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群眾文化藝術檔案提供利用工作是群眾文化工作領域的關鍵性業務，即以藝術檔案資料室儲藏的檔案信息資源為利用者服務的一項業務工作。
首先，群眾文化藝術檔案提供利用工作代表著群眾文化藝術檔案工作的成果直接同群眾文化工作發生各種服務關系，集中體現了群眾文化藝術檔案工作的方向和作用。因此，只有極大地提升藝術檔案工作者的服務思想，充分地利用群眾文化藝術檔案工作對其他各項工作的服務關系，才能完整體現群眾文化藝術檔案的價值。從相反的角度來看，群眾文化藝術檔案的價值在于充分體現其利用率的高低，檔案利用的頻率越高，發揮檔案的效能越好，同時，作為群眾文化藝術檔案工作聯系群眾文化工作的"窗口"，利用工作做得如何，是衡量藝術檔案室業務水平的重要標準，是藝術檔案室得以生存和發展的條件。
其次，群眾文化藝術檔案提供利用工作又在一定程度上體現了外界利用檔案的需要。這一點主要表現在：
1.藝術檔案的形成來自于各業務部門的工作中形成的資料，對這些資料的加強管理正是藝術檔案部門的主要任務。而隨著群眾文化藝術檔案提供利用工作的開展，其他業務部門必然對檔案工作提出更新的要求。
2.通過藝術檔案提供利用工作的實踐可以獲得有關檔案管理的反饋信息，能夠比較客觀地發現其他環節工作的優劣，以便取長補短，不斷提高工作水平。
3.開發藝術檔案提供利用工作能與廣大的利用者發生廣泛的聯系，擴大群眾文化藝術檔案工作的影響，這是對群眾文化藝術檔案工作最實際、最有效的宣傳，能引起群文戰線工作者對藝術檔案工作的重視和支持。
因此，開展群眾文化藝術檔案提供利用工作是藝術檔案管理系統輸出藝術檔案信息和發揮藝術檔案作用的有力渠道，我們要通過提供利用這一渠道輸出藝術檔案信息，發揮群眾文化藝術檔案在群眾文化工作中的重要作用，實現其各種價值。
二、豐富熟悉室藏等實際工作中的服務思想
在實際工作中，為藝術檔案建立良好的物質基礎，提供豐富的室藏保障，是藝術檔案工作和其他業務部門工作良性循環的基礎，更是工作實踐中服務思想的生動體現。這需要群眾文化藝術檔案工作人員和各業務部門之間本著對群眾文化事業認真負責的態度通力協作。經過多年工作在藝術檔案管理一線的實踐經驗，筆者認為，做好豐富熟悉室藏工作需要做到以下幾點：
1.藝術檔案工作人員要有責任心，充分認識到檔案室的藏量在提供利用工作中不可代替的重要性，并本著積極服務的思想，主動地與各業務部門保持密切聯系，盡量地把各項活動及相關的材料收集全面，并在收集過程中主動宣傳藝術檔案對群眾文化事業發展的參謀作用，以取得相關人員的理解與支持。
2.藝術檔案工作人員要有過硬的業務能力，建立健全檔案檢索系統，使其成為對各業本部門有參考價值的藝術檔案，以便順利地提供利用。
3.各業務部門也應在各項業務活動中，盡可能及時、全面、完整地將本次活動中形成的資料移交給藝術檔案部門，提高對移交工作重要性的認識。
4.工作人員要熟悉室藏，這是檔案工作人員的基本功，也是搞好藝術檔案提供利用工作的重要條件。
5.藝術檔案部門和檔案工作人員必須樹立堅定的服務思想和良好的服務態度。
三、群眾文化藝術檔案資源開發中的服務思想
以往的藝術檔案工作往往將重心偏向于保管，但這樣的工作重心往往無法發揮藝術檔案管理作為一項"服務"的作用。因此，談到服務思想的重要性，我們就必須將藝術檔案工作和"服務"充分掛鉤，即有效利用藝術檔案中潛在的資源，使其為群眾文化藝術事業服務。下面，筆者將以兩種方式為例闡述群眾文化藝術檔案資源的開發。
1.傳統的借閱方式。這是檔案提供利用的主要方式之一，也是檔案工作一直以來所采用的。針對該方式，我們總結了過去的經驗教訓，提出采取對文書檔案（館務類）與藝術檔案（業務類）分別組綜合卷的方法提供利用。同時，我們也要建立健全關于借閱范圍、手續及借閱者應遵守的有關保護內容的規章制度。檔案員應在熱心服務的基礎上對歸還的檔案進行認真清點并對發現的問題及時采取措施妥善處理，真正實現管理和服務的一體化。
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(一)調研的內容
首先，調研本館的主要用戶群體構成及變化趨勢。一般而言，一個檔案館的檔案用戶都具有相對的穩定性，即有一個或幾個核心用戶群，這些核心用戶群也是檔案館的主要服務對象，滿足了他們的信息需求即滿足了大部分的信息需求。另一方面，檔案用戶的構成不是一成不變的，由于某項國家政策的出臺，或是檔案用戶本身生存狀況的變化等原因都會影響檔案用戶的構成。對于檔案館而言，應及時了解和跟蹤檔案用戶的變化，預測變化趨勢，并據此調整檔案服務中某些不相適應的環節，將有利于開展優質高效的檔案服務。[1]
