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1、檔案重視意識不夠
目前，企業、個人對人事檔案的重視程度顯得比較淡薄。在人事檔案管理硬件方面，很多企業在人事檔案方面的投入少，硬件設施跟不上，以地下室、庫房作為檔案管理的存放場所。有些單位的檔案管理還處于原始狀態，甚至連基本的八防（防盜、防塵、防鼠、防火、防潮、防脆、光防、防有害氣體）都不能做到。檔案采取的是老式箱式存放，并沒有采取理論上要求的“密集式”管理辦法。這主要是因為一些企業在檔案管理方面的重視意識不夠，還不能從根本達到檔案管理的要求，給檔案工作的開展造成困難。
在人事檔案管理軟件方面，從事人事檔案管理的工作人員多數非檔案管理專業。檔案管理學的基本知識比較缺乏，而且后期的培訓也未能及時跟進，使檔案管理工作未能按照規范來運轉。另外，一些企業在人才選拔和考核中，未能充分發揮檔案管理方面的積極作用，未能建立起企業用人與檔案管理有機配合的人力資源管理機制。
個人方面，普遍存在員工人事檔案意識比較淡薄的狀況。有些員工的人事檔案未能及時歸檔，調入單位未能及時將檔案及時調來，因而，往往出現不知檔案在何處的現象。同時，單位要求填寫的考核表等需要及時歸檔的材料，有些員工未能及時上交歸檔，造成檔案內容不齊全，使檔案在反映個人綜合信息方面未能充分發揮應有的作用。
2、檔案內容不能適應現代人力資源管理的需求
在新形勢下，員工不僅是企業運轉的基本力量，而且越來越被提升到人力資源的戰略高度。人事檔案的完善對人力資源的管理提供全面的依據。因此，員工人事檔案內容的完整性、全面性是企業發現人才、培養人才的基本前提。在傳統的人事檔案管理下，將內容劃分為十類，往往突出反映的是企業員工的政治性，內容多為歷史寫實性，但對員工的培養、考核，以及員工的興趣、專長、團隊合作等方面內容則顯得單薄。傳統的人事檔案內容未能全面反映一名員工的發展潛力，對企業發現和培養人才造成不便，造成埋沒人才、壓抑人才的現象。
傳統上的檔案管理將干部和工人分離，實行分類管理。這種檔案管理方法在一定時期內起到了積極的作用，但隨著我國市場經濟體制的確立以及國家人事制度的改革，這種檔案管理方法已經不能適應新形式的需要。主要體現在：“干部”這一概念比較含混籠統，未能明確予以定義，企事業單位各行各業都普遍采用本詞。新形勢下，“干部”這一詞匯依然不能適應檔案分類管理的需要，因此，繼續按照傳統方法進行檔案分類管理，勢必引起一定的管理混亂。另外，傳統上的干部和工人人事檔案分屬不同部門分類管理，增加人力物力成本。同時，干部和工人人事檔案的分離，與新形勢下“以人為本”的理念相左，未能體現社會公平，與企業勞動合同制下靈活的用人機制不相適應，妨礙了人才作為一種資源的有效配置，與社會倡導的現代企業制度不相符。
3、人事檔案管理不能適應市場經濟下人才的快速流動
在市場經濟下，市場在調節人力資源配置方面發揮的作用越來越突出。人才作為企業發展的重中之重，其流動性較計劃經濟時代明顯加快。市場為員工提供了廣闊的發展空間，員工為謀求個人發展，個人選擇越來越多樣化。企業員工在企業之間跳轉過程中，有些企業為了維護本單位利益，不予調出人事檔案等現象頻發。還有的員工檔案意識不強，將個人檔案一直未及時調出。從而形成人檔脫節，造成“死檔棄檔”、“人質檔案”現象，對企業人事檔案管理帶來諸多不便。
4、檔案轉移不方便
長期以來檔案轉移一直沿用“開檔案轉移單”（介紹信）之做法。理論上講，這一設計有它的科學性，但隨著市場經濟的快速發展、人才流動的加快和頻繁，這一做法目前很難再堅持下去。新形勢下，檔案轉移并不能確保“檔案轉移存根”的及時返回，造成人事檔案寄出卻無憑證的狀況，為檔案管理工作帶來諸多不便。
二、解決企業人事檔案管理存在問題的對策
傳統的人事檔案管理在新形勢下急需一系列的改進和變革，以適應時代變化的需要。我們認為，應該從以下幾個方面入手，逐步解決現有檔案管理中存在的問題。
1、加大宣傳力度，提高企業和個人的檔案意識
個人人事檔案涉及到員工的切身利益，員工升遷、考核培養，養老保險、醫療保險等社會醫療保障問題都跟檔案掛鉤，做好企業人事檔案的管理對員工意義重大。企業應該依照國家法律要求，不僅要按照要求對檔案予以保存并進行完善，還應該對檔案管理人員不斷進行培訓，在硬件和軟件上滿足人事檔案管理的要求，提高檔案管理的質量，從而使人事檔案發揮其應有的作用。
2、以人為本，變革檔案管理理念
要使人事檔案充分發揮作用，就應該適應新時期的要求，在管理程序和檔案內容方面予以不斷改進。新時期，人力資源管理是企業競爭的重中之重。檔案內容應該充分為發現人才、培養人才、配置人才服務，在原有內容基礎上，形成有企業特色的檔案內容。
企業的主要目標在于激發員工的創造性，追求經濟效益的最大化。牢固樹立將員工作為戰略資源的意識，是企業在殘酷的市場經濟競爭中的立足之本。因此，在員工人事檔案管理方面不能照搬機關干部的分類及內容，而應該根據企業現實需要，對員工的全面考核和業務能力等方面予以補充加強，從而形成企業自身特色的人事檔案管理體系，更好地為企業的人力資源管理服務。同時，在檔案管理程序上，應該突破干部、工人分類管理的限制，建立與現代企業制度相適應的人事檔案管理制度和方法。
3、建立與人才流動相適應的人事檔案管理制度
為了暢通人才流通渠道，合理配置人力資源，企業人事檔案管理方面需要進一步解放思想，不斷革新。對于傳統人事檔案管理中存在的人檔分離、人質檔案、死檔棄檔現象，以及在檔案轉移過程中出現的問題。應該充分發揮各級人才市場在檔案管理方面的積極作用，建立靈活的檔案轉遞渠道。
4、建立與信息化相適應的檔案管理辦法，推進人事檔案工作信息化建設
企業應從軟硬件方面積極投入，不斷提高人事檔案的規范化程度，從而提高人事檔案的利用效率。檔案的信息化建設是一個長期性的系統過程，不可能一蹴而就，但檔案信息化建設對企業人力資源管理來說，意義深遠。檔案信息化建設在數據共享、信息傳遞、提高效率方面將對企業的管理產生重要影響。
綜上所述，我國企業人事檔案管理方面在新形勢下面臨著一系列的困難和挑戰。積極探索新形勢下企業人事檔案管理方面的新途徑、新方法是擺在我們人事檔案管理工作者面前的主要任務。只有轉變管理理念、尋求與時代特點相適應的檔案管理方法，才能不斷完善和改進檔案管理工作，更好地為企業、為社會服務。
【參考文獻】
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第一,管理監督不到位。取消稅務專管員后，由于把實行專管員管戶向管事制度轉變簡單的理解為取消專管員,形成了管理環節的空位和斷層,使稅務機關失去了對納稅人的管理和監控；二是注重了集中征收,優化服務,片面強調以查代管,形成了管不細、查不全、征不足、處罰難、效率低的狀況；三是征管格局中的四個系列以及各職能部門間協調不好,各自為政,多頭指揮,不通信息,相互扯皮,互相推諉,導致稅收征管全過程運轉不正常。
第二,管理手段應用不到位。目前管理手段主要是運用計算機管理,但其監控作用不明顯,主要表現為:征管軟件本身還不成熟,使用中存在一些缺陷,在一定程度上還不能滿足征管要求,信息傳遞不通暢,影響收入的完整性,加之有少數微機操作人員責任心不強,不能按規定及時、完整、準確地錄入有關信息,因而計算機不能全面真實地反映征納情況；部分工作人員不熟悉征管業務規程,無法對征管信息進行微機處理。
