100%。余額不平，找出不平的原因并加以說明和處理。形成的對帳余額調節表及情況說明要求加蓋財務專用章作為債權依據，移交債權中心與合同、送貨單一同歸檔。
3.銷售合同管理部負責銷售合同設計、用印、發出、回收審核。
（1）規范產品銷售合同文本的設計。
銷售合同文本統一規范設計，并詳細說明填寫要求，填寫示范樣本。對簽訂合同的業務代表、發貨人等相關人員進行統一培訓。
（2）規范合同填寫、簽字、蓋章等法律生效要件。
首先，要求信用客戶提品銷售合同簽訂人、合同專用章、財務專用章等合法字模、印模及授權委托書作為預留信用依據。
其次，簽訂產品銷售合同時，要求簽字蓋章手續必須齊全，并與預留字模、印模相符。
當合同變更時，在“其它約定事項欄”注明變更情況并由雙方簽字確認。合同作廢時，商務代表到經銷商單位收回原合同并注明“作廢”或“無效”等字樣返還合同管理部。通過規范設計、填寫、審核、糾錯等辦法，強化簽定合同的準確性。
4.物流配送管理環節負責送貨單制發、回收、審核，并移交一份給合同管理部門與相應的合同附在一起歸檔。
（1）物流部門必須嚴格執行發貨制度，收集配送對象的預留字模、印模。貨品送達后必須要求收貨人簽字蓋章，并與預留字模、印模一致。
（2）每次送貨、退貨單證齊全，送貨單上標注銷售合同和送貨明細單、發票編號，幾種債權依據相互映證，以確保債權檔案的準確性。
實踐操作中常會出現：授信客戶收貨印模、字模、托運公司授權依據收集不全；送貨單無簽章；多品種送貨時，只有匯總送貨單簽章，未標注送貨明細單編號，建立生效關聯信息。因此，送貨單據生效回收時應按以上要求嚴格復核，確保送貨單簽發的準備性。
3.2 銷售合同及送貨單的制發、回收、移交等嚴格執行登記管理制度，保證債權檔案收集完整、齊全
所謂完整就是要求已簽訂生效的合同和相應的送貨單據收齊、配套；齊全就是要求與某客戶簽訂的全部合同、送貨單、對帳單收齊配套。只有通過嚴格登記、追蹤管理制度來實現債權檔案的收集完整、齊全。
（1）銷售合同發出和執行登記臺帳，按分銷公司及所銷產品登記。每月清理已履行和未能履行的合同，進行分析，發現問題及時溝通處理。
（2）嚴格執行送貨登記管理臺帳。送貨臺帳要有送貨單發出、回收情況記錄。將簽收手續完備的送貨單財務聯移交銷售財務會計記帳，第一聯移交合同部作為債權檔案附在相應的銷售合同后，第三聯自存作為送貨臺帳記帳依據。
（3）銷售合同及送貨單簽發后，必須限期返回，丟失一份要登報公示并從重處罰責任人。
通過對債權檔案傳遞過程的跟蹤，確保債權檔案收集、及時、完整、齊全。
3.3 科學排列，規范整理債權檔案
1.科學排列，提高查準率。
排列整理：銷售合同按產品、銷售區域（?。⒔涗N商（購貨單位）、時間等要素進行排列。年度內將同一經銷商的每一份銷售合同附上送貨單、按時間先后排列，再附上年度對帳余額調節表。
規范裝訂：合同、送貨單等應歸檔債權憑據排列順序確定后，制作卷內目錄及備考表，裝訂成冊。
3.4 歸口管理，提高債權檔案利用查全率
所有債權檔案由形成部門分片區、經銷商排列，裝訂成冊后，編制移交清冊，每年移交債權中心審核，歸口集中保管、利用。確無債權糾紛后再移交檔案部門保存10年。當債權法律糾紛產生時能快速提供債權依據，確保企業債權萬無一失。
參考文獻
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一、高校檔案信息化建設的必要性
高校檔案承載著“記載校史校情，傳承大學精神”的重要使命，同時也是維護學校和師生根本利益的重要依據。隨著高校辦學規模的擴大，高校館藏檔案案卷數也在逐年增加，同時，隨著國家的發展和社會的需求，每年各類人才流動、戶籍變更、留學、移民的人數也在逐年攀升[1]34。以同濟大學檔案館為例，館里保存著建校一百多年的檔案27萬余卷，案卷每年以2萬余卷遞增，每年前來檔案館辦理各類檔案證明的達8000余人次，然而檔案館的工作人員不增反減，人均工作量不斷增長，勢必會在每年的畢業季等一些特殊時段形成業務量堆積的現象。針對這些問題，大力推進高校檔案信息化建設工作已經成為亟待解決的問題。
