引論：我們為您整理了13篇關于檔案管理的知識范文，供您借鑒以豐富您的創作。它們是您寫作時的寶貴資源，期望它們能夠激發您的創作靈感，讓您的文章更具深度。
篇1
首先，知識經濟時代，檔案事業的內涵和外延將進一步擴大。以為檔案是經濟形態存在和發展的必然產物，原始記錄性是檔案的本質屬性這一點永遠都不會改變。在知識經濟時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內在生命力。所以，信息屬性已成為知識經濟時代反映檔案本質的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網絡等技術，新的載體形式將會不斷涌現，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學、合理。
第二，依托先進的技術設備，知識經濟將推動檔案事業發展進程。知識經濟是現代化科學技術智能化、信息化、高級化的結果。先進和技術設備是知識經濟的物質基礎和技術手段。沒有先進的技術設備，任何思想和技術方法都無法落于實處。當今社會，先進的技術設備已運用于社會生產、生活的各個領域。檔案工作也是如此：計算機廣泛應用于檔案管理、統計和檢索；微縮技術在檔案的保管方面具有十分重要的意義。總之，計算機、光盤、多媒體、現代通信技術、微縮復制技術的普遍應喲內個將大大加快檔案事業的發展進程，使之進入現代化管理的先進行列。
第三，知識經濟將為擔案事業提供現代化的管理思想和管理方法。知識經濟不僅以為著知識的不斷創新和信息技術的廣泛應用，它更代表著先進的、科學的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經濟更需要增強開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創新精神和學術自由精神。更需要引進圖書館學，情報學的相關理論，加強基礎工作，調整供求關系，加強定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結合。
第四，知識經濟時代，對檔案工作蛇的素質將提出更高的要求。選拔德才兼備的人才是知識經濟時代的核心內容。實質經濟時代的檔案人員一方面要具備較高的專業知識、自然科學知識和相關應用知識。這樣，才能使先進的科學技術、管理方法和優秀人才結合起來，發揮出最大的效能泥腿動檔案事業發展。
二、知識經濟時代檔案管理就是知識資源管理
說到知識資源管理，就不得不說一說知識管理。概括來講，企業知識管理一方面是管理企業知識，即知識的管理，它通過一定手段把知識的產生、沉淀、規范、傳遞、應用等過程管理起來，使企業員工快速掌握知識，具備更強的工作能力，并發揮這些能力，促使企業工作質量和效率水平得到提高，進而取得利潤。所以說企業知識是企業利潤的核心來源，知識管理實際也就是企業核心利潤源的管理。另一方面是管理本身要知識化，也即知識地管理，它要求在管理工作中給管理者提供或配備恰當的知識，使管理者既有能力、又高效率地開展管理，所以這樣的知識管理是管理者工作素質水平的有力保障，也就是企業核心素質的管理。
1、知識資源管理正成為企業管理的核心之一
從上述知識管理看到其作為企業的核心管理的作用和意義。而企業知識大體上分為顯性和隱性兩大類知
轉貼于
識。顯性知識就是已經記載下來、能看、能聽或能讀的知識；隱性知識是存在于大腦中、行為中、數據中，未被記載下來的知識。所謂知識資源狹義上的定義就是顯性知識。知識資源管理，也就是顯性知識的管理。當然，顯性知識也是從隱性知識轉變而來的。
2、知識資源管理須遵從知識管理的規律
所謂知識管理的規律，就是推動知識運動的規律。企業的知識管理符合下面的模型?？梢钥吹街R資源管理也要經歷了這個管理運動的過程；并且在企業中更有如下特點：
(1)“產生者”是企業各類工作崗位上的員工；
(2)“沉淀”在企業的環境中，供大家共享；
(3)“規范”(優化)是全體參與者共同的事，也必須經過大家形成共識，并經過專家加以確認；
(4)“應用”到工作中，支持需要它的員工進行實際工作，是知識資源管理的最主要目標；
(5)“創新”知識，是集體的創新，是讓集體系統地、規模地改變工作的方式、方法，進而使企業工作步入新的境界
3、檔案知識管理必然上升到知識資源管理
檔案知識是典型的顯性知識，并且是經過一定規范化處理(格式化編目、編號)的顯性知識，當然也是知識資源。當我們認識到檔案知識是知識資源，那么它的管理就要從知識資源管理的角度去認識、去推動。
(1)檔案知識管理上升到知識資源管理是完全可能的
因為檔案知識是知識資源，且是規范化處理后的知識資源。按照知識資源的管理過程，它還將“應用”到工作中，并“創新”知識、“創新”工作，這才符合檔案知識管理的規律，也才能“生存”下去．否則檔案知識管理就會很快走到盡頭。
(2)檔案管理上升到知識資源管理也是現實必需的
因為通過上升，檔案知識不在被看成信息，不再按信息管理的規律去管理，由此就能避開信息時代檔案管理的問題。
(3)知識資源管理還將給企業帶來新的價值
篇2
Keywords： Internet of Things；Smart Archives； Archives Entity Management；Service Pattern
2005年，國際電信聯盟（ITU）在《Internet Re？ ports2005： The Internet of Things》中正式提出了物聯網的概念，指出物聯網是基于各種網絡系統的一種全新的動態網絡體系，它將信息和通訊技術領域從任何人之間隨時隨地地連接擴展到了任何人和物之間隨時隨地的互聯。[1]該技術的發展與應用為人與物、物與物之間的信息交換創造了一個全新的平臺。2008年，IBM首次提出了“智慧地球”的概念，它主張更透徹的感知、更全面的互聯互通和更深入的智能化。此概念一經提出，便受到了世界各國的關注，有關“智慧”的理論研究與實踐探索如雨后春筍接踵而至。
近幾年來，檔案學領域也掀起了研究智慧檔案館的概念、特征、頂層設計等內容的熱潮，但是智慧檔案館的建設是一個長期而浩大的工程，不可能一蹴而就。本文著重探討在構建基礎層次的全面感知型智慧檔案館的過程中，物聯網技術對檔案管理產生的重要影響，進而提出基于物聯網技術構建的全面感知型智慧檔案館的檔案實體管理與服務模式。
一、智慧檔案館的概念
我國對智慧檔案館的研究尚處于起步階段，目前檔案學界對“智慧檔案館”還沒有一個統一、明確的正式定義，不同研究視角的學者對智慧檔案館進行了不同的描述。楊來青等人從智慧技術應用于檔案信息管理領域的角度，認為智慧檔案館是采用物聯網、云計算等新技術管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務的檔案館模式。[2]畢娟認為智慧型檔案館是以一種更智慧的方法，通過利用新的信息技術來改變用戶和檔案館系統信息資源交互的方法，提高檔案館服務的靈活、準確、便捷，進而實現智慧化服務和管理的檔案館模式。[3]陶水龍則從建設實踐的角度出發，認為智慧檔案館是應用集成方法將系統與建筑優化融合，通過對設施設備的自動監控，對各類服務性資源的整合和綜合管理，將各職能系統和資源有機地結合，營造安全、舒適、良好的綜合環境。[4]
雖然不同學者對智慧檔案館的定義有不同的見解，但是仍然存在一些共性認識，即不是重點關注檔案信息資源的智慧管理，還是關注提供全面的泛在服務，智慧檔案館都離不開新的信息技術，尤其是物聯網技術的應用，它是實現智慧檔案館全面感知化的重要保障。目前，隨著信息化的逐步推進，物聯網的相關技術已經成功應用于物流倉儲、零售、交通、門禁管理等眾多領域，特別是在圖書行業的廣泛應用，為檔案管理領域應用物聯網技術提供了大量可借鑒的經驗。部分省市檔案館已經進行了一些有益的嘗試，例如，在整合視頻監控系統、幕簾報警系統、多媒體系統等基礎上，江蘇省太倉市檔案局利用超高頻射頻識別技術，實時聯動檔案實體和數字檔案資源，實現了檔案實體的區域追蹤定位、移動終端管理、自動盤庫等功能，創新構建了檔案的安全防范體系。筆者認為，智慧檔案館是在傳統的實體檔案館和數字檔案館的基礎上，利用新興的智慧技術，實現檔案館內多種資源的智慧管理，從而提供更加主動、立體互聯的深層智慧化服務。
二、物聯網環境下智慧檔案館的檔案實體管理
依托物聯網技術構建的智慧檔案館形成了一個智慧的系統，可以實現檔案、館舍、設備、用戶與檔案管理者隨時隨地地溝通和感知，[5]從而可以為檔案館中的任意物體提供智慧的互聯服務。但是無論是傳統檔案館、數字檔案館還是智慧檔案館，其主要功能之一都要求實現對檔案實體資源的保管和利用，主要是圍繞檔案實體進行收集、整理、利用、統計等管理活動并對檔案實體保管環境進行維護，物聯網技術的應用將使檔案實體的保管更加安全，利用更加便利。
（一）傳統檔案實體管理
20世紀80年代以前，對檔案實體進行維護和管理的技術都較為簡單，主要以手工方式完成檔案整理、檢索、利用等各項工作，如用手寫方式對歸檔文件材料進行編號、手工編制檔案目錄、手工翻閱目錄進行檢索、手工調檔、手寫出具檔案證明等；同時采用較為簡單的物理、化學技術進行檔案實體的保管和保護，如采用在地面灑水的方式為檔案庫房加濕，采用放置木炭、生石灰、硅膠等方式為檔案庫房降濕等。[6]
隨著檔案信息化建設的不斷發展，依托現代信息技術，有效提高了檔案實體管理水平和檔案利用查找效率，基本實現了對檔案實體的目錄、全文等信息的收集、存儲和檢索。但是目前的檔案信息管理系統中，各種技術的應用、流程的改進大多是針對檔案虛擬信息的，由于檔案實體本身無法自動發送和接受任何指令，因此在對這些虛擬信息進行研究之后，并沒有有效的途徑反饋給檔案實體；而由于檔案信息管理系統中存儲的都是檔案的虛擬信息，無法對檔案實體進行實時監控和管理，如果發生檔案實體丟失的情況，檔案信息管理系統無法得知。
同時，在目前的檔案利用過程中，檔案用戶通過檔案信息管理系統查閱到相關檔案，如需借閱檔案實體，主要依賴檔案的分類擺放來進行檔案實體的定位查找。然而，經過頻繁的借閱和歸還，難免造成檔案錯位放置，給工作帶來諸多不便，如需查找錯位放置的檔案，將耗費大量的人力和時間。