第三,管理職責明確不到位。由于對新的征管模式認識不足,征管實踐中削弱了管理,淡化了責任,在一定程度上造成了底數不清,稅源不明,監控不力,漏征漏管。造成征管質量不高的原因,一是少數單位在認識上沒有弄清分類管理的含義,片面理解為對一般納稅人的abc管理；二是各單位沒有結合本單位實際制定出切實可行的分類管理操作辦法和措施,因而職責不明確,管理程序、方法不規范,管理效果不好；三是大多數單位職責雖分解到人、落實到戶,但沒有建立相應的制約機制,沒有配套的考核辦法和措施,使管理工作不能落到實處；四是普遍把分類管理和十率考核、征管軟件運用、征管檔案管理工作割裂開來,沒有利用它們之間的內在聯系理順工作思路,使該四項工作不能環環相扣順利開展,而這些原因造成征管質量不高,主要體現在:一是登記率不完全真實。二是申報率不準,這有計算機軟件本身的問題,也有管理人員管理不到位的問題,還有沒有按征管規程對非常戶進行處理的問題。三是申報準確率難以掌握。由于管理未落實到位,管理人員無法掌握納稅人生產、經營和財務狀況,不能對其納稅的準確性作出大致判斷,偷逃稅款不同程度存在。另外在雙定戶的定額核定上,由于管理的問題使核定的定額與實際銷售相差甚遠,造成稅款流失。在對大中型企業和一般納稅人的征管中,同樣存在監控不力,稅款流失現象。四是在緩交稅款審核上存在調查核實不嚴的情況,客觀上讓一些企業感到貸款不還不行,費不繳不行,而稅款可緩,能緩就緩。五是依法治稅難,在征管過程中不同程度的存在執法難的問題,一些稅務機關正常的稅收保全措施難以實行,或是相關部門不配合,或是存在來自各方的干預。
由于上述征管不利,最終影響稅源,不能保證國家財政收入。
二、當前加強我國稅收征管的建議
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1.1 參保人數激增。以2010年末為例，全國參加城鎮職工基本養老保險的人數為25707萬人，比2009年末增加了2157萬人。其中，農民工參保人數為3284萬人，比上年末增加了637萬人。參保人數的迅速增長，必然導致社會保險檔案的迅速增長，這也就對社會保險檔案高效科學規范的管理提出了更高的要求。
1.2 社會保險改革不斷深化。近年來，為適應現代社會發展的需要，我國社會保險制度頻繁改革。如2010年，流動就業人員基本醫療保險實現跨省轉移接續，2011年，企業繳納險種在養老、醫療、失業險的基礎上，新增了工傷和生育險。這些政策改革為社會保障事業的發展營造了更為廣闊的空間，提供了難得的機遇。
1.3 社保檔案管理機構分散。具體而言：養老、醫療、工傷等基本保障檔案由社保中心負責管理；社會救助、社會福利、社會優撫、低保等由民政局負責管理；個人商業保險由商業保險公司負責管理。管理機構的分散，既造成了政出多門、資源浪費的局面，又為社保檔案的管理使用造成了諸多不便，同時還使得整個社保體系出現了許多漏洞。于是，就有人開始利用這些漏洞來謀求個人私利，“社?！比怂劳龆ｋU金照領等現象的頻繁發生也就不足為奇了。
1.4 社保檔案管理工作的考核指標不健全。社保檔案數量巨大，管理工作繁瑣，而目前我國既無統一的管理辦法和操作流程又無硬性的考核指標，使得負責檔案管理的工作人員無所適從，也使得許多工作人員放松了要求，工作標準低，管理不規范。同時，負責社保檔案管理的各個部門各行其是，各自分別構建管理系統，各管理系統采用的標準和技術架構不統一，使得社?；拘畔o法共用，只能采用共享或交換的形式。這也為社保檔案的統一管理使用設置了人為障礙。
1.5 社會保險的經辦效率不高。當今社會，網絡已經普及，人們已經習慣于足不出戶在網上辦理業務。傳統的紙質檔案管理體系手續復雜冗繁、辦理效率低下，人們對簡化申報手續、提供便捷高效的網上申報社保業務的呼聲越來越高。因此，在確保數據準確完全的基礎上，簡化申報手續，豐富申報途徑，提升經辦效率，已刻不容緩。
2 我國社保檔案管理系統存在的問題
2.1 管理體制不規范。目前，我國社保檔案管理工作還沒有統一的規范和標準，管理機構不健全，專職人員配額少，歸檔范圍不明確，管理標準不規范等諸多問題，已經嚴重影響了我國社保檔案的管理質量。
2.2 存檔場所隱患多。受辦公場地和經費等問題的限制，許多地區的社保經辦機構沒有固定的檔案存放場所或存放場所條件簡陋，社保檔案存在諸多潛在的不安全因素。
2.3 管理標準不科學。當前執行的《企業職工檔案管理規定》是1992年制定的，其諸多規定如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉等已經不適應現實工作的需要。在新的統一的管理標準尚未制訂的情況下，各地只能各行其是制訂地方標準，以致社保檔案的管理方法在各地截然不同，不同專業類別的管理規范也是千差萬別。
3 社保檔案管理工作的發展方向
3.1 全面推行數字化檔案管理體系。在傳統的社保申報辦理過程中會出現大量的紙質材料或證明，既不便保存，又浪費空間，查詢起來也繁瑣。如果將這些紙質檔案轉變成數字檔案，既節約資源、利于保存、方便查詢，又能極大的提高經辦效率。
3.2 對社保檔案進行分類管理。根據不同門類的社保檔案，遵循文件的形成規律，按照各自的形成類型、存檔價值等，分別確定各自的歸檔管理方法，實行分類管理，既方便儲存、利于查詢，又可有效防止檔案的丟失與缺漏。
3.3 統一社保管理規范標準。建立全國統一的社保檔案管理體系，規范檔案管理標準，強化社保檔案的監控和管理，提高社保信息的安全性，建立全國統一的社保信息網絡查詢接口，既可方便公民查詢個人社保信息，又可提高社保及檔案管理工作的透明度，這對于推進社保事業的持續發展和完善是大有裨益的。
3.4 規范社保檔案管理機構。如設立全國社保檔案管理中心，擬訂社保檔案管理的有關規章制度、操作流程、改革規劃等，統一社保檔案的管理標準和規范，結束社保檔案管理在各地各行其是、管理混亂的局面。同時，在各地設置分支機構負責公民社保檔案內容的增加和更新，并定期送交全國社保檔案管理中心統一保管。
參考文獻：
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一、供應商管理及其必要性分析
供應商管理是指為企業生產和經營提供原材料、設備及配件和其它資源的企業,供應商既可以是生產企業也可以是流通企業。供應商管理的目的就是要建立一支穩定可靠的供應商隊伍,為最終客戶提供高質量和快速的產品和服務保障。
供應商管理的必要性主要體現在以下幾個方面:
1、供應商管理有助于提高客戶對于企業產品和服務的滿意度
目前,很多公司與供應商之間仍是相互對立而非合作伙伴關系,其交易過程仍是典型因利害沖突的非信息對稱博弈過程。如供應商通過減少要素的投入來實現自身利益的最大化,偷工減料即是其道德風險的表現。而由于這種信息不對稱使得客戶在采購環節加大檢驗、監督管理的力度,無形中增加了管理成本。只有加強供應商管理,使供需信息共享,才能達到低成本、高柔性的目標。
2、供應商管理有助于提高供應商對客戶需求反應的敏捷性
即時制生產(Just In Time)、零庫存管理、精益物流等逐漸在生產領域、流通領域、管理領域中普及,在這樣的環境中,供應商對客戶需求反應的敏捷性成為考核供應商績效的重要指標。要提高滿足顧客需求的敏捷性,作為供應商必須具有控制資源市場的能力;作為客戶,要充分發揮采購職能的優勢,只有加強供應商管理,使采購方與合格供應商建立合作伙伴關系,才能提高供應商對客戶需求反應的敏捷性。
3、供應商管理有助于保證采購質量,降低采購成本
供應商產品的質量是客戶產品質量的組成部分,供應商的質量管理體系同時也是客戶的質量管理體系的組成部份;從成本角度考慮,供應商的成本一定程度上也是采購方的成本,供應商成本的增加勢必最終轉移到采購方的手中。所以,選擇合適的供應商,使供應商在動態競爭環境中保持提高產品質量、合理降低成本的持續改進狀態,對保證采購質量,降低采購成本具有積極的意義。
二、做好供應商管理工作的要素分析