二、高校檔案信息化建設的基本思路探索和應用
高校檔案信息化建設是提高檔案工作水平的重要途徑，它的建設是一項龐大的系統工程。根據高校檔案的具體情況，歸納總結為三方面，即檔案資源數字化、管理過程智能化、檔案服務信息化。
1.檔案資源數字化。主要指直接歸檔的數字檔案和對館藏各種載體檔案的進行數字化加工工作。（1）數字檔案的歸檔。數字檔案也可稱為“電子檔案”。電子文件是指依托計算機及網絡技術等現代化辦公條件和設備，存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體的文件，而具有查考利用價值并應當歸檔保存的電子文件就被稱為數字檔案，它必須依賴電子設備進行閱讀和處理。在高校檔案形成過程中，會產生很多的數字檔案，比如電子公文(俗稱OA文件)就屬于此類檔案。電子公文是指通過學校協同辦公系統處理公文后形成的具有規范格式的電子數據，對學校和社會具有相當重要的保存價值。同濟大學在進行電子公文歸檔的實際應用中，創新提出在檔號編制規則中增加部門代碼，使同一部門的檔案相對集中，便于查找和利用。整個歸檔過程依舊采用電子數據和紙質檔案“雙套制”歸檔模式，即在協同辦公系統中將電子公文數據通過接口傳輸至檔案管理系統自動歸檔，同時還須將已辦結的電子公文制成紙質公文，與電子公文一同歸檔，電子公文與紙質公文互為鏡像，實現了文檔一體化。(2)館藏檔案數字化加工。長期以來，檔案館所存放的檔案大多是紙質檔案，檔案利用也都是采用手工翻閱紙質檔案來進行。而如今信息時代的數字信息管理模式，已開始深刻地影響著檔案管理全過程。為了能迅速、方便、準確地提供檔案利用，共享可公開的檔案信息資源，更好地滿足社會各界對檔案利用的需求，就必須進行檔案的數字化加工工作，將紙質檔案轉化為存儲在磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本，真正實現對館藏檔案進行現代化管理。同濟大學的館藏檔案數字化加工采用數字化外包的方式進行。項目實施前，檔案館工作人員需要對檔案的種類、數量、案卷質量以及檔案的整理方法、著錄方法、檔號編制方法等進行詳細了解，制訂出一系列操作規范和規章制度，選擇綜合實力雄厚、擁有一定資質的檔案數字化加工專業公司作為承包方。項目實施過程中，針對“調卷整理掃描還卷質檢著錄總檢掛接備份”等流程及加工環境，對照國家檔案局《檔案數字化外包安全管理規范》逐條檢查，全面管理。
2.管理過程智能化。主要包括部門立卷網絡化、庫房環境自動化和檔案管理智能化三大方面。（1）部門立卷網絡化。部門立卷是指由檔案材料的形成部門在檔案管理部門的指導下，具體完成檔案從收集、整理、組卷、錄入管理系統、著錄目錄到系統，并定期移交歸檔的全部工作。立卷工作可分為平時立卷（預立卷）和年終立卷，兩者是相輔相成的。預立卷為年終立卷打下了基礎，年終立卷又可以檢驗預立卷，以便根據工作的變化及時調整類目，為新的一年編制立卷類目提供根據。同濟大學檔案館使用的管理系統采用瀏覽器/服務器結構，部門檔案員只要有一網的計算機就可以登錄到系統中，使用系統的各種功能進行操作，檔案館工作人員可以同步實時監督部門檔案員的立卷過程，發現問題及時指出和修改，降低了歸檔的錯誤率。
