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鑒于目前函授畢業生人事檔案工作的現狀，各高校函授點應強化函授檔案管理工作的就業服務功能，使得新的單位通過個人檔案全面了解畢業生的自然資料，增強畢業生的就業競爭力。一是應該實現檔案的信息和網絡化。符合條件的用人單位可以通過檔案管理平臺賬號及時查詢不涉及隱私的檔案信息。各檔案部門也應加強各式檔案包含函授檔案征信網、誠信檔案網、學籍信息網等系統。如果國家能夠將這些數據統一整合起來，把各種個人信息庫相銜接，就可以建成全面的個人檔案信息系統，既有利于各部門信息共享，也使函授畢業生受益。二是做好畢業生檔案轉交工作。有些高校要求高校函授點必須嚴格執行檔案傳遞制度，并要求畢業生盡快將檔案轉至單位或就業服務部門、人才機構等人事部門，避免給自己未來的工作單位和生活帶來不便。對于有就業單位的函授畢業生，要搞清楚單位性質。如果是政府機構、全額撥款事業單位、國營單位，應該有主管單位，主管部門是有人事管理權，可以接納檔案。其他單位工作就應交當地人才交流中心檔案管理中心，到時提取方便。函授畢業生一定要重視自己的檔案。對于打算把檔案暫時存放在學校的畢業生，第一時間要提出申請，在找到新的工作單位之后及時遷入新單位，以免給以后的生活工作帶來不必要的麻煩。
三、對函授檔案工作的思考
隨著物質水平的提高，教育水平也越來越高，函授學歷在社會上往往被忽視，函授檔案更是無人問津。我們如何改變這種現狀？使我們的函授工作上一個新臺階呢？
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二、充分認識畢業生“學籍檔案”與“人事檔案”的區別及聯系
畢業生的學籍檔案是指通過參加全國統一考試并被錄取的大中專院校學生的檔案，它以文字資料的形式記錄了高考成績、在校學習成績、家庭狀況、在校期間表現和獎懲情況等。畢業生的人事檔案由學籍檔案轉換而來，是指畢業生畢業后，在其學籍檔案中放入該畢業生的報道證，然后由學校將檔案轉交畢業生就業單位的人事部門或委托的人力資源服務機構。這時學籍檔案正式成為人事檔案，它是通過畢業生與用人單位或委托的人力資源服務機構簽訂就業協議，然后履行相關畢業程序并取得報到證后，才得以實現。
三、畢業生就業后檔案、戶口如何轉移
畢業生的檔案由學校按其就業的單位或生源地，發機要交通專遞到各地市畢業生就業指導中心。個別高校由學生本人自帶檔案的辦法是錯誤的，畢業生就業指導部門有權拒絕接收此類檔案。畢業生的戶口由學校派出所按報到證上標明的就業單位遷移。就業報到證、升學的錄取通知書是畢業生檔案轉出的憑證。報到單位開到哪里，戶口、檔案就轉到哪里，沒有工作單位的簽發到畢業生生源地。單位沒收到檔案，則需要畢業生向各學院負責畢業生就業工作的老師查詢，看檔案發到什么地方去了，只要發的是機要交通專遞，都有詳細的地址和接收人，一般都能查到詳細情況。
四、畢業生的檔案應如何托管
按國家政策規定，組織、人事部門或其所屬的各級人力資源服務機構才有資格保存大中專畢業生就業后的人事檔案，畢業生考取公務員的，其檔案應由組織人事部門管理。各種私營民營企業、鄉鎮企業、中外合資、獨資企業都無權管理大中專畢業生的人事檔案，一般由委托的各級人力資源服務機構托管。畢業生也可以以個人名義委托人力資源服務機構托管人事關系。另外，各級人力資源服務機構，如省人力資源、市人力資源、各區人力資源等，它們的區別只是所屬部門不同，其他無任何區別。哪些畢業生的檔案適合到人力資源服務機構托管呢？主要是那些不想回本地而想將戶口落在學校所在地的畢業生、準備考研的畢業生、還無法確定能否在現單位長期干下去的畢業生，以上這些畢業生都可選擇將自己的檔案人事關系放在人力資源服務機構托管。對那些申請出國（出境）的學生戶口和檔案，由畢業生聯系本地人力資源市場或者其他地方落實接收戶口、檔案，簽訂協議書領取報到證，到保衛部辦理戶口轉出手續，到學院辦理檔案轉寄手續。戶口、檔案的轉入手續由學生自己負責。
五、畢業生檔案托管的內容及享有的服務
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隨著社會科學技術的不斷發展，信息化和網絡化的建設速度在不斷加快，這樣傳統的檔案管理就開始顯示出滯后性以及不適應性，用戶的需求也開始變得多樣化，信息化技術管理肯定也會逐漸代替傳統的檔案管理。本文主要對信息化技術對畢業生檔案管理的影響進行分析。
1信息化技術在高校畢業生檔案建立方式方面的改變
傳統的高校畢業生檔案的建立方式都是采用紙質的方式，而在現代社會當中，高校的畢業生檔案發生比較突出的變化就是檔案信息開始變得電子化和網絡化。學生的相關信息不再是以前那種可感官的紙質信息，都已經開始慢慢變成了虛擬的電子信息。同時互聯網技術也能夠很好地實現這些電子信息的全面獲取以及快速的交流。高校在對畢業生檔案進行管理的時候傳統的管理方式一般都是紙質的檔案館形式，采用信息化技術之后就能夠建立起數字檔案館，傳統檔案管理部門的工作方式也就會相應的發生改變。在構建高校數字檔案館的時候主要是根據師生的需求為導向建立的，提供的信息包括了校情以及校史等相關的信息，而在高校的學生檔案方面則提供了比之前更加全面的學生個人信息，能夠很好地防止事后造假信息的情況發生，能夠更加準確和靈活地對學生的信息進行管理。
2信息化技術使得畢業生檔案管理的空間廣度以及時間的長度變得更加豐富
實現檔案信息擴大化最容易的手段就是網絡環境，網絡環境不僅能夠很好地突破傳統管理方式中的時間限制，同時網絡環境也能夠很好地實現地理環境限制的突破，能夠很好地實現空間以及時間信息交流的需要。在開始建立數字化檔案館的時候，最主要的目的就是為了能夠使檔案信息的利用最大化，它能夠將各類比較有價值的信息放置在校園網上，實現資源的共享，對于高校師生以及社會各界人員在查詢相關信息的時候能夠有所幫助。通過信息化技能能夠很好地實現檔案的紙質載體和檔案當中所記載的相關內容分開，那么在管理的過程當中也就能夠分別對這兩者進行管理。傳統的檔案館在對這兩者分別進行管理的時候是一種雙重的管理，無形當中就會為管理工作增加很多的難度和壓力。這樣在對檔案管理的過程當中，不僅需要對紙質的實體檔案館進行和平常一樣的管理建設，同時還需要對數字檔案館當中的相關內容進行更新和豐富，因為只有這樣才能夠很好地實現資源需求者對于資源共享的一些要求。所以高校在以后進行畢業生檔案管理的時候信息化技術管理將會是一大特色，同時這種管理方式還需要相關的管理部門進行進一步的適應。
3信息化技術使得檔案信息變得更加完整化和多元化
信息網絡對于畢業生檔案具有非常大的影響，在建立了高校檔案館之后也使得高校畢業生的檔案實現了信息化。其實高校的數據檔案館不僅僅使高校的畢業生檔案實現了完整化以及多元化，同時也在無形當中使高校學生檔案的吸引力和時效性增加了很多。高校的學生檔案原本是一種非?？菰锓ξ兜膯我坏谋４娣绞剑菣n案的管理者可以通過網絡信息技術，把這種方式變得多種多樣，同時學生的個人信息也能夠更加充實，而且還可以使信息很好地實現可操作性、知識性以及趣味性，使得高校留存畢業生檔案的作用能夠真正發揮出來。
4信息化技術能夠突破紙質檔案無法超越的瓶頸
現在很多高校在對畢業生檔案進行管理的時候都存在著很多無法超越的瓶頸，而這些無法超越的瓶頸當中因為管理工作比較零碎，在管理的過程當中不能夠有效實現是比較具有代表性的一個問題?，F在很多高?；旧线€是由學生處在負責畢業生的檔案管理工作，而具體的一些收集信息的工作主要還是由每個學院上報來完成。在對畢業生的各種信息進行收集和處理的時候基本上還是由各個學院負責，而一些具體的工作則是由輔導員來完成。在畢業生檔案的管理過程當中，院系的作用比較關鍵和重要，但是在實際的工作當中，各個院系對檔案管理工作都不是很重視，他們對于信息管理的工作基本都是敷衍了事，很多的工作基本上都是學生快要畢業的時候才以突擊的方式來完成。如果畢業生的檔案管理工作是以這種工作方式和工作態度來完成的話，倉促和草率的程度就可想而知有多嚴重，這樣畢業生紙質檔案的管理就會出現混亂或者缺失的現象。采用信息技術之后，則能夠很好地解決上面所說的問題，在建立高校畢業生電子檔案的時候，需要根據電子檔案的一些特征來具體地填寫統一格式的內容，而且因為系統時間的限制，也就杜絕了突擊整理的方式出現，各個院系應該要在規定的時間內對學生的信息情況進行匯總，這樣就能夠很好地保證高校畢業生的檔案管理工作能夠比較順利進行。
5結束語
隨著社會的不斷進步以及檔案信息的多元化，使得檔案的服務對象、服務內容以及服務方式都在發生著變化，面對這樣的形式，高校畢業檔案管理的工作人員就應該要用科學技術來不斷的提高自己，利用信息化技術來充實自己，從而使得檔案管理工作能夠更好地為高校畢業生服務。
參考文獻
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[2] 鞏雅峰.信息化技術在檔案管理中的應用分析[J].華章，2012（2）.
