引論：我們為您整理了13篇電子檔案的管理范文，供您借鑒以豐富您的創作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發您的創作靈感，讓您的文章更具深度。
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隨著電子計算機技術的飛速發展，計算機越來越廣泛地應用于人類社會活動的各個領域，各行各業都在利用計算機和網絡技術的優勢來加快自身信息化建設的步伐，人類社會活動中產生的電子文件越來越多。電子文件保管系統作為信息管理系統的一種，為檔案工作提供了自動化、系統化的管理手段，有效的電子檔案管理是實現人類社會性原始歷史記錄在信息時代得以真實、完整、可靠保管的有力保證，能夠快速、及時地滿足單位行使各項職能時對文件、檔案信息的需求。我們應當立足于檔案學、信息學以及管理學的交叉融合，順應并做好紙質檔案向電子檔案管理的轉變，適應網絡信息時代電子檔案管理的需要，探索電子檔案中所面臨的問題。
電子檔案形成的優越性：
存儲空間小，電子檔案的形成可以有效地節約檔案占用空間。所有電子檔案的儲存形式如光盤、縮微膠片、磁盤都具備了存儲密度大、容納信息量多、記錄速度快、傳播速度快等特點，而且與紙質檔案管理方式是相通的。無限增長的紙質文件與有限的存儲空間之間存在著日益激烈的矛盾，而電子檔案占據的極少量空間能夠很好地解決這一矛盾，例如：一張光盤容量可達600MB－4 000MB，可存 35萬張打印紙上的文字信息或 10萬頁圖形信息。論文參考。而且，如果不移動存儲載體，只處理信息，那么電子檔案幾乎無重量和體積可言，相比之下紙質文件的笨重就顯而易見了。電子檔案的加入，豐富了檔案管理體系，為傳統的檔案利用開辟了一條新路。
操作方便 ，復制時不容易丟失信息 。形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁面的整潔。并且電子檔案具有高度的標準性，使之對電子檔案的檢索更加方便。紙質文件復制或縮微品拷貝經常會出現清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案的復制，由于是數字化的信息處理，幾乎不存在這些問題。所以完全可以做到復制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區別。
具有多種表現形式。隨著多媒體電子計算機的應用，電子檔案的形態也隨之多樣化了。文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨或相互搭配成電子檔案的內容，這就造成了電子檔案的多媒體集成性，使電子檔案比紙質檔案更加全面、形象、生動。
傳遞快捷、實現資源共享。一份紙質檔案只能在某時、某地讓能夠接觸到它的人閱讀，而電子檔案由于其處理環境是計算機和網絡技術，因此可以不受這種限制。網絡上傳遞電子檔案的時間是按秒計算，而同樣距離的紙質檔案傳遞則是以天計算的，二者在速度上的區別非常明顯。而且，一個終端上的電子文件也可以同時發給若干個網絡終端，電子檔案這種不受存儲載體限制的特點，使異地利用成為可能，消除了利用者的域隔閡，使利用者產生一種共享的感覺，從而擺脫時間和空間的制約，利用者可以把獲得的信息隨心所欲地加工處理，變成自己所需要的信息產品。
電子檔案的形成可以提高檔案管理工作效率。電子檔案的產生，使計算機先進技術在檔案管理工作中的作用發揮得更充分。檔案人員可通過簡單的操作進行查詢和利用，從傳統的手工編目和查詢及繁重的編研信息收集等方面的工作中解放出來，這將會推動檔案事業的發展，使檔案管理再上一個新臺階。
電子檔案存在的缺點：
傳統的紙質一旦形成，原件中所包含的內容和形式不再發生變化，只要抓好保管，就能確定檔案的原始性和真實性。與紙質文件不同的是，電子文件建立在高科技的基礎上，其內容和形式是相對獨立的，不僅內容易于刪改變化，并且可以儲存于不同的載體，人們無法從其所包含的內容、形式和載體特征確定電子文件的原始性、真實性以及是否完整等。
原始性問題。論文參考。電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統紙質檔案的原始性不僅其內容而且還通過載體、形式表現出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態變為虛態的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態”，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。
真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統檔案；電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡。論文參考。
完整性問題。電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
安全性問題。電子數據的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。
另外，收集過時的電子計算機軟硬件，提供利用，讀取那些過時的技術記錄在載體上的信息內容，這就要廣泛收集、保管過時技術全套軟硬件，還必須保管操作這些過時技術的某些技能，還有老化和維護問題，代價十分昂貴。
電子檔案管理是檔案工作的一個新領域，針對現代化辦公條件下電子文件和電子檔案的大量產生，制定文檔一體化的管理模式是非常必要的。與傳統的歸檔移交相比，電子文件的收集可以說是在瞬間完成的。在整理方面，分類、立卷、編目這種檔案實體的整理工作將被多途徑的電子檢索方式代替，由于電子文件和載體的可分離性，其內容可不受載體的限制和束縛，所有的信息線索都可以借助計算機的邏輯判斷功能和運算速度，多途徑、多角度地組配，甚至可以網上立卷，根據不同需求按文件的不同特征組成各種虛擬卷。
維護電子檔案的完整與安全是檔案工作者的基本職責之一，為保證電子文件的原始性、安全性和具有保存的價值，檔案部門必須重視電子檔案，嚴格制定電子文件的操作制度和安全保密制度，對電子文件實施全程監控，實行層層負責制，所有經辦人員在電子文件的形成、移交、提供和利用過程中都應履行簽字手續，并建立電子文件備份系統以防止其在利用過程中信息的損壞，采取定期復制以及定期對計算機病毒進行檢查、防治，對重要文件的存儲和傳輸實行加密技術處理等措施，以確保電子文件的完整與安全，實現文檔一體化的管理。
電子檔案管理對檔案技術人員的要求。檔案教育應及時調整專業格局，從課程內容、教學方法和手段、教育層次和形式等方面全面更新。建立在高科技平臺上的電子文件、檔案必須由具備高科技素質的管理型和復合型人才隊伍來管理，因此在加強檔案管理人員隊伍建設中，除提高其政治素質、文化素質和檔案業務素質外，還應著重提高其計算機使用操作技能。在電子文件日益發展的今天，檔案人員要想管好它，必須了解形成電子文件的相應技術和設備，以及相應的電子計算機硬件技術。對在職人員進行各種形式的再教育，以適應技術發展的需要。應注意引進多方面的人才，將懂檔案業務，具有計算機專業知識的人員充實到檔案隊伍當中來，建立復合型多層次的專業技術隊伍。
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隨著我國科學技術不斷進步發展，教育領域逐漸普及了信息技術。高職學校的檔案管理方式逐漸趨于多樣化。例如，利用Excel以及Word等相關的辦公軟件來對高職學校學生的檔案實行文字輸入以及數據處理。因此，高職學校需要構建多個含有各種功能作用的數據儲存庫，通過這個數據儲存庫來記錄存儲學校中教職工以及學生的檔案信息。由于電子檔案具有一定的收集數據能力、統計數據能力以及整理數據能力，在高職學校的檔案管理工作中，大部分學校都使用電子檔案管理來替代了傳統的紙質檔案管理，通過這樣的方式來簡化檔案管理工作，從而提高學校檔案管理的效率。為了達到新時代背景下對教育事業的標準要求，各個高職學校應當根據自身的實際情況來對電子檔案管理的有效方法進行深入探索，促進高職學校的良好發展。
一、電子檔案的優點
（一）將工作效率提升在使用傳統的紙質檔案管理的時候，如果要修訂一些檔案信息，必須要先在數量龐大、信息繁雜的檔案信息內容中逐一尋找所要修改的學生檔案，修改完成之后再放回原本的位置中。這樣的查找方式不僅過于繁瑣，而且極其復雜，同時，在反復翻找的過程中，紙質檔案材料極易受到損壞。然而電子檔案管理方式與之相比起來就簡單方便得多，只在搜索框中輸入所要尋找檔案學生的名字，就能馬上找到該學生的檔案文件，對檔案的信息的更改以及處理也極其快速、簡便，只要確保計算機的網絡環境足夠安全就能完成一系列的相關操作，最終使檔案管理人員的管理工作效率得到極大提升。
（二）符合當今時代的發展從現階段我國的社會經濟以及科學技術的發展情況為角度進行分析，可以發現，計算機網絡信息技術地飛速發展是社會進步發展的一個必然趨勢，計算機網絡信息技術也逐漸應用于高職學校的教育以及管理中。例如，常見的電化教學以及多媒體技術教學，教師的辦公室也逐漸實現了自動化、信息化。在這樣的形勢下，為了緊跟時展腳步，使高校的檔案管理符合當今時代的發展，高職學校應當積極在檔案管理工作中應用電子檔案，從而使高職學校的檔案管理工作能夠和學校中的現代化教學技術維持在同一水平上，通過這樣的方式來加快高職學校一體化教學及管理的形成速度。
（三）提高檔案管理的質量以及水平傳統的紙質檔案管理無法實現永久保存，但是這一目標隨著電子檔案管理的到來得以實現。在高校過去的檔案管理方式中，通常情況下的檔案管理方式均為紙質管理，使用紙質管理來歸類以及儲存學生的檔案，由于受到外部環境中的各種因素影響。例如，溫度、濕度等，無論是儲存環境濕度過高還是溫度過高，都會在一定程度上損壞紙質檔案，從而導致檔案管理人員不得不定期將檔案轉移到其他地方。然而，這樣的情況在電子檔案管理中卻得以避免，電子檔案管理通過計算機就能實現快速存檔，并且沒有外部環境因素的限制，檔案管理人員只要確保計算機網絡的安全性，就能將快速存放檔案以及管理檔案實現，并且能夠使學生的檔案信息完整性在檔案管理的過程中得到有效保障，從而將高職學校的檔案管理質量提高。除此之外，由于社會的快速發展，國家越來越注重職業教育領域的發展，從而將高職學校招收學生的人數擴大。因此，高職學校中的學生數量呈現一個逐年攀升的趨勢。學生的數量增加，在一定程度上增加了對學生信息進行記錄的檔案管理所需的紙張數量。在這樣的形勢下，檔案管理工作中的建立檔案的成本以及儲存檔案的成本均隨之大幅度提高。這也促使高職學校在檔案管理的工作中應用電子檔案。當電子檔案管理的方式逐漸在高職學校的檔案管理工作中展開以后，使紙質檔案管理工作中存在的管理難度以及儲存難度得到了有效降低，同時，使用電子檔案管理的方式來對高職學校學生的檔案信息進行管理還可以節能環保，縮小檔案管理所占的物理空間，并且在一定程度上節省了紙張資源，與我國當前提倡的綠色發展理念相符。最重要的一點，電子檔案管理的方式使紙質檔案管理中潛在的濕度影響以及溫度影響均被有效地消除，繼而使高職學校的檔案管理保存以及儲存的穩定性和安全性得到一定程度的保障。