另外，為了有效保障檔案實體的安全保管，目前多數檔案館會配備防火設備、防盜監控和溫濕度控制等安全管理系統。但總體而言，這些系統的自動化程度不高，很多還需要依賴人工管理實現，并且這些系統一般彼此獨立運行，無法形成統一有效的整體管理，存在一定的安全隱患。
（二）基于物聯網的檔案實體管理
引入物聯網技術，在所有檔案實體上設置一個帶傳感能力的電子標簽，將會徹底解決檔案館中檔案實體與現有的檔案信息管理系統之間缺乏溝通橋梁的難題。由于物聯網中每個聯網節點都具有獨立尋址的能力，因此通過植入傳感節點的方式可以實現對每一份檔案的實時感知和監測。同時，通過建立物聯網管理系統與現有的檔案信息管理系統的無縫鏈接，可以有效實現檔案資源共享和檔案實體快速靈活地查找、準確地區域定位、圖形化導航索取、快速查庫等智能化管理。
通過為每一份紙質檔案粘貼附有該檔案題名、存放位置等相關信息的電子標簽，檔案管理人員可以利用讀寫設備對檔案密集架上的檔案進行盤查掃描，以檢測每一件檔案的狀態，并將掃描到的信息與檔案信息管理系統中的信息進行比對更新，從而及時發現檔案丟失或者錯位放置的問題。一旦出現檔案實體的錯位放置，讀寫設備就會報警提示，并通過精確的位置引導信息找到錯位放置的檔案，使其正確歸位，從而提高檔案信息管理系統對檔案實體的監管能力和檔案管理人員盤庫的工作效率。
物聯網環境下，用戶在利用檔案的過程中，如果需要借閱檔案實體，借閱的過程將會變得更加方便與簡捷。首先通過檔案信息管理系統查找到檔案目錄，隨后可以利用嵌入的傳感器節點去圖形化導航索取對應檔案實體的物理位置并完成實體借閱。同時，由于每份檔案都具有獨一無二的電子標簽，在通過讀寫設備完成檔案實體借閱的過程中，檔案實體的檔號、題名、借閱人、借閱次數等多種信息被自動地記錄到檔案信息管理系統中，為后期的檔案統計工作提供了極大的便利。
另外，檔案資源不可再生的特點要求保管檔案的庫房環境必須符合相關的要求。基于物聯網技術構建的智慧檔案館中，可以將館內的所有安全防護系統集成一體，形成一個統一的安全管理平臺。隨著技術的不斷發展，還可以在傳感器節點上增加更為復雜的深入感知能力，實現對檔案實體周圍的溫濕度、光線等信息的傳感，管理平臺通過預先設定的程序對庫房溫濕度、光線等環境情況進行不需人工干預的智能化調節。例如，當檔案實體處于溫濕度不合適的環境時，傳感器節點能夠自動向對應的管理節點發送提醒信息，并采取有效措施消除安全隱患，從而有效降低了因溫濕度不適宜而導致檔案實體發生霉變或脆化等風險。管理平臺可以通過檔案實體中的傳感器節點和視頻監控系統共同對檔案實體實施監控，如果檔案實體未經授權出庫，庫房門口的傳感探測器就能及時檢測并報警，同時管理平臺可以自動以手機短信、E-mail等方式向預設的管理人員發送警報情況，從而便于管理人員能夠隨時隨地了解庫房情況。
因此，隨著傳感器節點的智能程度不斷提高，檔案實體被賦予了主動思考和處理事務的智慧，可以感知自身狀態和周圍環境，并能與檔案信息管理系統進行信息交互，使得現有的檔案信息管理系統不再是一個被動的信息查詢系統，而真正起到了連接用戶和檔案實體的橋梁作用。檔案實體的自我感知能力和簡單信息處理能力，也是構建未來智慧檔案館的關鍵基礎。
三、物聯網環境下智慧檔案館的服務模式
如果說傳統檔案館以對檔案實體的保管為重，那么未來的智慧檔案館將更側重于服務。隨著互聯網應用的不斷深入，檔案信息的公_程度將越來越高，檔案信息的需求將越來越大，因此檔案信息的服務范圍、服務方式和服務質量也將越來越重要。[7]智慧技術的應用催生了智慧服務的革新，采用物聯網技術構建的智慧檔案館，其應用架構將發生根本性的轉變，它提供的服務模式也會隨之發生改變。
（一）由靜態被動服務轉變為智慧主動服務
現階段的檔案信息管理系統與檔案實體之間相互孤立，只能管理檔案的虛擬信息，無法直接管理檔案實體。檔案服務過程中，檔案實體更多時候呈現出的是一種靜態的、被動地等待查找利用的傳統特性。
而物聯網由傳感網絡設備、傳輸網絡和應用控制網絡系統構成，具有全面感知、可靠傳遞和智能處理三個重要特征。[8]植入了傳感器節點的檔案實體可以主動地向檔案信息管理系統發送信息，實時更新系統中的數據信息；同時也可以隨時隨地接受檔案信息管理系統的管理，獲取應用對象的信息，從而給檔案信息管理系統提供更為全面翔實的檔案狀態數據。當用戶需要通過檔案信息管理系統查詢到某一檔案實體的相關信息時，檔案實體中的傳感器節點將對用戶尋找檔案實體的過程進行引導，此時的檔案實體富有智慧，成為利用活動中的主動參與者。
（二）由水平單向服務過程轉變為立體互聯的服務過程
現階段的檔案館中，用戶、檔案實體和檔案信息管理系統之間主要形成如圖1所示的服務關系模型。在該模型中，檔案信息管理系統是信息交換的核心，用戶和檔案實體之間無法直接進行信息傳遞，只能通過檔案信息管理系統進行中轉。而檔案信息管理系統與檔案實體之間的聯系則呈現為明顯的服務單向性，即檔案信息管理系統僅在入庫前采集一次檔案信息，隨后，系統中只隨時記錄檔案的借閱信息。由于檔案實體本身缺乏信息接收的能力和傳遞的載體，檔案信息管理系統幾乎不再與檔案實體交互任何信息，從而導致檔案信息管理系統與檔案實體之間脫節。而檔案信息管理系統和用戶之間雖然可以進行相互的聯系，但是更偏重的仍是用戶與檔案信息管理系統的聯系（比如用戶可以通過系統查詢檔案、訂閱電子檔案、申請借閱、網上延期等），檔案信息管理系統向用戶卻只提供比較有限的信息反饋服務（比如檔案催還提醒、檔案借閱審批通知等）。
而基于物聯網的智慧檔案館中，用戶、檔案實體和檔案信息管理系統之間則形成了如圖2所示的網狀服務模型。在該模型中，檔案信息管理系統與檔案實體都是具有計算能力的智慧節點，相互之間可以進行更為廣泛的信息交互。通過這種信息交換，檔案信息管理系統中存儲的檔案虛擬信息與檔案實體一一對應，從而加強了檔案信息管理系統與檔案實體之間的聯系。而用戶可以通過持有智能設備加入到該物聯網系統中，不僅可以和檔案管理信息系統進行順暢的信息交換，還可以通過手持設備和檔案上的傳感節點建立聯系、直接通信。當用戶漫步在開架檔案旁時，不僅能夠實時感知到附近檔案的主題內容等信息，而且可以由嵌入其中的傳感節點引導用戶快速高效地找到目標檔案實體。
（三）由孤立的淺層檔案服務轉變為互聯的深層信息服務
現階段的檔案信息管理系統對檔案實體的信息存儲有限，且實體信息很難更新，無法對檔案實體進行實時有效的管理，缺乏足夠的檔案信息進行用戶服務。其能夠為用戶提供的大多是一個個孤立的檔案資料，既無法將所有檔案聯系為一個整體，也o法提供檔案管理與利用過程中產生的相關信息，因此，目前的檔案服務往往局限于淺層的資料服務。
然而基于物聯網構建的智慧檔案館中，每個檔案實體都被賦予了智慧能力。物聯網的感知和控制能力使得應用對象在提供感知信息后還能夠相互傳遞信息，同時各個智慧節點自身都具有智慧化的信息處理能力，它們又通過物聯網形成了一個有機的整體，相互之間可以進行信息的交換與共享，因此除了豐富的檔案內容信息之外，還將產生大量的檔案全生命周期過程中的輔助信息。在此基礎上，能夠自動分析用戶的需求，挖掘各種檔案知識，對各節點之間的檔案知識進行匯聚和融合，從中獲得一些隱藏的有價值信息，從而為用戶提供綜合的深層次的信息服務。
四、結語
隨著檔案進庫量和利用量的快速增長，傳統的管理手段難以對所有檔案實體資源做到智能、高效、安全的管理和利用?；谖锫摼W技術構建的智慧檔案館，能夠使檔案信息與檔案實體實現有機結合，從而實現更加高效、安全的智能化管理，服務模式也將比現階段有更為全面的發展。雖然智慧檔案館的研究仍處在探索階段，物聯網環境下智慧檔案館的實際建設也將面臨成本、人才等多方面的問題，從而不能在短期內完成，但是筆者堅信，物聯網技術的發展和復合型人才的培養與儲備終將促進智慧檔案館的健康發展。
注釋及參考文獻：
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[3]畢娟.智慧城市環境下智慧型檔案館建設初探[J].北京檔案，2013（2）：13-16.
[4]陶水龍.智慧檔案館建設思路研究[J].中國檔案， 2014（6）：67-69.
[5]許德斌.智慧城市新環境下的智慧檔案[J].山西檔案，2014（5）：72-74.
篇3
The analysis and ideas of the personnel file management current situation of the employed staff
ZENG Xuelan XIE Guangming LIU Shujun ZOU Xin
People's Hospital of Huizhou City in Guangdong Province, Huizhou 516001, China
[Abstract] In order to explore the new situation of employed personnel files management, the personnel file management current situation of the employed staff in our hospital since 2000 were analyzed. The extensive implementation of employment system, and the social management of personnel files bring new problems while they effectively improve the hospital staffing situation and the limitation of talent, such as management of personnel files. Combined with the nowadays status improvement is offered: Establish the social public management of personnel files for employment; build a talent information network，implement the sharing of human resource information.