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（一）檔案管理信息化水平較低
隨著社會經濟的發展，信息科技技術也在不斷發展，但人才中心檔案管理的信息化水平并未緊跟時代步伐，影響檔案管理工作人員工作效率和服務質量的提升。我國已經頒布關于實現人才中心檔案管理信息化的通知部署，但基層人才中心實現真正的信息化管理仍相對較難。一是資金問題，一套高級的檔案管理軟件費用偏高，縣級人才中心各項支出費用均由縣級則政負擔，很難支付高額費用支出。目前，縣級人才中心管理檔案基本都是使用Excel表格進行管理。二是歷史原因，學生自初中開始就已經開始填寫檔案信息，但所填寫的檔案多是紙質版，再延續到高中、大學，等到大學或大學畢業后才將檔案信息輸人到電腦中，檔案轉到人才中心以后，仍是紙質版的檔案材料。要實現信息化管理，就需要將紙質檔案轉換成電子檔案，這需要大量的人力、物力和則一力，縣級人才中心難以負擔。
（二）被棄檔案難以管理
隨著經濟的迅猛發展，我國就業流動率也在不斷增大，給人才中心的檔案管理工作帶來一定壓力。一是部分學校畢業生畢業時，由學校就業指導中心統一將學生檔案轉至生源地人社局，而學生并未持就業通知書回原籍報到，致使檔案被棄置。二是大部分學生在畢業后將檔案寄放在人才中心，之后便對其置之不理，無法保證檔案的及時更新。面對大量被遺棄檔案，人才中心的檔案管理人員很難開展工作。多數檔案所有者都是等到需要檔案時才去人才中心索取檔案，但是由于這期間所有者對檔案置之不理，導致檔案一直“沉睡”在人才中心，給檔案管理工作帶來困難。
（三）檔案管理人員配備不足
對檔案管理員的制度是很清楚明了的，但是在實際生活中就出現了一定的差異，沒有足夠的人員去進行檔案管理的工作，這樣也增加了人員在工作中的人物量過大。也隨著畢業的學生越來越多的情況，檔案員的工作內容就比較的繁重，人員缺少，對工作中都會出現影響等問題，要得到合理的解決。
（四）檔案流轉中存在不規范現象
在檔案轉接過程中可能由于某些學校對學生的檔案沒有做好合理的保管，對學生的檔案也沒有做好明確的說明，所以就出現了一些問題。還有一些是已經放在人才市場的，但是在轉接過程中沒有規范性，所以也影響了檔案不合理的現象，這樣也導致一定要是檔案的本人就解決，才能進行保管等環節的落實。
2 加強人才中心畢業生檔案管理的措施
人才中心檔案管理部門在接收畢業生檔案的時候，應將這些檔案中的信息一一錄入到計算機中，同時，平時的管理工作中對于畢業生提取檔案以及遞交后續的檔案資料等新的內容，也應在計算機上面認真、細致地進行記錄，并對于檔案管理的各個流程都嚴格實行規范化的管理。
（一）加快檔案管理電子化進度
為使檔案管理變得更加簡單并盡快實現管理信息化，在接收檔案時，人才中心應將畢業生檔案信息錄人電腦；在管理過程中，部分畢業生如需遞交后續檔案內容或需要提取其檔案，都應在電腦上做好記錄，規范流程，細致記錄，加強檔案管理。同時，地方政策應支持人才中心加大檔案管理信息化資金投人，比如加大對檔案管理軟件的資金投人，購買適合縣級人才中心實際需求的檔案管理軟件，提高檔案管理的信息化和科學化水平以及檔案管理人員工作效率，從而為群眾特別是大中專畢業生提供更加優質和便捷的服務。
（二）進一步完善檔案管理辦法
對檔案管理的辦法進行進一步的完善是提高人才中心畢業生檔案管理質量的重要途徑，而且為了更好實現檔案的規范管理管理人員應該將管理辦法統一化，通過統一歸類的辦法實現檔案的規范管理和辦法的一致性，具體來講可以以時間為依據進行歸類管理，也可以采取分級分類的方式進行管理，這種方式對于數量很大的檔案管理較為有效，具體就是檔案管理人員對這些檔案可按地區先進行一次歸類，再根據寄存時間進行二次歸類等。在檔案管理辦法得到完善并創新的情況下，能極大地讓畢業生檔案管理工作的質量和效率得到提升。
（三）適當增加管理人員，提高其素質
應積極引進人才，按照檔案管理的相關規則和實際需求配備足夠的專職人員，切實解決目前人才中心畢業生檔案管理人員不足的問題。其次，為了更快實現檔案管理信息化，我們應該重視檔案管理人員專業水平和信息技術的培訓和提高工作，培養出更多的專業素質過硬、工作經驗豐富又懂得信息技術復合型人才，同時，注重人才引進和其崗前培訓工作，從整體上提高檔案管理人員專業水平和綜合素質。
（四）強化檔案流轉規范性、科學性
實現檔案流轉的科學性與規范性的前提和基礎就是讓檔案管理以及責任追究的相關制度盡快建立起來，并不斷地加以健全，更重要的是嚴格執行，落實到位，嚴格相關的流程和手續，對于流轉過程中的違規和錯誤現象、行為必須嚴格追究責任，提高我們服務質量和工作效率。結束語綜上所述，我們應正確面對目前人才中心畢業生檔案管理存在的問題，并不斷探索改進的措施，并積極做好檔案管理重要性的宣傳工作，切實實現畢業生檔案管理質量和效率的全面提升。
3 結論
綜上所述，通過本文分析可以看出，加大畢業生檔案管理已經成為當前人才中心面臨著的主要工作，因此，對于人才中心的主管部T以及財政部門來說，必須重視畢業生的檔案管理工作，加大經費上的投入，進行硬件和軟件上的建設，能夠滿足人才中心檔案管理信息化建設的需求，加快檔案管理信息化建設的步伐，為廣大畢業生提供更加便捷以及優質服務。
參考文獻
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一、中職畢業生人事檔案管理中存在的問題
1.畢業生對人事檔案的重視程度不夠。一些畢業生認為人事檔案“沒什么用了”、“作用不大”,另一些就業于私營企業、民營企業等沒有人事主管權的非公有制單位的畢業生更是“遺忘”了自己的檔案,懷著一種要不要檔案無所謂的態度。這種對人事檔案重要性的欠缺認識,勢必會影響人事檔案在人才資源開發中所起的作用。
2.檔案管理不規范。管檔部門沒有形成自己的實施細則和制度;管檔人員在管理上流于形式,僅充當檔案“保管員”的角色,對接收到的畢業生檔案,只是按學?；蚪邮諘r間不同在原檔案袋上直接編號,導致檔案內容不全、管理混亂等問題,影響了人事檔案管理工作的嚴肅性,降低了人事檔案工作效率,更談不上為畢業生提供優質服務了。
(3)檔案管理人員素質有待提高。目前檔案管理人員比較保守,缺乏創新意識,在用新方法、新技術管理檔案方面還缺乏新思路。當代檔案職業管理人員不僅應具備傳統技能,而且應具有信息技能,特別要加強計算機應用能力的學習,為檔案現代化管理提供準確快捷服務。
二、中職畢業生人事檔案管理的對策
為使畢業生人事檔案管理工作在新形勢下發揮更大的作用,為廣大的畢業生提供高效、優質的服務,畢業生人事檔案管理部門應從以下幾方面入手:
1.規范中職學生人事檔案管理制度,提高中職人事檔案管理和服務質量,強化對畢業生的檔案觀念教育。中職必須對學生人事檔案的價值重新定位,重視學生人事檔案的建檔質量,加強畢業生人事檔案管理,嚴格按照相關規定及時將畢業生檔案送達學生就業單位,暫未就業的要及時向相關人才服務機構送達,杜絕隨意擱置。中職學校要加強對畢業生的檔案意識教育,樹立起重視個人檔案、保護自身利益的觀念。
2.創新管理模式,實現現代化的檔案管理。首先,要增強創新意識。在立卷制度上更新,在工作手段上改進。其次,要應用現代技術。加強現代化技術在檔案管理工作中的應用,提高管理效率和水平。目前,計算機已應用于人事檔案管理工作當中,信息技術的應用使得借閱歸還檔案的速度大大提高,在檔案管理方面既安全可靠,又方便快捷。