供應商管理體系包括供應商管理方法、供應商選擇機制、供應商競爭機制和供應商與客戶之間合作機制。從這四個方面入手可保證供應商管理體系的完整和高效。具體實施如下:
1、 供應商分類管理方法
ABC分類法是企業管理的經典理論,該理論告訴我們,20%的供應商需要80%的管理精力。在供應商管理中,不是每個供應商都需要同等的管理關注,在資源有限的情況下,我們的注意力應該放在起關鍵作用的因素上,加強管理的針對性,提高管理效率。在上述管理思想的指導下,對供應商按重要性進行分類,找出關鍵的少數供應商,進行重點管理。我們可依據表1,對供應商進行ABC劃分。
表1:
在保證供應方面,對這三類供應商的要求是一致的。但A類供應商為公司提供了重要的物資供應且數量少,對其加強管理是降低采購成本的潛力所在,所以要投入主要精力,進行重點管理。而對于B、C類供應商,因其所提供的物資比重小、數量多,他們不是降低采購成本的重點,可以作一般管理。
但是,這里需要強調指出的是,ABC分類管理無法真正反映供應商提供的物資的重要性和物資市場的復雜程度,所以,在應用ABC分類管理方法的同時,要綜合考慮各種因素,切實做好供應商的分類管理工作。
2、 建立供應商的選擇機制
選擇供應商,是企業以適當時間、適當數量、適當價格、適當品質采購物資的起點和重要保證。因此在進行供應商選擇時,必須要綜合考慮候選供應商各個方面的表現,根據實際情況,制定出適當的選擇準則。
供應商選擇的準則主要集中在質量、價格、交貨、服務等四個方面,此外還包括其他方面的因素。下面對各種選擇準則進行歸納和總結,以便為供應商的選擇提供基礎,如表2。
3、 完善供應商之間的競爭機制
對于供應商的選擇,既可選擇獨家供應,也可選擇多家供應。要有意識地在供應商之間引入競爭機制,促使供應商在產品質量、服務質量和價格水平等方面不斷優化。同時,在保持供應商相對穩定的條件下,要對供應商實行動態管理,在相互信任的基礎上,也要建立一套得力的監控措施,建立供需間的新型合作關系。
供需方是同一個價值鏈的兩個節點,這個價值鏈是有機聯系的整體,在這個價值鏈上,產品與服務的最終消費者對成本、質量和服務的需求成為鏈中所有參與成員共同追求的績效管理目標。作為鏈上的成員,在考慮自身利益的同時,要兼顧其他成員的利益,才能鏈上個成員可持續發展的長久根本。供需雙方必須充分認識這一利益準則,使采供關系逐步擺脫傳統模式,逐漸形成有利于采供雙方共同利益的新的關系模式。采供新舊關系模式的對比如表3。
總的來說,供應商管理是一種改善采供方關系的新型管理機制。供應商的管理要求以大量的供應商的信息為基礎,建立完善的供應商檔案,對供應商的各種信息進行全面、(下轉第119頁)
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（3）我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理，負責社會保險檔案管理的部門分散。
（4）缺乏社會保險檔案工作指標評估。社會保障大量檔案工作環節繁瑣，相對于社會保障工作，檔案工作不是很難評估社會保障，也沒有統一的行政法規和標準，所以檔案的一部分工作人員放松了的工作要求。五種社會保險檔案文件不是一個部門管理，導致不同的開發人員參與系統建設、彼此之間的不信任和人為障礙，造成檔案割裂。
2 我國社會保險檔案管理系統存在的問題
（1）社會保險檔案管理工作不夠重視。社會保險工作的重點集中在擴大基本社會保險覆蓋范圍，加強社會保險基金籌集，并確保企業離退休人員基本養老金是及時的問題等。忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作在一個無序狀態，不能充分發揮其功能。
（2）社會保險檔案管理系統不是標準。由于我國目前的社會保險檔案管理系統缺乏統一的規范和標準，導致不清楚檔案的范圍，社會保險文檔集合并不完整，不完整的檔案管理方法等，嚴重影響社會保險檔案管理規范化、標準化。
（3）缺乏專業社保檔案的管理標準和規范。社保檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業職工檔案管理規定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉等規定已經不適應現實工作的需要，亟須修改。在沒有統一標準的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標準，有的地?市制定和公布了醫療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地?市則沒有建立相關管理標準和規范，造成社保檔案的各地管理方法不統一。在不同專業類別中，管理的規范和水平也不一致。
3 社會保險檔案管理的解決辦法
（1）將紙質文件轉換成數字存檔文件。紙質文件轉換成數字文件。根據檔案工作的實際需要，靈活使用，如目錄數據適用于使用記錄文本；全文數據可以使用輸入圖像掃描；和一些目前常用的數據可以制成光盤。
（2）根據社保檔案類別進行分類管理。根據不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，按社保檔案不同價值性質分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據各社保經辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。
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1.對供應商進行分類，選擇供應商
供應鏈管理是企業在當前日益激烈的競爭環境中為提高核心競爭力而形成發展起來的管理方法。供應商的選擇與管理是供應鏈管理中的研究熱點，對供應商進行分類管理是降低運營成本、提高管理水平的重要途徑[1]。大多公司原材料種類相當多，供應商陣容也比較龐大，但從未將供應商進行分類并加以管理。只有對供應商進行分類，根據公司生產經營需要，選擇供應商，才能真正實施供應鏈管理，實現JIT采購。因而，這將作為存貨管理的工作重點，也是實施基于供應鏈管理的準時制(JIT)采購策略的關鍵所在。供應商分類管理有助于提高客戶對需求和服務的滿意度、有助于提高供應商對需求反應的敏捷性、有助于保證采購質量同時降低采購成本[2]。
在對供應商分類之前，首先應整理分析供應商信息，供應商信息主要包括供應商的產品、產品價格、產品質量、付款方式、售后服務等。其次根據供應商信息建立供應商檔案。為規范操作人員的錄入，要求對供應商的信息進行編碼，減少錄入錯誤和重復性錄入。最后，定期更新供應商檔案中的信息。常見分類方法一般根據供應商的規模、產品類型、地理位置等單一條件對供應商進行分類，一般的方法有ABC分類法、帕累托分析法[3]以及引進風險因素的組合矩陣模型法，例如風險復雜度模型(Kraljic1983)[4]、子空間聚類算法[5]。結合常見分析方法，根據采購商與供應商之間重要程度對供應商進行分類如下：
1.1伙伴型供應商：如果供應商有很強的產品開發能力和生產能力，采購業務對采購單位很重要，而且供應商也認為采購業務對于他們來說也非常重要，那么這樣的供應商就是“伙伴型供應商”。
1.2重點型供應商：如果供應商認為采購單位的采購業務對他們來說無關緊要，但采購單位的采購業務對本公司卻是十分重要的，那么這樣的供應商就是需要“重點型供應商”。
1.3普通型供應商：如果采購單位認為對于某個供應商的采購業務對本公司來講不十分重要，但是供應商認為本單位的采購業務對于他們來說非常重要，則在這種情況下，顯然該項采購業務對于采購單位無疑非常有利，這樣的供應商就是采購單位的“普通型供應商”。