[Key words] Employed staff; Personnel files; Management situation; Analysis
2000年以來，根據國家人事制度改革要求開始實施“單位自主用人，個人自主擇業”的用人機制后，聘用制人員的人事檔案就推行“人事”的模式進行管理，自此，人事檔案就成為了人力資源管理工作中的重要內容。目前，本院聘用制員工已有876人，其人事檔案采用委托第三方服務機構即人才交流服務中心管理，原有的在編人員1 008人仍采用傳統的管理模式管理。在多年的人事檔案管理的實際工作中，人事檔案在發揮其優勢的同時，也存在一些不可避免的問題。
1 聘用制人員人事檔案管理中存在的問題
1.1 人員流向與人事檔案脫節
人事帶來的醫院用人上的人檔分離，最大的優點就是醫院使用人才不再受到現有人員編制限制，給醫院人才引進提供了極大方便。但是，這也造成了聘用制人員檔案管理的一些新問題，最突出的就是“棄檔”、“死檔”、“斷檔”、“假檔”、“自揣檔”[1]現象普遍，造成人員流向與人事檔案脫節。究其原因，主要有三方面：（1）用人單位和當事人存在一種認識誤區，認為聘用關系就是“聘用期間我發工資你干活，合約結束停發工資你走人”的關系，均忽視了人事檔案管理的重要性。從用人單位角度看，在招聘人員時，擬聘人員即使不帶檔案，只要專業對口，人才適用照樣接收，這樣造成干部自動離職、停薪留職甚至被開除時，原單位出現了“有檔無人”，新單位出現“有人無檔”的人檔分離現象，使得有些干部的來歷不明，假學歷、假文憑、假政績的情況時有發生。從個人角度來說，很少有人知道人事檔案的作用，更沒有積累和保護檔案的認識。有些畢業生出于好奇心，私自拆開檔案看里面究竟有什么，結果形成了“開口檔案”，也有人更是“遺忘”了自己的檔案，抱著一種“走到哪里干到哪里”的無所謂態度……按照人事檔案的規定，這些情況都將給個人今后權益糾紛、學歷證明、社會保險等方面帶來很多不必要的麻煩，甚至影響到未來發展。（2）學校的就業指導缺位。個別學校尤其是大中專學校是指導不到位甚至不負責任的。從到本院應聘的人員來看，有部分人員從學校畢業后就一直自己拿著檔案，學校在學生畢業后就直接將其個人檔案交與個人，讓其將檔案交應聘單位，根本不知道還有人事檔案這樣的管理，更不知道檔案的重要性。（3）各地政策的差異性導致。各地區的人事檔案規定不同，致當事人被動棄檔或斷檔。如個別地方制定了大中專生不予辦理人事的規定；有地方畢業1年內沒辦理人事檔案的只能“托管”的規定；如畢業多年沒在正規人才交流中心辦理人事的，本市也無法接收其個人檔案等等。
1.2 人事檔案多頭管理，信息更新及利用難
目前本院人事檔案管理部門較多，有的由組織部門管理，有的在衛生主管部門管理，工人檔案在醫院管理，其他聘用制人員則在人才交流中心人事，或在各自生源地或托管，也有極少的“自揣檔”，造成了管理難的局面。一些人事檔案信息的提取、傳輸和交流環節較難，更是導致人事檔案信息老化，難以保證人員檔案信息的及時更新和即時利用。目前，本院對于在政府部門管理的檔案尚能交接歸檔，但還有不少聘用制人員的檔案分流在各地，需歸檔的信息資料如年度考核、各類資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料，只能讓其每年到本院人事管理部門簽收取回，自行到本人檔案所在地歸檔以保證檔案完整。從人事檔案管理的角度看，人事檔案多點流向存在極大不便甚至存在隱患：（1）單位還留存大量人事檔案散頁，以備有人取回歸檔，既增加了單位的管理難度，同時由個人取走歸檔資料也不利于保證信息的真實性、及時性和安全性；（2）人事檔案利用困難。目前本院對調入單位的人員，仍采取到各處“借檔摘抄信息”的辦法了解情況和進行工資計算，大大增加工作量和工作難度；（3）檔案利用價值低，功能弱化。由于難以及時收集信息歸檔，檔案不能滿足用人單位了解和掌握一個人全部信息的要求，不能滿足新形勢下社會經濟發展相關領域對個人資信材料的需求，不能有針對性地提供有權威的證明材料，尤其在任用提拔、計算工齡、出國政審等方面甚至容易出現失真情況。
1.3 存檔費用高，“廢棄檔”清理難
經了解，各地的檔案管理收費按每月20～50元不等。若以每年250元計算，如果某人才市場托管2萬份檔案，一年收取的管理費為500萬元。高額的存檔管理費使得不少人放棄檔案，而清理“死檔”已經成為存放檔案單位和中介機構非常頭痛的事。如本院近年來解除人員或自動辭職的人事檔案，由于本人一走了之，既不取回轉至相關機構，也不調入其他單位，本院又不能丟棄或銷毀，導致積累的“棄檔”和“死檔”，至今不知如何處理，只能在檔案柜里繼續存放。
2 聘用制人事改革背景下的人事檔案管理的幾點設想
2.1 建立聘用制人員人事檔案管理社會化公共管理服務新模式
面對實施聘用制的大環境，人事檔案的管理也要適應新形勢，要尊重人才流動，增強信息意識，樹立主動服務意識，積極探索新的人事檔案管理手段，為組織人事工作參考利用提供服務。
2.1.1 增強人事檔案的規范化管理意識 隨著聘用合同制的普及，越來越多的人從“單位人”變為“社會人”。因此，各人事組織和勞動部門、學校、用人單位都要順應形勢要求，更新觀念，聯合管理，針對聘用制人員流動特點，變管理為服務，變監督為指導，加強人事檔案的規范化管理。一方面人事組織部門要規范檔案管理的制度建設，完善檔案機要轉遞程序的管理，注重各個環節的管理制度建設。另一方面，用人單位也要充分認識到個人檔案是勞動關系運行中不可缺少的組成部分，對離職者或解聘者的任用和重新就業的勞動權益有直接影響。因此，在進行聘用前必須查檔，對沒有人事檔案或不按政策進行人事檔案的人員不予接收，既避免后續的勞資糾紛，也使得應聘者重新重視個人檔案。當然，學校更要切實擔負起學生的教育和指導的職責，幫助學生樹立珍惜檔案觀念，了解檔案管理知識，避免“棄檔”、“自揣檔”現象發生。
2.1.2 建立統一機構，集中管理 要改變目前多頭管理的現狀，設置專業化的人事檔案社會化管理機構，將國有單位、獨資、合資和私營企業等非國有單位員工的人事檔案[2]，還有暫時沒有找到工作的畢業生的人事檔案統一管理起來，尤其各地人才交流中心應該互動互通起來，這對于保障人事檔案的完整性和安全性顯得尤為必要，甚至可以大大減輕用人單位和個人的負擔。
2.1.3 強化聘用制人員檔案材料的收集整理機制建設 要建立提供檔案有關材料的管理機制，規定單位集體存檔和個人存檔提供材料的責任和義務。與此同時，要進一步更新和完善材料收集的內容，擴大歸檔內容和范圍，將業績能力和誠信記錄納入信息歸檔范圍，為資源共享建設提供信息基礎。
2.2 建立人才信息網絡，實行人事檔案信息資源共享
只有人事檔案信息資源成為人才流動和使用的堅實平臺，才成真正實現人才資源共享，推動各行業的競爭和發展。這就需要探索建立流動人員人事檔案信息網絡系統，在嚴格執行人事檔案保密制度的前提下，提供人事檔案信息網上查詢服務，同時對檔案信息進行網上收集、整理、完善，形成人事檔案的精品，實實在在服務于用人單位，真正發揮人事檔案制度的優勢。
2.2.1 實行信息化管理手段與技術 按管理權限逐層逐級建立流動人員檔案局域網，通過局域網之間的相互聯結[3]，實行人才流動檔案網絡化管理，建立流動人員人事檔案信息庫，作為開放式的人才信息網絡平臺和主要信息源，將不屬于保密范疇和不具有知識產權的流動人員人事檔案信息實行網絡服務。
2.2.2 明確職責和權限，規范管理程序 在人事檔案信息管理中，要進一步明確人才中心和用人單位之間對人事檔案的收集、整理和移交工作職責和管理程序。要給予用人單位一定的管理權限，由用人單位專人對人員信息進行更新維護，人員信息實行動態化管理，確保聘用制人員信息的時效性、真實性和準確性。這樣既可保證流動人員與流動檔案同步，使個人檔案信息更具連貫性，讓用人單位利用檔案更具時效性和全面性，也可避免檔案的人為涂改，減少“棄檔”、“死檔”現象。
2.2.3 建立健全網絡人事檔案查詢管理制度 人事檔案社會化管理機構將有資質的用人單位納入網絡查詢服務管理，用人單位在新人進入時可憑單位的資質申請，被認證后給予人員信息網絡查詢服務。人事檔案社會化管理機構同時要建立和其他社會部門廣泛聯系，把保存在不同機構的關于同一個人的所有檔案都建立關聯，利用身份證的唯一性作為代碼重新編號，使人事檔案的社會化管理的編號方式可以形成新的體系，人和檔案相互對應，實現個人檔案社會一體化，從而使人事檔案發揮資源整合功能[4]，在為社會各機構和部門提供信息的過程中，能全面展示一個人的工作經歷和工作狀態。
[參考文獻]
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篇4
一、高職院校在實施《高等學校檔案管理辦法》過程中存在的問題
根據《辦法》的精神和要求，2008年12月江蘇省教育廳、江蘇省檔案局聯合印發了《關于認真貫徹實施高等學校檔案管理辦法的意見》，目前全省高校中已掀起了一股貫徹實施《辦法》的。雖然同為高等學校，但與普通高校相比，高職院校在學校的歷史沿革、辦學方向、辦學性質和學校規模等方面都具有一定的特殊性，因此在貫徹實施《辦法》過程中，高職院校應當從自身的實際出發，有效地將《辦法》的精神和要求落到實處。通過幾年的實踐，筆者初步感到高職院校在貫徹實施《辦法》過程中，主要存在以下三個方面的問題。
（一）檔案機構的設置問題
關于高校檔案機構的設置、性質及其職責，《辦法》都作了具體的規定。其中對于檔案機構的設置規定了兩種形式，即檔案館和綜合檔案室。而且要求只要具備建校歷史在50年以上、全日制在校生規模在1萬人以上、或者已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上三個條件中的任何一項，就應當設立檔案館。未設立檔案館的高校應當設立綜合檔案室。從目前高職院校的實際情況來看，大多數院校都基本具備上述三項條件，理應按照《辦法》的規定設立檔案館或綜合檔案館。但一般高職院校都如同筆者所在的南京交通職業技術學院一樣，均是由中專學校升格成為高等學校的，所以在規格上比普通高校要略低一些，這就決定了高職院校在教學機構、行政管理機構的設置上都與普通高校都有所差別。尤其在設置專門的檔案管理機構上，往往沒有得到應有的重視，限制了檔案工作人員工作創造性的發揮。檔案工作由于其工作性質的緣故，在短期內工作的好壞對學校大局影響不會很大，因此其重要性容易被忽視。正是由于這些原因的存在，在貫徹落實《辦法》中關于檔案機構的設置問題上沒能很好的得到解決。
（二）檔案人員的配備問題
關于高校檔案機構負責人的配備及應具備的條件、專職檔案工作人員編制及職數等，《辦法》也作了具體的規定。其中對檔案機構負責人的條件也有具體要求，應當具備熱心檔案事業，具有高級以上專業技術職務任職經歷；有組織管理能力，具有開拓創新意識和精神；年富力強，身體健康等條件。這為高等學校檔案干部隊伍建設提供了強有力的依據，非常有利于高等學校檔案干部隊伍的建設。
檔案管理人員專業水平的高低，直接影響檔案事業的發展。高職院校檔案工作者中大多畢業于非檔案專業，有些人根本沒有經過專業培訓，缺乏檔案的基本理論，也缺乏檔案管理工作的實踐，只能起到簡單的保管作用，不能真正做到檔案管理的科學化、規范化。