3.采取措施實現中職畢業生人事檔案的動態管理。中職畢業生人事檔案動態管理,是指在檔案管理的生命周期內,注重管理活動的前后銜接和相互影響,體現全程與全方位的管理思想,強調管理過程的延續性和科學性,結合管理活動的各個環節,輔助現有信息技術,不斷進行檔案信息的挖掘與更新,從而使管理的全過程處于最佳的運行狀態,產生最佳的效果。中職畢業生人事檔案動態管理是系統論觀點和方法在檔案管理活動中的具體運用。應充分利用現有的信息技術,結合傳統的檔案管理流程,即在“收、管、用”的過程中合理靈活地運用動態管理模式,以達到目標與過程的統一。
4.加大人事工作力度,徹底解除畢業生的后顧之憂。隨著市場就業機制的實行,畢業生擇業時間進一步延長,根據這種情況,應加大為廣大畢業生實行人事的力度,使人事成為畢業生就業的有力保障。一是人事的范圍不斷擴大,在繼續做好“個人”的基礎上,積極向各高校聯系,宣傳人事政策,并制定對畢業生實行人事的優惠政策,對畢業生實行以學校為單位的“集體”;二是人事的內容進一步完善,對畢業生的轉正定級、落戶手續、養老保險等方面實行全方位,徹底解除畢業生的后顧之憂。綜上所述,在新形勢下做好畢業生人事檔案管理工作,既是社會主義市場經濟發展的需要,又是人事人才工作者義不容辭的責任。
5.整合資源,規范檔制管理。一個人的經歷和事件,不一定會在一時一地,所以,對大中專畢業生一生中所形成的各種材料搜集整理,要個人、有關部門和用人單位密切配合,整合資源,包括個人的學歷、技術職務、準入資格、遵紀守法、個人誠信及個人的工作經歷等方面的材料,有關部門和單位都有義務向其人事檔案管理部門提供。保證一人一檔,資源共享。
6.提高透明度,信息化管理。人事檔案管理信息化,主要就是人事信息電子化,人事信息查詢網絡化。在一定的授權范圍內,有關單位可以及時全面地了解其個人情況。同時在允許的范圍內,個人也可以了解自己的檔案信息,為檔案管理營造一個公開、公平的環境。
7.優化服務,“一站式”管理。人事檔案管理部門要提高為民服務的意識,提高服務質量;要創造方便、快捷的檔案轉遞、查詢途徑;要保證檔案的原始性、真實性和唯一性;要與其他有關部門一起拓展服務的范圍,讓這些管理對象也享受社會發展的成果。目前,應該積極尋求有關部門的支持,先期成立流動人員黨支部,搞好黨員管理;設立人才中心戶籍專戶,搞好戶籍管理。
參考文獻:
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1 信息化技術在大學畢業生檔案建立方式方面的改變
大學生在畢業后都會有自己相應的檔案，需要由人才交流中心等相關單位保存并，且以往給大學畢業生建立的檔案都是紙質檔案。然而隨著信息化的發展，大學畢業生的檔案不再是紙質形式，而是一電子化的形式體現。而且學生的檔案信息也不是寫在紙上，而是采用虛擬的方式，記錄在電子檔案中。這種變化主要是因為當前的社會是信息化的社會，而且互聯網技術在發展，通過這些影響使學生的檔案實現電子化。
在對大學畢業生檔案進行管理的時候，傳統的管理方式一般都是紙質的檔案館形式，采用信息化技術之后就能夠建立起數字檔案館，傳統檔案管理部門的工作方式也就會相應的發生改變。在構建大學畢業生數字檔案館的時候主要是根據學生就業的需求為導向建立的，提供的信息包括了就業相關的信息，而在用人單位方面則提供了比之前更加全面的學生個人信息，能夠很好地防止事后造假信息的情況發生，能夠更加準確和靈活地對學生的信息進行管理。
2 信息化技術使得畢業生檔案管理的空間廣度以及時間的長度變得更加豐富
實現檔案信息擴大化最容易的手段就是網絡環境，網絡環境不僅能夠很好地突破傳統管理方式中的時間限制，同時網絡環境也能夠很好地實現地理環境限制的突破，能夠很好地實現空間以及時間信息交流的需要。在開始建立數字化檔案館的時候，最主要的目的就是為了能夠使檔案信息的利用最大化，它能夠將各類比較有價值的信息放置在大學畢業生檔案信息網上，實現資源的共享，對于用人單位及社會各界人員在查詢大學畢業生相關信息的時候能夠有所幫助。通過信息化技能能夠很好地實現檔案的紙質載體和檔案當中所記載的相關內容分開，那么在管理的過程當中也就能夠分別對這兩者進行管理。傳統的檔案館在對這兩者分別進行管理的時候是一種雙重的管理，無形當中就會為管理工作增加很多的難度和壓力。這樣在對檔案管理的過程當中，不僅需要對紙質的實體檔案館進行和平常一樣的管理建設，同時還需要對數字檔案館當中的相關內容進行更新和豐富，因為只有這樣才能夠很好地實現資源需求者對于資源共享的一些要求。所以在以后進行大學畢業生檔案管理的時候信息化技術管理將會是一大特色，同時這種管理方式還需要相關的管理部門進行進一步的適應。
大學畢業生檔案管理信息化可以實現檔案信息管理互聯網技術的研究運用。大學畢業生檔案管理單位通過網站建設等方式，在網站上建設檔案室網頁，公布有關信息，有關人員只需要通過電腦聯網，隨時隨地都可以查詢相關管理動態，這對促進大學畢業生檔案管理服務水平提升起到極其重要的作用。
3 信息化技術使得檔案信息變得更加完整化和多元化
網絡對于人們的工作有很大的影響，甚至是影響著畢業生的檔案?，F在大學畢業生的檔案一般都由人才交流中心收集保管，并建立了相應的檔案館，而且這種檔案館基本都是信息化形式，通過檔案館可以讓大學畢業生的檔案得到很好的保存。學生在畢業之后，根據實際情況，個人的檔案可能會隨著學生到工作單位，也可能會回到學生的生源地。而人才交流中心建立的檔案館是在學生畢業之后，會有一份電子檔案保存在人才交流中心內。通過這種保存方式能夠讓畢業學生的檔案更加完整，讓檔案具有時效性。在使用信息技術的時候，檔案保管的方式較為多樣化，而且學生的信息也更真實，學生在畢業之后，自己的檔案就可以真實的反映有關信息，發揮畢業生檔案的應有作用。
4 信息化技術能夠突破紙質檔案無法超越的瓶頸
部分單位在管理畢業生檔案的時候，存在著漏洞，而且有著這樣現象的單位不在少數，甚至是有一些問題很難去解決。在眾多問題中，最有代表性的問題就是在管理大學畢業生檔案的時候，管理工作分散，使檔案不能有效的實現價值。對大學畢業生的檔案管理工作有著直接影響的就是檔案管理人員，因此檔案管理人員要在檔案管理工作中發揮作用。但是在真正的工作中，大多數的檔案管理人員并不重視大學畢業生的檔案管理工作，在收集學生的信息上只是敷衍了事。有一些工作沒有在要求內完成，然后在任務期限截止時，匆忙的完成，草率的工作態度，簡單的處理，可想而知，管理工作上缺陷有多嚴重，由于之前學生信息統計工作做好不好，在后期的管理工作中會有很大的問題，甚至會出現管理的混亂。這是傳統方式管理存在的不足。但是在使用信息技術的時候，就可以避免了上述問題的出現，學生的檔案是電子的形式，在填寫信息的時候，可以按照具體的模式讓學生統一的填寫，然后再保存。在統計信息的時候，根據系統規定的時間進行填寫，這樣就不會出現突擊填寫的情況，而且還能讓各個部門在規定的時間內完成，收集信息不在那么倉促，這樣就可以有效的避免問題，使大學畢業生的檔案工作順利完成。
結束語
綜上所述，傳統的大學畢業生檔案管理方式在信息化的發展下，弊端增多，因此這種管理方式需要改變?，F階段，檔案信息的服務對象更為具體，服務的方式也由單一變為多樣。在整體的檔案管理都發生變化的今天，大學畢業生檔案的管理方式也加入了信息技術，并且不斷的利用信息技術創新管理方式，使檔案管理工作更容易，也使學生在畢業后，檔案信息仍能為其服務。信息技術對于大學畢業生的檔案管理工作百利而無一害，因此可以在廣泛的應用。
參考文獻
[1]劉暉，張素麗，柳羽輝.淺談信息化技術在檔案管理中的應用[J].信息系統工程，2011（11）.