3.庫房環境自動化。檔案庫房是永久保管檔案的基地，加強檔案庫房管理是保護檔案的重要途徑。隨著信息技術的發展，通過智能設備和信息技術進行交互和控制，克服了傳統庫房管理存在的弊端，減少了人工工作量，提高了管理效率。同濟大學檔案館在庫房環境自動化建設中，先后在庫房中更新安裝了紅外視頻監控系統、門禁———照明聯動控制系統、溫濕度自動控制系統、空氣凈化系統、七氟丙烷自動滅火系統，以及變頻控制電梯設備等。其中紅外視頻監控系統通過在庫房內安裝雙頭紅外攝像頭對庫房進行24小時全面無死角、不間斷圖像監控。庫房管理人員可以通過回放，調取任意時間段的庫房監控錄像[2]51。門禁———照明聯動控制系統，一改傳統的鐵鎖把門模式，通過門禁管理系統根據不同的時間段和工作需要，針對每一個庫房房門對不同的人員進行授權，做到了庫房管理權限精細化。每一個進出庫房的人必須刷卡才能打開門禁進入庫房。通過刷卡，系統自動記錄每個工作人員的出入信息，有力保證了庫房的安全。溫濕度自動控制系統和空氣凈化系統，在庫房營造了一個恒溫恒濕的檔案保護環境，最大限度延長檔案壽命。當庫房溫度不在14℃—24℃之間，空調就會自動開啟；相對濕度如果超出45%—60％，除濕機就會自動開始運作，進行除濕工作?？諝鈨艋到y定期自動開啟，有效提高全封閉的庫房空氣清潔度。同濟大學檔案館歷來就是學校的重點安全保護單位。因受到檔案館庫房層高的限制，庫房安裝采用了造價相對較高的七氟丙烷氣體滅火系統。七氟丙烷是無色、無味、不導電、無二次污染的氣體，具有清潔、低毒、電絕緣性好等特點，是一種滅火效率高的潔凈氣體滅火劑。如果庫房層高能滿足排設管道的高度，可安裝具有造價低、性能穩定、安全性高等優點的高壓細水霧滅火裝置。（3）檔案管理智能化。一個功能無比強大的檔案管理系統是檔案信息化的核心。隨著計算機技術在檔案管理中的廣泛運用，檔案管理軟件日臻成熟完善。各個立卷部門，依托計算機和局域網進行登錄系統，對檔案案卷進行案卷和文件的著錄、修改、刪除、檢索、統計匯總、打印案卷目錄和卷內文件目錄，一次錄入多次輸出，將原來案卷的檢索功能交給高效的計算機，提高檢索率和利用率。同濟大學檔案管理系統基于TCP/IP（網絡互聯協議）協議，系統用戶不受地域限制，不需要安裝客戶端軟件就可操作。該系統不僅可以進行全文自動著錄與標引、全文管理與全文檢索，還可以對圖像、錄音等多媒體檔案，通過網絡遠程上傳至系統，并可以對各類檔案信息資料進行靈活統計。檔案的存放離不開密集架。同濟大學在新置智能電動密集架的時候，要求可通過計算機系統實時檢測密集架的各種狀態，并進行操作控制，同時要求做到密集架管理控制系統與計算機智能連接，通過網絡，在電腦上直接對密集架進行操作，實現檔案密集架的智能化管理。
4.檔案服務信息化。目前主要是指在線提供檔案信息和遠程辦理檔案證明兩部分。（1）在線提供檔案信息。信息技術的發展，使互聯網逐漸成為人們日常生活的一部分，在高校在數字校園大環境下，上網用戶越來越多，在線提供檔案信息，不僅可以為廣大檔案利用者提供便利，同時也能更好地提高了檔案利用的效率。同濟大學檔案館通過檔案系統開放數字化檔案資源。需要在線查閱學校檔案信息者必須是通過學校統一身份認證平臺認證的部門或個人，檔案查閱者首先向檔案館提出查詢申請，并簽訂《同濟大學檔案電子信息查詢安全協議》，經審核通過后，系統管理員根據查閱者的工號開設查詢賬戶，根據不同級別、不同權限予以授權。授權后，查閱者即可在線查閱相關檔案信息。（2）遠程辦理檔案證明。遠程服務又稱RAS服務,是指讓用戶可在局域網以外的地方用自己的電腦去訪問位于局域網絡中信息資源的技術，它被認為是“以人為本”的服務?；诜諏ο蟮男枨筮@一外因，和提高工作效率這一內因，同濟大學檔案館于2013年11月正式開通網上“檔案服務利用系統”，此系統為國內高校首例[3]。同濟大學“檔案服務利用系統”，突破了身份認證和財務收費兩大瓶頸難題，通過前后臺的網上互動，將電子商務的理念應用到檔案的服務利用過程中，為檔案利用者提供一站式遠程在線服務。