對于普通高校來說，選拔任用具有高級以上專業技術職務任職經歷的人員擔任檔案機構負責人，可以說絲毫不成問題。但是對于高職院校來說，其教學、管理人員數量規模和結構層次都相對局限，具備高級以上專業技術職務任職經歷的人員本來就有限，所以要求檔案機構負責人也具有高級以上專業技術職務任職經歷，就顯得比較苛刻，一般高職院校都難以企求。
（三）歸檔門類的確定問題
《辦法》對高等學校文件材料的歸檔范圍作了明確規定，包括黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類、財會類等若干門類，這是從全國高等學校的整體考慮而確定的，具有高度的概括性、普遍的針對性和廣泛的適用性，廣泛適用于各類高等院校。高職院校主要從事高級技能教育，培養能獨立處理工藝技術中的“疑難雜癥”，能手腦并用有較高心智，具有一定的專業技術理論視野的應用型高級技能人才，它的主要任務是對學生進行技能教育，很少承擔科研任務、開展產學研合作和外事往來。但目前高職院校還未能從實際出發，更為科學合理地確定歸檔門類。
同時《辦法》還指出高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。目前高職院校在進行歸檔相關文件材料時，沒有形成切實有效的歸檔制度。檔案管理上還存在一定的問題，對文件材料系統整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內目錄等工作還沒有形成制度性管理。
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（四）檔案學術研究缺失問題
《辦法》進一步加強了檔案工作的學術性要求，指出要將“編研、出版檔案史料，開發檔案信息資源”列入了高校檔案機構的管理職責，同時指出“有條件的高校，應當在相關專業的高年級開設有關檔案管理的選修課”。從目前高職院校檔案工作的學術研究來看，對檔案工作深入研究的力度不夠。大多數高職院校只是簡單的把相關檔案材料歸檔整理，沒有很好的對檔案資料和管理進行研究，沒有進行相應的編研以及出版相應的檔案史料。在沒有系統的對檔案工作進行學術研究的基礎上，對于在《辦法》中提及的開設有關的檔案管理的選修課更是難以實施。
二、解決《高等學校檔案管理辦法》實施過程中存在問題的路徑分析
（一）成立綜合檔案室來為學院保存和利用檔案提供服務
高職院校檔案機構作為學校行政管理機構的組成部分之一，理所當然在規格上也比一般的普通高校的檔案機構要略微簡約一些。有鑒于此，筆者所在的學院并沒有設置檔案館，而是設置綜合檔案室，隸屬于院長辦公室領導。同時明確規定，綜合檔案室作為學院保存和提供利用檔案的專門機構，全面履行《辦法》規定的高校檔案機構應履行的九個方面管理職責。從運行狀況和實際效果來看，采用綜合檔案室這一機構形式，更加適用于高職院校，完全能夠保證各項工作的有效開展。
因此，各高職院校結合自身情況設置相應的檔案管理機構，充分發揮檔案工作在高校中的作用。
（二）選配高素質的檔案管理人員，增強檔案開發技術力量
穩定專兼職檔案人員、提高其整體素質是做好檔案工作的基礎。檔案事業發展的關鍵在人，在檔案管理過程中，人始終是最重要的，檔案管理水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的素質。只有選配高素質的檔案管理人員，才能增強檔案開發的技術力量。
筆者所在學院現共有教學、管理人員560余人，其中具有高級以上專業技術職務任職經歷的不足80人，僅占總數的1.4%，而且他們都在教學第一線。隨著招生規模逐年擴大，他們都擔負著繁重的教學任務。因此要從教學第一線抽調本來有限的高級人才到檔案機構工作，顯然有些不太現實。為此南京交通職業技術學院堅持從實際出發，選用一名具有館員任職經歷的同志擔任綜合檔案室負責人，由于該同志十多年來一直從事本院檔案工作，具有較好的政治素養和較高的檔案管理業務水平，完全適應工作需要，勝任綜合檔案室負責人這一職位。同時學院各系部均明確兼職檔案員，負責做好各自所在系部文件材料的歸檔和移交。在選配兼職檔案員時既考慮了人員素質，又考慮其業務水平。學院鼓勵專兼職檔案人員學習新技術、新知識和參加業務培訓。各種培訓注重針對性和實用性，重點加強電子文件、電子檔案管理新技術以及計算機網絡知識的培訓，提高其業務素質和實際工作能力。不斷提高學院檔案管理人員素質和穩定檔案管理人員隊伍。
（三）準確進行歸檔分類，促進檔案管理工作的科學化與規范化
由于高校各項活動的特殊性，其檔案具有多樣性、客觀規律性、周期性等特點。因此應針對其各種特點進行科學化和規范化管理。從而提高檔案管理工作效率以及有效利用檔案。
筆者所在學院在確定歸檔門類時，對《辦法》規定的相關門類作了一些調整，省略了產品生產類，并將外事類歸入行政類、科研類歸入教學類。同時突出記錄學院主要職能活動和歷史面貌的黨群類和行政類、涉及民生的人事類和學生類、體現學院學生培養水平的教學類，使得學院文件材料的歸檔范圍科學合理，更加符合高職院校的實際。
（四）加強檔案工作學術研究，推進檔案管理工作的蓬勃發展
檔案管理的工作不僅在于各種文檔的歸檔整理，還要求對檔案工作進行一定量的學術研究。只有豐富檔案管理工作的研究，才能更好的對檔案科學有效的管理與利用。
筆者所在學院，領導高度重視檔案管理工作。學院積極組織專兼職檔案管理人員參加相應的學術交流活動，提升其業務水平以及加深對檔案管理工作的認識。學院出臺各項政策鼓勵檔案工作人員申報研究課題，以提升檔案管理工作的科學水平和檔案管理人員的自身素質。檔案管理人員應充分發揮高職院校的研究平臺，加強檔案管理工作的學術研究，進一步推進檔案工作的蓬勃發展。
三、小結
在貫徹實施《辦法》的過程中，高職院校要秉承實事求是，一切從實際出發的原則，采取切實可行的措施和辦法。從硬件與軟件兩個方面來加強高職院校檔案管理工作，發揮檔案工作在高校中的作用。由于實踐比較有限，筆者將不斷摸索，繼續深化對貫徹實施《辦法》的認識，逐步解決出現的新情況、新問題，把規范的精神和要求與學院的實際緊密結合起來，更好地推動學院檔案工作的科學發展，為創建全國示范高職院校作出應有貢獻。
參考文獻
[1]高等學校檔案管理辦法.中華人民共和國教育部令第27號，2008年9月1日實行.
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在市場經濟多元化的今天，檔案作為重要的信息資源，對企業的發展越來越重要。企業檔案不但要記錄歷史，還要服務現實，企業檔案已出現數字化管理新模式。借助檔案管理系統提供檔案信息的網絡檢索或瀏覽。當前進行了檔案信息化建設的企業，企業檔案工作備受冷落，大多只是實現了簡單的檔案信息目錄網上檢索，傳統檔案管理模式無法適應知識經濟發展要求，遠沒有實現真正的檔案信息化，只有轉變觀念，改革傳統檔案管理模式，認識進行檔案信息化建設的必要性，才能使檔案管理工作走出困境，發揮檔案應有的作用。
企業檔案機構地位低下。企業領導對檔案工作認識不足，重視支持不夠： 許多國有企業的檔案機構與人員被大幅裁減，檔案保管基礎設施及工作人員的基本工作條件長期得不到改善，檔案機構往往成為被首先、重點清理的對象。檔案業務經費嚴重不足，影響正常工作的開展，檔案人員的薪酬水平遠遠低于其他部門工作人員，檔案機構在企業組織體系中地位下降，嚴重挫傷了檔案人員的職業自豪感和工作積極性，致使大量管理人才的流失，而且也制約了企業檔案工作的開展。
企業檔案管理滯后于信息化發展。企業檔案管理滯后于信息化發展，許多企業檔案機構和人員面對新出現的電子文件，采取回避措施，傳統的檔案實體管理模式卻難以適應信息化發展，固守傳統的檔案實體管理模式，導致電子文件、檔案沒有實施管理或管理不當。
企業檔案信息缺乏系統管理。伴隨著大規模是企業重組和企業合并，由于一些檔案材料分散保管于各部門，零散地分布在機構成員手中，無法相互借鑒，沒有一個機構來集中統一的管理本業的檔案，由于產權關系不明確，導致工作效率低下，工作失誤增多。在有的企業中由于管理不嚴，導致檔案材料被盜，如果企業檔案部門不進行根本性的變革，企業“記憶”面臨著丟失的危險，就難以適應現代企業發展的要求。
二、知識管理與企業檔案管理
知識管理是一個新的概念和事物，隨著知識經濟的發展，知識管理研究也興起一股熱潮，知識管理的對象是知識，管理的目標是運用知識。知識管理是為了有效地提高企業的競爭力，而綜合企業內部和的各種信息、知識，并加以識別、收集、科學的加工和充分的運用，并通過建立知識共享機制，鼓勵知識創新，實現知識的增值；利用企業所蘊含的集體智慧提高企業的應變和創造能力。在知識管理經營管理模式下，增強企業組織對環境的適應能力，企業的發展不再受到資金和自然資源的限制，知識資源對于當今企業具有舉足輕重的作用，知識管理有了強大的生命力和廣闊的發展前途。知識管理思想的內涵，可以概括為知識管理是對企業產生的知識進行管理通過獲取、存儲、學習、傳播、共享，運用這些知識服務于企業的各項管理工作才是知識管理的最終目的。在知識經濟社會中，知識管理將為企業創新增添動力，要使每個員工都能接觸并有效地運用企業的知識，實現將合適的知識在合適的時間給合適的人。可以隨時隨地地找到最需要的知識，企業經主要依靠知識來贏得競爭的優勢，最終實現成本最小，而收益最大。
企業檔案在知識管理中的作用。企業檔案是企業活動的忠實記錄，企業的隱性知識占據了企業知識資源的主體，企業檔案忠實的記載了企業員工在從事生產、管理等各項活動過程中的情況，隱性知識是企業知識資源的核心組成部分，而企業檔案就認識、經驗教訓的總結，積累了大量的企業顯性知識；企業檔案有助于實現企業知識共享，知識共享是通過信息交流、傳遞實現的。有知識為人們所運用，所掌握，知識才有價值。信息交流、傳遞的方式主要有兩種：語言和書面，書面交流是以文件、檔案等形式進行知識的使用和交流。知識應用范圍擴大，價值實現也擴大了企業檔案幫助保護企業知識產權；企業檔案真實地記錄了企業進行知識創新活動的時候的過程、內容、結果，是在市場經濟和科學技術發展下的必然產物，是企業擁有某一知識產權的法律憑證。檔案的憑證作用可以有效地證明知識產權的所有者，當發生知識產權糾紛時，企業檔案可以有效地保護知識產權。企業檔案可以提供尋找相關領域專家的線索，企業檔案為企業員工培訓提供教材，當企業組織結構龐大、員工人數眾多時，知識管理系統記錄了與企業相關的內容，企業外部知識培訓使企業員工能迅速融入本企業，學習并遵守公司的各項規章制；企業檔案反映企業文化，企業檔案形成和產生于企業家和企業員工各種企業活動過程中，知識管理不僅是一項重要的管理活動，更是一種管理理念，企業檔案不僅具備知識特征，還是企業一種重要的知識資源，已成為許多企業戰略行為和價值觀的一部分。