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隨著計算機和互聯網絡等技術的大范圍的應用，現代社會已經逐漸步進入了信息化技術飛速發展的時代，尤其是物聯網、二維碼等新興技術的不斷出現，使傳統的社會進入到智能化的社會。目前為止，人們對二維碼相關技術的認識還比較的陌生，但是認真的想想，在我們日常生之中每個地方差不多都可以看到這種二維碼技術的應用上的實例。高職院校畢業生的檔案是記錄高職院校學生在學校期間的生活、學習和各種社會實踐的記載，是學生就業和以后任用、考核的主要依據。高職院校畢業生的檔案管理采用的是二維碼信息檢索的技術，二維碼檢索技術對畢業生檔案管理有著很高的利用價值。
1 二維碼技術
二維碼技術是物聯網網絡技術在實現網絡識別的過程當中信息識別當中的最基本的技術形式。二維碼也叫做二維條形碼，在原有傳統的一維碼技術的基礎之上，采用了特殊的幾何形狀的圖像，依據一定規律來分配幾個圖形中矩形方陣的記錄中信息符號的新一代條形碼的技術。二維碼作為現代信息識別技術的最基礎關鍵技術對現今發展的信息社會起到了重要的作用，尤其是近些年隨著物聯網的出現，二維碼在物聯網中起到了至關重要的意義。技術特點上主要是可以在縱向和橫向的兩個方向中進行儲蓄信息的能力，特點是面積比較小、信息容量大、自動識別信息和處理信息資源的穩定性相對而言具有較高特點。
2 二維碼的識度
二維碼掃描的識別系統很方便，能夠準確的識讀二維碼中的數據信息，掃描器和計算機相連接，用戶可以利用掃描器掃描二維碼標簽，上傳到計算機就可以顯示這些信息。圖像傳感器將收到的二維碼信息進行處理，之后送到圖像處理芯片，進行二維碼圖像的處理。最終將二維碼的信息顯示在計算機上，完成二維碼識別的過程。
3 高職院校畢業生的檔案管理
畢業生檔案管理工作是畢業生就業中至關重要的一部分，經由學生檔案的管理，把學生在學校中的全部人事記錄從學校轉向社會，使得高校畢業生的檔案工作提高到了管理人才、儲備人才的要求。隨著市場經濟的建立和不斷改善，高校畢業生的就業模式由原來的統一分配轉變成以市場經濟為主導、政府調控、學校推薦相互協調、畢業生和用人單位雙向選擇的模式，與此同時能有效的做好畢業生的檔案管理工作。
畢業生檔案管理工作主要包括以下這幾點：1）檔案收集整理。完整有序的反映學生的德智體美綜合素質情況，人事管理社會活動等基本的個人信息、以及在校期間學籍記載。2）檔案傳遞。依據檔案跟隨人走的原則，檔案接收部門的傳遞地址，轉遞給學生檔案。3）畢業生離校生檔案的遺留管理，提供遺留檔案的信息咨詢。4）給學生的檔案信息提供服務。
4 二維碼對高職院校畢業生檔案信息檢索的應用價值
二維碼技術的主要內容是可以將虛擬化、自動化和智能化的不同種類的信息技術相互的結合成一套完整的創新設計的方案當中，使檔案智能管理平臺轉變為服務性的平臺，來提高檔案信息資源的利用。
1）二維條形碼技術的特點促進管理系統升級
二維條形碼面世以來，對一維條形碼的不足做出了系統全面更新和改良，為高職院校畢業生的檔案信息管理帶來了發展前景。二維碼技術與其他的網絡、移動通訊現代化的信息手段相互結合，不但改變了傳播條碼的形態的革命性的變化，還為呈現“全媒體”傳播展示了新契機。近年來，“二維碼圖書館”的實踐告訴我們，二維碼技術創新數字檔案的管理模式，已經沒有技術性的障礙。因此，將數字檔案改變為集網絡視頻、移動視頻各種媒體技術于一體的全媒體形態，通過采納各種新媒體技術的優勢，來突破傳統媒體平面呈現的信息弊端，推動檔案信息從傳統的存儲向以檔案、視頻、網站集于一體的全媒體的轉型，完善檔案智能平臺，將原來的檔案管理模式過渡到“檔案云”的平臺上來，不僅滿足了用戶快速獲取信息的需要，還提升了檔案館的核心競爭力量。
2）二維碼檢索促進檔案建設管理腳步
二維碼具有閱讀引擎的功能，這種智能的信息獲取技術對網絡圖文、音頻可以直接相連接起來。目前，常見的二維碼識讀軟件有“愛拍二維碼”、“ 我查查”等，這不僅有利于加快傳統的檔案管理向新型的“二維碼檔案館”轉變，還有利于形成人人用得起，人人學得會的目標。隨著二維碼技術和服務的不斷進步和優化，二維碼的應用類型會產生更多新穎的技術模式，應用手段越來越多樣化，這給開發高職院校畢業生的檔案信息智能檢索帶來了良好的機遇。
2）利用二維碼設備的通用性，提升檔案查詢的準確度
第一，在二維碼技術管理的模式下，條形碼共同性是檔案信息資源使用率大面積上的提高。共同性體現在：一是功能上的共同性，的多媒體檔案的信息資源，還可以訂閱自己想要的信息資源；二是終端上的共同性，搜索的信息不僅僅是局限在計算機中，搜索的結果傳遞的方式還是多元化的；三是操作方式的通用性，可以定制界面，滿足用戶的需求；四是所搜結果的通用性，搜索結果的方式更加豐富，引入了二維碼技術，可以將檔案館中的信息資源得到對大限度的發揮，有利于用戶與檔案信息服務平臺的距離。
其次，二維碼具有唯一性的特點，能夠提高檔案館信息的精準度。二維碼不僅能為用戶提供和以往不同的體驗，還可以提供更加方便的信息檢索途徑。運動二維碼在高職院校的智能檢索技術，可以使檔案信息實現精準的定位，還可以引導用戶精確的找到所需的檔案信息。
最后，二維碼的加密性很強，二維碼在碼制的設計上采用糾錯功能，可以迅速的讓錯誤的信息改正過來，這種糾錯機制，是一種可靠的信息存儲和識別的方法。二維碼進一步強化了加密的功能，使檔案的信息管理成為最為關鍵的技術。
4）通過二維碼的互動性，開拓檔案個性化服務的功能
充分發揮二維碼在檔案管理中的互動，可以將學生特點或者特長等信息資源輸入到畢業生檔案館的二維碼當中，這可以不斷的畢業生檔案館檔案的信息資源，還有助于展現二維碼個性化的服務，使高職院校畢業生在檔案管理的互動性更加的具有人性化的作用。因此，高職院校畢業生的檔案管理還可以利用本院校象征性的圖表融入到二維碼中，大大的提高了智能化、信息化、個性化的檔案管理信息中的服務。這時候，采用二維碼技術可以開發高職院校檔案管理中信息和交流的平臺，讓學生一邊查閱檔案的同時，一邊還可以對自己感興趣的信息資料進行交流和查閱，使學生增強了樂趣和互動的作用，準確的收集了社會當中各界反饋信息資料，提高了畢業生檔案館和學生之間的相互交流和溝通的作用。
5）二維碼技術的優點和成本的建設
隨著信息化網絡時代的如飛猛進的發展，物聯網網絡技術在高職院校畢業生檔案館建設中起到了積極的促進作用，它不僅有利于對檔案館智能化管理模式的創新，還有利于增強檔案信息的安全性、準確性，具有良好的發展空間。
5 總結
新時期的高等教育改革和發展，使高校畢業生的就業走向了市場化的道路，因此，隨著高職院校的辦學規模在不斷地擴大，使畢業的就業壓力越來越大，
這也給高職院校的檔案管理提出了要求，因此應用計算機數字信息和二維碼技術是提高高職院校畢業生檔案管理的工作效率，加強了畢業生檔案管理服務的質量。
參考文獻：
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文章編號：1673－2111(2008)10－072－03
作者：宗青，湖南財經高等?？茖W校講師；湖南，長沙，410079
學籍檔案，對于即將走向社會的畢業生來說是極為重要的“信譽卡”，原因在于他記載著大學生成長經歷，思想品德、學習成績、個人特長及身理心理健康狀態等信息。是反映學生綜合素質的重要依據。準確齊全、完整規范的學籍檔案，既是大學生在校學習期間德、智、體、美等方面的真實寫照，又為學生畢業時用人單位招聘人才提供重要依據，而且在畢業生將來步入社會上崗后的定崗、定職、晉級、出國深造等方面發揮重要憑證作用。所以規范高校學籍檔案、建全管理制度是前提。
一、學籍檔案的特點
學籍檔案作為教學檔案管理工作的重要組成部分，是學校對學生在校期間進行管理、考核時直接形成具有保存價值的歷史記錄，它的形成與其它檔案的形成有著很大的區別。
(一)、學籍檔案形成的周期性