二、高職學校檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案管理制度不夠健全在傳統的紙質檔案管理模式轉變為電子檔案管理模式的過程中，高職學校應當加快完善自身檔案管理制度的速度，及時對其進行科學、合理的調整，積極建立一個屬于本校的電子檔案管理系統，并且采取相應的措施來確保這套系統具有一定的完整性以及有效性，從而構建出高職學校的電子檔案管理制度。但是，觀察現階段中的高職學校檔案管理工作可以發現，在高職學校的檔案管理系統以及制度中依然存在很多不足，相關制度不夠健全。例如，檔案定位準確度不高，相關管理人員的權限以及責任分配明確性不足。在大部分高職學校中，其所具有的電子檔案管理制度均與電子檔案管理系統不匹配，假如在檔案管理的工作中發生檔案被篡改、被竊取以及檔案遺失等相關不利狀況時，由于檔案管理制度不夠健全，導致相關工作人員無法對以上情況進行及時有效的處理，最終對高職學校造成較為嚴重的損失。在一定程度上降低了高職學校的檔案管理工作效率以及質量。
（二）電子檔案對計算機設備的依賴性比較強因為電子檔案是基于計算機網絡技術來實現對學生檔案的輸入以及編制的，因此在檢索相關檔案信息的時候，必須使用一些計算機硬件以及軟件使達到讀取目的，例如，在對一些程序類的檔案進行檢索時，必須使用到一些類似于Matlab以及CAD的軟件以及程序。因此，在對檔案進行建立、儲存以及備份的過程中極易被軟件系統的網絡環境以及運行狀況所影響，在這個過程中，一旦計算機的硬件或者軟件的系統出現故障，將會對檔案的建立、儲存、備份以及保存造成不利的影響。
三、電子檔案管理在高職學校檔案管理中的實踐策略
（一）重視電子檔案管理隨著社會的進步發展，電子檔案逐漸在各大高職學校的檔案管理工作中普及應用，相關的檔案管理人員也開始重視電子檔案。為了使電子檔案的應用得到落實，從而使高職學校的檔案管理工作的質量以及效率得到一定程度的提升，高職學校的領導以及相關管理人員需要發揮自身的帶頭作用，先在自身的理念中形成具有一定正確性的電子檔案管理理念，對電子檔案在高職學校的檔案管理工作中發揮的作用具有一定的認知以及了解。除此之外，高職學校的領導以及相關管理人員必須使電子檔案在自身的檔案管理工作中得到有效的落實以及應用，加大對高職學校檔案管理人員的培訓力度，使高職學校的檔案管理人員能夠對檔案管理工作的重點內容以及管理精神有正確的了解以及認知。同時，高職學校還應當加大對檔案管理工作人員的監督管控力度，提高對檔案管理工作的要求以及標準，通過這樣的方式來提升高職學校檔案管理人員對高職學校檔案管理工作的積極性以及規范性，繼而使在高職學校的檔案管理工作中應用電子檔案管理的順利開展得到有效保障。
（二）提高職工對電子檔案的認知作為信息知識以及人才高度匯集的地方，高職學校應當積極向所有教師職工宣傳電子檔案的相關知識以及好處，將教職工對電子檔案的理解以及認知進一步提升[1]，繼而愿意主動配合高職學校完成電子檔案的實踐工作。第一，高職學校的相關負責人應當將自身具備的帶頭作用發揮出來，積極了解電子檔案的相關理論知識以及技能知識，并且主動參加相關的培訓，繼而使其他教職工對電子檔案管理引起高度重視；第二，高職學校必須將電子檔案在學校內部的宣傳力度加大，讓學校的教職工能夠對電子檔案管理有一個正確的認識，繼而積極配合檔案管理人員的檔案管理工作，在一定程度上將學校的檔案管理工作質量以及效率提升。
（三）加強安全管理對檔案進行安全管理是電子檔案管理中尤為關鍵的一個環節，但是，由于互聯網具有開放性較強的特點，而電子檔案管理是基于互聯網的一項信息技術，從而也將面臨著黑客技術以及計算機網絡病毒的威脅。因此，高職學校必須高度重視學校電子檔案管理的相關安全管理工作，使檔案內容的可靠性以及安全性得到有效保障。在具體實施的時候，首先高職學校的檔案管理人員應當在建設電子檔案的過程中，對計算網絡的安全性進行檢查[2]，在確保計算機不存在病毒的情況下才能進行建檔。其次，高職學校一定要安裝正版的、具有極強防護功能的殺毒軟件，實時監測計算機的安全性，及時找出存在的安全隱患并且處理，及時更新計算機的硬件設施以及軟件程序。最后，高職學校應當積極安裝防火墻，避免發生黑客攻擊或者是病毒侵入的情況，確保電子檔案不會被盜取或者是丟失。此外，為了做好應對各種突況的準備，檔案管理人員應當定時對電子檔案進行備份。通過以上的方式來加強對檔案的安全管理，有效防止電子檔案出現問題。對自身的電子檔案設備開展定期的檢查以及維護工作，使設施中存在的隱患以及故障得到及時的發現以及解決。同時，必須要求高職學校檔案管理中負責電子檔案技術的工作人員對電子檔案管理系統中的隱患以及漏洞引起高度重視，積極學習相關技術，提高自身的技術水平，從而對電子檔案管理系統中存在的漏洞開展真正的修復工作，最終使電子檔案管理系統的風險得到一定程度的降低。除此之外，相關的電子檔案管理人員應當對電子檔案的相關管理軟件進行及時的維護、升級以及更新，使電子檔案的應用能夠更加符合高職學校的需求。高職學校應當積極對電子檔案管理的硬件設施進行及時的更新以及升級，將那些老化或者破損嚴重的設施淘汰，積極購入與現階段信息技術發展相符合的新型設施，使電子檔案管理的設施能夠達到電子檔案運行系統的標準，繼而實現電子檔案管理在高職學校檔案管理工作中的實施應用。
（四）健全檔案管理機制對于高職學校的發展而言，做好檔案管理工作是促進學校高效發展的一項至關重要的環節，為了能夠將電子檔案的管理工作做好，高職學校的檔案管理人員必須結合電子檔案的相關特點來健全電子檔案的相關管理機制，從而使電子檔案的管理質量以及管理效率得到進一步的提升[3]。第一，高職學校應當規定，每過一個特定時間就要對電子檔案進行歸檔，同時還要對電子檔案的質量進行嚴格的審查檢驗，一旦發現存在問題應當立即進行解決處理，使檔案能夠及時歸檔；第二，高職學校必須提升檔案管理人員對于電子檔案的理解以及認知，從而有效地制定規范的電子檔案管理機制以及相關的操作方法，使檔案整理、檔案鑒別以及檔案歸檔等工作更具專業性；第三，高職學校必須嚴格地監督電子檔案的編號分類工作，使人為失誤的概率得到有效控制，繼而有序開展高職學校的電子檔案管理工作。
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一、電子檔案使用的主要途徑
電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統的紙質檔案相比，其查全率和查準率是紙質檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應的信息技術基礎之上，而且還需要發揮管理的軟功能才能充分展示其優越性。當前，關于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
1、提供拷貝?？截愂请娮訖n案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態，確保其使用過程中的權威性。作為檔案部門，當向利用者提供載體拷貝時，應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。
2、通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，而且可以節省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸，即用網絡傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實現檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉換數字通信或互聯網絡來實現。
3、直接利用。直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機構的電腦，在檔案部門的網絡上直接查詢。直接利用的特點是可為利用者提供技術支持，也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網絡系統中可供直接利用的信息資源的多少。
二、加強電子檔案管理的重要意義
電子檔案對于大部分的單位和部門來說，還是一個新鮮事物，加強對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統的管理模式向現代化管理模式的轉變。下面，我們將就加強電子檔案管理的重要意義進行分析。
1、加強電子檔案管理，有利于節省人力物力
在傳統檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風險。然而，計算機及其網絡的出現，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，有利于節省大量的人力物力。檔案管理工作實現電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。
2、加強電子檔案管理，有利于提高服務質量
檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務，加強電子檔案管理，資源信息實現電子化，有利于提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質量的服務，要求我們必須拓寬知識面，努力學習新技術，增長技能，提高駕馭現代化技術的能力，使檔案管理工作發揮出應有的社會效益和經濟效益。
3、加強電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求
隨著社會的進步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統的檔案模式已經無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會發展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯系，隨著社會發展和科學技術的進步，檔案工作的服務對象和檔案利用需求都會發生變化，表現出一定的動態性，加強電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。
三、做好電子檔案管理和利用的主要措施