知識管理是企業檔案工作創新的方向，知識管理是知識經濟時代的要求，知識管理順應了知識經濟時代的要求，知識管理的技術支撐是現代信息技術。在整個社會生產系統中，知識產品的生產居于主導地位，作為知識經濟時代的管理模式，其對企業檔案工作創新的意義有： 知識管理的根本目是實現知識的價值、提升企業的核心競爭力，知識管理的出發點是知識是企業的戰略資源，知識管理的基本活動是知識的積累組織、傳遞和應用、創新。它可以促使人們重新認識企業檔案的價值，促使人們重新視定義企業檔案管理工作的目的，促使人們重新思考企業檔案管理的基本活動，以促使人們重新考察企業檔案管理的技術方法。以知識管理思想指導企業檔案工作，企業檔案管理從傳統的手工操作方式走出來，通過挖掘企業檔案的知識價值，采用先進的信息技術，為企業創造價值，提升企業核心競爭力。
知識管理對企業檔案管理的要求。知識管理要求拓展和完善企業檔案管理職能，強化對檔案知識的開發利用，實施檔案管理的智能化服務，應將檔案管理看成是企業知識管理的重要組成部分，檔案人員從檔案實體保管員轉變為檔案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者；知識管理要求企業完善和優化館藏，檔案工作者必須投身于電子文件的產生和控制過程中，完善和優化館藏資源是檔案工作的基礎和重點，利用檔案館豐富的數字化資源，重要手段則是數字化檔案館的建設，運用先進的信息技術與手段，文檔信息數字化工作是數字化檔案館建設的另一主要內容；知識管理要求企業提高檔案管理技術，對檔案管理來說，更依靠上數據，電子商務等現代信息技術在企業中的應用，檔案信息化離不開企業信息化，對檔案信息資源的深入開發，必須建立健全適應信息化要求的電子文件形成、流轉、處置和監控制度，納入企業整體信息化建設之中；知識管理要求檔案知識實現智能化服務，實現檔案知識智能化服務，可以通過企業知識庫的構建、知識導航的提供、知識的咨詢等手段來實現；知識管理要求檔案工作者提高素質，知識管理要求作檔案工作者必須提高自身素質，檔案知識管理的關鍵因素是人才，掌握現代企業管理知識，要具備一定的信息分析和處理能力，以此提高檔案的管理水平。
三、知識管理背景下構建企業檔案管理模式
面對機遇和挑戰，檔案工作只有主動去適應知識經濟的發展、積極為知識經濟發展服務，才能促進檔案事業的快速發展，發揮檔案工作在知識經濟時代應有的作用。檔案知識是典型的顯性知識，符合檔案知識管理的規律，因此企業檔案實施知識管理是自身的要求；企業檔案實施知識管理是現實的要求，通過大家參與達成共識的知識資源優化處理，解決了過去“按檔案方法分類，不切實際”的問題，避免了“知識類檔案”還按照信息類檔案進行處理的錯誤方式；企業檔案實施知識管理是提高企業競爭力的要求，知識管理將以往的檔案知識規范化、統一化、創新化。
構建檔案知識資源管理模式的目標。管理的思想也在信息化的浪潮中發生了轉變，使檔案管理有了重大改觀。具體目標是使檔案知識資源化、信息化，按信息管理方式分類保存，以供搜索和查詢，按知識資源結構進行管理，即歸類沉淀，對將來的知識型文檔，設計、設立標準模板；實現知識資源支持領導決策，要充分了解分析領導或管理決策的事項及過程，設計、設立訂閱機制，委托專業人員或專家收集知識或信息資料；知識資源及時支持員工學習。構建相應分類的關聯知識資源庫，配備相關知識的文件類到關聯知識庫中，設立員工自學考試內容；知識資源及時支持員工工作，要了解分析各項業務、事務工作，內容及過程，按業務、事務過程環節及環節內作業程序；知識資源管理制度化，用制度的形式確定知識資源管理的組織機構。檔案知識資源管理依托網絡，用信息來實現，在應用系統中對知識資源分層級設立安全訪問權限。
檔案知識資源管理模式構建方案包括檔案知識資源應用功能系統、資源庫委托收集、整理系統、資源庫委托收集整理系統、知識資源庫管理系統。知識資源管理組織建設方案其組織結構可以設計為知識資源管理團隊和知識資源管理中心。建立檔案知識資源管理的制度體系，推進和組織建設的要求。檔案知識資源管理方案實施步驟要開展進行調查研究，它包括管理制度方面的調查研究、硬件方面的調查研究、技術方面的調查研究、人才方面的調查研究；制定實施目標，明確實施要素，建立保障系統，實施要素是方案的主體部分，需要建立包括檔案知識資源管理體制。
企業實施檔案知識資源管理的條件。企業實施檔案知識資源管理的條件，一定的網絡基礎設施是實現網絡化的前提。技術是檔案知識資源管理順利進行的保證，網絡基礎設施的建設情況是關系著檔案知識管理信息能否在網絡上的關鍵。檔案知識資源管理是一項龐大的系統工程，所以資金是否充足也是檔案知識管理能否順利進行得關鍵因素，此人才問題關系到檔案知識資源管理的成敗。
因此要轉變觀念，創新工作方法，推進檔案數字化建設，強化隊伍建設，提高檔案管理人員素質，統籌協作，共同促進檔案知識資源管理的發展。
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一、管理學視域中檔案管理與知識管理的異同
（一）檔案管理與知識管理的差異性
檔案管理以保存、管理、查閱、調動等為主要工作環節，其工作重心是利用管理規范和技術手段確保檔案的真實性。因此在檔案管理工作中，規范化、制度化和程序化是關鍵特征，而在當前社會發展進程中推動檔案管理的現代化還要不斷提升檔案管理信息化程度。對于知識管理來說，除了檔案管理的題中之義外，還需要對檔案信息的隱形管理，相比于強調規范化和制度化的檔案管理工作來說，知識管理需要更強的創新性和實用性，更加重視發揮知識的社會價值和應用價值，通過知識管理來創造更多的社會生產力。
（二）檔案管理與知識管理的相似性
從管理對象、流程、目的、技術等四個方面來看，檔案管理與知識管理具備很大程度上的相似性，這種相似性是確保二者能夠產生互動關系的基礎。首先，檔案管理與知識管理在管理對象方面存在相似性，二者均需處理由文字、圖像等構成的信息文件，這就從根本上決定了探究二者關系的可操作性。其次，二者有著較為一致的管理目標。從檔案管理和知識管理的流程來看，二者都需要經歷產生－整理－存儲－利用等四個主要階段，檔案管理就是要把檔案文件由具體檔案產生部門接收到檔案管理部門，按照檔案管理體例進行分類整理，同時對于不同價值和不同管理年限的檔案分門別類進行鑒定而后存儲，在此基礎上根據相關單位和個人的需要依照一定程度對檔案進行提取利用。知識管理的過程也是大同小異，一般來說也是從知識的產生階段開始，對于不同的知識類型進行分類管理，依據相關需要進行知識利用與評價。最后，二者的管理技術也存在著相似之處，信息化時代給檔案管理和知識管理工作都帶來了技術上的大規模革新，信息化時代要求檔案管理和信息管理都要朝著信息化、電子化的方向發展，利用電子信息技術對檔案信息和知識信息進行數據處理，建立數據庫，從而減少管理過程中的資源浪費，提高管理效率。
二、檔案管理與知識管理的互動關系
根據檔案管理和知識管理之間存在的異同，能夠在信息化背景下調動二者的互動發展，從而促進檔案管理和信息管理的共同進步。
（一）知識管理擴大檔案管理的范疇
對于檔案管理來說，傳統的管理方法和管理模式在信息化背景下出現了一定的局限性，通過信息管理的介入能夠有效擴大檔案管理的范疇，提升檔案管理的效率。檔案管理局限于檔案、文件和情報之間的差別，由于不同檔案之間的權限差別，在現實利用方面存在一定困難。知識管理能夠將包括檔案、文件在內的檔案管理內容納入到管理范疇中，通過對管理內容的有效處理構建一個更為完備的檔案管理知識體系，這種擴大了的知識體系能夠為檔案管理提供一個不斷被開拓的管理空間。同時，知識管理能夠有效推動檔案管理的現實利用，提升檔案管理的實用性價值。以企業檔案為例，在傳統的檔案管理范疇中，企業檔案管理服務基本維持在檔案的保管和調動等最為表層的方面，實現檔案管理與知識管理的結合，能夠促進檔案管理的更好利用，更為有效地發揮檔案管理在企業人事管理中的作用。
（二）檔案管理為知識管理提供制度規范
相比于已經開展相對成熟，體系相對完備的檔案管理工作而言，知識管理仍然停留在較為表面和較為基礎的層面上，尚未形成行之有效的管理制度和管理規范，而檔案管理恰恰能夠為這一工作提供有效幫助。首先，檔案管理工作能夠有效促進知識管理的沉淀與積累，在企業知識管理過程中，對于隱藏性的價值較高的知識往往都存在于企業員工的個人大腦中，利用檔案管理能夠將員工大腦中的知識信息通過文字形式落實下來，形成較為容易管理的知識檔案，這樣既能夠促進知識的積累與沉淀，又能夠解決檔案管理深度不足的問題。另一方面，檔案管理能夠為知識管理工作提供交流和傳播的平臺，在知識傳播過程中，語言和文字是最為關鍵的兩種形式，檔案管理能夠將語言交流的口語化變得更為簡潔、高效，使得語言交流超越時間和空間的限制，在檔案管理過程中提供知識的交流途徑，為知識傳播提供一個更為持久、可靠的平臺。綜上所述，重視檔案管理與知識管理之間的互動關系及同異之處，并且充分發揮二者的和諧互動屬性能夠有效推動二者的共同發展進步。
作者:胡瀛瀅 單位:吉林省體育運動學校
參考文獻：
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一、檔案管理與知識管理的概念
知識管理是以知識為核心的管理，圍繞著知識和與知識有關的一系列生產社會活動。而知識是通過學習、實踐或者探索所獲得的認識、判斷或技能，在人類社會當中，知識已成為一種重要資源，久而久之人們認識到知識的稀缺和可靠，開始追逐知識的獲取，最終演化成一門知識學科，于是知識管理作為一種最新的管理意識和形式，經歷了多年的積累和發展，它融合了現代信息技術、知識經濟理論、企業管理思想和現代管理理念，在企業管理中知識管理是一項重要內容。檔案管理亦稱檔案工作，是直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。廣義意義的檔案管理是指檔案的保管，而狹義意義的檔案管理是指對已經收集、整理后的材料存入庫房形成的檔案進行日常的管理工作。檔案管理作為一項管理工作，主要環節在收集、整理、保管、鑒定、統計和為檔案利用者提供服務。在現代社會經濟活動當中，眾多企事業單位實際經營活動就是采取和使用企業管理進行日常工作安排和產生經濟效益，而檔案管理作為一項企業管理的重要內容，逐漸得到決策者和領導者的重視，對于檔案管理本身來講，除了對檔案實體的管理以外，還有對檔案內在信息的管理，在某種程度上來說，實際上是對一種知識的使用價值的有效管理，因此檔案管理和知識管理二者很難割裂開來。
二、檔案管理與知識管理異同關系
(一)檔案管理與知識管理的相同之處
1．二者的管理對象檔案管理的對象主要是文字、圖形、音頻、視頻等等文件材料，可以說檔案管理具備信息屬性，而信息作為一種知識的表現形式，同屬于知識管理的范疇。知識管理的對象則主要是知識，而知識的組成部分為顯性知識和隱形知識，顯性知識主要是通過外部獲取的方式得到的，如圖書、報紙期刊等有形知識，而隱形知識是側重于無法用文字描述和表達的知識，更多的是以思想、經驗為代表的無實物形態的知識。我們可以看出檔案管理屬于顯性知識范疇內，知識管理的管理對象包含了檔案管理的管理對象。2．二者的管理目的檔案管理的管理目的在于為檔案利用者提高更精準、更快速的服務，側重滿足利用者的需求;而知識管理的管理目的是盡可能的實行知識的價值，為知識管理者提高知識理論體系，指導其作出正確的決策和判斷。可以說二者在最終終端管理工作的達成都是為了滿足使用者需求實現管理的價值，二者出發點相近。3．二者的管理流程不管是傳統檔案管理模式還是現代化檔案管理模式，都有收集、整理分析、保管、分類統計、利用的過程，而知識管理的流程主要是知識產生、收集、加工、整理、評價、利用，可以看出在某幾個環節當中，檔案管理和知識管理的管理流程基本類似。4．二者的管理技術隨著信息技術的發展和普及，各行各業也都隨之與其相結合，可以說在管理技術和手段上，新一代現代化檔案管理和知識管理都紛紛以計算機技術和網絡為技術支撐和傳播媒介，二者技術手段相同。