1.4一般型供應商：對于那些與采購單位的采購業務不是重要的供應商，可以很方便地選擇和更換，那么這些與采購業務對應的供應商就是普通的“一般型供應商”。
在對供應商進行分類后，應根據企業生產經營需要選擇合適的供應商。對不同種類的供應商采取不同的管理策略，對于“伙伴型供應商”屬長期合作伙伴關系，可采取雙贏策略；“重點型供應商”屬穩定長期合作關系，可采取靈活策略；“普通型供應商”屬一般合作關系，可采取低成本策略；“一般型供應商”屬一般交易關系，可采取管理成本最小化。同時還應設計指標評價體系，通過價格、質量、服務、交貨期、付款期等綜合指標進行篩選，確定最佳供應商。
2.與供應商建立戰略伙伴關系
供應商的選擇和管理是現代制造企業決策的核心內容之一，供應商進行分類管理還能夠促進雙方在更深層面上的戰略性合作，通過互動交流提高整體運作績效。為了工作的順利進行，我們應當著眼于長遠與供應商建立戰略伙伴關系。企業之間的合作伙伴關系是需要多次的磨合后才形成的，這是一項長期的系統工程，在建立伙伴關系時，可以按照以下步驟進行：
2.1選擇合適的供應商，明確共同努力目標。根據產品質量、供貨能力、質量保證、售后服務、技術創新能力、企業的核心競爭力等作為一個整體對供應商綜合考察，選擇合適的供應商，形成信賴關系，明確共同努力的目標，互惠互利。
2.2與供應商信息共享，拓展合作層面。企業應與供應商信息共享，雙方就生產、開發、營銷、庫存、訂單信息共享，節約訂貨時間，保證正常生產運營。改變傳統的事后控制為事前控制，和供應商建立多層面的合作，做到知己知彼，實施JIT采購。
2.3建立戰略伙伴關系，實施戰略同盟。與長期合作的供應商建立戰略伙伴關系，建立戰略同盟，實行共贏策略，在保證供貨機制穩定同時，實現利益最大化。
2.4戰略評價與控制，糾正戰略偏差。用實際的數據與評價標準相比較，考察兩者之間的差距，將通過衡量和評價所獲得的信息，及時傳遞給戰略決策者和實施者，及時準確地修正戰略目標或修改評價標準，采取有效的行動對戰略的實施過程進行動態管理。
3.建立信息系統、加強信息的傳遞
民營企業可以依托計算機技術和網絡技術作為后盾，處理企業之間的數據和信息，在整個價值鏈上建立JIT采購系統。如:在企業之中依靠現代信息網絡傳遞應用經濟批量訂貨或訂單處理、銷售、生產等信息。隨著企業的規模越來越大，應在企業和企業之間采用電子數據交換(EDI)技術、網絡技術、自動識別與數據采集(AIDC)技術等。供應鏈中合作伙伴可通過條碼、射頻識別等AIDC技術，實現數據的自動、安全采集，通過利用EDI等信息通信技術將處理后的數據信息傳遞至合作伙伴，從而實現準確、快速的“無縫”聯結，把整條鏈中各環節的規劃工作集成在一起，進行更加科學、全面的決策。
在企業內部要建立生產、供應、銷售、財務等子系統，提供給管理層快速做出決策，加強客戶關系、供應鏈和價值鏈管理。同時，在信息系統共享的情況下，供應商可以直接進入生產企業的信息系統，了解生產企業的主要生產計劃：在什么時間要生產什么樣的產品，產品的數量是多少，產品所需要的原材料是什么等等。再根據生產企業要求自己供應的原材料的比例，按一定的提前期來確定什么時間、什么地點、供應多少貨物，從而按照準時制的要求少量多次的供應貨物。
參考文獻：
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（一）實踐上的可行性
目前，無論是在國內還是在國外，各種專門本文由收集整理檔案都出現了各自集中保存的趨勢，如城建檔案集中于城建檔案館。實踐證明，此法非常有效地解決了城建檔案的管理問題。同為專門檔案，人事檔案是否也適合于集中到專門人事檔案管理中心進行管理呢？這個問題可從深圳市企業人事檔案管理的方法中得到啟發。深圳市的做法是實行分層次和相對集中管理。其具體的管理模式有三種：一是實行分層次管理體制。全市局級干部和一、二類企業領導的檔案由市委組織部統一管理；流動干部（辭職、辭退、出國留學、受聘到三資企業、外商駐深代表機構、民營企業、私營企業、“三來一補”企業，工作的專業技術人員和管理人員的檔案由市人事局人才服務中心統一管理；上述企業流動工人檔案由市勞動局就業服務中心統一管理。二是實行集團、總公司集中統一管理，如國有免稅商品公司等單位檔案由集團公司集中管理。三是實行相對集中與分級管理體制，如建設集團本部的干部、工人、二級公司的經理、副經理、黨委（支部）書記、人事部長、辦公室主任、財務部長由集團集中管理，其他人員的檔案由二級公司自己管理。如果深圳市建立一個人事檔案管理中心，那么對于第一個管理模式來講，就是將一個全宗中的三個子系統即企業人事檔案全宗中的三個管理單位集中到一起進行管理。對于第二個模式來講，只是按照來源原則對領導干部檔案、流動干部檔案和企業流動工人檔案進行分類管理，即將一個集團、一個總公司作為一個管理單位進行管理。第三個模式與第二個模式基本是相同的，只是在一個管理單位中再分一、二級管理單位而已。區域性的人事檔案管理中心，其具體的運行機制可從非國有企業的人事檔案管理中得到體現。在具體的運作過程中，人事檔案管理中心可以按現代化管理的要求，實現非國有企業員工檔案信息資源共享，方便利用。由員工所在單位按《企業職工檔案管理工作規定》的要求，將員工的聘用、晉升、新訂立勞動合同材料，獎懲材料，專業技術職務評審材料，參加黨、團等材料報送人事檔案管理中心裝入個人檔案。企業需要聘用這類人員時，可按照規定到人事檔案管理中心查閱其檔案。
（二）理論上的可行性
建立區域性的人事檔案管理中心可對人事檔案進行集中統一的管理。一方面體現了人事檔案現實性、真實性、動態性、集中性的要求：另一方面，符合《檔案法》關于檔案工作實行統一集中領導、分級管理的原則，檔案管理要便于社會各方面對檔案的利用的規定。這一原則同樣也適用于人事檔案的管理工作。區域性人事檔案管理中心的建立，體現了“統一領導、分級管理”的原則，既有利于維護人事檔案信息的完整性與安全性，也符合新時代人事檔案作為一種信息資源的管理要求，
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在一個單位中，要做好綜合檔案管理工作，那么這項工作就必須引起領導的足夠重視，只有這樣，這項工作才能夠順利開展。領導對檔案工作的認同感決定了檔案工作人員的工作態度，從而也就決定了綜合檔案管理工作的質量。作為檔案管理的工作人員，應當盡可能發揮自己的主觀能動性，做好自己的工作，讓檔案管理工作為單位工作的順利開展更好地服務，讓領導看到這項工作的重要性和必要性，從而重視起來。就檔案的管理工作而言，工作人員的工作態度是最重要的，其次，要提高工作效率和工作質量。領導的重視程度是通過工作人員的基本工作起作用的，所以檔案工作者就要發揮主觀能動性，爭取得到領導的重視，在日常工作中注意做到以下兩點：
1、端正工作態度，做好本職工作，爭取得到領導對自己工作的滿意。領導對檔案工作的重視程度很大程度上是取決于對工作人員的工作質量和對領導的印象上。因此，作為一名檔案工作者，首先就要愛崗敬業，忠于職守，給領導留下一個好的印象。
2、加強檔案重要性的宣傳。在單位里，有的領導對檔案的重視工作不夠，他們看來檔案對開展其他工作是可有可無的，是不足輕重的。這是因為他們缺乏對檔案管理工作的認知度。此時，最需要的的就是檔案工作者的宣傳工作。工作者應該經常拿一些單位里的重要的文件資料給領導看，在領導的腦海里對檔案的相關工作形成深刻印象，受到深刻的啟發，在實踐中加以應用。找機會跟領導談談檔案 管理工作的重要性，最大程度提高領導對檔案管理工作的認同感。