由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個角度展開工作。
1、建立檔案利用制度，整合各類檔案資源
要建立檔案利用審批制度，相關人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網絡技術來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質檔案利用互補，整合檔案資源來創新檔案管理模式，實現電子檔案需求利用質的飛躍。
2、規范檔案利用方式，避免不可挽回損失
電子檔案的利用不能夠無原則，應該根據利用者的情況而定，并且依據電子檔案內容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監控下進行。采用網絡方式提供利用時，有密級的信息內容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。
3、建立“雙套制”模式，確保重要信息完整
所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔?！半p套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現代信息技術，熟練運用電腦及現代通訊技術，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應該實行“雙套制”，哪些不應該實行“雙套制”。只有根據各個檔案的內容特點采取相適宜的管理方法，有選擇性地實行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費，并且實現對重要信息的完整保存。
4、加強工作人員管理，提高檔案保護意識
電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多重化，導致了利用工作的復雜化。因此，必須加強對檔案管理工作人員的管理，從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護。總之，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，使他們養成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。
四、小結
現代社會正在跨入“信息時代”，網絡技術的廣泛利用會產生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。為了適應電子檔案工作需要和檔案事業發展，電子檔案的管理與利用著眼點要高，立足點要實，要符合本單位的客觀實際，順應其規律，加強科學管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態，使其在社會生活中發揮更大的作用。
【參考文獻】
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二、檔案信息電子化的現狀
1、檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。
2、標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館、室、藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差;檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
3、檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。
4、檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、推行檔案電子化管理的幾點建議
當今世界已步入信息化的時代，檔案工作也必然要進入數字化發展階段，以數字化采集技術為手段，以檔案業務管理系統為依托，向檔案電子化管理發展將是必然趨勢。要加強檔案的電子化管理，首先要提高認識，增強做好電子檔案管理的責任感和緊迫感，站在歷史文獻的高度看待電子檔案管理的現實意義，借鑒正式文件管理的方式和方法，全面提高電子檔案管理的質量和效果。
1、積極培養電子檔案管理技術人員。一是要吸納專業人才充實干部隊伍，如計算機專業人才，對此類人才可以經過短期專業培訓就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，對與檔案管理工作有關人員，進行比較系統的檔案管理基礎知識、計算機知識、數字通信技術培訓，使他們掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現狀。
2、及時做好硬件設備的更新維護。由于計算機不斷地升級、更新、換代，對所有的電子檔案來講，它在形成時所依賴的技術，往往是已經過時的技術，這是科技進步所帶來的必然結果。因此，電子檔案也要不斷地“遷移”、“復制”，以適應新的“生存環境”而不被“淘汰”。同時，還必須對其所依賴的技術及數據結構和相關定義參數等加以保存，或采用其它方法和技術力加以轉換，防止新技術不能處理舊問題情況的發生。
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電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統紙質檔案的原始性不僅通過其內容而且還通過載體、形式表現出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子檔案已完全沒有了這種“原始狀態”，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。
2.真實性問題
電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實。電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統紙質檔案，最重要的是電子檔案可被復制，并且極易被篡改，被篡改后還可以不留下任何痕跡。
3.完整性問題
電子文件編輯時，如果保存不及時，經常會因為斷電等原因導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
4.安全性問題
電子數據的易修改性為非法操作提供了便利，“黑客”對服務器的攻擊以及部分用戶根據利益需求而任意取舍都有可能非法篡改信息，直接損害電子檔案的安全。
5.存儲性問題
電子檔案的存儲載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體，具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復、易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下生成。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。電子檔案載體材料的這些特點，決定了電子檔案容易受外部環境的影響。因此在高溫，高濕，光照射，空氣污染，灰塵有害生物，磁場和電場，機械應力等條件下極易損壞。
6.長期可讀性問題
電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于計算機軟硬件平臺將電子檔案的內容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。但隨著技術的進步，計算機軟硬件不斷更新換代，電子檔案在現在形成時所依賴的技術，在未來往往是已經過時的技術。
二、加強電子檔案科學管理的有效措施
1.建立電子檔案統一接收的數據格式，推廣相關的電子檔案整理著錄軟件，由檔案管理部門建立統一的電子檔案模板，并發放到各檔案形成科室。定期舉辦培訓班，對兼職檔案員進行培訓，使他們能夠熟練運用模板和著錄軟件。定期派專業技術人員進行指導，形成統一數據格式，以方便電子檔案的接收和管理。
2.采用有針對性的技術措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性
（1）采集背景信息和元數據。在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的元數據，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據保存。
（2）簽署技術。在電子文件上進行簽署技術主要是利用光筆簽名，光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕上顯示出來“筆跡”，通過這一方法可以減少在電子檔案形成過程中產生信息失真等問題。
（3）密碼認證。電子文件的使用者最關心的是所使用的檔案在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，信息認證技術可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用密碼進行認證，如果不知道密碼就無法對檔案進行訪問，這一方法可以保證電子檔案的安全性。
（4）防火墻。這是一種訪問控制技術。在某個機構的網絡和其它系統網絡之間設置障礙，防止其它系統的網上用戶對該機構信息資源的非法訪問，也可以阻止該機構的機要信息、專利信息從機構的網絡上非法輸出，保護網絡的信息、結構不受侵犯，實現網絡安全。
（5）防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設置為“只讀”狀態。在這種狀態下，用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在計算機外存儲器中，只讀式光盤（CD-ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。
3.建立適合磁光介質保存環境，保證電子檔案載體的安全
（1）調節庫內溫濕度。采用去濕機、空調調節系統等措施調節庫內溫濕度。使溫度保持在17℃～20℃；相對濕度保持在35%～45%。
（2）防光。改善檔案庫房建筑，設法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內，庫房盡量使用無紫外線燈光照明；將電子檔案避光保存，在利用時，最大限度地減少曝光時間和曝光強度；定期凈化空氣。