(二)檔案管理與知識管理的不同之處
1．范圍大小檔案管理管理范圍主要是檔案實體和信息管理，而知識管理的范圍較檔案管理廣泛，包含顯性知識與隱形知識，可以說檔案管理的管理范圍僅僅涵蓋了顯性知識，而不具備隱形知識，知識管理二者皆備。2．重視利用程度在社會經濟活動中，檔案管理一直受決策者和領導者的忽視，重視程度低，利用效率同樣低下，甚至就因為檔案管理人員知識管理認知較低導致檔案管理水平不高，隨著近些年檔案管理工作的現代化發展進程加快，情況有所好轉，但是知識管理從出現至今一直備受重視二者的重視利用程度差異明顯。3．機制體系完善度正是由于二者的重視程度差異較大，知識管理早早就形成了屬于自己的理論體系，以及系統有效的管理機制，而檔案管理理論水平較低，由于思想認知問題導致人員參與程度低，長期處于體系不完整、機制不完備的狀況。
三、檔案管理與知識管理的相互作用
(一)知識管理提升檔案管理
正是由于傳統的檔案管理工作缺乏高水平的知識管理介入，現代化發展的檔案管理工作需要知識管理的作用。知識管理通過其自身先進的理念來推動檔案管理工作，提高管理人員和執行人員的認知水平和思想深度，在主觀上影響其促使檔案管理知識深化，形成檔案管理的知識及管理體系。同時隨著知識管理的不斷深入，數字信息技術的引進也使得檔案管理手段豐富、工作效率提升。
(二)檔案管理推動知識管理
檔案管理工作的工作主客觀條件得到改善，管理工作的大力開展，有助于知識的沉淀和積累，形成的知識理論體系將培養出新一代管理人才，對知識的傳播與交流都起到了推動作用，并在此過程中，知識管理可以得到深挖，通過新一輪的理解和完善，知識管理體系會更為深化和系統。
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1為什么要融合檔案信息管理與知識管理
隨著社會的進步，我國知識經濟建設模式越來越完善，對于科技的應用也越來越頻繁，在這樣的發展形勢下，保證檔案信息管理體系建設更加完善最關鍵的就是融入知識管理的相關知識，只有在這樣的大趨勢下，才能夠有效促進我國檔案信息管理更加完善。知識參與社會各個行業的發展，利用知識的力量不斷壯大經濟建設才是未來社會最主要的發展核心。所以說，將檔案信息管理和知識管理相互融合是社會經濟發展的大趨勢，只有在這種融合的形勢下，才能夠促進檔案信息管理工作效率的提升，保證檔案信息管理更加完善和全面，才能將檔案信息管理作用發揮到最好。由于傳統的檔案信息管理流程比較長，方式使用也比較落后，因此對于信息管理價值不高，要想保證實際存在的問題能夠得到解決，就應該將其與知識管理融合起來，這樣的發展方式才是解決檔案信息管理工作問題的最主要以及最現代的方式。
2檔案信息管理與知識管理融合的可行性
2.1從檔案信息屬性的角度分析。檔案信息管理主體主要是知識數據，但是一般來說，檔案信息是多重屬性的。從檔案信息屬性角度分析，檔案能夠將原本分散的、無形的知識進行有形的記錄，從而能夠直觀地表現在人們眼前。由于知識管理內容和檔案信息管理內容是相同的，同時，兩者都有特定的管理對象，因此兩者之間可以融合，從而可以促進檔案信息管理工作效率的提升。
2.2從知識管理的現有研究成果分析。知識管理方式的不斷創新帶動著我國管理體系的完善，目前，我國相關部門對于知識管理的研究力度已經逐漸提升，正是由于知識管理方式得到創新，所以對于現代化檔案信息管理能夠起到很好的指導作用。而現階段我們需要做到的就是建立更加完整的管理機制。選擇合適的管理內容作為管理對象。最后是在確定管理對象之后，有針對性的實行管理。實際上知識管理所擁有的條件已經達到文章中提到的管理條件，這也使得檔案管理與知識管理之間的融合有了保障。
3知識管理對檔案信息管理的創新
3.1知識管理可以完善檔案信息管理職能。知識管理其實就是檔案管理革新的主要表現。知識管理可以影響到檔案管理的全部流程，不同的流程選擇的管理方式不同，但是對于檔案管理來說都是具有一定的影響。當檔案管理工作中增加了知識管理之后，檔案管理的內容都明顯的不同，甚至在工作方式上都出現了變化。這種變化可以體現在幾個方面。第一是對實體檔案上，在過去對檔案管理的時候，主要的管理內容就是實體檔案，但是在轉變管理內容之后，實體檔案的管理減少。現在更多的是對檔案的利用。而且管理的技術也變得先進，使用高科技管理檔案，使得管理方式走向智能化。
3.2知識管理可以實現檔案管理業務流程再造。業務流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進行的分析和再設計，其既是知識管理的要求，也是實現知識管理的重要手段。在知識經濟時代，組織的結構將從傳統的直線型向扁平式轉變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統一領導和指揮的組織。同時，對信息技術高度依賴和應用將產生大量的電子文件，電子文件與傳統紙質文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業務流程再造。對檔案管理業務流程再造，應依據文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現企業文件檔案一體化，在業務流程上進行統一的設計。該流程包括文件從產生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業務流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業務管理工作的服務功能，提高工作效率。
4知識管理可以強化檔案知識智能化服務意識
工作人員在管理檔案的時候，對于工作的質量也是有要求的，而采用知識管理的方式就是保證工作質量的一種方法。信息化是檔案進步的前提，有了信息化檔案才能管理才能更進步，而且網絡也是檔案管理轉變的主要因素。增加知識管理可以讓檔案管理的管理內容更全面，還能放檔案的服務性質明顯上升。因此在對檔案管理的時候要使用現代化的技術，包括網絡，只有這樣才能保證管理檔案的智能化水平。
5知識管理有助于提高檔案管理人員素質
檔案的管理水平與管理人員的素質有直接的關系，為了能夠保證管理工作的質量，就要讓管理人員就有較高的素質，現階段制約我國檔案管理事業發展的主要因素就是管理人員的素質。對于檔案的管理采用知識管理以及信息管理，而這種兩種管理方式都是檔案管理方式創新的表現。但是這兩種管理方式對于檔案工作人員的素質要求高，必須具有現代的管理知識，同時能夠對管理學有一定的了解。保證其在管理的時候，對業務熟練。而且將信息管理與知識管理結合在一起，也可以有效的提高管理者的素質。知識管理可以幫助工作人員為檔案建立一個完整的知識框架，而且讓管理人員具有現代信息技術，從而激發管理人員的內在潛能。通過這種管理也可以讓檔案管理人員盡快的了解客戶的需求，然后為客戶提供服務。所以說，檔案管理必須要進行知識管理。很多人員在利用檔案資源的時候，格外重視對檔案中歷史信息的利用，這使得檔案信息資源的作用發揮的不明顯。
6結束語
通過全文的論述，我們能夠更加清楚地看出優化檔案管理工作的主要影響，正是由于社會的進步會不斷促進我國檔案信息管理工作的進行，因此相關部門一定要重視這方面工作的改革，從而能夠從根本上提升我國檔案管理工作效率。知識時代最主要的特點就是利用更加先進的技術以及知識，幫助社會經濟建設能夠更加順利的實施和開展。檔案信息管理是知識經濟發展的最主要表現。要想提升檔案信息管理體系更加完善，一定要更加大膽地對模式以及理念進行創新和變革，從而能夠促進檔案信息管理工作可以長久發展。
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對檔案工作來說,這既是難得的機遇,也是嚴峻的挑戰,更是檔案和檔案管理活動的革命。這要求檔案從業人員不僅要具有精深的專業知識和廣博的相關學科知識,而且要具有熟練駕馭現代高新技術的能力;不僅要繼續扮演好歷史事實的維護者、“社會記憶”的保護神的傳統角色,而且要盡快適應檔案文件的監督者的新角色;要求他們不僅能處理好原有的工作內容,更要有能力處理新出現的事件和突發事件。
檔案是歷史最真實的維護者
檔案是社會實踐活動的伴生物,是人們在政治、經濟、軍事、文化、科技等社會實踐中直接形成的原始記錄。它不是事后編寫或隨意收集來的,因而它在印證歷史事實、糾正史籍訛誤方面有著其他資料無法比擬的權威性。在儲備人類科學文化知識的所有文獻中,檔案的形式最繁多,內容最豐富。檔案作為人類文明和歷史的最真實的見證和維護者,常常具有以下特征:
社會的廣泛性。檔案勞動是由國家規劃和組織協調的,是有組織的、廣泛的社會化生產;勞動對象檔案來自整個社會,勞動的成果服務于整個社會。來源于社會,服務于社會是檔案社會屬性的重要來源和體現。
知識的綜合性。檔案包含著人們的各種知識和正反經驗,同時也包含著不同階級的意識形態。要對檔案進行去偽存真、去粗取精、由表及里、由此及彼的整理和鑒定,需要多學科的文化知識和歷史唯物主義世界觀。同時,檔案涉及極廣,人文、地理、天象、人類的實踐等都是檔案的內容。從自然到社會,從文化到物質,從昨天到明天,一切的一切都賦予了檔案包容萬象、傳承古今的綜合內涵。
歷史的繼承性。我國有悠久的檔案工作歷史,有一套檔案工作的優良傳統和一系列的檔案工作成果。檔案工作者要連續不斷地服務于整個社會,就必須在前人勞動的基礎上有所繼承、不斷創新,才能保持知識體系的完整性、科學性、連續性,以適應新的需求。同時,檔案工作者也需要把自己的經驗和技巧傳承下去,以供后來的同行們學習和借鑒。這就賦予了檔案工作承上啟下、傳承歷史、繼往開來的特性。
探索的艱苦性。伴隨著人類社會的歷史進程,每天都在產生檔案。隨著館藏量的增多,每個工作人員對檔案內容的繼承和借鑒需要深入了解,并要進行有目的的記憶,才能提高這種人工腦力檢索的能力。同時他們長期埋頭于“故紙堆”做整理等基礎工作,是“枯燥”和“乏味”的,從而使這種勞動帶有探索的艱苦性。
從檔案勞動的以上特征可以看出,檔案勞動需要消耗勞動者一定的體力和大量的腦力,屬復雜勞動的范疇。檔案勞動表現為對前人創造的經驗和知識(技術)進行收集、整理、加工、轉移使之系統化、實用化的復雜勞動過程。
檔案工作者所需的道德修養
由于檔案工作的特殊性,它要求檔案工作者從以下幾方面來加強自身修養:
要具有為檔案事業獻身的精神。作為一名檔案工作者,首先要樹立堅定的事業心,熱愛本職工作,維護本職業的權益,在技術上精益求精,力爭掌握最好的職業技能。檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業,是人類歷史文化科學得以承前啟后、繼往開來的工作。同時,檔案工作又是一項平凡的工作。檔案工作者所肩負的重大責任,往往都體現在大量繁瑣的業務工作中,貫穿在業務工作的各個環節,甚至每一份文件上。因此,檔案工作者應該具有主人翁的工作態度,嚴肅認真的工作作風,高度的政治責任感和強烈的事業心。
要實事求是地維護黨和國家的真實歷史面貌。檔案是歷史的真實記錄,其歷史性和真實性產生于人們的實踐活動,又成為人們實踐活動的憑證。做好檔案工作不僅是當前工作的需要,而且是維護黨和國家真實歷史面貌的重要事業。由于社會政治生活的復雜性,居心篡改或肆意破壞檔案的也不乏其人。因此,維護歷史真實,同一切破壞檔案、篡改歷史記錄的行為斗爭,這是檔案工作者的神圣職責和光榮使命。同時,檔案工作者也不能主觀臆造檔案、武斷解釋檔案或片面提供檔案,而是必須從實際出發,實事求是地解決和處理檔案管理中的具體業務問題,絕不允許損毀或改變檔案的原貌。
要有積極主動、誠懇熱情的服務態度。檔案工作是一項服務性的工作,是專為他人“鋪路搭橋”、“做嫁衣裳”的工作。檔案的內容涉及政治、經濟、文化、教育、科技、軍事、外交等各個方面,利用檔案的人也來自各個地方、各個階層、各行各業。檔案的被利用內容之廣,服務范圍之大,都要求檔案工作者具有“為人民服務”的精神、良好的工作態度和認真負責的工作作風,以便使檔案的作用得到最大限度的發揮。
同時,由于檔案工作還具有一定的機密性和較強的政治性(在特定時期,出于某些原因的考慮,某些檔案是要保密的。只有到了一定時期,那些保密的檔案才能逐漸解密),因此,檔案專業工作人員尤應具備在檔案的保密期內守口如瓶、嚴守秘密的政治素質。
檔案工作者的知識結構
人類的社會實踐活動賦予檔案以十分豐富的內容。對這些內容豐富的社會歷史遺產進行科學的管理,無疑對檔案工作者在知識結構上提出了較高的要求。檔案工作各環節所進行的一系列獨特而復雜的專門工作,又需要檔案工作者熟練掌握檔案學理論知識和實際操作技能。檔案工作者文化素養的高低直接影響著檔案工作效率的高低和發展速度的快慢。檔案工作者在知識結構上的一個顯著特點就是知識面的廣與博。這一點應當成為檔案教育區別于其他專業教育的基礎,也是檔案工作者加強其自身修養時必須注意的地方。檔案工作者的知識結構應該由以下幾方面構成:
辯證思維的知識。檔案工作者特別要學習哲學,掌握辯證唯物主義和歷史唯物主義的原理,還要學習政治經濟學、邏輯學等。沒有一定的理論修養,沒有正確的思想觀點,不僅不能正確地研究各種錯綜復雜的檔案材料,甚至還會使我們的工作脫離正確的軌道。
檔案管理的專業知識。檔案工作者所需的基礎知識包括語文知識、歷史知識及現代化管理知識等。檔案主要是通過文字形式來記錄人類實踐活動的,檔案工作者在檔案的收集、整理、鑒定、提供利用等具體工作環節中也主要是憑借文字來進行的。因此,檔案工作者應該具有相當的語言文字水平,包括古代漢語和現代漢語,必要時還可以包括外國語、少數民族語言或古文字學等方面的知識,以便能用高度概括、簡練準確的文字來表達和揭示檔案的內容。由于檔案反映了人類社會活動的歷史進程,每一個歷史時期形成的檔案都具有一定的時代特征。因此,熟悉和掌握檔案形成時期以及檔案內容所涉及的歷史知識,是檔案工作者從事具體業務工作最起碼的條件。除了掌握檔案學基本知識以外,還要掌握與自己所從事的專業工作相近的其他專業知識。例如:檔案行政管理人員應該掌握一定的領導學、管理學、圖書館學、情報學等知識。同樣,不同行業、不同專業領域的檔案管理人員還需要掌握本行業、本領域的專業知識。比如,醫院檔案管理者必須具備相關的醫學分類、醫學分科等知識。只有掌握了相關的專業知識,才能更好地從事檔案工作。
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檔案管理工作在發展過程中，與知識管理有著較為密切的關系。首先，兩者的管理對象一致。檔案管理的對象是檔案和文件，而知識管理所管理的是知識。檔案、文件屬于知識的范圍，因此是知識管理的重要內容。其次，兩者有著相似的管理目的。檔案管理的本質目的是為多項活動提供檔案管理服務，并滿足用戶的需求，這也是檔案管理的落腳點和出發點。知識管理的本質目的是將知識價值轉變為企業的競爭力。知識管理和檔案管理都是在恰當的時間為人們提供需要的信息，目的相近。最后，兩者有相似的流程。傳統的企業檔案管理工作流程為：檔案的接收、整理、鑒定、報關、統計以及服務，而知識管理的流程是知識的產生、征集、保存、加工、整理、評估和利用。檔案管理與知識管理都是對相對分散的對象進行收集和保存，使它們集中化，接著通過整理和加工促進其有序化，接著通過鑒定和評估促進其優化，最后實現它們的價值。
2、基于知識管理的企業檔案管理模式建立策略
2.1 創設重知識管理的企業檔案管理模式理念
基于知識管理的企業檔案管理模式在建立過程中，首先應該創設重知識管理的檔案管理模式理念，完成從傳統的檔案收藏中心到如今的知識創新中心的轉變，建立基于知識管理的數字檔案館。數字檔案館不僅具備以往檔案館的管理功能，還應該具備知識管理和服務功能，建立起以知識生產、處理為基礎，提供知識地圖、知識搜索等工具，以知識庫為中心的知識管理系統。另外，基于知識管理的數字檔案管理，還應該具備人本管理功能，不僅從技術的角度進行知識的開發和利用，還應該從人的角度實現以人為本的知識管理，充分挖掘檔案管理人才的潛力，使得企業的檔案管理工作在知識管理的引導下，變得更加高效有序。
2.2 兼設知識服務的圖情檔案一體化管理
檔案學、情報學和圖書館學等同宗同源，隨著現代科學技術的發展，各個學科之間的交叉也越來越多，企業檔案管理工作中圖情檔一體化管理更是非常必要。以知識管理為背景，推行圖情檔一體化管理，是被動的信息服務到主動的知識服務的創新。信息服務是在用戶簡單提問的基礎上提供文獻檢索及傳遞服務，不會分析和考慮文獻和信息是否對用戶有較大的幫助。同時由于素材的限制，信息服務不會對提供的知識進行科學的提煉和分析，不會關系到一些創新知識的管理和開發。而知識服務就不同，知識服務能順應社會發展并體現社會特征，其核心是知識創新、以人為本，目的是為用戶解決實際性的問題，具有持續性、主動性、創新性、效用性、知識性和針對性的特點。同時也能對顯性知識中的隱性信息進行開發，根據用戶的問題，進行信息的動態收集、選擇和分析，較深層次的加工、開發出能為用戶解決問題的知識。
2.3 提高檔案管理者知識水平促進管理效果
檔案管理者在企業檔案知識庫中具有重要作用，掌握了企業全部的知識以及企業管理、生產或活動的全部記錄，如專利文檔、技術文檔、商標文檔和技術文檔等，能為企業實現巨大的效益。檔案管理者的管理技能和知識素質是企業基于知識管理的檔案管理工作順利開展的保障，首先，應該對檔案管理者進行宏觀管理知識的培訓，促使他們掌握常規的檔案管理方法、項目管理方法和溝通方法等，同時具備基本的企業管理知識。其次，企業檔案管理者應該具備處理檔案、情報和圖書這三部分信息的技能。知識經濟社會中，檔案、情報和圖書是企業檔案知識的來源，檔案管理者必須具備處理、融合這三種信息的能力，順應時展。
2.4 宣揚知識共享、鼓勵學習的企業文化
企業在建立基于知識管理的檔案管理模式時，一定要重視知識，不斷提高整個企業的學習力量。首先，應該及時發現知識缺口。因為內外部原因，企業會產生對某項知識的需求，但自身的知識儲備和該需求不能匹配，即知識缺口。如今的經濟時代，知識是企業競爭優勢保持的重要資源，所以應該及時發現知識缺口并彌補。其次，應該突破學習阻礙，包括障礙、官僚作風、溝通缺乏等。重點培養企業成員的團隊精神和價值觀，強化知識共享，使得學習成為檔案管理的一部分。最后，應該創建平等互動的交流平臺。通過弱化等級觀念、簡化層次結構，讓員工能平等的反饋和傳播知識，形成開放性、成長性、學習型的知識共享平臺，如此才能有利于企業的知識更新，為基于知識管理的檔案管理模式的建立奠定豐厚的知識基礎。
3、結語
在知識管理的時代背景下，企業檔案管理不僅僅是檔案的收集和管理，更應該是檔案的在再次開發和重新利用。本文首先對知識管理和檔案管理二者之間的相關性進行了分析，然后從重知識觀念的創設、圖情檔一體化的建立、管理者素質的提高和知識共享企業文化的宣揚四方面具體闡述了基于知識管理的企業檔案管理模式的建立，對于企業提高檔案管理效率、促進發展水平有一定的作用。
參考文獻
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2 檔隨人走與人檔適度分離并存
檔隨人走是人事檔案管理工作的一項重要制度。在人事管理工作中，干部的任免權限與主管單位是動態的，人員流動是客觀存在的，干部的主管協管單位經常發生改變。為此，人事檔案要隨著人員的流動，干部任免權限的改變，主管協管單位的變化，及時轉至新的主管部門，做到“檔隨人走”?！皺n隨人走”是保持管人與管檔案相一致的有效措施；是保證干部人事檔案工作及時為組織、人事工作服務的必要條件；是維護人事檔案完整與安全的一項重要業務建設；也是干部人事檔案部門接收干部人事檔案和充實檔案內容的重要途徑之一。
長期的實踐證明，“檔隨人走”的最大優點，是保持了人事檔案的完整性，使其能集中反映一個人一生的經歷、政治思想、品德作風、個性特點、業務專長、工作表現、實際業績、工資待遇、廉潔誠信、健康狀況等全面情況，便于組織、人事部門歷史地、全面地了解、考察、選拔、培養、使用干部，有利于充分發揮人事檔案的作用和避免“無頭檔案”的產生。但是，檔隨人走的制度，卻遇到了人員流動頻繁的挑戰，實踐檢驗證明，它并不是一條普遍適用的規律。檔隨人走取決于人員與單位之間處于相對穩定狀態，流動性不大；機關變動少；人事檔案管理規范，轉遞制度健全等條件。從我國的現實情況看，在以公務員管理或參照公務員管理的黨政軍機關的干部人事檔案，仍可沿用“檔隨人走”的制度。一個干部（公務員）無論怎樣調動或流動，只要還在黨、政、軍系統內，應堅持檔隨人走，一人一生只有一套人事檔案，是終身的，不得“重新建檔”。
3 管理模式走多元化之路
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一、大數據的概念及其在高校人事檔案管理中的應用
（一）大數據概念綜述
早在2011年5月，“大數據”一詞就被麥肯錫公司提出。大數據又被稱之為巨量資料，主要是指依托于互聯網平臺而產生的海量的、形式多樣化的非結構化數據。這種數據通過傳統的技術手段很難對其進行分類、整理、存儲和處理[1]?？梢哉f，與傳統的數據相比，大數據具有數據量龐大、類型繁多、價值密度低、處理速度快等特點。目前，大數據已經被廣泛地應用于社會的很多行業，并帶來了巨大的經濟價值和社會價值。
（二）大數據在人事檔案信息化管理中的應用