用戶可根據需要隨時在網絡環境下進行注冊、登錄、申請辦理相關的檔案業務，通過檔案館人員后臺審核后，用戶可用網銀、支付寶等相關渠道支付所需費用，并根據需要選擇快遞或至檔案館窗口自取已制作完成的檔案證明文件。此系統徹底打破時間和空間的限制，避免了利用者奔波之苦，真正做到了全天候的檔案服務，使“被動服務”演變為“主動服務”。系統開通至2015年4月，已由最初的13項出證業務增加到21項，匯總數據顯示，受理業務人數和數量快速增長，并持續保持在較高水平上。高校檔案信息化建設作為一個新鮮事物，在實施中可能還會有一些意想不到的困難和問題出現，伴隨著檔案信息化建設的深入，以及對檔案服務方式創新的不斷探索，高校檔案工作也一定會隨著信息技術的發展而不斷改進和提高，更好地為社會服務。
參考文獻
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近年來，高校繼續教育培訓進入了一個快速發展期，隨著其規模的不斷擴大，在其內部產生了大量的公文和檔案。由于教育培訓領域自身所獨有的特點，使得管理者對公文、檔案的存取、調用要求更高。如何高效地處理這些公文以及有效、及時地使用這些檔案，是目前高校教育培訓工作中面臨的一個重要問題。由此，文檔的電子化成為迫切的需要。而隨著信息技術、網絡技術的發展，電子文檔以其操作方便、傳遞快捷、存儲空間小、信息容量大等特點，具有傳統文件無法比擬的優勢。在電子文檔大量產生的同時，如何保障電子文檔的有效利用，已經成為人們所關注的重要問題。
一、概念及特性
文檔，即公文和檔案，公文是檔案的前身，檔案是公文的終結。電子文檔即電子公文和電子檔案，電子公文是由辦公自動化系統生成，電子公文流轉結束后就進入了歸檔環節，形成電子檔案。電子文檔就是單位在日常運作中創建、流轉和最終生成的能為計算機識別和處理，并可在網絡上傳遞的代碼序列，包括文字、圖表和圖像等電子化文件。電子文檔存儲密度高、容量大、體積小，通過互聯網技術可以在極短的時間里從任意地點進行查閱、調用，管理方便。但電子文檔必須以計算機為媒介，對設備依存度較高，而且易于修改、復制、傳播。
二、教育培訓文檔電子化的意義
(一)高校教育培訓公文電子化的意義
高校教育培訓的公文包括請示、資產請示、收文、報文、大型活動審批、合同審批及管理、信息審核及、通知、各類函件等，要求時效性強，需要準確、快速地完成。如果使用傳統的手工方式完成，則費時費力，且易出差錯。依靠網絡信息技術對文檔進行高效有序的電子化處理，通過電子公文傳輸、交換、共享，加快了公文流轉速度，提高了辦公效率和資源利用率，實現了跨平臺的數據信息交換和信息共享，使各個層面的工作有機地聯系起來。
1．辦公效率大幅提高
電子公文與紙質公文的種類、要素、工作流程、歸檔等基本相同。高校教育培訓工作的日常內部公文處理流程包括擬稿、審稿、定稿、簽發、分發、催辦、歸檔等，上級來文則有收文、登記、傳閱、催辦、督辦、歸檔等，原來依靠傳統的流轉程序時，就擬稿、審稿、定稿程序就會反復幾次修改，若是碰到領導出差的情況，只能等到領導出差回來才能簽批，出差幾天等幾天，再呈報到下一位領導時，可能又因為別的原因而延誤了批閱。這些嚴重地影響了公文流轉的進程和速度，制約了教育培訓工作的開展。而電子公文相比紙質公文來說方便、快捷、智能，依靠計算機強大的信息處理能力以及網絡，不受時間和地點的限制，只要有互聯網，隨時隨地就可簽批。即使領導在大洋彼岸出差，也可以使用互聯網絡及時登錄辦公自動化系統簽批公文。而且辦公自動化系統具備了提醒和催辦功能，從而極大地提高了辦公效率。
2．加快了文件傳遞的速度和提高了安全性