（3）防灰塵。電子檔案要密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發現載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質布輕輕擦拭。
（4）防治有害生物。①通過控制溫濕度、搞好庫內衛生、杜絕霉菌進入庫房的渠道、防氧封存等措施進行環境控制；②采用防霉劑進行化學預防；③采用物理或化學方法定期對電子檔案進行消毒；化學方法有：熏蒸或擦拭，常用化學藥劑有甲、鄰-苯酚、環氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠紅外消毒、微波消毒、鈷60-γ射線輻射消毒。
（5）避開磁場和電場。①電子檔案在整理、保管、利用時應避開電動機、發電機、變壓器、電視機、揚聲器、耳機、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具有退磁或消磁的設備；②可設置專用庫房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能使用鐵盒。
（6）防機械應力。電子檔案載體存放時應設法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響，以保證信息再現的準確性。
（7）定期檢測和拷貝。對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應每年一次，磁盤每2年應拷貝一次，光盤每5年應拷貝一次，定期檢測和拷貝是當前延長電子檔案載體壽命的有效措施。
（8）電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發性事件如火災、地震、洪水、盜竊，甚至戰爭人為或自然因素的破壞。
篇6
隨著信息技術快速發展，電子文件與電子檔案大量產生。由于電子文件的某些性質與傳統文件有著很大區別，對電子文件歸檔后產生的電子檔案管理也有很大影響，因此有必要對電子文件真實與完整性進行分析。以下將結合筆者工作經驗來闡述電子文件真實與完險管理。
1 電子文件及電子檔案
1.1 電子文件與電子檔案
電子文件（Electronic Records）是在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。①
1.2 電子文件對檔案管理的影響
文件歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存儲在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤形式移交，歸檔范圍也不能只是辦理完畢具有保存價值的文件，還應包括該文件讀取軟件甚至操作系統。
2 電子文件真實與完險
電子文件管理中最致命的問題、最根本的風險就是真實性、完整性受到破壞，這是需要管理者動用一切辦法加以防范的，以下是真實性與完整性這兩種主要風險。
2.1 電子文件的真實風險
電子文件若真實性受損，就無法客觀地反映原始事實，也就會失去利用價值。目前，這樣的實例很多，比如，加拿大調查委員會對加拿大在索馬里的駐軍情況舉行了聽證會。調查委員會要求查看國防行動中心一個數據庫中文件運行記錄。在查看該文件運行記錄時，委員會發現了許多異常情況，如空白信件、漏號或重號等。調查委員會認為這些記錄不可靠，不能用于當時進行調查，也不能向未來研究人員提供利用。電子文件不真實具體表現包括：(1)文件是偽造的，即用戶身份不真實；(2)無法證明電子文件未經改動，即無法排除文件不真實的可能性。主要原因在于系統沒有生成、獲取文件的背景信息。
2.2 電子文件的完險
電子文件完整性風險主要表現在應該歸檔保存的電子文件數量殘缺不全或是文件構成要素不完整。完整性是電子文件價值的重要保障，殘缺不全文件留給后人是支離破碎的社會記憶，會對電子文件利用帶來很大障礙，也會嚴重影響電子文件應有價值。在電子環境下，介質脆弱，技術過時以及系統特性都會影響電子文件完整性。
3 影響電子文件真實與完險的因素分析
一般說來，影響 電子文件真實與完險主要有：(1)管理風險電子文件在形成、傳輸、接收、處理、保管、管理、利用等各個階段，都與機構管理密不可分。管理機制不完善，或由于人的主觀性、難以規范性和不確定性，都可能會威脅到文件的真實與完整。例如由于文件管理知識缺乏，可能使文件重要構成要素和文件系列沒有保存齊全；操作失誤；主觀或無意的內容或形式改變；網絡攻擊或電子欺詐行為對文件造成的非法變更與摧毀；人為因素引起保管環境惡變而對電子文件載體產生破壞；管理規范缺乏和人為疏忽造成數據缺乏備份、備份媒體選擇不當和沒有異地備份等；以及本章第一節中探討影響電子文件真實與完整的其他人為因素等，都是由于管理不當導致的風險。(2)信息技術風險電子文件形成和存在依賴于信息技術和設備，信息技術的不穩定也會使電子文件真實與完整面臨風險。基礎設施風險。基礎設施包括硬件、系統軟件、網絡及機房等。缺乏信息技術基礎設施應具有的基本條件，如硬件軟件性能欠缺穩定性、安全性、容錯性、可靠性與可維護性等，都會對電子文件真實與完整構成威脅；系統空間容量不足；備份過程、數據傳輸過程欠缺安全保護措施及準確性；系統功能對電子文件真實完整性需求的滿足程度不夠；機房的交流電源、備用電源設施及安全保護措施不當等等，都有可能導致電子文件信息變更與丟失。數據管理風險。電子文件數據本身具有極大不穩定性，這與電子文件內容與載體可分離性、載體不固定性以及技術壽命有限等因素相關。為保證文件內容持久可讀，必須對電子文件定期遷移。在遷移過程中，文件信息有丟失和受損的風險。許多部門由于忽視了數據的不穩定性，未對其采取相應保護措施，由此造成的損失無法彌補。(3)固有風險在對電子文件管理中，總會有一些不可抗拒因素導致文件真實完整性受損。由這些不可抗因素引起的風險，稱為固有風險。例如不可抵抗的自然災害(如火災、水災、地震等)與意外災禍(如失竊、鼠災等)，惡劣環境(如強光、不適宜的溫濕度、灰塵、磁場等)帶來的影響等，都會導致文件損毀。電子文件整個生命周期各階段(形成、傳輸、捕獲、存儲、處理、保存與利用等等)中，任何一個環節出現問題，都可能嚴重影響電子文件的真實與完整。
4 電子文件真實與完整的風險管理策略
4.1 對電子文件管理流程加以優化
文件管理流程是指文件生命周期中施加于文件一系列相關管理活動有序組合。電子文件管理流程不是對手工管理流程的復制和模擬，而應根據電子文件技術特點，利用計算機系統高效處理數據、一次輸入多次輸出、可并行作業等優勢，構建更為科學高效新流程，具體落實全程管理和前端控制。相比手工管理流程，電子文件管理流程內容，以及組成流程各項管理活動開展時間、承擔者相互關系都有變化。在內容上，有些管理活動需要增加，如確定文件存儲格式、確定文件存儲位置等；有些管理活動被簡化，如實體整理、分發；另外一些則變得復雜，如鑒定工作中增加了技術鑒定內容，錄入范圍擴大等。在電子文件管理活動開展時間上，有些活動提前，如歸檔、鑒定、分類、錄入等提前到文件形成階段就開始；與此同時，著錄、鑒定等延伸到整個文件生命周期。
在電子文件檔案工作管理人員中，除了檔案人員、文件形成者之外，信息技術人員、計算機系統人員成為電子文件管理隊伍新成員。信息技術人員負責技術鑒定、遷移、備份等技術管理工作；如果設計和使用得當，文件系統可以完成和參與許多公務性、重復性的工作任務，如文件分發、鑒定、歸檔、錄入、跟蹤、統計等，使之自動化。在文件管理之間相互關系上，手工條件基本上是依次開展、順序銜接、相互獨立管理，而在電子環境中則逐漸變得同時開展、相互交叉、部分內容合成，從而使得電子文件管理流程具備并行化、非線性化、集成化等特征，如很多文件管理都可能自動記錄到錄入數據庫中，從而導致錄入同其他文件管理的集成。各單位應綜合考察業務、技術、制度、標準、人員、文化等多個要素，通過合并、削減、前置、并行、自動化等手段，優化設計電子文件管理流程，并將電子文件管理流程的優化納入機構業務流程整體優化之中。
4.2 以電子文件管理軟件為中心實施管理
電子文件技術特點和隨之而來的管理問題都直接或間接地起源于系統，而最后解決途徑也都要歸結到系統設計上。在電子文件管理體系中，管理系統(主要是軟件)處于中心位置，沒有系統管理對電子文件而言是不可想象的。設計合理的電子文件管理系統是相關管理制度、標準、方法的執行者，是電子文件管理活動重要的承擔者，是全程管理、前端控制和流程優化的根本保證。承擔電子文件管理功能的系統-主要由兩部分組成：形成電子文件業務系統和獨立電子文件管理系統。業務系統負責生成合格的電子文件并將之交付給電子文件管理系統，電子文件管理系統負責適時獲取、采集電子文件并保證其長期真實、完整、可讀、可用。這兩個系統之間應該有數據接口，以保障數據順暢、無損傳遞。當然，有些業務系統包括功能相對齊備的文件、檔案管理模塊，不過一般只能管理本系統產生的電子文件，而專業的電子文件管理系統則能綜合管理多種電子文件。近年來電子文件管理軟件的功能需求一直是國際關注熱點，對于文件系統開發的參與也被檔案部門看作是解決電子文件管理難題一條重要措施。獨立的電子文件管理系統應該具備一般功能包括獲取(歸檔)、分類、鑒定與處置、錄入(數據管理)、存儲與保護、檢索與利用、安全與存取權限控制、日志、審計、報表設計及制作等。
4.3 采用基于職能的管理方法
職能是機構對于社會承擔的主要職責，它包括完成一定目標的多項工作。有時多個部門聯合執行某項職能，有時不同部門在職能中交叉。機構承擔的職能相對穩定，而組織結構和部門設置則相對靈活多變。文件是機構履行職能記錄，職能類別是判斷文件類別的依據，職能重要程度是決定文件重要程度的依據，按照職能分類體系組織文件，可以充分反映文件的來源聯系，說明其來龍去脈。職能分類法、職能鑒定法以及以職能為基礎組織文件信息提供利用，是檔案管理中極富特色的專業方法，為多個國家所采納，并被國際標準IS015489確認，在電子文件管理中也應該采用這些管理方法。職能分析也是電子文件管理系統設計過程所必須開展的工作內容。以上要點的闡述都是在方法層面上展開的。管理好電子文件，僅有科學方法是不夠的，還要構建覆蓋觀念、制度、組織、方法、手段在內的全面管理體系。
5 結論
因此，我們必須在對電子文件管理流程加以優化、以電子文件管理軟件為中心實施管理、采用基于職能的管理方法等思想指導下，積極、慎重地應用較為先進與成熟的信息技術手段，監視電子文件生命周期全過程，抑制風險因子，通過監控、記錄和審計與電子文件有關的一切活動，防止其不被修改、替代或破壞。同時，對電子文件生命周期每一階段、每一環節，都要建立相應管理措施加以防范和制約，形成一個不間斷的連續管理系統，以確保電子文件真實與完整。
注釋：
① 出自國家標準《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894―2002)[S].