學生在校的活動形成了學生檔案，學生檔案的形成周期與其它檔案的形成有許多不同之處。例如：文書檔案整理規定跨年度的文件，除年度計劃、總結等文件外，原則上不允許組在一個案卷中；科技檔案的整理要求以一個項目、課題等為對象，組成若干案卷，卷內文件形成時間不受年度約束；教學檔案整理則要求，以一個學年度為單位進行歸檔。而學生學籍檔案作為教學檔案的組成部分，其形成周期又有自身特點，每個畢業生的學籍形成周期是從學生入校起至畢業為止四年的連續記錄，因此學籍檔案形成是有它自身的周期性。
(二)、學籍檔案內容的廣泛性
學籍檔案的內容與其他檔案有很大的差異，它不但反映了學生的個人情況，而且反映了院(系)常規教學和管理情況，其涉及面是廣泛的，涉及內容是多樣的，具有廣泛性。例如：文書檔案中多項內容不允許組在一個案卷中，而學籍檔案的內容包括學生在校四年各門課程的學業成績、獎懲情況、學籍變動情況、畢業資格審核、個人基本情況以及家庭基本情況等。
(三)、學籍檔案電子文件與紙質文件的共存性
院(系)學籍檔案的管理通常采取紙質檔案與電子檔案共同管理的形式，也就是采用雙軌制。雙軌制管理的好處在于能夠從大量原始文件中快速地調閱所需的內容，大大提高了學籍工作的管理效率，檢索速度和查準率。
二、目前高校學籍檔案管理的狀況
學籍檔案作為學校檔案的重要組成部分，也是學校檔案中所占比率較多的一部分，它真實的記錄了每一位學生在學校的成長歷程。然而，不少高校的學籍檔案管理手段還相當滯后，很難適應當前形勢發展的需要。主要表現在以下幾個方面：
(一)、原始學籍檔案的信息數據不完整，整理不規范。
學生畢業前學籍檔案大多由學生所在班級的班主任老師負責填寫、保管，個別班主任的檔案記錄不規范，有的使用圓珠筆、鉛筆填寫，造成字跡模糊不清，不利于檔案長期保存；有的未按要求填寫，經常出現缺欄、少目現象，使學籍檔案不能準確、完整地反映真實情況；同時，由于信息登記不完整，提供資料欠準確：容易造成同名同姓學生的檔案混亂；給畢業生辦理檔案時引起麻煩。還有的高校原有學籍檔案的檢索工具僅僅是手工抄寫制作的案卷目錄，且由于學籍檔案數量太多，有的沒有制作相應的全目錄，因此，一旦查閱檔案者記不清楚確切的畢業屆次、班級時，僅靠記憶檢索，就猶如大海撈針，花費了大量時間也不一定能找到，大大影響了檔案的查全率、查準率、給查閱者和檔案員帶了一定困難。
(二)、檔案材料內容空泛，不能真實反映學生綜合素質。
集中體現在畢業生鑒定和平時考核方面，內容平淡空洞，評語格調一致，缺泛個性特點。由于畢業生檔案材料的內容只記載其在校學業、成績及政治表現，而他的社會活動能力，組織創新能力等綜合素質方面的材料卻沒有反映。而這些內容恰恰可以從某種程度上反映學生的綜合能力和素質，也正是用人單位所需要了解的重要情況。
(三)、檔案使用效率低，轉遞較為混亂。
一方面雖然絕大部分高校學生檔案室配有計算機，但沒有一套完善的管理系統，畢業生材料沒有全部輸入進去，其作用難以真正發揮。另一方面，目前高校畢業生檔案基本上是落實具體單位之后才能將檔案轉遞出去，在這些轉遞過程中，難免會造成檔案遺失現象
(三)利用現代化技術進行開發利用的程度很有限。主要表現在國家實施電子注冊制度之前相關的學籍檔案管理，屬非公開上網范圍，但實際操作起來有諸多的困難：
其一，1994年《分類法》頒布之前，高校檔案管理沒有統一標準，涉及學籍檔案管理材料的管理潛在著不規范的可能；由于歷年的招生與錄取名冊、學生學籍表、成績表等的填寫以手寫體居多，多年來經手的人眾多，書寫難以規范，其中涉及的數據繁復，表格規格多樣，要對這些材料進行電腦管理并非一蹴而就。
其二，紙質與磁性介質材料的收集脫節。辦公自動化的條件下，教學部門定期對在校學生成績進行計算機著錄，待學生畢業后形成一份完整的紙質材料移交給檔案部門，由于受到技術維護、保密措施、病毒預防等因素的制約，歷時幾年后與紙質材料相匹配的磁性載體其完整性、安全性難以保障，故不同載體要達到同步、完整收集有一定的難度，這在客觀上影響了檔案部門現代化管理的進程。
三、網絡招生對學籍檔案的影響
目前高校遠程網上錄取或局域網錄取，與傳統的招生錄取方式相比，考生電子檔案建立以及被網上錄取考生的紙質檔案的管理方面存在較多混亂，表現在以下方面：
一是考生電子檔案所反映的內容不夠清晰有效，有的指標表達的含義對高校老師而言還存在理解上的困難。
二是電子檔案中的“考生評估”一欄填寫的內容不真實，有的省份填寫認真，有的省份則只有“正?！薄昂细瘛钡茸?，有的省份干脆是空白。
三是被錄取考生紙質檔案建檔、寄發存放混亂。過去，開學后全部學生檔案都能到齊，便于對考生進行復查。實行網上招生后，紙質檔案寄發變成多途徑，有的是考生自己帶到學校，有的是由招生辦寄發，有的省份僅送一張錄取學生電子檔案光盤到高校了事，給高校學生學籍的檔案管理帶來了很多不利的因素。
四、規范學籍檔案管理的對策與措施
高校學籍檔案管理工作是一項繁、雜、重的工作，隨著辦學規模的擴大、專業設置和學生人數的增加，原來的學籍管理體系已不能適應高校發展的要求。因此， 運用先進的信息傳播技術建立一套完整的、規范的學生學籍信息資料管理系統，以便快捷地錄入、統計、查詢、檢索學生的各類信息，及時了解學生的學習情況，使不同校區、系部的分級管理達到資源共享，協同管理，實現管理信息化、規范化和科學化。筆者認為學籍檔案的管理機制應根據高教改革的發展趨勢和高校學籍檔案管理的需要，對學籍檔案的管理可從以下幾個方面考慮予以規范：
(一)、加強對學籍檔案的基本管理。
1、增強檔案意識，健全規章制度。增強全員檔案意識是搞好高校學籍檔案工作的重要保證?？刹扇【幹啤稒n案法學習材料》組織全校師生學習，進行檔案法知識競賽，在簡報上開辟檔案知識欄，以定期介紹檔案小知識等手段提高全員檔案意識，同時健全檔案管理制度，使檔案工作有明確的崗位目標責任制。
2、抓好各個環節，規范檔案管理。從學生一進校起就要把新生的各類表格、卡片進行統一保管。筆、字、項目、頁碼、組卷、裝訂、檢查、轉遞等都必須統一規范。
3、采取計算機檢索，提高利用率。學校檔案室應購置專業的檔案管理軟件將學籍檔案的案卷級、文件級條目全部錄入計算機，借助計算機查閱學籍檔案，以提高檔案利用的查準率和查全率。并可采取以下構想：
(1)網絡版學籍管理系統的構想。根據當前高校學籍檔案信息管理的發展趨勢，以及本?？缧^延伸管理和二級學院分級管理的實際情況，可建立網絡版學籍管理系統的構想。它由學籍信息管理、成績信息管理、教研室成績報送、信息查詢等幾部分組成。該系統從學生入學、在校期間到畢業發證等全過程實現“一條龍”學籍檔案信息化管理。
(2)學籍信息管理模塊的構想。學籍信息管理模塊不但可以批量錄入數據，而且可以從招生庫等其他數據庫導入相關學生資料，按不同校區、系所、專業、學制編班編學號，建立全校學生的基本信息數據庫?？梢愿鶕煌瑮l件快捷地查詢各年級、各專業的學生情況，并進行學生休學、復學、留級、退學等學籍異動管理。學生基本信息庫里的資料可以和國家教委的“普通高等學校學籍學歷管理系統”的相關數據進行導入、導出處理。
(3)成績管理模塊的構想。成績管理模塊把過去的成績庫、補考成績庫、重修成績庫等合并成網絡版的成績庫，庫里有學號、姓名、分院、系所、培養層次、班級、專業等字段，可供查詢學業成績用。在滿足不同的條件下，可以統計不同年級、不同專業的學業成績、年級排名，各種數據報表的統計、制作、打印等。
(4)成績報送。各科考試完畢，相關教研室登陸校園網上的“學生綜合信息管理系統”，錄入學生成績并進行試題分析、打印學生成績頻數圖及成績冊，同時將考試成績從網上“提交”給學籍管理科，學籍管理科審核后，再將成績“提交”到學校學生總成績庫，有關人員即時可在校園網各終端機上查閱學生的考試成績。
(5)學籍信息資料查詢。各終端用戶，如不同校區，二級學院、教研室及相關人員可以根據操作權限在校園網上查詢在校學生人數、學生的個人資料和各科成績；學生可以通過校園網查閱并校對自己的學籍資料，查詢各科學業成績；學生的在學成績單、學生證、考試證和學籍卡等可以打印出來；二級學院、政治輔導員可在校園網上查閱學生的補考、重修人數、考試成績、平均成績、打印學生成績冊等。學籍信息管理系統的應用，可以避免數據錄入過程的人為誤差，減少重復勞動，提高工作效率。同時，它與其他的教學管理系統實現資源共享，實現教學管理規范化、信息化和科學化。