其次，調研檔案用戶的需求特點。不同的檔案用戶類型有不同的需求特點，檔案館應根據不同的需求，提供有針對性的服務。目前，檔案界對各類型用戶需求以及對需求的調查分析已經有了一定的研究成果，[2]檔案館可以借鑒這些研究成果并與自身的核心用戶群“對號入座”，提供相應的服務。但做到這些還不夠，在網絡迅猛發展的今天，人們對信息要求更高、方式也日新月異，檔案館如果不與時俱進、突出自己的優勢，就很難被選擇。
再次，調研檔案用戶的心理特征。檔案利用行為是檔案用戶內在心理和外部環境共同作用的結果，因此檔案館研究分析檔案用戶的利用心理，將對檔案工作起到積極的作用。比如檔案用戶在利用過程中存在維護自我形象的心理，檔案工作人員就要隨時觀察、研究不同用戶的特點，有針對性地采取適當服務態度和服務方式。
(二)調研的方式
調研的方式有館內、館外兩種。館內調研主要是做好登記記錄，也就是要利用好檔案登記表，這就要求檔案登記表要足夠詳細。不僅包括查檔人的姓名、單位、檔案名稱等基本項目，還要增加查檔人的具體聯系方式、查檔原因以及用后效果等項目，同時保證填寫做到認真負責。
館外調研絕不可少。在實際中，有不少人存在檔案需求，卻由于種種原因沒有來館查詢，也沒有通過其他方式利用檔案。對于這一部分人，我們稱之為檔案的潛在用戶。館外調研的主要目的就是挖掘潛在用戶，通過定期的問卷、訪談等調研方式可以幫助檔案館掌握社會中的潛在檔案需求，然后據此有目的的推出檔案信息，從而使潛在用戶向現實用戶轉化。調研的結果用于建立用戶聯系表或數據庫，這些聯系人可作為檔案館推出自我服務的主要對象。
二、檔案服務工作的改進
用戶調研不是目的，檔案館真正要做的是根據調研結果，有針對性地調整服務工作中不適合的環節。
(一)檔案資源的整合方面
在檔案資源的整合上，首先要在原有館藏的基礎上，加強對已開放檔案的集成化管理和開發。這里所說的“檔案集成化管理和開發”是指將聯系緊密或檔案用戶普遍需求的檔案以某種方式歸納、整合和組合，以整體的形式集中展現，并在必要的情況下對這些檔案信息進行深層次的編研和開發。這是因為現代檔案用戶對檔案的需求不再局限于檔案原件，而對經過編研、序化和深加工的檔案信息顯得更有興趣。[3]比如，對于政府信息、城市記憶和百姓證明等共享性的檔案信息資源就要進行有序的整合，實行集成化的管理。其次要建立館際互借系統。對于特定的檔案館而言，收集的范圍有限，收集到的檔案也不可能面面俱到。與其他的檔案館建立館際互借系統，能夠拓寬檔案館的服務范圍，也為用戶提供了便利條件。當然，對于用戶廣泛需求而本館又欠缺的檔案，在今后的收集過程中，要加強對相應檔案的收集。再次要突出特色，發揮自身優勢。檔案館在長期收集檔案過程中，一定在某一方面有自己突出的優勢。其實，一般的地方檔案館也都匯集著反映當地一定背景下特定事物興衰變遷的一些特色檔案。這些都應該成為檔案館吸引用戶的“招牌”，檔案館應積極發揮這些特色優勢使自身得到增值。
(二)檔案資源的配套服務方面
在配套服務上，首先要提供多樣化的查詢和利用方式，在以館內查詢為主體的情況下，開通網絡利用服務，提供代查、郵寄、傳真等服務，甚至在用戶不方便的情況下主動送檔上門。其次要提供多樣化的檢索系統，并盡量簡化檢索方式。當前全國各級檔案館的檢索方式都存在過于專業化、多樣化欠缺等問題，這些都難以滿足現代人查找信息的心理，因此，檔案館開發出一種適合于普通民眾的簡易化檢索系統顯得很有必要。再次要營造一個干凈、舒適、方便地利用環境。最后要提供細心、耐心以及專業化的咨詢服務，加強對用戶引導，努力消除在檔案利用過程中的障礙。
三、檔案信息的宣傳與“推送”
李揚新認為：“檔案利用者需求分為客觀需求、認識需求、表達需求三個層次。最佳的狀態是三者完全一致，而實際上這只是一種無法達到的完美極致。”[4]因此，檔案館不該僅僅坐等檔案用戶上門查檔，還應采取積極的措施“刺激”人們這種潛在的利用需求，使上面所說的三種需求盡可能地達到統一，即客觀需求能夠被認識并表達。而滿足這個目標的重要條件就是檔案館要對館藏檔案進行積極的宣傳甚至直接推送給用戶。