參考文獻：
篇7
檔案指國家機構、社會組織和個人從事政治、經濟、科學、文化等社會活動直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案是歷史的真實記錄和全面反映，是積累和傳播知識的重要載體，是開展科學研究和工作的可靠依據，是規范管理的基礎，是建立信用的工具，是維護團體和個人權益的重要保障，更是推動科學文化發展的根基。檔案的安全有效管理工作是充分發揮檔案重要作用的關鍵。只有完整、真實、準確的收集有價值的檔案，規范、合理的保管和保存原始檔案，科學的分類并做好登記工作，才能最大限度的發掘利用檔案的價值。
1.實體檔案
1.1 實體檔案的特點
實體檔案專業性強。實體檔案記錄著具有不同專業性質的內容，要保證實體檔案完整，檔案管理人員必須具有全面的業務知識，科學管理檔案；實體檔案具有成套性。實體檔案涵蓋了記錄社會活動的全部內容，不僅僅是某段文字記錄、某張照片、某段音像資料，必須按照檔案工作程序成套管理、成套利用；實體檔案形式多樣，有文字檔案（紙質、簡帛、簡牘、石刻、甲骨、陶文等）、照片檔案、膠片式檔案、標本實物等等，這是實體檔案最顯著特點。
1.2 實體檔案的安全管理
1.2.1 檔案室管理
根據檔案的性質，合理采取流水排架、分類排架或綜合排架，對檔案進行存放。檔案館（室）除了最基本的“八防”措施：防盜、防火、防水、防蟲、防潮、防霉、防光、防塵，還要根據材質不同，有針對性的分類進行溫度、濕度的監控，減少環境因素對檔案的侵蝕。定期對庫房進行全面檢查，對老化、破損、褪色、霉變等受損檔案載體，必須采取搶救措施，使用安全、科學的檔案保護技術進行修復和復制。檔案工作人員須對珍貴、重要的檔案應進行復制，并用復制件代替原件提供利用。
1.2.2 檔案借閱制度
檔案存在的實際意義在于它的利用。在做好全面、系統、安全的保存檔案資料的前提下，編制各種檢索工具、參考工具，積極為檔案的查閱提供便利，及時做好登記和統計工作。建立健全檔案調歸卷制度，規范檔案提供利用過程中借閱登記、利用效果登記和及時歸卷的程序；檔案一般只限于檔案閱覽室內使用，確需借出者，應嚴格履行借閱手續，并自覺遵守借閱時間，按期歸還。完善檔案、人員出入庫登記制度，定期清點核對，做到出入庫登記與檔案實體相符，確保檔案去留有跡可循。
1.2.3 檔案安全管理
維護真實、完整是檔案安全管理的前提，要從數量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；從質量上要保持檔案的有機聯系，確保檔案內容來源合法，不能人為割裂分散或零亂堆砌。這就要求工作人員在檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計等每個環節都要認真、細致，維護好檔案的完整。維護安全不僅力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命，還要保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。檔案管理人員不只是對檔案進行收集、登記的簡單工作，要掌握大量的檔案保存、修復知識，會利用現代化的信息技術使檔案在安全的前提下發揮最大的社會價值。
2.電子檔案
隨著計算機和網絡技術的發展，檔案管理的電子化已成為必然趨勢。檔案的以電子文件形式歸檔、保存、管理、應用正成為檔案工作的重要組成部分。
2.1 電子檔案的特點
第一，操作方便。在形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁面的整潔。與文件處理系統結合可使檔案目錄信息自動生成，極大降低了檔案管理人員的工作量，提高工作效率。并且電子檔案具有高度的標準性，使之對電子檔案的檢索更加簡單、方便。其次，傳遞快捷、實現資源共享。電子檔案由于其處理環境是計算機和網絡技術，因此可以不受時間和空間限制。一個終端上的電子文件也可以同時發給若干個網絡終端，電子檔案這種不受存儲載體限制的特點，使利用者產生一種共享的感覺，從而擺脫時間和空間的制約。第三，存儲空間小。電子檔案占據的極少量空間，如果不移動存儲載體，只處理信息，那么電子檔案幾乎無重量和體積可言。第四，具有多種表現形式。隨著多媒體電子計算機的應用，電子檔案的形態也隨之多樣化了。文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨或相互搭配成電子檔案的內容，使電子檔案更加全面、形象、生動。而且，電子檔案復制時不容易丟失信息。紙質文件復制或縮微品拷貝經常會出現清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案的復制，由于是數字化的信息處理，幾乎不存在這些問題。完全可以做到復制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區別。
2.2 電子檔案的安全管理
電子檔案在網絡環境中傳播和存儲的過程中，每個步驟都可能存在安全漏洞，極易受到黑客攻擊，造成檔案泄密、信息被竊、被改寫或被刪除等嚴重后果，從而在很大程度上限制了檔案信息的公開推廣。因此，在電子檔案安全系統中，應該準備好預防方案和緊急應對的方式，以確保檔案信息公開的安全性。
電子檔案安全管理同實體檔案一樣，其關鍵首先在于人員的管理。必須提高檔案管理人員的責任心和思想覺悟，加強其對檔案安全的重要性教育。在檔案信息公開前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏失。有人員變動時，必須使其在有效的管控范圍，避免檔案信息意外流出。對于利用檔案信息者，先要確認其身份，并確定其已獲得一定范圍電子檔案的使用權，在工作人員的管控下進行電子檔案的瀏覽、使用和復制。為了確保電子檔案的唯一性和公信力，電子檔案的內容必須預先進行加密處理。配合完善的存取控制下，避免在電子檔案的借閱和利用過程中造成檔案信息丟失。信息設備安全亦是電子檔案安全管理的基本要件，電子檔案存儲設備必須存放在加密管理的機房內，只允許指定負責人員進入。
3 結論
檔案工作是很重要的專業事業，是實現社會主義現代化建設，開展歷史研究，進行各項工作的必要條件，而且是維護黨和國家歷史真實面貌的重大事業。隨著科技的發展，檔案的形式和管理方法都在不斷的發生著變化。電子檔案只是在檔案的發展變化中出現的新的形勢，也存在著它的有限性和安全問題。如何科學、合理的將實體檔案與電子檔案的管理相結合，充分發揮各自的優勢，是值得檔案管理人員時刻思考的問題。檔案工作者肩負著“為黨管檔、為國守史”的歷史重任，應始終把保障檔案安全放在十分重要的位置，隨著時代的進步不斷解放思想，不斷提升檔案安全保障的能力，及時采取更加有效的安防措施，切實保障檔案實體安全和信息安全。
參考文獻
[1] 王碧英.論電子文件檔案化管理與傳統檔案管理的區別[J].管理與財富，2008（9）.
篇8
隨著現代科學技術的應用，檔案信息的存儲方式也不斷地發生變化，存儲形式多種多樣。但按其記錄性質及其采用的技術和設備，總體可以劃歸于以文字記錄為特征的紙質檔案和以數字代碼序列記錄的電子檔案。隨著電子計算機在檔案管理各個環節的滲透和應用，時刻沖擊著以傳統記錄方式為特征的紙質檔案，使整個檔案管理工作發生著深刻的變化。根據目前我國檔案管理工作的現狀，紙質檔案與電子檔案的不同屬性和特點，兩者互相依存，相互兼容，協調發展的狀況將會在檔案管理工作中持續相當長的一段時期。在紙質檔案與電子檔案并存時期，如何科學有效地管理好檔案工作，完成手工檔案管理向現代化檔案管理的過渡，是檔案工作者深入思考的課題。
1 電子檔案與紙質檔案的各自特點分析
1.1 電子檔案的特點
電子檔案是指利用計算機技術形成的，以代碼形式存儲于特定介質上的檔案。它是電子計算機在檔案管理工作中應用的產物，也是檔案現代化的顯著標志。電子檔案以其現代化手段，在檔案信息存儲、輸出、處理等方面，具有紙質檔案無法比擬的優越性，主要表現在如下幾方面。
（1）檔案信息存儲豐富性
電子檔案信息的存儲介質主要有磁盤、磁帶、光盤，尤其是光盤，由于信息存儲的高密度性，使檔案信息存儲量極為豐富，具有“海量存儲”之稱，大大高于紙質載體所存儲的信息，這樣既節省了大量保存紙質檔案所占用的空間，又簡化了各種檔案管理環節。
（2） 檔案信息生動形象性
隨著網絡技術的成熟，電子檔案與多媒體信息相結合，通過用視頻、音頻或用數字代碼形式存儲事物信息的原來形態，形象生動地再現歷史活動狀況，從而改變了紙質檔案記錄信息的單一性，使反映出的信息圖、文、聲、像并茂，對人類社會活動的概貌進行全息化
再現。
（3） 信息存儲與利用的迅速準確性
電子計算機具有高效率的信息處理功能，它通過數字或代碼，對信息的數字編碼進行存儲、傳遞、編輯加工處理，由計算機轉換成可視、可聽的信息，從而提高檔案信息開發工作中檔案信息存貯、處理、輸出的能力。
1.2 紙質檔案的特點
紙質檔案就是以紙張為信息記錄載體的檔案。自從公元105年東漢蔡倫發明造紙以來，這種傳統的檔案介質一直作為主要的信息載體被使用，它具有以下特征。
（1） 信息與載體的依附性