二、綜合各種可利用的資源，實現綜合檔案管理現代化
伴隨著現代社會各項工作的迅速發展，檔案管理工作也隨之發生了巨大變化，產生了一系列亟待解決的問題。例如，檔案的數量越來越多，檔案的分類管理體系越來越龐雜等。因此，現在的檔案管理對管理者的要求是非常高的，時下必須采用現代化管理手段方法才能有效解決新形勢下檔案管理中的各種問題。
1、加強職業素質，提高管理意識
檔案管理工作是一項對專業素質要求很高的工作，要求工作人員必須有過硬的檔案管理專業知識，高度的工作責任感，良好的職業道德，還要有樂于奉獻的精神。對于管理者來說，就要經常涉獵一些相關的資料，增長自己的知識領域，提高自身的綜合素質，與時俱進，做好新時代下的檔案管理工作。
2、提高自身綜合管理素質
傳統的檔案管理方式主要是依賴手工抄寫，其特點是容易操作，但是工作效率低下，而且出錯率較高。隨著電子技術的發展，傳統的手寫檔案工作方式幾乎絕跡，現在的檔案管理工作全部依賴于計算機，這種先進的科技手段和檔案管理技能到需要檔案管理者去掌握和熟練運用。檔案管理者要注意提高自己的職業技能，在崗位上邊工作邊學習，及時掌握最新的管理方法和計算機使用技巧，注意關注積累信息文化，努力使自己成長為一名綜合素質高的檔案管理工作人才。
3、利用現有的資源做好檔案管理工作
檔案匯集了大量的信息，是一種豐富的信息資源。也因此檔案整理工作變得繁瑣，重復工作多，勞動強度大?，F在借助于計算機來處理，就變得簡單的多了，而且受到了事半功倍的效果。在進行人事立卷是工作人員根據自己的習慣來將資料整理分類，雖然分類都是按照統一的標準進行的，但是由于個人主觀因素的差異，會出現分來不準的現象，給立卷工作帶來諸多不便。因此，計算機管理的優勢就凸顯出來，盡可能減少手工操作的失誤，提升工作的效率。
三、加強培訓的工作力度，全面提升管理工作者的綜合素質
檔案管理工作者的業務水平直接影響了檔案管理工作的質量。檔案管理者為了能夠更好地適應工作的需要，就要充分發揮其主觀能動性和創造性，全面提升自身的知識水平和管理的能力。為了不適應檔案管理工作的變化，簡化工作強度，就要轉變工作觀念，摒棄傳統的工作方式，學習新的管理方法和運用新的管理工具。
1、增強繼續教育力度
發展繼續教育為進一步適應新的工作環境和工作內容。首先要解決的是要充分認識到繼續教育在檔案管理工作中的重要性和實際意義；其次，要適應時展的要求，培養一批專業的檔案管理工作人才。
2、加強制度建設，建立運行機制
開展檔案工作的培訓的關鍵就是要建立一個良好的運行機制。首先要建立關于實行繼續教育的管理制度，并嚴格實行；其次，在此基礎上建立繼續教育的激勵和約束機制，監督和保障此機制的順利實施。
3、開展綜合培訓，提高業務水平
結合個人職業素養的程度，在開展培訓時要分層次、按崗位、多渠道、多形式進行。按時、按需要提供給檔案工作者學習機會，盡快、盡最大程度提高其職業水平。經常普及相關知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學等都會涉及到。最后還要加強科學信息知識的學習，將現代化科學技術應用到檔案的管理工作中，在工作方法和途徑上直接提高管理工作的效率。
四、做好檔案管理工作具有重要意義
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本文從縱向時間發展和橫向相互比較相結合角度對出口企業提出進行分類管理的思路。
1.單戶縱向考察.按信用等級實現分類管理。單戶縱向考察是指僅就某一企業，對其性質、規模、出口額、賬證健全程度、歷史發展或變革、有無偷逃稅記錄等情況進行綜合考察和評價，從而將企業劃分為不同的類別，相當于給企業評定一個信用等級，稅務機關則視企業的不同信用等級，對其采用不同的方式辦理出口退稅審核、審批手續。
2.多戶橫向比較.建立多指標分類管理體系。所謂多指標分類管理，是指預先建立全部企業的基本情況信息庫和一系列指標體系（如注冊地址、所處行業、主要出口貨物、適用的退稅率等），以便退稅管理人員在實際的工作中，根據不同的需要，快速地實現對企業的相應分類和數據提取。對企業按信用等級分類，主要用于選擇應采取的退稅方式，而要更全面地掌握企業的基本情況，進行不同企業間的情況對比分析，提高出口退稅一系列報表的制作效率，必須建立企業的基本情況檔案，并納入特定的計算機信息管理平臺。
（二）建立退稅評估機制
退稅評估是一種典型的風險管理方法，它是指運用信息化的科學評價分析方法，對出口企業各種信息資料的真實性、準確性和合法性進行比較、分析、論證、測算及評估，密切關注企業的出口貨物、出口金額等基本情況變化，以實現對出口企業的精細化管理，預防出口騙稅案件的發生。
當前，隨著貿易方式的多樣化，出口騙稅形式也呈現出隱蔽性和復雜性的特點。2004年偵破的福州“9·03”重大出口騙稅案，涉及高報出口金額5.28億元，虛開增值稅專用發票1.52億元，騙取出口退稅5－469萬元，早在事發前，就已經有種種跡象表明，該企業的出口存在異常情況，但正是由于沒有建立一定的機制對企業的出口信息進行分析、評估，使得這些異常情況被忽視，最終導致了一起特大出口騙稅案的發生。可見，建立出口退稅評估機制以在源頭上有效抑制出口騙稅刻不容緩。
二、過程監控精細化：完善日常審核機制
（一）單證審核的精細化
審核企業的出口單證是出口退稅的基礎性工作之一，目前對單證的審核主要是通過比對單證的電子信息和紙質材料，驗證企業每一筆出口記錄的真實性和有效性，以確定是否準予辦理該筆出口的退稅。 作為出口退稅的主要單證，報關單包含較多信息.一般較受稅務人員的重視，而核銷單和出口發票的審核則相對比較簡單，特別是出口記錄較多的企業，往往只對其單證作抽樣的人工對單審核。自2004年6月《國家稅務總局關于出口貨物退（免）稅管理有關問題的通知》（國稅發[2004]64號文）執行以來，核銷單的審核難度進一步加大，為此，本文認為，有必要重點加強對核銷單的精細化管理。 根據國稅發[2004]64號文件規定，出口企業可以在貨物報關出口之日起180天內，向所在地主管退稅部門提供出口收匯核銷單，這一措施為企業收齊單證提供了充足的時間，但由于其與出口報關單必須于貨物報關出口之日起90天內提供的期限不同，便可能出現企業暫欠核銷單的情況，如果沒有對該部分暫欠的核銷單進行規范管理，將會使出口退稅必須的要件“出口收匯并已核銷”和“單證齊全”的規定形同虛設。
因此.基層退稅管理人員應該建立一個核銷單暫欠和補齊情況的備查賬，詳細記錄每家企業每月暫欠或補齊核銷單的號碼、對應的出口日期、報關單號碼、發票號碼以及金額，可以要求每家企業按照稅務機關規定的格式提供電子版明細賬，稅務機關對數據予以匯總。備查賬建立后，一方面可以加強稅務機關對核銷單的有效管理與監控，另一方面，還可據以督促企業按時收齊核銷單，避免企業因核銷單逾期收回而造成轉內銷補稅，蒙受不必要的損失。
（二）加快電子信息化進程
出口退稅信息化是整體稅收工作信息化的重要組成部分，是當前實現出口退稅精細化管理的主要依托。惟有實現了高度的信息化，才可能實現真正的精細化。
首先，亟待解決的是退稅機關與稅務機關內外部的信息共享與傳遞問題。主要是與內部征稅機關、稽查機關的數據共享以及與外部海關部門、外匯管理部門之間的信息傳遞有關。長期以來，外部信息的共享是稅務管理的薄弱環節。以最主要出口單證之一的海關出口報關單為例，一張報關單信息從企業在電子口岸交單，到海關內部流轉至海關總署.再到國家稅務總局，直至傳遞到基層退稅部門，最快的也要兩三個工作日，不僅效率低下，而且，在臨近申報期限的時候，一旦企業忘記交單，往往給申報、審核造成非常被動的局面。因此，迫切要求建立一個即時的信息傳遞平臺，允許基層稅務機關和海關之間直接進行數據傳輸，以確保信息傳遞的及時、高效，保障出口退稅申報審核工作的平穩開展。