一是收集。高校人事檔案信息較為龐雜，且形式多樣，傳統的紙質檔案應用十分不方便。通過大數據技術，可對高校人事檔案信息進行系統的收集，并將數量龐大的信息進行精準的分類、存儲，為人事檔案信息化管理打下基礎。二是管理。高校人事檔案信息繁多、復雜，傳統的人工管理效率低下。而大數據的應用，通過計算機、云存儲等技術提高了人事檔案管理的效率，使得其管理更加有序、清晰。三是使用。通過大數據在高校人事檔案管理中的應用，使得其在使用過程中直接通過計算機的檢索功能即可獲得，從而使得高校人事檔案的使用更加便捷，更有利于人事決策[2]。
二、大數據時代高校人事檔案信息化管理現狀
（一）信息化管理意識較弱，管理方式單一
長期以來，我國高校對人事檔案管理意識較為薄弱，僅僅將人事檔案管理作為一項輔工作，沒有充分認識到人事檔案管理的重要性。還有部分高校認為人事檔案僅僅是政治時代個人功過是非的記錄，沒有太大的現實意義。正因如此，以致于在具體的檔案信息化管理過程中出現了人員配置不齊、硬件設施不達標的現象。此外，高校人事檔案的管理方式較為單一，均是通過人工方式進行，不僅降低了人事檔案的管理效率，還在很大程度上影響了人事檔案信息的共享。
（二）基礎設施落后
受到傳統人事檔案管理觀念的影響，各大高校對人事檔案信息化管理投入的資金有限，導致其信息化管理過程中出現了硬件設備落后、軟件開發滯后的問題，這都在很大程度上限制了大數據在人事檔案信息化管理中的有效應用。
（三）檔案管理人員綜合素質偏低
大數據時代下的高校人事檔案信息化管理對檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要懂得檔案管理的專業知識，還要具備計算機信息技術。然而，目前高校人事檔案管理人員整體素質水平較低，并且存在明顯的老齡化現象，其觀念陳舊且無法掌握新興的信息化管理技能；還有一部分高校選擇兼職人員或者聘請檔案管理人員，在工作中缺乏責任心，無法認真對待人事檔案的管理工作。
（四）缺乏健全、完善的管理制度
目前，我國高校仍缺乏一個健全、完善的人事檔案管理制度，以致于在具體的收集、整理、歸檔過程中出現錯誤，甚至在借閱、轉出過程中出現檔案遺漏和損毀。
三、大數據時代下高校人事檔案信息化管理的優化對策
（一）更新人事檔案信息化管理理念，完善管理制度
大數據的發展是大勢所趨。在這種形勢下，高校必須要改變傳統人事檔案管理的觀念，充分認識到人事檔案信息化管理的重要性，利用大數據技術對繁雜的檔案進行收集、分類、存儲和利用，并在此基礎上制定出符合高校實際情況的人事檔案信息化管理系統。此外，健全、完善人事檔案管理制度，還必須對目前人事檔案管理機制進行修正，明確檔案管理人員的職責和管理細則，使其在管理工作中能夠嚴格按照相關要求進行檔案的信息化管理。
（二）加大資金投入，積極構建大數據管理平臺
在更新人事檔案信息化管理理念的基礎上，要加大資金投入，更新人事檔案管理所需的硬件設備、軟件技術。當人事檔案管理的硬件和軟件完全達標之后，即可在此基礎上構建大數據管理平臺。在具體構建大數據管理平臺的過程中，首先要收集整理原始數據，并對其真偽進行辨別。同時，建立以部門為單位的基礎數據庫，將每一份人事檔案的編號、姓名、性別、民族、出生年月、籍貫、政治面貌、學歷信息等相關資料進行準確的錄入。其次，基本信息錄入完成之后，對人事檔案進行分類處理，以便日后進行查閱。最后，在人事檔案基礎數據庫中，還應將人事檔案與其相關的職能部門進行鏈接，以便日后信息能夠及時更新。
（三）構建“大檔案”思維
在大數據時代下，高校人事檔案管理工作必須要轉變思維模式，積極構建“大檔案”，對人事檔案資料進行全方位、多維度的收集、儲存和管理。在具體構建“大檔案”的過程中，要以制定的端口為基點，準確、快速地將檔案信息資料進行全方位檢測，以提高高校人事檔案管理的效率。但同時要重視檔案信息的安全問題，確保高校人事檔案信息不被竊取，確保其知識產權不被侵害。
（四）組建“大檔案”團隊，實現人事檔案的信息化管理
“大檔案”體系屬于一個規模較大、信息量齊全的數字化檔案庫。因此，在具體的管理中要準確理解檔案信息內容以及信息與信息之間存在的關聯性，以確保能夠真正發揮其自身的價值。
（五）提升高校人事檔案管理人員的業務水平
在高校人事檔案信息化管理過程中，檔案管理人員的業務水平、綜合素質也是一項非常重要的因素。在具體的管理過程中，檔案管理人員不僅要具有專業的人事檔案管理知識，還要具有較高現代信息技術水平，同時還要具備較高的思想道德覺悟和一定的責任心。因此，高校在加強人事檔案信息化管理的過程中，要通過業務技能培訓、素質教育等方式，不斷提高檔案管理人員的業務水平和思想道德素質，同時還可以引進一批高質量的檔案管理人員和計算機信息化人才，從整體上提高人事檔案管理人員的質量。綜上所述，高校人事檔案管理的水平直接影響高校的發展，而大數據的發展推動了高校人事檔案的信息化管理。因此，在大數據時代下，要針對目前高校人事檔案信息化管理過程中存在的問題采取積極有效的措施，對其進行優化，真正提升高校人事檔案信息化管理的水平。
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1 人事檔案知情權的涵義與內容
1、人事檔案知情權的主要內涵。人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷、德才能績、工作表現的，以個人為單位集中保存起來已被查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。而人事檔案的知情權則主要是指公民合法擁有對本人人事檔案材料內容狀況及其保管利用情況等知曉的權利。個人人事檔案是公民個人信息的重要組成部分，人事檔案知情權應屬于公民知情權的范疇。
2、人事檔案知情權的主要內容：第一，當事人對自己人事檔案中自己填寫的內容，用人單位、組織部門對自己各方面的評價意見、鑒定結果等內容信息的知情權；第二，當事人對自己人事檔案的管理狀況及被利用狀況。其中，管理情況包括：本人人事檔案所歸屬的管理部門、現保存地、保管狀況等；被利用情況包括：查閱本人人事檔案者、利用目的、利用時間、查閱內容、查閱結果、利用者評價等。
2 人事檔案知情權的現狀
1、公民的人事檔案知情權重視不夠。目前，由于我國對人事檔案的知情權并沒有得到廣泛的宣傳，因此公民對本人的人事檔案信息的知悉和保護意識還很薄弱，甚至是思想上根本談不上保護的意識。雖然人事檔案中的部分材料是公民本人親自填寫的或者是需要本人簽字確認的內容，可是事實上仍有相當部分的內容，是組織對本人情況的如實記錄，還有如鑒定、考核和考察材料以及政審材料都是本人只知道結果，不知道全部過程和具體內容，甚至有些信息可能存在錯漏，卻被直接歸檔，本人根本沒接觸過，當真正利用時，已是對本人工作生活受到直接影響。由此可見，若公民本人不清楚這些信息的來源，結果是相當可怕的。
2、人事檔案管理體制不健全。由于公民對人事檔案知情權的認識不足和理解不夠深入，用人單位對人事檔案管理工作也缺乏重視，諸如在人事檔案工作人員在專業素質、業務培訓、晉升機會、工作態度等方面重視不夠。特別是人事檔案管理工作人員不加強業務學習，一味地還是進行機械式的管理，管理檔案內容實現不了數據化形式，致使這項工作跟不上信息時展的需求。也是正因為對這項工作的忽視，導致了很多資料不能及時歸檔，信息不能及時更新，也導致了一些所謂的“棄檔”和”死檔“的日益增多。
3、對人事檔案信息資源的開發利用率低。人事檔案一般是由用人單位的組織人事部門、勞動部門以及人才流動服務中心等負責管理，現在我國檔案行政部門對檔案管理工作還缺乏有效的指導和監督，使檔案管理工作無法取得實質的成效，這就導致了檔案需求人無法對檔案內容進行有效的獲取。大多數公民都認為，只有在工作調動的時候時才會用想到要用到人事檔案的，而真正用于人才的選拔、培養開發、人才分配等方面的內容卻少之又少，還沒充分發揮人事檔案應有的價值作用。
3 人事檔案知情權的保障依據
1、法律上的保障。從法律上看，雖然我國憲法中并沒有明確規定公民人事檔案的知情權，但知情權的理念與精神在憲法中始終有所體現?！吨腥A人民共和國憲法》第二條規定“中華人民共和國的一切權利屬于人民”，既然人民是一切權利的所有者，那人民自然就享有知情權。人事檔案是伴隨人們一生的個人信息記錄，無疑屬于憲法保護的知情權范疇?，F行的《中華人民共和國政府信息公開條例》標志著我國政務信息公開從此進入了“有法可依”時代，并為保障公眾對公共信息的知情權提供了法律依據。隨著社會的發展，人們維權意識的增強，保障人事檔案知情權，也是必然的發展趨勢。
2、事實上的保障。從人事檔案組成內容上看，《干部檔案工作條例》將每份人事檔案材料分成十個類別，主要內容包括履歷材料、自傳材料、鑒定及考核材料、學歷和專業技術材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工作及職務等材料和可供組織參考的其他材料。這些材料中，部分是由本人親自填寫，有的是由本人填寫后組織蓋章認可的，還有的是組織根據本人情況如實進行記錄填寫，只有少數材料本人只知道結果但不知道具體內容。因此，公民具有人事檔案知情權的事實的保障基礎。
4 實現人事檔案知情權的途徑
1、加強宣傳引導，增強公民保護人事檔案知情權的意識。公民不重視本人人事檔案的保護，歸根結底是不清楚人事檔案對本人的重要性，同時也與傳統人事檔案管理體制有關。組織人事部門、勞動部門、檔案管理部門等單位要全力加強公民對本人人事檔案知情權的宣傳力度。在人事檔案材料的收集過程中，要向公民宣傳材料歸檔范圍，使公民清楚自己的檔案里有些什么內容，自己要提供哪些材料是對自己有影響的，并且要讓公民清楚用人單位對自己人事檔案的利用對自己是能夠解決實際問題的，如升學就業、工作調動、檔案轉遞、下崗后人事檔案托管等方面。
2、修改和完善相關法律、法規，依法保障公民人事檔案知情權。雖然我國憲法明確保護公民的權利，可是對公民人事檔案知情權的保護卻是不夠明確。當公民這方面的權利受到侵害時，公民無法通過相關法律來保護自己的權利。所以，必須修改和完善現有的檔案法律和人事檔案法規，保證公民可以合法地查閱本人人事檔案。當公民提出要使用本人人事檔案時，必須要嚴格審核使用程序，對用檔過程務必全面監督，增加使用的透明度。
3、加強人事檔案管理工作制度，有效保障人事檔案知情權。單位要重視檔案管理工作，要選擇工作責任心強、愿意守護著這一片清貧凈土的管理人員，嚴格杜絕松懈的工作態度、不規范不合法的檔案操作，不斷完善人事檔案管理規章制度，從最大限度地杜絕人事檔案材料的作假行為或歸檔疏漏等現象的出現。同時，加強對檔案管理人員的培訓、獎懲措施、職稱晉升等待遇，保證人事檔案的完整性、真實性、權威性、信用度、有效性，切實有效地保障公民對本人人事檔案真實情況知悉的權利。
4、加強人事檔案管理信息系統化管理，促進人事檔案信息資源共享。在社會主義市場經濟條件下，人才的合理流動性日益加強，已成為不可阻擋的社會發展趨勢。因此，加強人事檔案信息管理系統化建設是加快人事檔案管理信息化進程的有效手段。在人事檔案管理中利用電子化技術，建立人事檔案電子信息數據庫，加強各單位之間的配合與協作，實現資源共享，促進人事檔案信息化管理效率。
參考文獻
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