由于載體與信息的統一，構成了紙質檔案所特有的屬性——原始記錄性。這種原始記錄性不僅體現在檔案信息的原始真實性方面，也體現在其存儲介質的原始依附性上。在傳統介質上，信息與載體是密不可分的，一旦信息與載體結合，就很難將其分離。同時，只有通過依附在紙張等載體上的文字、圖形等，才可以了解其所承載的信息。
（2） 檔案信息的原始憑證性
從其形成過程來看，紙質檔案是從當時使用的文件直接轉化而來。它客觀地記錄了以往的歷史情況，具有令人信服的憑證功能。與檔案信息相依托的載體，是由特定的責任人在特定的條件下制作完成的實體材料。
2 并存時期檔案管理工作的發展策略
2.1 更新觀念，提高職業素質。長期以來，檔案人員一直從事著以紙質為存儲介質的檔案
管理工作，習慣于傳統的管理方法和管理模式，面對現代化技術而形成的新型載體檔案，應有充分的思想準備，更新傳統的管理觀念，樹立檔案現代化的管理意識，把電子檔案作為檔案中不可缺少的組成部分，進行科學的管理。同時，面對現代科學技術對檔案工作的滲透與沖擊，提高職業素質，調整專業知識結構也是檔案工作者需要正視的一個重要課題?，F代化信息技術的應用，新型檔案載體隨之產生，這必然引起傳統的檔案管理模式，工作重心，服務手段等方面的變化，對檔案專業人員的素質提出了更高的要求，除了具有較高的政治素質外，同時對他們的專業素質和知識素質提出了相應的要求，在以往的檔案專業人員要具有廣博扎實的基礎知識和文史知識外，還要具有計算機知識和外語知識。對于計算機知識已不局限于計算機基礎知識的掌握，更應該了解計算機信息管理和開發利用知識，并要熟悉掌握計算機在檔案各業務環節的應用。
2.2 改進、創立檔案管理標準與制度
新型檔案載體的應用與計算機的智能化管理，必然要求其所處理的信息規范、標準。檔案信息系統的質量取決于數據的質量，要求設立數據格式標準，如已頒布的《檔案著錄規則》（ GB379215- 85） 、《文獻主題標引規則》（ GB3260- 83） 等，新型載體檔案廣泛應用后，建立改善管理業務方面的標準已是刻不容緩，如統計標準，著錄標準，標引規則標準等； 計算機數據庫設置標準，新型檔案信息載體存貯格式與轉換標準、計算機硬件設備、多媒體設備標準等，都有待進一步改進與完善。創立適合于新型載體檔案的管理制度、法規已提到議事日程，如制定新型載體檔案的管理制度，包括電子文件的歸檔、整理、鑒定、保管、利用等各個環節； 由于電子檔案自身的某些缺陷，電子檔案的真實性和其法律地位，也需要建立相應的法規來維護與
確定。
2.3 創新檔案管理體系
吸收與創新，探索和建立電子檔案管理體系。以紙張為載體的紙質檔案，其管理方法與模式，是經過長期實踐證明了切實可行的。電子檔案的形成與發展，給檔案管理工作帶來深刻的影響，在管理內容與方式上都會發生重大變化。
（1） 在管理方式上，許多管理環節可以借助計算機管理信息可在計算機上進行，如電子文件的歸檔，可以通過計算機進行機對機的拷貝來完成，不必對文件載體進行轉移，檔案的整理、鑒定、提供利用等工作也可以通過計算機來實現。其次，在管理內容上，電子檔案收集要根據其形成規律，應全面進行階段的、系統的、權威的電子文件組合，保證電子檔案的完整性。
（2）電子計算機的軟硬件環境，表達電子文件內容的基本格式及有關元數據等必須列入收集范圍；電子檔案的整理不再是紙質檔案的組卷，而是通過對電子檔案的著錄和組盤來完成電子檔案的整理； 電子檔案的鑒定工作有所側重，由于電子檔案的易更改性，使檔案的篡改、偽造變得很容易且不留痕跡，所以鑒定檔案的真偽是電子檔案鑒定工作的重點，并存在相當大的難度； 電子檔案保管，與紙質檔案相同的是都以檔案信息的存儲介質為對象進行保護管理，只不過是存儲介質不同而已。由于兩者存儲介質不同，檔案保護的標準、條件也不相同，所提供的保護設備、防護設施也有差別； 電子檔案的提供利用同紙質檔案相比，具有更快捷、更方便的特點，但需要以必要的先決條件和相應的措施為前提，電子檔案的提供利用必須有相適應的電子轉換設備，所以提供利用工作的重點應進行電子檔案基礎數據的準備和識別文件的建立等工作，以保證其在利用中得以準確恢復并易懂。再次，在管理程序上，紙質檔案的管理程序基本上構成了一個流程性的工作過程，而電子檔案的管理程序并不明顯，由于許多環節在機上操作，所以在具體環節銜接上并不緊密，有些管理程序有可能同時進行，相互交叉，這些并不影響電子檔案整體管理。
參考文獻
篇9
要想達到電子檔案和紙質檔案共存的局面，就要使檔案管理者適應新形勢的變化，積極創新，制定科學合理的檔案管理方案。首先，要順應時代的變化，積極地應對檔案電子化的轉變，從管理方法、管理制度等技術層面使電子檔案有合理的法律地位；其次，要穩中求進，不光要充分利用電子檔案，還要做好紙質檔案的保管工作，使兩種不同載體的檔案都發揮其所長，最大限度地把握檔案改革的主動性，做好自身的職責工作。當前我國的檔案保管工作是在電子檔案建立的同時，還要對紙質檔案一同保存，既保存了安全可靠真實性強的紙質檔案，又發揮了電子檔案的優勢，檢索快，利用效率高等優勢。從根本上兩種檔案并存是必然的選擇，并對其進行有效的整合管理。
無論是紙質檔案還是電子檔案，都要在記錄在同一個檔案管理系統中，運用自動采集的方式對電子檔案進行數據錄入，運用人錄入的方式進行紙質檔案的錄入方式。同時，對一些重要的紙質檔案進行數字化處理，使其在利用時更方便快捷。在檔案系統中，還要將兩種檔案進行統一的組合，維護檔案之間的相關聯系，便于使用。
2 電子檔案和紙質檔案整合管理的具體要求
現如今，數字化信息技術不斷發展，檔案管理系統也要利用電子技術建立一個網絡的信息辦公平臺?，F代化檔案管理和傳統檔案管理的模式有所不同，前者針對的是電子檔案管理，后者針對的是紙質檔案管理。當然，在現代化檔案管理中也要對紙質檔案進行有效的管理，那么，要想有效的實現現代化檔案管理系統，對電子檔案和紙質檔案完美的整合，就要做好下面幾方面工作。
2.1 同步歸檔工作
在對所收集到的紙質文件進行詳細的檢驗和審核之后，需要及時的將紙質檔案進行歸檔處理。而利用網絡所收集的電子信息，在進行有效的審核之后，也要及時的進行歸檔。無論是紙質檔案還是電子檔案，在歸檔的過程中，都需要符合相關的歸檔要求，只有符合歸檔要求的文件才能夠正式的進行歸檔。而在電子檔案歸檔時，要將其存入到制定的計算機硬盤中進行存儲，并且要注意標記上已歸檔的標記。
2.2 同步整理工作
要想使得檔案整理工作可以有效的開展，就需要采用折中的方法，實現對電力檔案和紙質檔案的同步整理，由于電子檔案與紙質檔案都具有檔案的共同入特點，兩者也都擁有一致的檔案號，所錄入的信息也基本上相同，因此，可以采用合二為一的方法對電子檔案以及紙質檔案進行整理，確保在整理歸檔紙質檔案的同時電子檔案也可整理完成。
2.3 同步鑒定工作
對于電子檔案的鑒定最理想的情況是南計算機自動鑒定，系統依照預定的保管期限表判斷保管期限；紙質檔案可隨時鑒定，即時歸檔。
2.4 同步利用
在查閱檔案時，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時，以電子檔案為主。在需要用紙質檔案時，可按同一檔號提供紙質檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質檔案的磨損，有利于紙質檔案的長期保存從實質講，電子檔案與紙質檔案整合管理理念，實際上主張的是傳統檔案生命周期理論指導下檔案分階段管理的電子化實現。
3 加快檔案管理工作人員的知識結構變革
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中專學校的持續發展過程中檔案管理工作的重要性不言而喻。過去部分學校在檔案管理工作中采用較落后的方式，現今電子檔案管理的應用越來越引起中專學校的重視。
一、電子檔案管理的意義
檔案是人們生活活動的記載資料，具有十分重要的意義，檔案的保管方法隨著人類進步的腳步不斷變更。部分中專學校采用的仍舊是傳統的檔案管理模式，然而伴隨計算機技術的廣泛運用，檔案的保管辦法已經產生了巨大的變革，中專學校的檔案管理應擺脫傳統的方式，采用先進的技術進行代替，擴大檔案的保存領域。電子檔案管理實現資源的共享，信息化的應用可以提供海量存儲功能，資源共享功能和跨地域檢索功能的實際應用將使得中專院校內的檔案保存工作上升到新的水準。
二、保障中專檔案管理中實行電子檔案管理的安全性
中專學校應提升相關設備設施的安全性能，控制電子檔案管理的專一性，對于該系統要進行有規劃性的科學升級，對電子檔案進行專項化的維護整理，控制設施設備的良好穩定運行。對于重要的檔案信息進行必要的備份管理，防止發生意外狀況時造成嚴重的損失。系統內部可以進行防火墻工作模式，通過系統殺毒、網絡體檢、指紋鑒定等多種科技手段提高系統運行的安全性，最大化地防止電子信息的流失和被盜取?？刂齐娮訖n案管理的信息安全性是將電子檔案管理引入中專學校檔案管理中的重要基礎和前提。
三、建立完善的規定細則，促進中專電子檔案管理的規范化
中專學校內部應該建立一套完整的管理方案，構建具體的使用細則和規章，讓檔案管理工作逐漸向系統化規范化的方向不斷發展。首先對于該部門的工作人員要保證其能力水平。聘用專業化的技術工作人員進行日常管理工作，提升工作人員的安全保密意識，保證自身的職業道德水準，熟悉地操作相關電子系統運行流程，實行靈活的管理，最大化地體現電子系統的便捷性和先進性。