(二)加強網上招生檔案的管理。
1、制定相關規定，明確考生檔案管理的政策要求。招生辦必須在每次考生建立電子檔案的同時，建立紙質檔案；被錄取的考生檔案中，應包括電子檔案和紙質檔案；被錄取考生的紙質檔案一律由招生辦歸中管理。
2、保證考生檔案填寫內容的真實性與檔案內容的完整性?？忌堎|檔案歸檔項目要統一規范，全日制、函授生、自考生層次教育的檔案都應歸入紙質檔案，內容包括畢業生登記表、考試成績登記表、學生評估表、獎懲情況等，對已參加工作考取大學的考生檔案還應包括其中工作期間的檔案材料。
3、各招辦應承擔學生紙質檔案寄發職責，確保考生檔案的安全性與及時性。為保證數據的完整和防止篡改，檔案部門對檔案要定期備份。
4、各校應盡快建立紙質檔案與電子檔案相結合的學生綜合檔案管理模式。要確保考生紙質檔案能及時準確到位，沒有到位的考生紙質檔案要及時向考生所在招生辦催交；為便于今后查閱，必須對考生電子檔案信息刻錄成光盤。
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另一方面，有些用人單位在職校進行招聘時提供虛假信息，在學生就業后的薪資待遇和社保等方面違背當初許諾，甚至拖欠工資，這些不僅影響了企業本身的聲譽，也給畢業生就業工作帶來不良影響。
通過建立健全畢業生和用人單位誠信檔案，形成并完善有效的記錄機制。既詳實記錄了畢業生在校期間課程學習、成績考核、行為表現、獎懲情況和身心發展等各方面內容。也詳細記錄了用人單位近幾年在學校招聘學生目前的發展情況和就業生意見反饋。通過這些記錄,企業、學校用人單位三方可以做到互相了解。
2.誠信檔案的內容
畢業生和用人單位誠信檔案就是全面、真實反映學校畢業生和用人單位信用狀況的一種電子檔案。該檔案由學生、學校、用人單位合作共建，包含的信息有個人維護信息、學校維護的信息和企業維護信息。該信用檔案與信用主體一一對應，具有特定結構空間和維護權限，全面、客觀、動態和多方共同記錄信用主體信用活動的電子數據庫，其中包括體現信用意愿和信用能力的指標。指標間邏輯清晰，相對獨立。同一份信用檔案必須按維護時間和維護主體不同相對獨立存放、互不影響，以實現信用信息的多方持續積累和資產增值。信用檔案主要由學生填寫部分、學校填寫部分和企業填寫部分等內容構成。
第一、學生維護填寫部分，內容包括：基本信息、教育經歷、培訓經歷、項目經驗、任職記錄、社會實踐、勤工儉學、工作履歷、證件證書等、對用人單位評價等；
第二、校方維護填寫部分，信息包括：學習成績、畢業評語、在校優良記錄、在校不良記錄、助學貸款記錄等；誠信檔案的重點，主要考查學生在校期間國家助學貸款的還款情況、助學補助的使用情況、學雜費交款情況、違反校規校紀情況、勤工助學情況、承擔責任及履行義務情況。檔案將依據記錄在案的經濟狀況，對學生誠信檔案進行終身、動態化管理，與學生的畢業推薦聯系起來。誠信檔案中不僅記錄學生的失信行為，也會記錄誠信行為。
第三、企業填寫部分，包括崗位表現、職務變動、培訓記錄、離職記錄，畢業生的素質和能力描述，畢業生的潛力開發及職業發展描述，畢業生職業道德評估。
第四、社會相關部門（如人才中心）填寫，包括檔案查詢記錄、調查、認證、評估、投訴與申訴記錄和其他與個人相關的信用信息記錄。
誠信檔案電子交互平臺，具有一整套完善、清晰的分級維護權限設置控制體系，分別設置不同層級的維護密碼控制權限，擁有相關密碼權限的學生、學校、企業才能通過各自的密碼授權，分級管理、審核、維護相關的檔案信息，并在后臺服務器和檔案日志管理系統中，分別實現永久隱性備份和顯現記載檔案維護、查詢、下載、更改、篡改、甚至惡意泄漏等相關紀錄。不僅保障檔案信息不會被惡意攻擊、篡改、泄漏，而且保障信用檔案信息的準確性、安全性和全面性。
3.誠信檔案的作用
首先、降低學生就業成本。信用檔案是學生在校期間信用狀況的綜合反映，也是各種資質、資格和有效證書原件錄入的定性鎖定，是用人單位評價學生在校各種表現的重要依據，該檔案不僅有利于減少學生的求職成本，還可以提高學生就業成功率。建立個人信用檔案，在第三方社會公共平臺上提供各類證明與信用報告，其中包括各類證書證件一攬子認證證明、各類優良記錄、任職記錄的認證證明。學生就不需再另行花費時間、費用往返母?；蛟瓎挝婚_具各類證明。隨著電子信用檔案和紙質信用檔案將逐步取代個人求職簡歷以及各種證件證書，給學生求職就業帶來方便，節約就業成本，使學生就業贏在起跑線上。
其次、展示就業誠信意愿。建立信用檔案，起碼表明了畢業生和企業的誠信意愿和基本態度。實現與用人單位的便捷溝通，創造更多的就業機會。在企業與學生之間搭建了一個互相溝通、相互展示各自信用信息的平臺。
再次、提高誠信自律意識。建立個人信用檔案，保持良好的信用記錄、高的信用分值，可以累積誠信資產，大幅提高個人或用人單位的可信度。
最后、延續檔案維護價值。在第三方平臺建立終身的信用檔案，學校在學生離校后，仍然可以通過電子信用檔案互動平臺與學生進行實時的跟蹤與互動，延續了信用檔案的使用價值。
由此可見，對畢業生,誠信檔案記錄了他的工作和成長的經歷,有效地增加了他對企業的認同感,滿足了他的個人價值實現的需要,也為他的成長奠定了基礎。對企業,通過建立畢業生誠信檔案,有助于提高企業人力資源的管理水平,通過畢業生職業生涯發展規劃的制定,有針對性地對畢業生進行培訓,促進畢業生的成長;有助于加強企業與員工的溝通,有效地把握員工的主導需求并對其進行激勵,建立員工的滿意度和忠誠度;同時為建立企業人才庫準備基礎數據。對學校,通過畢業生和企業之間的誠信檔案，為今后學校更好開展德育工作、教學工作和就業指導工作提供了準確的參考依據，學校的教育教學和就業安置將更有規律可循。
4. 依據誠信檔案實施畢業生培訓方案
依據誠信檔案實施畢業生培訓方案共有9個步驟，它們形成一個封閉的“循環”，畢業生在“循環”中不斷成長。見圖1。
參考文獻：
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篇10
1系統架構與技術分析
1.1 系統架構
系統是基于web的應用系統,涉及到業務邏輯、數據處理等內容,采用流行的三層b/s(browser/server)結構進行設計和開發,使不同的系統用戶可以通過瀏覽器訪問網站進行檔案管理相關工作,能很好地實現數據共享。
1.2 技術分析
本課題開發的在線高校畢業生檔案管理系統采用b/s體系結構。在客戶端運行瀏覽器,提供用戶接口,負責產生用戶的請求,并接受web服務器傳遞的web頁面數據;web服務器接收請求,將其轉換為數據庫服務器能識別的sql語句,傳遞給數據庫服務器,數據庫服務器執行后將結果返回給web服務器,web服務器將結果生成瀏覽器識別的格式返回到客戶端的瀏覽器上。由于采用互聯網的相關技術,b/s結構的系統開放性好,易維護、易擴展。客戶端瀏覽器只跟web服務器交換數據,數據安全性比較高。
2系統需求分析
針對于日常的畢業生檔案管理流程,該系統需滿足以下需求:(1)畢業生可以通過網絡很方便地查詢自己的畢業檔案去向等情況,不受地域和軟件的限制。(2)學校畢業生檔案管理人員能對畢業生檔案的有關信息進行有效管理,包括檔案存放、傳遞、接收等,能夠對遺留學生的檔案進行有效管理。(3)學校畢業生檔案管理人員能夠憑自己的權限在網上對該系統內畢業生檔案進行添加、刪除、修改,檢索,打印以及管理者權限等操作。(4)系統穩定,實用,可靠,能夠按要求備份數據庫。
3系統功能設計
由于本系統是面向特定的對象,所以用戶進入系統先應該進行身份驗證。根據不同的用戶,進入到不同的管理界面,完成相應的功能。
系統的功能模塊劃分如下:系統主要由用戶登錄、系統管理、檔案管理三大模塊構成。其中系統管理和檔案管理是本系統的中心模塊。系統管理包括:用戶管理、權限管理、數據維護管理、日志管理、系統輔助管理等主要功能。檔案管理包括:基本信息管理、畢業信息管理、檔案轉遞管理、遺留學生信息管理、打印功能、檢索功能等。