其次，要完善出口退稅申報審核軟件。系統軟件的開發應該有一個整體方案，既要適應經濟環境發展的需要.又不能過于頻繁地升級，缺乏必要的穩定性，使退稅管理人員和企業疲于應付。要切實按照“統一規劃、統一標準、分步實施、講求實效”的基本原則，加快出口退稅申報審核系統的建設步伐。
（三）加強征、退稅管理環節的有機聯系
由于我國增值稅征收管理體制的不健全和不合理，征退稅地區和機關之間往往缺乏對征稅信息的必要溝通，“征歸征，退歸退，征退不見面”.這種信息不對稱的情況嚴重影響了出口退稅工作的順利進行。
具有發達增值稅制度的法國、德國、意大利和韓國等國的經驗表明，出口退稅管理都是以科學、嚴密和完善的增值稅征收管理為基礎，實行征退（免）緊密銜接的退稅方式的。近幾年的出口騙稅案件也足以說明，企業騙取退稅往往不只是在最后的出口環節做文章，更多的是將犯罪的關口前移，早在征稅環節便埋好伏筆。2006年查獲的“夏都專案”就是一起典型的低值高報騙稅案。低值商品想要高報出口，必須通過之前多道環節.將價格逐步提高，而為了獲得退稅，企業還必須取得大量的進項稅額，“夏都專案”中的犯罪分子正是利用了我國征退稅工作脫節的可乘之機，通過獲取虛假進項，騙取退稅。
可見，脫離增值稅征稅環節的出口退稅有其不可克服的弊端。一方面，征退脫節加大了企業的經營成本與征管機關的執法成本；另一方面，征退脫節無法完全堵塞騙稅漏洞，甚至導致企業的騙稅行為更加隱蔽和多樣化。因此，在我國出口退稅工作中應該遵循“征退一體”的原則，逐步實現征退稅管理一體化。
當前我們仍然主要通過專門的進出口稅收管理部門來負責出口退稅工作，在征、退稅尚未一體化的條件下，尤其有必要強調加強征、退稅機關之間的有機聯系，基層稅務機關在審核出口企業的退稅資料時，要將其增值稅申報表與稅收征管信息系統中的數據作比對，核準企業進項，必要時通過函調等形式了解前道生產、銷售環節的稅收征管情況，以保證退稅的準確度。
三、日常檢查與稅務稽查雙管齊下
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在很多企業中，工商管理部門采用的是分類監管的方式。“分類監管”顧名思義，就是將企業按照信用度進行分類管理，信用度的由來就是工商管理部門對企業信用的點評結果，依照這個結果將信用度水平相近的企業劃分在一起，對于那些信用好的企業給予獎勵，對于信用度比較差的企業給予懲罰。通過這種與企業之間的互動，提高監管效率與效果，并且在企業的準入、經營行為方面可以加強執法的效力。二十世紀九十年代的中后期，這種信用分類監管的方式開始在我國實行，在探索與實踐的過程中，這種分類監管制度越來越成熟。在法律法規完善方面做得越來越好，同時在國家工商總局的帶領下，分類監管在地方的工商管理部門中的應用也越來越廣泛，越來越科學。隨著互聯網的迅猛發展，運用互聯網加強工商總局與地方工商局的聯系，資源共享，監管起來更加方便。根據企業信用標準的制定，將企業劃分為四級，如果是第四級的企業就意味著是信用度十分不好的企業，這時候工商管理部門需要將其“勸退”——退出市場，也可以直接撤銷其工商登記；處在第三個等級的企業會有一些信用不良記錄，要加強控制，對其不良行為及時給予糾正；處在第二個等級的企業信用情況要好于第三等級的企業，要以批評教育為主；作為劃分在第一等級中的企業，信用度良好，工商管理部門應該給予激勵和表揚。
三、工商管理有助于準確把握企業信用情況
工商管理部門在企業的信用管理體系中起到了十分重要的作用。工商管理部門以自身為主體，開展年檢實踐活動，每年定期對企業進行經營狀況與信用狀況的監測，主要是為了對企業進行深刻的了解，包括企業的運營狀況，存在的問題，可以針對這些問題為企業提出有益建議。充分利用“經濟戶口”的管理制度，記錄好企業的信用情況，同時注重企業的分類監管，為建立科學的企業信用管理體系做出貢獻。工商管理部門為了促進企業信用體系的良性發展進行了很多實踐探索，在完善年檢制度方面不斷的進行年檢辦法的修改，新的年檢辦法與時俱進，在年檢的程序上和年檢對象方面做出了新的詳細的說明，企業與工商管理部門的關系越來越密切，工作聯系也越來越方便。企業年檢在技術上進行一系列的更新，隨著互聯網的普及，在網上進行年檢，可以減少很多多余的程序，也有的工商管理部門實行滾動式的年檢制度，這些都促進了企業信用管理體系的完善。
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2.人事檔案是伴隨著人的重要的信息載體，上面反映著一個人的資歷和學歷的信息，還反映出人有沒有犯過什么錯誤。如果缺乏有效的管理，極有可能造成個人信息的泄漏和造假，這樣檔案信息的真實性就大大折扣。由于現在企業的數量眾多，對于高素質人才的需要也越來越大，所以，做好檔案的管理也是保證檔案的可信度，這對于告訴人才的引進也能提供好幫助。隨著現代教育水平的提高，高等人才也越來越多，有些企業為了強留這些人才，就會以檔案不讓提等之類的卡住員工往更好的企業去發展，這不僅影響企業的管理，也會影響員工的發展，所以傳統的檔案管理缺乏有效的公平性。這也造成了檔案管理想社會化發展的必要，只有這樣，才能保證檔案的真實、安全和公平。
二、企業檔案管理社會化的可行性
1.由于現在的時代是信息化的時代，距離已不再是問題。各種的信息技術遍布在我們身邊的每一地方。由于企業本身不可能對檔案管理這一塊有太多的投入，這也直接導致企業本身不可能有效的滿足企業管理的需要。由于專門的檔案管理機構，有著先進的技術手段，利用信息技術，是企業和檔案管理機構更能有效的進行溝通和及時掌握檔案管理的最新動態，進而降低企業的成本，提高管理水平。
2.隨著企業的不斷發展壯大，企業的需要也越來越多，因此檔案管理的工作也會隨著企業規模的變大而需投入大量的財力、物力，進而增加企業的負擔，長久下去對企業的發展也是非常不利的。企業要想解決這類問題，檔案管理外包的形式就出現了，這些檔案管理的機構能夠為企業檔案管理提供方便，科學化的管理服務體系是企業不可比擬呢，增加了企業對檔案管理的需求，提高效率，為企業提供高質量的服務，企業不再為此有過多的投入，進而增加企業的競爭力。
3.我國的法律法規明確的規定了檔案管理機構的權利和義務，對企業檔案的保密性也做了很多規定，這些機構也有義務為企業提供檔案管理的各項服務。隨著現代社會的不斷發展，檔案管理的服務市場不斷的健全和完善，無論是在服務的內容還是方式更加的科學化、規范化，或許企業想不到的、考慮不到的一些問題，這些檔案管理的機構就會想到和考慮到，為企業提供周全的服務和保障。這樣就有效的保證企業檔案管理的社會化需要，也能更好的為企業的發展提供服務。
三、企業檔案管理社會化的表現
1.企業檔案管理社會化的第一步就是集中統一管理，在傳統的企業檔案管理中，企業一般都會根據員工的崗位、學歷等方面進行分類管理，這樣管理方式很容易造成檔案的管理混亂，進而加重企業管理的負擔，阻礙企業長久的發展。于是，社會化的檔案管理模式，就是管理機構進行檔案的統一管理，這些機構有一套專業的科學管理方法，相比企業傳統的檔案管理是非常有優勢，這樣交給這些專門的機構，企業不必為此增加投入。這樣集中管理更能有效的改變管理檔案工作的混亂狀態，使之更具體化、專業化。
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一、社會保險檔案管理現狀分析
（一）社會保險的參保人數增長迅速