宣傳是檔案開放的窗戶，檔案館不必拘泥于形式，可利用多種媒介向公眾宣傳已開放的檔案或目錄，尤其要重點宣傳根據調研的用戶需求整合出來的目錄，也可以舉辦檔案展覽等。為了貼近人們生活，檔案館可以積極配合重要紀念日、重大歷史事件和活動等，利用檔案信息資源廣泛開展教育。[5]或者，將各種檔案的內容進行提取，并利用計算機技術開發出一種類似于知識尋寶的小游戲，這樣，公眾在娛樂 之中就學到了知識，檔案館也達到了傳播檔案信息的目的。
信息推送是一種信息管理技術，是通過一定的技術標準或協議，在互聯網上通過定期傳送用戶需要的信息來減少信息過載的一項技術。推送技術根據用戶的興趣來搜索、過濾信息，并將其定期推給用戶，幫助用戶高效率地發掘有價值的信息。檔案館可以借鑒推送技術及時將用戶可能感興趣的檔案信息傳送給用戶。不過，在當前情況下，由于我國檔案的數字化程度還不高，不能完全依賴互聯網。這就要求檔案館一方面加緊推進檔案的數字化，另一方面積極探索多樣化的方式將檔案信息推送給用戶。比如利用第一環節建立起的用戶聯系表，采用郵件或短信的方式將用戶可能感興趣的信息發給用戶，從而讓用戶及時了解并利用檔案。
四、檔案利用后的信息反饋
檔案利用后的信息反饋是檔案館提高和改善服務、提高檔案利用效果的保障。具體而言，包含以下幾個方面。
反饋信息的收集。收集內容主要包括兩方面：一是檔案用戶對檔案館提供的各項服務的評價。如檔案工作人員的態度如何，規章制度是否合理恰當以及提供的檢索工具是否方便易用等方面。二是檔案用戶利用檔案信息的效果評價，如是否解決了實際問題，是否產生了經濟效益和社會效益等。[6]收集的方式可通過建立檔案利用效果登記簿主要了解用戶利用時對各項服務的要求、評價和建議；利用檔案用戶聯系表定期調查利用后的效果；也可以建立利用信箱制度隨時接收檔案用戶的反饋。反饋信息的收集要盡量做到準確全面，爭取收集到每一個檔案用戶的反饋意見。
反饋信息的整理和分析。在實際的工作中，檔案用戶反饋回來的信息數量是龐大的，而且涉及的問題種類繁多。因此，檔案部門要對這些信息進行分門別類的整理、去粗取精獲得有用的反饋信息。然后對這些信息進行統計、分析和歸納，最終得到反映各方面問題的總結性的結論。
反饋信息的應用。對于用戶反饋回來的具有普遍性的問題，檔案館要真正落到檔案服務的各個環節，并加以改進和提高以滿足用戶的要求。對于那些取得較大現實效用的檔案實例加以匯編，從而為今后的檔案宣傳工作服務。而對于那些沒有達到現實效用的檔案利用行為，要積極找出原因，進行補救。
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作為企事業單位的基本信息架構和基本的信息記錄反映，檔案記錄與管理對于企事業單位的發展及對往經驗的總結有著重要的影響，集成化的信息檔案數據不僅是人員及事件的實時數據庫更是基本的數據測恒保值的重要指標，可以集中反映人員及事件的發展動態及社會群體組織的靜態平衡，不僅有著現實的數據指導意義更有著數據保值，現實數據恒定的單位值衡量的意義，由此可見，做好基本的檔案信息歸類和基本的數據檔案分析，對于促進社會組織的現實指導思想有著極大的價值。相對來看，來源于現實數據的實時記錄不僅是社會群體組織衡量自身發展潛力的重要指標，更是國家對于社會群體組織進行基本數據管理的有力參考，通過實時的檔案數據記錄，可以對歷史進行經驗總結，對于現在發展趨勢進行有效的數據分析，對于未來的發展戰略進行有效規劃，從而促進企事業單位能夠保持恒定發展速度和穩定的增長規模。
2 基本檔案信息規劃操作體系的建立
在檔案信息領域發展中，系統的目標是多元化發展步驟的集中表現，同時，目標立足于層次化，具體化是保證針對不同形式下模式組成進行因條件進行目標調整的基本前提。目標的制定是整體系統發展過程的向性規劃，對整體任務安排有著引導功能，其具體的定位設計決定著全方位的規劃能否順利實施。針對系統發展模式轉變受傳統制度制約這種狀況， 完善目標的轉變，具體可以采取以下方法：1.要把目標與規劃工作進行統一，以便更好地對進度進行控制和管理，而且要深入了檔案信息狀態及發展態勢，制定出實際需要的方案，進行實踐性操作從而提高對系統目的具體性認識，做出相應的規劃安排。2.在相應的進度安排下，運用目標選擇對系統進行優化，同時保持其進度不變的情況下繼續深入系統實踐。并且在設計方案時，需要不斷地根據進度進行安排，并且根據實際情況進行合理變更。3.由于發展趨勢的不斷變化，在具體發展過程中還要把握好整體效果，顧及好現狀，協調多方面積極因素進行配合，實現對過程的整體把握，有利于對進度的更好掌控。同時；建立“規劃性”檔案信息管理模式，那么在現實數據反饋下下計算機與智能化導向命令要進行充分的互動，計算機居于命令傳授的引導位置以準確的指令向智能化操控模式發出命令，使信息計算機的系統思維由被動形態的接受轉變成主動狀態下灌輸，從而提高系統的運營效率。首先，在系統運行過程中要摒棄傳統的操作思路，以精確的系統語言為引導，提高系統的智能轉化，從而保證數據綜合分析的準確無誤。