四、提高學校相關領導對電子檔案管理的認識
檔案信息的性質是保持歷史信息，不能直接為學校創造明顯的利益價值，管理要求迫切且程度較低，許多學校領導無法認識到檔案管理的重要程度。部分中專學校的檔案管理數字化設備條件不足，部門內部缺乏相關專業人才。面對如此狀況，學校領導首先要改變傳統的思想，部門檔案管理人員首先應進行電子管理相關方面的學習，提高自身素質，明白檔案數字化管理的先進性，積極向相關領導提出建議和想法，主動將現代化科技與檔案管理相結合，進行反饋并提出可行的解決辦法，學校領導應積極聽取相關專業人士的建議，理解電子檔案管理對于學校的文化發展和學生老師各級人員的重要性，提供相應的支持方法。從領導層做出相應的政策決定，提供資金和硬件設施方面的基礎保障，加大對檔案電子管理的重視度，加大人才投入力度和資金投入力度，從根本上改變傳統的檔案管理部門的地位。
五、提升中專學校的硬件軟件設備管理水平
電子檔案管理工作由于實現了信息的高速傳遞及大量存儲，這些都要依靠現代化電子技術的發展和進步。在實行電子檔案管理工作中不斷實行技術的研究工作，提高學校內部的計算機網絡技術管理水平。選擇合適電子檔案管理的安全性軟件和設備，根據學校內部的實際情況對相關技術人員制訂電子管理的計劃，提出具體的實施方案。詳細規定包括其具體需要的硬件設備需求，相關設備的購買要依據經濟情況量力而行，確保所購買東西的實際應用性和完整性，保證設備的整體實用性?？偠灾?，中專學校的相關領導應提升對電子檔案管理的認識，加大部門專業化人才的培養力度，檔案管理人員運用先進技術的科學規劃，加強檔案管理準備工作，共同努力把握檔案數字化管理的總體方向，提升中專學校的綜合文化競爭力。
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所謂檔案載體的多元化，是指突破原來僅有的紙質印刷這種傳統的形式，采用新科技、新技術對文獻資料進行收集、整理和存儲，并逐漸向以磁、光電等作為介質的載體發展，建立多種存儲方式并存的模式。尤其是以新科技為基礎的信息化存儲方式，極大地豐富了各單位的檔案內容，也改變了傳統的檔案存儲方式，優化了傳統的信息獲取模式以及信息管理方式。此外，載體多元化也促使傳統的檔案管理機構更快地向復合型檔案管理發展。由此可見，這一系列的變化都在影響著檔案管理機構的現代化發展。
1.2檔案管理機構信息載體多元化的基礎
在信息載體逐漸演變的過程中，并不是完全適合物競天擇、適者生存的自然法則，在新的載體出現的同時并沒有伴隨著傳統方式的消亡，而是在這種發展過程中同時體現出了兼容性，體現了信息載體發展的特點和規律。所謂載體之間的兼容性就是指各種載體形式同時存在，并且相互依存，互相補充，彼此協調一致的發展、存在，并且以一個整體的形象出現在大家面前，一起履行信息儲存、交流的使命。
1.3信息載體多元化發展的管理對策
對于檔案管理機構而言，現有的信息載體類型以及檔案在所有的檔案資源中的比例都會直接影響管理策略與方針。隨著科學技術的發展，載體類型會不斷增加，而且各種載體的資源量會有所變化，因此制定有效地管理策略十分必要。對于它的管理，首先應考慮不同的信息載體之間的科學分配問題。根據各種載體形式的特點，選擇出主要載體和輔助載體。還要根據每個檔案管理機構的實際情況，充分考慮載體的差異、資源建設的資金投入以及檔案管理機構空間大小對載體的影響等因素，做好規劃。
2.紙質檔案與電子檔案各自的特點
因為信息載體的巨大優勢，以及被人們所接受的程度，在擔負起現代科技信息活動任務的同時，電子檔案給紙質檔案帶來了很大的挑戰，但是這并不代表著紙質檔案會就此消失。紙質檔案能夠與電子檔案共同存在的原因主要有：一是由于人們的使用習慣已經養成，對紙質檔案的鐘愛依然無可取代。紙質檔案的便捷性及其悠久的歷史使這一載體保持了與大眾很好的親和力。二是電子檔案雖然在迅速發展，但其性能并不能夠在每一個方面都超過紙質檔案，甚至在某些方面，紙質載體反而會比電子載體更具有優勢。比如，大眾更喜歡用紙質載體，因為其適合大眾的閱讀習慣。據有關統計顯示，有56%的人習慣閱讀印刷型文獻，視聽文獻以及機讀文獻分別占有17.2%和9.9%的比例。因此，紙質文獻仍然有它存在的價值。同時，紙質文獻更易于保管，不需要專門的設備以及特殊的閱讀條件，因此電子文獻并不能全方位的承擔信息交流的任務，它的性質也決定了需要其他輔助載體的支持。因此，紙質載體的存在還是有必要的。三是電子信息技術的快速發展不僅帶來了管理上的創新，同時也促進了紙質載體潛能的進一步開發。紙質載體的發展一直與生產力以及生產技術的發展水平密切相關。從手抄傳閱到刻板印刷再到活字印刷，一直到機械印刷以及現代的數字印刷，紙質載體的作用一直在得到不斷的開發利用，電子技術的發展，使紙質載體的潛能有了進一步的可開發性。
3.檔案信息電子化的益處
檔案信息電子化是指對那些館、室所藏的資料以及以機讀或紙質形式存在的資料，通過計算機技術對其進行整理、分類以及加工，并將其轉化為可以通過計算機進行閱讀使用的文獻資料，其益處主要有：一是可以充分發揮出計算機的潛能，進一步提高利用效率。當前，大多數檔案管理機構對計算機的應用還比較單一，開發出的功能也比較簡單，有的只是利用其存儲目錄或者進行文件打印存儲，較低的利用率不只是浪費了大量的人力物力這么簡單。二是減少二次文獻利用的加工時間，提高檔案信息所具有的時效性。傳統的手工信息加工模式是指：選題———選材———編輯———出版，這種傳統的整理模式，從文件資料到能夠使用的二次資料所耗費的時間較長，因此會降低信息的時效性，影響檔案信息的使用價值。檔案信息的電子化，使讀者可以通過計算機直接讀取資料，并且利用計算機完成加工程序，操作上更加便捷。三是檔案信息電子化的發展，使一次投入多次產出成為可能。電子化的發展改變了信息加工受經費限制的缺點。通過手工對信息進行加工，編輯出版需要很多的經費，信息的電子化不僅方便了大眾的閱讀，也降低了資金的投入。就目前的情況看，國家正在壓縮財政開支，各單位離開財政的支持來解決檔案升級和現代化管理會困難重重，在這種情況下，開源節流不失為一種好辦法。四是檔案信息的電子化，可以通過其他介質將成果進行拷貝，并且可以及時的送到各個部門，在擴大社會影響的同時也拓寬了社會服務范圍，檔案部門的地位也因此得到提高。五是檔案管理的電子化，使得檔案信息可以更好地與新技術接軌，雖然我國的信息高速公路尚在建設之中，但是要注意這方面的發展以及最新動向，使檔案工作不斷地適應社會的發展，為今后的工作打下良好的基礎。
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一、檔案化管理電子文件
檔案化管理電子文件，就是在傳統檔案管理經驗和形式的基礎上，結合電子文件的自身特點，采用先進的計算機和網絡技術，對電子檔案實行文件級的管理，對各部門形成的電子文件實行自動化、網絡化管理。從而實現高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并充分利用和發揮現有計算機的潛能，提高得用率。
（一）電子文件的檢索
電子文件的檢索，原則上應當是方便和利用，但電子文件只有做到科學分類，才能實現查找便捷。計算機對文件的檢索，基本上也是模擬人工檢索查找網上文件，不能盲目檢索，而必須知道所查找文件的網址、系統、文件制發單位和文件名稱等等一系列檢索符號。否則，如同大海撈針。
（二）電子文件的鑒定
電子文件在歸檔之前，必須進行認真地鑒定。電子文件也存在著區別真偽問題，檔案部門所保管的電子文件檔案，應當是電子文件的原件或真實的電子文件，否則，電子檔案就失去了憑證價值。歸檔的電子文件還應當區別出原件與復印件。文件制發單位必須將電子文件的原件歸檔，以保持該文件的原始性，維護電子文件的憑證性、依據性和權威性。歸檔的電子文件復制件應注明原制發單位和復制人，使之與原件相區別。此外，還應對電子文件內容的完整性進行鑒定。
（三）電子文件的歸檔
鑒定后需要歸檔的電子文件，按內部文件和外部文件進行編制歸檔，確定文件的保管期限。一是內部文件。以不同年代、組織機構、保管期限進行組盤與分盤保管，便于定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一張軟盤上便于利用。檔案人員應以統一數據庫規范建立檔案目錄，便于計算機對盤內文件的查找。二是外來文件。通過對電子文件掃描等處理進入網絡，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作，處理完畢的文件根據文件的重要性來確定密級和保管期限。電子文件的歸檔方式，有軟盤的歸檔和網絡中的置換歸檔兩種方式，軟盤歸檔主要是計算機文件軟盤，這些軟盤要進行編號，以便查驗。網絡中的電子文件在移交前應通知檔案部門做好文件接收的置換工作，然后由文件管理部門通過網絡系統傳遞歸檔文件，并將文件管理權向檔案部門移交。網絡中的電子文件歸檔也應打印出文件目錄以備交接查存，重要文件應拷貝備存，以確保檔案的完整與安全。
二、電子文件檔案與傳統檔案管理的區別
電子文件檔案與傳統檔案在管理上是有區別的。
（一）電子檔案與傳統檔案的歸檔時間不同