普通用戶實現的功能包括兩部分:畢業信息提交及檔案去向查詢功能。而系統用戶實現的功能則包括以下幾點。
(1)系統管理功能:①添加刪除用戶以及密碼的設置與修改;②用戶管理:系統支持多級權限管理。系統管理人員可對系統信息進行維護、編輯、檢索、打印并對系統進行數據庫管理;普通用戶僅限于檔案去向查詢;③信息維護:畢業生生源數據庫的維護—— 按年度,每年一個畢業生生源數據庫,進行畢業生生源數據庫的匯總與修改;打印方式的維護—— 根據機要檔案交接的需要,按畢業生檔案機要轉遞去向的不同,能夠分別打印發往外省、市的,本市、區的,本地人才服務中心的等檔案機要交接單;④日志管理:系統日常使用記錄,包括:用戶名、ip地址、使用時間及使用的相關記錄;⑤系統備份功能:系統數據按要求進行備份。
(2)畢業生檔案管理功能:信息管理功能:提供畢業生檔案管理基本信息的錄入、修改,進行相應的數據編輯,以及畢業信息的審核,編輯;檢索功能:對于系統用戶,能以多種方式對畢業生檔案的各種信息情況進行數據檢索;對于普通,能在客戶端計算機瀏覽器上通過網絡數據檢索,對畢業生檔案信息進行查詢,檢索出滿足條件的記錄。客戶查詢前提條件是知道姓名及學號;打印功能:將檔案轉遞情況word文檔表格的形式打印并予以留存。
4數據庫設計及系統實現
4.1 數據庫設計
根據高校畢業生檔案管理的工作流程,依托網絡,畢業生檔案管理系統要處理的信息主要包括:(1)畢業生個人情況信息:學號、姓名、性別、專業名稱、民族、身份證號、生源所在地、入學時間、學制、培養方式等;畢業生就業信息;(2)就業單位、單位所在地址、派遣時間、畢業去向、派遣報到證號、就業狀況;(3)檔案轉遞信息:檔案處理情況—— 含檔案郵寄地址、檔案接收單位及部門、檔案投遞時間—— 畢業生檔案轉出所在高校的時間、檔案郵寄號碼—— 高校學生檔案管理部門轉遞畢業生檔案時的編號、檔案機要編號—— 檔案轉遞機要部門的郵寄編號、檔案回執—— 由高校學生檔案管理部門隨檔案轉出,用人單位或人事部門收到畢業生檔案后寄還的檔案接收單據,這是畢業生檔案歸屬的憑據;(4)遺留學生檔案信息:學號、姓名、遺留材料內容、遺留原因、其他相關說明。
由于涉及到的數據量不大,所以采用了access數據庫,設計完成了用戶表、檔案轉遞信息表、學生信息表、遺留學生檔案信息表、就業信息表。
4.2 系統實現
本系統基于asp.net平臺開發,用visualstudio.net2005作為開發環境, 界面設計采用了dreamweave,iis作為web服務器,數據存儲采用access,通過編程實現了系統的功能,系統中涉及的關鍵技術有:數據庫連接、條件查詢、備份數據庫等,由于代碼較為冗長,在此不一一贅述。
5結語
本系統提高了我校畢業生檔案管理的工作效率,方便了畢業生對檔案情況的及時了解及其傳遞,加強了畢業生與我校畢業生檔案管理部門的交流。通過以上對高校畢業生檔案管理系統創建的探索,理清了高校檔案信息化管理的思路,為高校學生檔案管理的規范化,信息化、高效化提供了有效的途徑。
參考文獻
篇11
1 人事檔案對高校畢業生的社會生活仍然起到不可或缺的作用
人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，是記載人生軌跡的重要依據。高校畢業生檔案是高校畢業生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、事業單位結構調配方面發揮著重要作用。當前，在人們日常生活中，人事的檔案的作用仍然不可或缺，諸如享受養老保險、醫療保險、失業保險等國家推行的福利政策方面，在個人辦理報考公務員、工資提升、職稱評定以及出國手續等，都起到最原始的依據作用，相關部門必須審查的材料之一。因此，加強對人事檔案工作管理，特別是高校畢業生的檔案工作，不僅是組織人事工作的基本要求，也是高校畢業生立足社會、謀求發展的基礎。
自2002年以來，我國實行“勞動者自謀職業、自主創業，市場調節就業，政府促進就業”的積極就業政策。高校畢業生就業也由國家統包統分，相應調整為推薦就業、自謀職業和市場就業的就業政策。做好人事檔案管理工作，就是為那些敢于到民營企業創業、敢于自謀職業、敢于自主創業的高校畢業生提供了配套服務，解決了他們的退路問題。所以，開展高校畢業生人事檔案管理工作，是落實積極就業政策，做好公共就業服務工作、踐行“政府促進就業”的重要手段，必須抓緊抓實。
2 當前高校畢業生人事檔案管理中存在的問題
當前，高校畢業生人事檔案管理工作存在問題如下：。
一是個別地方對高校畢業生人事檔案管理工作不重視。
主要表現為，在原人事部門所屬人才交流服務機構和原勞動保障部門所屬公共就業服務機構的整合過程中，對社會化檔案管理沒有充分的重視，故意削弱檔案管理機構力量，不單獨建立專門的檔案管理機構，不配備專職的工作人員。檔案管理設施投入嚴重不足，“防火、防盜、防蛀、防霉、防油、防輻射”設施不全，有的甚至連檔案庫房所必須的溫度計、干濕計、吸潮機等基本設備都沒配備。檔案管理制度缺乏，或者管理制度不規范、不完善，或者有制度不堅持、不執行，隨意性極大，缺乏嚴格的管理措施等。檔案管理指導思想僵化，計劃經濟年代的檔案管理思想嚴重，嚴重制約的檔案的利用和流動。
二是部分民營企業對人事檔案的作用缺乏足夠的認識。
檔案是歷史的真實記錄，通過利用檔案，可以清楚地了解員工過去的工作軌跡，總結經驗教訓，為領導科學決策和科學管理提供重要的參考和依據。
三是部分高校畢業生對人事檔案的作用也缺乏應有重視。
某學院04年畢業生張先生大專畢業以后，決心自主創業。他認為自己不去找工作、不用買社保，人事檔案沒有什么用處，于是想當然的把自己的人事檔案放在自己手中保管。一段時期的創業之后，具有一定工作能力的張學生又進入了一家大型企業工作，企業要審查他的檔案，了解他以往的學習、工作情況，并為他購買社保。沒想到，由于畢業后未及時辦理檔案轉接手續，檔案卻找不到了。沒辦法，張先生只好通過補辦檔案里的各種證明，來補一份人事檔案了。但是，人事檔案里那些珍貴的信息卻再也不補回來了。向張先生抱有這種心態的高校畢業生大有人在。以某市近年接檔、轉檔和發檔為例，該市每年共接納各類畢業生檔案1.8萬份，實際每年發檔、轉檔約1萬份，現存歷年積存檔案，即所謂的“棄檔”有1.2萬 份，這充分說明了部分高校畢業生對自己人事檔案的淡漠心態。
以上情況的存在，導致了高校畢業生人事檔案管理工作產生了一系列的問題和矛盾。一是“死檔棄檔”加大管理成本。據不完全統計，全國各級人才流動中心管理保存的330萬份人事檔案中，就有60多萬份與主人失去聯系。二是“人質檔案”制約人事流動。隨著人才流動的加快，一些單位為留住人才或逼迫跳槽人員辦清相關手續而扣留人事檔案。2015年5月，某企業醫院因13名高校畢業生擅自離職而強制扣留了他們的人事檔案，導致這13名畢業生聯名狀告公共就業和人才服務機構不作為，沒有及時提供檔案托管服務項目，使他們的人事檔案成為了“人質檔案”。三是“檔案克隆”引發人事糾紛。有的單位為引進更多高層次、高學歷、高水平人才，或為了單位升格達標，紛紛出臺各種優惠政策吸引人才，甚至作出重建檔案的承諾。人事檔案成了原單位和新單位人才“拉鋸戰”的焦點，引發人事糾紛。四是“注水檔案”透支社會信用。人事檔案關系到個人職位升遷、工資水平、福利待遇等切身利益，有些人便在檔案上打起了主意，涂改、偽造檔案，假工齡、假年齡、假學歷、假職稱等材料被塞入檔案，以致出現了“學歷越來越高，年齡越來越小，工齡越來越長，獎項越來越多”的現象，這就使檔案的信用功能大打折扣。近幾年新聞媒體報道的學歷造假、年齡造假、黨齡造假的案例，實質就是反映了社會公共人事檔案管理不到位的問題。
3 公共就業服務對人事檔案加強管理的措施建議