傳統的公文流轉方式在向上報文或向下級部門發送紙質公文時，中間要經過很多人工操作環節，才能到達相關部門。因受時間、空間限制，阻礙了公文信息的效用。而且靠人工在傳遞過程中，遺失的情況時有發生。而電子公文通過辦公自動化平臺，利用計算機網絡技術功能，無論是在制發上傳文件還是向下級信息，都會在短時間內以點帶面的形式信息，減少了中間環節，大大縮短了公文流轉的時間，及時地傳遞了信息，其時效性能高的優勢是紙質公文不可比擬的。而且杜絕了文件在傳遞過程中丟失的情況，大大提高了文件傳遞的安全性和時效性。
3．響應低碳、環保、節約的號召
采用無紙化辦公的方式進行電子公文的流轉，除了讓大家“省力”，極大提高工作效率之外，還大大減少了紙張的使用。除此之外，還大大減少其他如印刷、筆墨等辦公費用。這無疑是對倡導低碳環保生活的響應，為建設環保型、節約型社會貢獻了一份力量。
(二)高校教育培訓檔案電子化的意義
1．提高檔案管理工作的質量和水平
傳統型檔案以手工管理為主，這種管理會因人的水平、能力、責任心等諸多因素使檔案管理工作質量和水平產生很大差異。而電子公文轉化為電子檔案后，其管理雖然也依靠人的作用，但這種管理是以計算機為工具，按檔案管理規范的要求進行編制開發的專用數據庫，任何人進行操作和管理，其差異都很小，從而提高了檔案管理工作的質量和水平。
2．文件信息得到充分交流與共享
多年來，高校檔案一直采用柜架式保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫房空間，而且查閱、利用非常不便。其管理、查詢與利用需要在庫房中進行，無法做到信息共享，更談不上交流。這使得大量信息閑置于文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，而且原件容易損毀，還造成文件和信息查找困難。同時，由于傳統意識的影響，國人對檔案的重視程度不夠，大部分人忽略了它的意義，而高校教育培訓的檔案管理有其獨特的特點，即查詢調用的需求非常頻繁。檔案電子化后，檔案管理由案卷級可以深入到文件級甚至內容級，可以多用戶共享檔案信息，通過辦公自動化平臺，根據用戶的不同職責設置不同的權限，分級共享信息。而且足不出戶便可查閱有關的目錄、索引和全文，既方便又快捷，使信息得以充分交流和共享。
3．便利的檢索功能提高了檔案文件的利用效率
在查閱紙質公文時要根據時間和空間順序在公文檔案中進行查找，如果年代久遠則十分麻煩和費力。而高校教育培訓檔案電子化后，通過計算機網絡技術功能，鍵入相關內容的關鍵字、詞或類目、時間、地域等進行模糊或精確檢索，就可以在幾分鐘內搜索到相關檔案信息，并且可以保證很高的查全率和查準率。
三、存在的問題及當前應對方法
電子文檔的普及為我們的工作帶來了極大的方便，為高校的持續發展做出了貢獻，但是在應用中還存在諸多問題尚需解決。以清華大學繼續教育學院為例，在向上級報文時，還是只能使用傳統的手工流轉程序，整個高校在整體上并沒有實行電子公文，也沒有統一規范，二級院系只是各自為戰，電子公文僅僅在院系內部使用，出了院系的文件流轉還是只能依靠傳統的紙質公文流轉方式完成。在財務方面，報銷憑證還是需要紙質文檔且需領導簽字才可生效完成報銷，電子文檔不具效力。另外，由于印章和簽署是文件生效的主要標志，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。
鑒于以上原因，文檔實行“兩套制”是有必要的，即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。對于只能是紙質文件流轉的工作，事后再利用掃描儀等設備轉化為電子文件進行存儲。這也是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。從歷史和現實兩個角度看，以紙張為主要載體的傳統型檔案和以電子文件為代表的新形式檔案，都會同時并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。