3 檔案管理服務模式的創新
服務工作是推動社會向前發展的動力，社會群體之間、社會物體之間、人與人之間都是通過服務為彼此聯系的紐帶，維系著彼此的存在與發展，是維持社會機能正常運轉的重要前提。檔案管理科室及檔案管理機構，是歷史數據查詢的重要地方，同時也是相對社會領域的歷史信息匯總記錄的地方，對于社會信息文化的傳承有著重要的作用。它的基本職能是直接或者間接的滿足受眾者對于歷史信息的需要。體現于檔案管理的各項工作的出發點和歸宿點都立足于服務。要想充分的搞好檔案信息的服務的工作就需要有著高素質的人員來擔任管理員，只有高素質的人員進行管理工作才能創新信息服務模式。在檔案信息服務結構管理方面，系統管理體系的建設應該以人員為責任主體進行邏輯鏈條的結構的經營模式鏈接，人員起著管理發展的直接性引導作用。在實際檔案服務主體規范性分析，還需要對信息管理的職能進行從不同角度的細致劃分。首先，從現實需要的角度出發，管理的客體包括檔案信息管理與組織管理，由管理搭配的各個方面協調配合產生的，當各類的服務模式與到其中的時候，就需要對它們進行優化管理分析，這樣才能保證管理機能的有效運行。
4 檔案信息管理的數據創新化需要
在社會知識文化競爭日益激烈的今天，對于大型的檔案管理中心來說，檔案是技術競爭的核心，檔案管理是知識效益競爭力的標準。在檔案管理的過程中，數據化技術體系的優化管理已經不再局限于檔案閱讀控制的范疇之中而是人們獲得歷史數據的戰略競爭力的核心。檔案的數據化管理以技術和信息的基本化管理為數字化驅動的背景，對常態化數據的運作和績效評估進行詳細的記錄，在記錄數據的核心前提下，建立數字化管理的體系，將所有的檔案類目的項目分化瓦解到相應的管理環節和知識普及之中去，大大提高了檔案創新化服務的速度。同時，系統與其他的技術應用模塊進行優化搭配，形成垂直管理的計算數據庫，提高數據的集成運用性，對各個種類的檔案信息進行協調化的搭配管理，形成獨具項目個性的管理模式，對提高服務模式的科學性、正確性，提升檔案管理中的創新服務的核心競爭力有著積極作用。
5 檔案管理的特色化發展趨勢
檔案管理工作的創新服務模式改變的時候，也要在創新服務的綜合帶動下，改變自身發展的方向，樹立特色服務發展的目標，建立特色服務體系，綜合影響和服務因素，帶動特色趨勢的發展。其特色趨勢發展的方向包含三個帶動點，首先要綜合開發本單位的特色信息服務，建立特色信息服務體系，在發展改革的過程中樹立創新的特色發展模式，確立特色信息發展的引導地位。要努力建設自身的特色信息服務的體系，構建自己獨特的信息服務風格，占據信息人才獨特培養的培養的地位，形成特色產業服務。在服務項目的選擇和信息價值定位的過程中，要統籌全局的發展思路，轉變工作方式，進行多種形式的信息服務經營，運用科學技術手段優化管理檔案系統信息，形成自己鮮明的產業特色和檔案服務的風格。要規范信息健康發展，減少發展的阻力因素，推動體制的深化改革。要積極發展行業的創新業務，將新的手段技術與服務相結合。但是創新的此舉，預示著未來發展的中心和活動行為需要選擇，具有很大的不穩定性和未知性，因此要創新產品，一直要做好全面的準備。要對各個相關方面進行深入系統的調查研究和科學客觀的預測分析，不可單純靠人為，從長久發展著手權衡利弊，分析信息的優缺點對于信息來說得多還是失多。在一定的創新規劃性指導的情況下，對內容進行一定的量化分析，從而進行特色體系創新機制的建立。
6 結語
新常態下的檔案管理模式的創新需要結合于各方面的資源和積極辦法進行根本的管理性變革，同時在滿足于信息集中化需要的前提下，做好檔案服務工作的特色化創新和新特色檔案信息服務模式的打造，努力的促進檔案管理技術的進步和管理效率的提升。
參考文獻
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2 嚴守紀律，培養良好職業道德
檔案工作者的職業道德是根據社會道德結合檔案專業特點，對檔案工作者提出的日常行為準則和道德規范，它是職業道德在檔案領域中的具體體現。
2.1 遵紀守法，嚴守秘密