我國社會保險的參保數，增長迅速。2009年底，全國參加城鎮基本養老保險人數為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養老保險的農民工人數為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據《國家人權行動計劃（2011-2012年）》指出，到2012年，中國城鎮基本養老保險參保人數超過2.23億，基本醫療保險參保人數超過4億，失業保險參保人數超過1.2億，工傷保險參保人數超過1.4億，生育保險參保人數超過1億。參加農村社會養老保險和企業年金的人數逐年增長?？梢姡覈鐣ｋU檔案與日俱增，當今社會的發展對社會保險檔案的要求也在提高，需要對社會保險檔案進一步創新。
（二）社會保險經辦機構實施改革計劃
近幾年來，國內社會保險經辦機構全面實施了各種改革計劃，早在2009年最后一次國務院常務會議決定將在2010年內開展全國范圍的城鎮企業職工基本養老保險關系“跨省轉移接續制度”。從2010年7月1日起，流動就業人員基本醫療保險可跨省轉移接續。2011年11月15日，人保部就《社會保險費申報繳納管理規定（草案）》征求意見。根據草案，企業繳納險種從養老、醫療、失業險三項擴至五項，新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社會保險事業的進一步發展營造了很大的發展空間以及機遇。
（三）負責社會保險檔案管理的部門分散
我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理?，F行社會保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養老、醫療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會救助、社會福利、社會優撫、城市最低生活保障金；商業保險公司管理著公民個人補充保障的一系列保險金。這種現狀造成多頭經辦，政出多門，業務交叉，資源浪費，政令難以統一的局面。由于管理機構分散、不集中，使人們在利用公民個人社保檔案時，存在著許多不便。例如，我們如果需要了解公民個人就業及保險金交納情況，需要到幾個不同的管理機構去了解，這樣就給公民個人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便；而且這種分散的管理，使整個社會保障體系出現了許多漏洞，于是就出現了一些奇怪的現象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結，仍有人代領保險金。
（四）社會保險檔案工作缺乏硬指標考核
社保檔案數量巨大，工作環節繁瑣，相對于社會保障工作，社保檔案工作沒有硬指標來考核，也沒有統一的管理辦法和標準，因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。社會保險的五個險種檔案并非一個部門管理，進而導致不同的開發商參與系統建設，相互之間的互不信任以及人為設置壁壘，或者同一家系統開發商采用了不同的標準和技術架構，導致系統割裂。數據只能采用共享或交換的形式，只有極少數地區實現基本信息的共用。比如2008年1月央視報道深圳農民工的“退保潮”現象，就是因為不同的省市之間不能共享社保繳費信息，從而導致社保對于“候鳥型”的打工者來說只是帶不走、挪不動的“地方糧票”。
（五）社會保險的經辦效率和范圍需要擴大
社會保險覆蓋范圍不斷擴大，經辦管理效率也越來越引起人們的關注。近年來伴隨著生活中網絡的普及和對稅務、銀行等網上業務的接受，熱切期待社會保險經辦業務網際申報模式的實現，而傳統性紙質檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續、便捷服務的利益訴求，因而我們應從社會保險事業發展的戰略高度認知社會保險檔案管理問題，再繼續討論介質原始性問題顯然已是過去時了。現今解決檔案數字化的關鍵是討論如何確保數據歸檔前后原始性認證和原始性保證問題。
二、我國社會保險檔案管理系統存在的問題
（一）對社會保險檔案管理工作不夠重視？
由于社會保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面，強化社會保險基金的征繳和確保企業離退休人員基本養老金按時足額發放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作處于無序狀態，其作用無法得到充分發揮。
（二）社會保險檔案管理體制不規范
由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統一的規范和標準，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現象時有發生，嚴重影響社會保險檔案管理的規范化、標準化。社會保險檔案專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機構不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時抽調，沒有經過專職培訓，嚴重影響社會保險檔案的質量。
（三）社會保險檔案存檔的條件差
由于場地限制和經費不足等問題無法解決，社會保險檔案管理始終未能列入社保經辦機構的議事日程，大多數社保經辦機構至今未設立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險檔案只能由經辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經辦工作帶來許多不便。
（四）缺乏專業社保檔案的管理標準和規范
社保檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業職工檔案管理規定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉等規定已經不適應現實工作的需要，亟須修改。在沒有統一標準的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標準，有的地市制定和公布了醫療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地市則沒有建立相關管理標準和規范，造成社保檔案的各地管理方法不統一。在不同專業類別中，管理的規范和水平也不一致。
三、社會保險檔案管理的解決辦法
（一）將紙質檔案轉換成數字檔案存檔
社會保險經辦機構出于業務辦理需要，會在辦理過程中出現大量的紙質材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數字。紙質材料保存起來不方便，但是將這些材料進行電腦掃描儲存，就可以將紙質檔案轉變成數字檔案。根據檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數據適宜采用文本錄人；全文數據則可以采用圖像掃描錄入；而一些當前常用的數據可制作成光盤。
（二）根據社保檔案類別進行分類管理
根據不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，按社保檔案不同價值性質分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據各社保經辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。
（三）建立全國統籌的社保管理系統，規范標準？