1、加強公共社檔服務的立法建設。一是從國家層面出臺高校畢業生離校后人事檔檔管理制度。建立全國統一的高校畢業生人事檔案管理制度、轉遞制度、接收制度、歸檔制度、借閱制度和產權歸屬制度及相關的服務收費標準制度。二是從立法的角度，規范政府應提供的涉檔服務機構、服務內容、服務項目和服務標準。目前，山東省人力資源和社會保障廳在即將提報省人大常委會審議的《山東省人力資源市場管理條例》（草案），將檔案托管服務列為政府所屬公共人力資源服務機構的服務內容，成為我國目前唯一對社會公共檔案管理服務進行立法規范的省份，為我國社會公共檔案管理的社會化邁出了可喜一步。
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一、高校畢業生檔案管理、轉送工作的意義
高校畢業生檔案屬于既要文件，記錄了學生主要經歷、政治面貌、社會關系、學歷職稱、個人信息、工作履歷表等信息，具有法律效益，是畢業生社會活動的重要依據。畢業生檔案由學籍檔案轉換而來，由學校交轉遞畢業生就業單位或人才交流機構管理，若無就業單位則由學校免費保存兩年。畢業生檔案轉遞需要按照《就業協議書》簽發《報到證》，完成轉遞檔案[1]。若就業單位是國有企業或企業事業單位那么檔案轉遞到工作單位。如果是非公有企業，那么檔案轉遞到人才交流機構。若離校未就業，則轉遞到戶籍所在地。對于高校畢業生來說不論考研、出國、就業都需要用到檔案，如檔案丟失便無法辦理相關證明。對于企業來說，通過畢業生檔案，用人單位可以對學生基本情況有一個初步了解，是用人的重要依據?？梢娮龊酶咝．厴I生檔案管理、轉遞工作的重要性和必要性。
二、當前高校畢業生檔案管理、轉遞工作存在的問題
（一）缺乏對高校畢業檔案特殊性的重視
高校畢業生檔案與其他檔案不同具有一定特殊性，有著流轉速度快、流動性強等特點，管理復雜性要遠遠大于傳統檔案。通常情況下畢業生檔案多保存在生源地、用人單位或人才交流中心。但近些年，我國畢業生跳槽率明顯增大，檔案管理、轉遞工作面臨著新問題、新情況[2]。但當前我國在高校畢業生檔案管理方面并沒有正確認識到畢業生檔案的特殊性，工作開中存在著不重視、敷衍應付等現象，管理方式粗放，一些時候甚至不能保障畢業生檔案完整性。
（二）不規范
雖然我國已了《高等學校檔案管理辦法》，但仍沒有具體且具有可操作性的高校畢業生檔案管理規定，當前我國在高校畢業生檔案管理、轉遞工作方面，管理體制十分混亂，并且缺少專職檔案管理人員，管理人員多沒有接受過專業檔案管理的系統培訓，并不具備專業檔案管理技能和知識，這嚴重影響了檔案管理、轉遞工作效率和質量，在檔案收集、整理、歸檔等工作中時常造成學生檔案的遺失、損壞。
（三）管理方式落后
隨著我國高等教育招生范圍的不斷擴大，高校畢業生數量大幅度增加，檔案信息量越來越大，檔案管理、轉遞工作復雜性也隨之提高。但當前大多機構在高校畢業生管理中仍停留在老模式、老思路當中。當前不僅學生檔案信息化程度不高，且管理中也缺乏對信息技術的運用[3]。傳統人工管理模式已無法適應新形勢下日益復雜的檔案管理工作需求，傳統人工管理方式不僅效率低下，也較容易出現紕漏。
三、高校畢業生檔案管理、轉遞工作改進思路
（一）正確認識高校畢業生檔案管理、轉遞工作
想要提高我國高校畢業生檔案管理、轉遞工作質量，就必須正確認識高校畢業生檔案管理、轉遞工作的特殊性，提高對畢業生檔案管理、轉遞工作的重視，積極改革畢業生檔案管理、轉遞工作，為其開展創造有利條件，加大投資力度強化對信息技術的應用，構建現代化管理工作模式，從而實現高校畢業生檔案信息化。信息化管理不僅管理效率更高、速度更快，且更加方便、可備份，不易丟失。
（二）健全管理制度
高校畢業生檔案管理體制混亂，檔案管理、轉遞工作有效性差和缺乏必要的管理制度有著直接關系。想要提高高校畢業生檔案管理、轉遞工作水平，就是建立起科學、合理、規范，符合畢業生檔案管理特征的管理制度，通過制度保障畢業生檔案管理、轉遞工作的順利展開，利用制度增強工作人員責任心，提高工作有效性。制度不僅能夠為畢業生檔案管理、轉遞工作開展提供依據，更能夠有效協調各相關部門工作，使畢業生檔案管理、轉遞工作有條不紊的開展。
（三）提高管理工作人員綜合素質
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隨著社會的不斷發展，對人才學歷證明的要求越來越高。近幾年，畢業生在工作中與單位簽訂勞動合同時，必須要有檔案的跟隨，對函授檔案的要求提高，促進函授畢業生的檔案流動。但是還有很多畢業生從來沒有重視過檔案的管理，導致檔案流失，真正使用檔案時找不到檔案。目前函授檔案有三種現象：一是現階段許函授畢業生工作不穩定，沒有找到十分滿意的工作，一直處于尋找觀望的狀態，為了方便將檔案留在自己的身邊，長時間檔案成為“死檔”。二是畢業生與單位簽訂勞動合同，檔案會在單位保存，但是由于后期換工作的原因，導致檔案無人管理，沒有重視自己的檔案，最終導致檔案成為“棄檔”。三是高校函授畢業生將自己的檔案放在所在地人才交流中心進行管理，費用雖高，但是提取方便，當地的人才交流中心根據畢業生的工作實際情況，將函授檔案放置在正規單位保存，以免成為“棄檔”。
2 目前高校函授畢業生檔案管理中存在的問題
2.1 高校函授畢業生檔案管理技術落后
高校函授畢業生檔案管理工作要被重視，并且有計劃的做好檢查和監督，需要技術的支持。但是目前高校函授檔案管理的技術落后，管理模式仍然采用傳統的紙質管理，基本設施不夠先進，沒有使用先進的電子管理模式進行檔案管理。
2.2 高校函授畢業生檔案管理意識落后
部分高校函授檔案管理工作人員對函授畢業生檔案管理不夠重視，工作人員的檔案管理意識薄弱，高校沒有結合社會發展的實際情況度函授畢業生的檔案管理進行教育滲透，讓函授畢業生度檔案管理的重視程度不夠，觀念意識落后。部分高校只重視教學檔案的管理，忽視函授畢業生的檔案管理工作，造成函授畢業生對檔案管理出現怠慢的態度。
2.3 高校函授檔案管理制度不到位
沒有規矩不成方圓，高校函授檔案管理制度的制定不到位，高校檔案管理危機體現在高校畢業生函授檔案管理制度沒有相應的規章制度上。即便部分制定了關于高校函授畢業生檔案管理制度，但是并沒有進行落實，紙上談兵罷了。高校函授畢業生檔案管理制度不完善的現象非常普遍。
2.4 高校函授檔案管理制度缺乏監管制度
高校畢業生函授檔案管理制度上缺乏定期檢查和監督制度的落實，由于函授畢業生檔案的特殊性和社會的復雜性，高校函授畢業生的檔案中存在造假現象，高校畢業生函授檔案管理工作人員要進行定期和不定期的監督管理。
3 做好高校畢業生函授檔案工作的建議
鑒于目前高校畢業生函授檔案管理的現狀和問題，各大高校函授點應該加強對函授檔案管理相關內容，讓各個單位通過高校函授檔案來了解畢業生，來增加函授畢業生的就業競爭力。一是要進行函授檔案管理的網絡化，在高校的相關平臺上可以在認可后查看不涉及隱私的檔案內容。高校的檔案管理部門要充分與學信網等網站做好銜接工作。將函授畢業生的檔案相關信息整理起來，建立全面的個人檔案信息數據庫，讓函授畢業生受益。二是要做好高校畢業生函授檔案轉交工作。高校應該嚴格要求函授點對韓函授畢業生的檔案進行傳遞工作，并制定出檔案管理相關制度，高校要對函授畢業生進行思想觀念的更新，讓函授畢業生意識到檔案的重要性，并及時將檔案轉移到畢業生單位或者當地人才交流中心，確保檔案安全存在，避免度函授畢業生的就業帶來不必要的麻煩。對于就業的函授畢業生，一定要清楚工作單位的性質。如果是政府機構、國營企業、事業單位等單位有權保管檔案的，放置在單位進行管理；如果是民營企業或者是個體經營是沒有權利保管檔案的，那么就要將檔案放置在人才交流中心進行保管，函授畢業生一定要重視自己的檔案。
4 高校函授畢業生畢業檔案管理的思考
隨著教育水平的不斷提高，函授學歷在社會中是不被重視的，函授檔案更是無人問津。應如何改變這種現狀？
首先，高校函授畢業生要提高認識，函授是被社會承認的，并沒有因為學歷性質而廢除函授，充分說明函授是有自身的價值的，函授畢業生簽訂勞動合同和評職稱時都需要有函授檔案，我們要正確認識到這點，我們要更新傳統的思想觀念，認識到函授檔案的重要性，并攜手努力，關注函授，重視函授檔案。函授畢業生對待自己的檔案就要像重視自己的畢業證書一樣，要愛護自己的函授檔案，為日后的工作需要做好充分的準備。