檔案工作是一項不同于其它行業的服務性工作，是按規定和一定程序為單位為社會提供檔案服務，有些檔案記錄著國家的、單位的、商業的科研的一些機密，保密工作成了我們檔案工作人員必須遵守的一項重要課題。因此，檔案工作者必須具有嚴格的保密觀念和良好的保密習慣，以確保檔案政治上的安全。正確處理好開放利用與保密的關系，在確保安全的情況下充分開發利用。
2.2 淡泊名利，熱心服務
檔案工作的職業特點和工作手段決定了它本身是一項服務性很強的工作。其出發點和最終目的，就是為工農業生產、科研和精神文明建設服務，為各項社會工作提供一定的條件。檔案工作不同于其它的服務性工作，只能通過服務對象進一步創造服務，這就決定了服務效果是間接的和潛在的，沒有直觀的經濟效益。這些就要求檔案工作者必須摒棄名利思想，甘做無名英雄，全方位提供服務，這是檔案工作者最基本的職業要求。
2.3 態度嚴謹，作風扎實
檔案工作是一項科學性、服務性和技術性較強的工作，更是一項復雜、細微、煩瑣的工作。嚴謹細致踏實的工作作風，是優質服務的前提條件。這種工作作風，體現在檔案整理、管理、利用的各個環節，任何一點差誤都會給其它檔案管理環節和利用者帶來許多困難，甚至造成難以查閱以至人力物力的浪費。
3 潛心學習，努力提高專業素質
3.1 認真學習，熟練掌握檔案專業知識
檔案工作者必須系統地學習、掌握檔案專業知識。檔案業務理論來源于檔案工作的實踐，反過來檔案工作的實踐又迫切需要檔案專業知識的指導。作為一名檔案工作者，要解決檔案事業發展過程中出現的新情況、新問題，不但需要一定的科學知識，而且需要較好的專業理論水平。只有這樣才能將工作中的新現象、新經驗提到理論的高度來認識，從而在實踐中不斷總結、補充、發展、完善專業理論。
3.2 與時俱進，主動掌握現代化檔案管理技術
隨著檔案門類日益增多和科學技術管理手段在檔案工作中的應用，檔案管理方面的科學化，現代化設備也迅速增加，尤其是近幾年興起的電子文件歸檔與管理這一新課題，這就必然要求檔案工作者要熟悉和掌握現代技術知識。只有這樣，具體工作才能得心應手。
3.3 廣采博取，努力學習科技檔案相關知識
檔案工作和其它專業工作一樣，都不是孤立的，除了要求要掌握檔案專業知識之外，還必須對于一些基礎和相關知識有足夠的了解。作為科技檔案工作者，要認真學習并掌握一定的農業科研知識，只有對農業科研規律、農業科研項目等有一定的了解，才能對農業科研檔案的收集整理、管理和使用做到有的放矢、準確
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一、提高對文秘工作重要性的認識
文秘工作是以領導機關工作有效運轉和為領導者決策服務為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務性工作。文秘工作既區別于領導工作，又不同于業務部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規范性，主要有以下幾方面：
一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領導機構的。它的活動內容主要是圍繞著領導機關和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領導思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項目的設計或客戶前來咨詢工民建或城市規劃設計等相關問題，及時與領導、工作人員聯系或直接給予解答；需要做出積極的反應，抓住商機，為領導機關的工作運轉和領導者的決策提供輔工作。
二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務或收發傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協調上下級事務，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經驗，進行預測，有多種準備和處理方案，就有望把被動變為主動了。
三是文秘工作的服務性。文秘工作的服務性也是事務性，服務性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點
二、加強檔案管理勢在必行