建立全國統籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業的進一步發展和不斷完善奠定重要的基礎。以電子政務標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導，以投融資與運營模式和項目實施監理模式為依托，按照多層架構的模式將系統自上而下構架成為組件與業務組件、業務運作支撐平臺、IT基礎設施三個層次，樹立以監控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設立檔案卡，并用計算機儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設立計算機網絡，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄；并建立全國范圍內統一的網絡查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預測，比如退休時可拿到多少養老金，以提高工作的透明度。
（四）在全國統一管理下設分支機構
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一、 引言
隨著社會水平、科學技術、信息技術等方面的快速發展，企業的管理水平也在發生著非常大的變化，而企業人事檔案信息化管理作為其中的重要一員，當然也不能落后，制約企業的管理建設水平，不能保障企業的權益不被損害。為了實現企業利益的最大化，實現企業管理建設的快速提高，我們需要逐步地實現人事檔案管理的信息化、數字化、網絡化、自動化等，讓檔案管理向一體化發展，同時實現人事檔案信息材料的歸檔、存放、保存、備份等，如果不能把人事檔案信息化管理進行分類來管理，將不利于檔案管理的合理化處理，也不利于企業對于人力資源信息的信手拈來，相對應地，就會在這個環節中，浪費企業的信息查詢時間。為此，我們需要構建完善的人事檔案信息化管理機構，對檔案進行合理歸檔安全存放。
二、 企業人事檔案信息化管理的簡單敘述
企業人事管理是企業員工信息的重要載體，全面記載員工基本情況，反映著員工個人履歷、家庭社會關系、綜合能力和德才綜合表現，是企業全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。隨著社會各方面的快速發展，企業人事檔案管理不斷地向信息化、數字化、網絡化、自動化發展。
三、 企業的管理與人事檔案信息化管理之間是相輔相成的，二者息息相關
1、 企業人事檔案管理的影響
隨著社會水平、科學技術、信息技術、管理建設、人才資源等方面的快速發展，企業的管理水平也在發生著非常大的變化。為適應逐步發展的社會的腳步，為企業的發展注入信息化的資源，為企業的人力資源保存提供最原始的記錄，企業檔案管理在企業管理建設中占據著非常重要的地位。為了加快企業管理的發展腳步，我們需要不斷地加強對企業的人力資源檔案管理，促進其不斷地壯大，從而共同為企業的發展壯大而保駕護航。
2、 企業人事檔案信息化管理的重要作用
企業人事檔案信息化管理為企業的發展提供完整的、準確的、原始的第一手人力材料資源，為企業的發展提供高素質的人才信息，對人才進行合理的安排，為企業建設和培養一批有能力、有文化、有技術的專業型人才而做出自己的貢獻。并且運用統一、安全、合理的方式把人事檔案資源進行統一規劃，保存企業的寶貴財富，為以后企業的發展提供前提條件，促進管理建設的正常、快速、穩步前行。人事檔案管理的一體化發展為最大化的信息資源儲存、接收資源、備份、管理作出努力，從而為企業的發展壯大盡一份力。
四、 研究與分析企業人事檔案信息化管理的優化方法
1、 把企業的人事檔案進行收集和歸檔，便于統一管理
企業檔案管理人員對檔案進行保存的時候，需要把企業的人事檔案材料進行收集和歸檔，對于不同類別、不同性質、不同價值、不同意義的檔案材料，需要采取不同的歸檔、存放方式，例如：運用不同編碼的檔案箱對個人履歷、具體的行為能力、在企業中的層次等檔案進行分類保存。使用不同的檔案管理箱對他們進行分類管理，為以后的檔案利用、安全的人力資源作保障，也就便于統一管理，進而保障企業的權益。
2、 對于企業的人事檔案需要采取備份管理，以備不時之需
對于企業的人事檔案需要采取備份管理，針對紙質檔案材料容易老化、破損、潮濕、變質等特點，以及電子信息檔案的易丟失、易被人竊取、一時的疏忽大意可能使得信息材料全無等特征，需要隨時準備兩手歸檔管理，一份做保存，一份供平時的使用，以這樣的方式進行檔案的管理，可以有效地減少資源的損耗、防止丟失。也可以在資料丟失的情況下，以備不時之需，為后面對檔案管理的修復工作作出基本的前提條件。
3、 對企業的人事檔案需要進行不定時地檢查，對人力資源的循環了解
對于歸檔、存放的人事檔案資源，需要檔案管理人員對企業的人事檔案進行不定時地檢查，以確保檔案資源的安全儲存，人力資源信息的完好無損，沒有出現破損、老化、文字的腐化缺失、霉變，確保電子信息檔案文件的存根、備份、原始材料安然無恙，沒有丟失一些有價值的人力資源材料等，從而做到對人力資源的循環了解、調查，保證檔案管理的安全，盡量地保護企業的人事檔案信息化資源的完整而沒有外泄，避免引發一些損害企業利益的事情。
4、 對企業的人事檔案進行定期地修復完善，以期構建一個完善的人力資源體系
對企業的人事檔案需要進行定期地修復完善，為其正常的工作進行做準備，特別需要注意的是：對于紙質檔案材料的管理需要注意其腐爛、潮濕等，紙質檔案容易破壞、發潮發霉，因此對于這類型的檔案保存，需要檔案管理人員不定期地對其進行檢查、查看；對電子信息技術的檔案材料，需要及時地保留、存根、備份、信息檢查，確保檔案的健康、安全存放，盡量把檔案信息資源的損失降低到最小，以期構建一個完善的人力資源檔案管理體系。
5、 對于不同類別的企業人事檔案，需要分門別類進行安全存放
企業在發展的過程中，需要分門別類，把不同載體的、不同類別的、不同材質的檔案材料進行不同的歸檔、安全存放。特別是對于紙質檔案材料的管理需要注意其腐爛、潮濕等，從而導致資料內容的缺失問題以及對于信息檔案管理的信息保存等問題，一定要嚴格地保存完整，并且保證時間的持續性，否則一旦資料丟失的話，處理起來會相當的麻煩。逐步地建立相對應的較完善的檔案資料庫，從而對檔案信息資源進行分別存放，以期對各行各業的信息資源進行分類管理，便于工作需要資源的時候能夠順手拿出來，這樣既方便而且便于管理，使得企業的資料管理方面更加健全、完善、穩定。
6、 對于一些特別珍貴的企業人事檔案，需要進行特別的保護
企業在對檔案進行管理的時候，需要特別注意其中有特別意義的、特別珍貴的、對企業有重大價值的檔案，例如：企業的核心人事資料、對企業做出重大貢獻的人力材料等進行嚴格保管，使用加密寶箱，并且對這些特別的檔案材料，需要進行特別的保護，專門設置一個特別的檔案管理中心，對他們實行重點保護，以防在需要資料的時候，翻遍所有的資料庫都找不到需要的資料，那樣的話，既浪費了不必要的時間，又浪費人力資源，還不能達到預期的效果，豈不是得不償失了。
五、 結束語
在企業的發展過程中，人力資源的發展對其起著非常重要的作用，為了保護人力資源的安全、不外泄，我們需要對企業人事檔案進行信息化管理，對檔案實行歸檔、存根、備份等，運用多形式的檔案管理安全保存方法，以此對人力資源檔案資源進行保護，為企業的發展提供完整的、準確的第一手人力材料資源，從而更好地確保公司的正常進行而不被影響。
參考文獻
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