電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳遞給檔案部門，由檔案工作人員接收登記并編出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率。另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，避免檔案的流失和病毒的破壞。
（二）電子文件與傳統檔案歸檔方式不同
電子文件由于采用電子編碼，可以編輯修改不留痕跡，載體無法固定，這些現象都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳遞過程中不出現錯誤，確保檔案部門收到電子文件的原始性、真實性和準確性。
（三）電子文件與傳統檔案在保管方式上不同
電子文件載體易老化變質以及信息多媒體的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，還要對文件進行格式轉換，用通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
（四）電子文件與傳統檔案在分類、編目等管理方式上不同
因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件的同時，可以馬上給每份文件編制文號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。在技術條件允許的情況下，可以編制多角度、全方位的檢索工具。方便檢索查詢信息，這樣查閱文件時只須報出分類號和主題詞，就可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕了檔案工作人員的勞動強度。
三、電子檔案的保護
由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比軟盤有良好的抗擾能力和結構穩定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，檔案部門就需配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉儲到光盤上。但在條件不具備的情況下，軟盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點。
（一）軟盤的保護
統一軟盤的規格，使用3.5寸高密盤。在使用過程中要把住軟盤的質量關也是直接影響到軟盤信息的保存壽命，高質量的軟盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質量軟盤往往不到一年，就讀不出數據。保管軟盤也是一項細仔的工作，軟盤的存放要求在無磁場干擾、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里。還要加強病毒的防范，經常對計算機進行病毒檢測，確保保存電子文件的軟盤不帶病毒。加密盤的管理，要在電子文件存盤時進行加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開，所以對這類文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。
（二）光盤的保護
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在科學化的醫院管理體系中，檔案管理是一項極為重要的基礎性工作，理應受到管理層的重視。作為醫院管理的工作重點之一，檔案管理在科學研究、醫療教學等方面影響甚廣，工作人員也越來越重視在檔案管理的過程中采取創新資源、利用信息等形式。醫院主要參與藥品管理、預防保健、醫療衛生、科研教學和其它相關活動，期間以醫院檔案形式記錄各種具有研究價值的圖表影像、文字聲音等應用到多種載體的歷史內容。傳統管理形式無法滿足醫院檔案的龐大儲量，需要管理部門針對部分失效檔案進行材料提煉和信息加工，這個過程中不可避免地存在著一些不完善之處，造成一系列信息錯置或資源浪費的現象。如今社會逐漸步入信息時代，傳統模式難以滿足檔案管理的數字化需求，而科技的高速發展也拉動了電子檔案的廣泛應用，為醫院檔案的管理工作帶來福音。傳統的醫院檔案多采用文書文檔的存儲形式，隨著醫療信息技術的進一步發展，檔案管理范圍擴展到一個新的臺階，管理模式也隨之轉化為層次豐富的存儲形式。醫院管理體系已經正式將醫院信息系統列入建設重點，在不斷靈活化的應用中發揮其重要作用。
一、電子檔案的基本特點
以數據形式記錄各種各樣的電子化歸檔文件，存儲在包含大量參數和相關信息的軟件里，即為電子檔案。傳統檔案具有社會性、聯系性、回溯性、本源性，對于以上特性電子檔案都能有所體現，并且涵蓋了更多電子化特征：集智能檢索、海量信息與標準加工于一體；能夠分離解析載體與信息；具備集成性的文件分類；在短時間內收獲較強的實際效果；過度依賴與硬件設施和軟件系統。
二、醫院電子檔案管理中存在的問題
1.檔案管理分工不明，多頭管理。無法準確區分檔案管理各個層次的職責，導致管理達不到應有標準，嚴重影響了檔案的安全性和完整性。目前，醫院檔案管理是一個多部門管理檔案的格局。比如醫院的綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、財務檔案等，而醫療文書檔案、各種檢查影像等又分屬其他醫務部門管理。
2.醫院電子檔案管理的意識和制度不健全。缺乏規范化的電子檔案管理制度，相對滯后的醫院管理電子化進程，都大大拉開了檔案管理水平與需求之間的距離。目前，醫院還沒有訂立出納入管理范疇的檔案類別，沒有建立合理的歸檔程序，也沒有列出統一化的管理標準和科學化的管理模式，管理層忽視了檔案管理培訓，工作人員尚未通過多種形式的宣傳活動深入了解檔案管理的真實內涵。
3.檔案管理人員素質有待提高。由于醫療是一門專業性很強的專業，目前醫院的檔管理人員在文化程度、醫療技術知識、醫療管理流程、電子信息技術、檔案專業知識等方面均有待提高。檔案管理人員知識結構單一，缺乏系統的檔案知識培訓，致使許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上形勢的發展，主動性和創新性不夠，不適合現代化的檔案管理要求。
4.檔案管理設施不全，檔案管理軟件不能滿足要求。醫院涉及的檔案內容相當龐大、繁雜，這就意味著電子檔案管理科室的覆蓋面是極為廣泛的，雖然計算機技術日益成熟，但醫院的檔案管理尚未達標，阻礙了檔案的信息化發展，整體速度較慢，完成度較低。重復建設相當常見，像是影像檢查系統、檢測化驗系統、病歷病案系統、統計收費系統等部門合作的一致性很低，規格不同無法通用，也就難以實現檔案信息的資源共享，脫離檔案的信息化管理范疇。
三、改進醫院電子檔案管理的思考
1.健全檔案管理制度，規范檔案管理行為。此舉能大大減少隨意管理檔案的現象，確保檔案管理的持續工作與健康發展。例如：建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規定等。
2.建立標準化、規范化檔案管理體系。就現階段而言，應盡早將數字化管理需求納入檔案管理的工作中心，從傳統的實體文檔管理進一步轉化為現代化信息管理，如此一來，管理對象就是信息資源，就能以數字化載體對檔案加以處理，創新技術，優化資源，合理管理檔案信息。
3.加強培訓，提高認識。負責檔案管理的工作人員應具備的知識包括醫學管理、醫療規律、信息技術、網絡安全和工作流程，應具備的技能包括網絡管理安全、數字化醫療設備與管理，尤其是數字化信息技術的醫療手段，電子檔案管理亟待知識更新與技術更新，與時俱進方能滿足日新月異的時代需求。醫院科研人員應自覺提高自身對于電子檔案的科學認知程度，做到完整收集并保存各種電子檔案。醫院監督人員要努力學習國家頒布的相關法規，深入理解檔案管理相關的條例規章，結合各個單位的實際規定，有效提高工作效率和管理質量。
4.加大檔案管理的投入。電子檔案管理的質量直接影響到醫療安全，只有保證完整性的檔案信息，才能真正有助于醫院開展科研、教學活動，進而促使檔案管理能夠發揮其最大效力。醫院管理層要加強對檔案管理的重視程度，加大對硬件設施和軟件系統的資金、技術投入，優化計算機和刻錄儀器的性能配置，及時更新軟件版本和存貯空間。另外，網絡安全勢必要加強防范，保證數據加密和防火墻的穩定性，保障電子檔案運行過程的安全性和秩序化。
醫院的電子檔案管理可以實行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負責醫院病案統計管理、圖書管理和計算機管理，綜合檔案室主要對各種門類、載體的檔案進行統一管理，并對本單位的檔案工作進行監督、指導和檢查。只有融合兩個部門的專職專責，才能協調配合，達成完美的合作效果。
四、結束語
當前，科技時代要求信息技術做出更高效更迅捷的回應，醫院也應更新檔案管理觀念和制度，時代步伐不斷提醒著醫院檔案管理，從傳統的、老舊的、單一的模式中脫離出來，結合現代化的信息技術手段，進一步提升檔案管理水平。相關工作人員也要不斷創新，完善自身技能，積極參與到醫院檔案管理事業中去。
參考文獻：