文秘工作的性質決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關鍵。
首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業的工作效率；能夠使企業更好地貫徹落實好上級領導部門的精神；為設計人員提供學習進修的信息，使設計人員的技術水平不斷提高，有效地促進經濟效益。可以說，文秘工作的優質服務對墾區的經濟和社會建設都在起著不可估量的作用。因此，以基礎檔案管理為起點，規范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規范有序地健康發展。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質基礎直接關系到文秘工作的科學性、全面性。檔案資料科學性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務。
三、文檔工作要更好地為經濟建設服務
文秘部門要加強檔案管理，更好地為經濟建設服務，應從以下幾個方面入手：
一要建立健全檔案管理機構的職能建設，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標準、規范的研究制定工作，保證為領導決策提供信息的方向性和準確性。
二要加快檔案信息化建設步伐，提高檔案工作現代化水平，努力做好檔案“三網”（局域網、黨政網、互聯網）“一庫”（數據庫）建設，保證為領導提供決策信息、決策方案的及時性和全面性。
三要及時做好電子歸檔及規范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子政務建設，通過技術支持與制度建設，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現電子文件與紙質文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領導工作和決策服務的科學性和安全性。轉貼
四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。
五要嚴把工程檔案歸檔質量關。這是做好竣工檔案管理的關鍵。高質量的工程檔案來源于領導的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領導重視的良好基礎上，檔案員參加工程竣工驗收，參加科研成果鑒定，參加新設備購進開箱是“三參加”的重要內容，也是加強重點工程檔案管理的關鍵。因為要做好重點工程檔案管理，首要的任務就是明確質量標準，把住重點工程竣工檔案的歸檔質量。黑龍江省農墾建筑設計院建筑設計具備國家甲級資質、城市規劃具備省乙級資質、公路行業具備省丙級資質。該院領導十分重視設計工程竣工檔案歸檔工作，每項工程從初設到竣工驗收都層層嚴格把關。
其主要內容是按合同要求，在合同任務書、地質報告、設計方案、報批圖、施工圖、效果圖、質檢、檔案、設計資質等方面，要求建筑設計師、結構設計師、水暖電氣設計師、城市規劃設計師都必須肩負起責任。
四、結束語
作為一名文檔工作人員必須嚴把設計竣工檔案的歸檔質量，歸檔的設計竣工檔案必須達到完整、準確、系統的要求。完整的標志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內容的歸檔資料從建設項目的提出、立項審批、勘察設計、到竣工驗收全過程形成的應歸檔的文件都要收集齊全；準確的標志是指檔案的內容需真實地反映工程竣工時的實際情況和建設過程，歸檔的竣工資料與實物一致，圖物相符，賬圖相符，技術數據可靠，簽字手續完備，施工中的設計變更按有關規定進行個性補充或重新繪制，不允許有任何差錯;系統的標志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規律和成套性的特點，保持文件材料之間的有機聯系，進行科學分類和系統排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領導和部門有效的服務，更好地優化檔案管理，做好文秘工作。
參考文獻：
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[2]高德武，周愛東，李文.檔案工作創新思路[J].科學與管理，2005，(02).