四、結語
總之，文檔電子化是信息時展的必由之路，是高校教育培訓發展的需要，是高校檔案向信息化管理的必然趨勢，也是提高高校管理水平和管理質量的重要手段。它革命性地改變了延續幾千年的傳統公文傳遞方式，其應用亦必然會越來越深入和普及，必能大力促進高校教育培訓工作信息化的快速發展。而其完全電子化不可能一步到位，在工作中要力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展和實現。
參考文獻
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四月份完成了湖北省第九屆“守合同重信用”材料整理及申報工作，完成了院工商營業執照年檢以及企事業單位組織機構代碼證換證及年檢工作。并對全院各類資質進行了一次清理，按資質證件的使用范疇及用途重新分類，制作成相應的電子明細表，便于借閱人員查看，對日常資質證件（原件及復印件）借用進行了登記、維護管理工作。
五月份協助深圳分院、黃岡分院、珠海分院在當地建設部門登記備案工作，以及完成了當月的合同管理統計工作；協助院辦等部門，收集整理2002年院施工的重慶萬州草街子地質災害防治施工項目原始資料；以及各分支機構投標使用資質借用歸還登記管理工作。
六月份完成了“全國工程勘察設計單位誠信單位”牌匾、證書申領工作。協助各分支機構項目投標工作，做出謀劃策之功效，如：南寧分院參加南寧藝術館工程勘察項目投標，荊州分院武荊高速公路連接線粉噴樁檢測項目投標等工作。按市建委工程勘察設計處和武漢勘察設計協會的要求，將我院基本情況等相關資料報送《武漢勘察設計》網站，建武漢勘察設計網絡數據庫。完成1-6月份半年度合同統計工作，以及生產經營統計匯總工作。
七月份協助xxx科長順利完成了地質勘察資質（固體礦產勘察、水工環、液體礦產勘察）三個甲級資申報工作，這也是我第一次參與資質維護管理工作，實現中學到了很多的知識，豐富了我的工作經驗，此項工作已圓滿完成并已為我院取得了三個甲級資質。完成了我院《武漢市工程勘察設計行業誠信單位》申報工作，此項工作也得到了好的結果，我院被評為武漢市28家工程勘察設計誠信單位之一。
八至九月份協助并完成了測繪資質年檢工作，新的測繪資質也已領取，并對我院地災類（勘察、施工、評估、設計）資質復審材料進行整理工作。
十至十二月份完成了報送國土資源部地質災害治理工程勘察設計施工和危險性評估四個甲級資質復審材料申報工作，此項工作已由國土資源部審批過兩項地災施工和地災評估甲級資質，還將等待另兩項資質審批。完成了報送局企業指導處《單位資質和個人職業資格證書情況信息表》資料。完成了上報湖北省建筑行業十強申報工作。
二、合同管理以及分支機構服務方面工作情況
在合同管理方面對當年所簽訂的合同xxx多份合同進行了編號、蓋章登記，合同項目顧客評審表進行分類，并在OA系統上對所簽訂合同進行了電子數據管理，并在規定的時間里完成了*年每月生產經營統計匯總工作。對于各單位情況不同對合同管理也采取了不同方式催收歸檔工作，使其我院合同歸檔率占xxx%以上，有效防止了因合同原因而產生的不必要麻煩。
對于分支機構服務方面也是任勞任怨只有各分支機構有快件過來，都會想盡辦法為其辦理，并在最短時間內給他們寄郵回去，以不耽誤對方工作為目的，從不因個人問題而延誤工作。
完成了*年度省、市勘察協會會費上繳工作。
三、管理工作中的經驗與體會
1、由于我以前從事出納工作，這是第一次接觸資質管理、合同管理的工作，這其中有個角色的轉變，雖然出納工作使我熟悉了我院的管理制度以及合同管理細則等，為以后的工作打下了良好的基礎，但由于資質管理工作以及分支機構生產經營管理的性質不同，使我在工作中有些被動接受、缺乏創新的工作作風。