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1.1 農墾檔案管理工作的內容。農墾檔案管理工作的內容包括三方面：第一，收集地區農墾發展工作的相關資料，如地區農作物種類變更和發展資料、農墾產值資料、農墾過程中遇到的自然災害資料、農墾面積增長資料和相關農墾行業的建設資料等，這些資料為地區歷史回顧提供基礎；第二，將收集來的資料進行分門別類的整理和存檔，并在日常工作中對檔案進行安全維護和保養；第三，提供檔案服務，即對檔案借閱者提供相關的檔案，在農墾和農業經濟發展規劃中給出基于檔案材料的建議和幫助。
1.2 提升農墾檔案管理水平的必要性。農墾檔案管理能夠使相關負責部門對當地農業發展情況進行系統的、全面的了解，并能夠為當地農民和農墾相關企業的建立提供便利，因此，提升農墾檔案管理的水平，也就是提升政府對地區農業的全局性掌控水平、提高與農墾相關的各行業的科學、合理發展的可能性，由此可見，提升農墾檔案管理水平是相當必要的。
2、目前農墾檔案管理工作中存在的問題
2.1 檔案管理服務性低
農墾檔案對現實的農墾發展工作起到指導和借鑒作用，使檔案發揮“存史鑒今”的功能。但目前農墾發展存在很多問題，如廢舊農機的過度使用、農墾科學性差、農墾產業行業過于密集等，這些問題的產生與農墾檔案管理未能發揮其“借鑒性”的服務作用相關，檔案管理服務性低，是目前檔案管理水平落后的表現形式之一。
2.2 檔案管理方式落后。目前農墾檔案資料多為紙質，在一個農業大市找到十幾年前的農墾檔案資料十分困難；并且，紙質資料保存要求嚴格，農墾資料多有損傷、很容易遺失；另外，紙質資料搬運費時費力，給檔案管理工作人員的日常工作造成負擔，這是由檔案管理方式落后造成的。
2.3 檔案管理內容范圍狹窄。農墾檔案管理要想發揮其對農業發展的指鑒性作用，就必須提供較為豐富的、詳盡的資料。但目前農墾檔案資料大多數還都是關于農業土地開墾、農墾企業建立審批的公文性資料，這些資料細節性不強、可利用性低，使檔案管理工作的實際效用大大降低。
3、提升檔案管理水平的措施
3.1 普及檔案管理知識。農墾檔案的服務性較低的主要原因是檔案利用率不高造成的，而檔案利用率不高則是由于檔案管理工作人員和農墾檔案使用者對農業檔案的使用價值忽視導致的。很少有檔案管理工作者將“發揮農墾檔案對農業的發展的指導、借鑒作用”作為工作目的的一部分，而農墾工作者如普通農民、農墾行業企業家等也很少重視到農墾檔案對農墾工作的重要作用，因此，普及檔案管理知識是必要的。對于檔案管理工作人員來說，應該強化自身的檔案編制、更改等一系列管理工作的水平，從而確保檔案編制的科學性，而這也能夠確保對其使用的便捷性。另外，檔案館也應該對可能使用到農墾檔案的人員進行檔案知識普及，例如開設講座、編制檔案使用手冊或引發宣傳單等，鼓勵農業從業人員對農墾檔案進行調用和使用，以使農墾檔案能夠為農業工作的發展提供幫助和建議。
3.2 建立檔案管理工作規范。檔案管理工作服務性低的另一個原因與檔案管理工作的規范性差有關系，工作規則和標準對任何一項工作來說都是必不可少的，因此，有必要對檔案管理工作標準化規范化水平進行調整。建立檔案管理工作規范一方面可以提高工作人員的工作積極性和工作責任感，另一方面對檔案管理工作的發展也有著積極的促進作用。而且，標準化和規范化應該體現在檔案管理工作的每一個環節中，在檔案管理過程中尤其應該如此，如檔案的保存方式、檔案信息的流轉程序等，都要進行統一規定，避免出現由于不統一標準所帶來的工作時間和精力的浪費。
3.3 增加檔案管理資金投入。農墾檔案管理方式落后主要是由于檔案管理設備落后導致的，這與農墾檔案管理部門領導對檔案管理工作重視程度不足有關。要使農墾檔案管理走上先進檔案管理道路上來，真正為農業行業提供資料查詢和借鑒上的方便，就需要有關領導對這部分工作提高認識，增加對檔案管理的資金投入，制定檔案管理信息化的戰略，并真正實施，設立專門的監督部門對信息化過程進行全程掌控。購置檔案管理信息化所需要相應的軟、硬件設施，如最基本的辦公室常用設備，打印機、掃描儀、電腦和相應的資料收集、管理軟件都要配齊。檔案管理部門必須及時了解工作需要哪些設備，并做好相應的預算，將預算及時、合理上報，為檔案管理工作進入科技化、信息化提供便利，爭取更有利的工作條件。
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（一）熱心服務，不為名利，甘為人梯
檔案工作的任務、工作對象和工作手段決定了它本身是一項服務性、條件性很強的工作。而檔案工作與其他服務性工作的不同在于它不能通過服務對象直接產生效益，而是通過服務對象利用檔案所取得的社會效益和經濟效益來體現。不為名利、勤奮工作、積極主動、熱情周到地為利用者提供優質的服務，是檔案工作者職業道德素質的最基本要求。
（二）要有與新時期主旋律相合拍的政治頭腦
檔案工作者應該是政治頭腦非常清醒的群體，應該在正確的政治方向、政治立場、政治觀點、政治紀律、政治敏銳性、政治鑒別力的指引下進行。
（三）檔案職業道德意識。檔案工作者必須要實事求是，堅持據實立檔，據實用檔，尊重歷史，忠于職守，維護黨和國家檔案的歷史真實面貌，不能任意篡改和歪曲檔案的內容和特征；
（四）遵紀守法，嚴守黨和國家秘密
由于檔案工作不同于其他服務性工作，檔案工作者對于利用者不能“來者不拒，有求必應”，必須克服主觀隨意性。按照法律和工作紀律的要求正確處理保密與利用的關系。當前我國對外交流與合作都在日益擴大，外事活動不斷增加，這給國外敵對勢力竊取我國的高科技技術提供了可乘之機。檔案工作者必須具有嚴格的保密觀念和良好的保密習慣，在不違背保密原則的前提下充分開發利用檔案信息資源，確保檔案在政治上的安全。
（五）檔案信息傳播需要檔案工作者增強其對信息性的認識程度，提高鑒別水平和處理能力，增強開發檔案信息資源的意識，滿足社會各方面對檔案信息日益增長的需求。
（六）檔案工作者要開發檔案信息并主動與市場經濟接軌，參與市場經濟活動，為市場服務。
（七）檔案信息傳播要求檔案工作者努力學習現代化設備的應用技術，促進檔案工作的發展跟上時代節拍。
（八）檔案信息傳播要求檔案工作者在履行服務職能時要有強烈的依法辦事意識，按照黨和國家有關規定進行檔案的開發、開放、公布與利用，正當參與市場競爭。
二、要有與新時期檔案事業相適應的知識層面
（一）檔案專業知識
檔案工作者要了解和掌握檔案專業知識，要熟悉檔案的內容。掌握檔案內容所涉及的知識；檔案工作者還必須系統地學習和掌握檔案學知識，具有較全面扎實的實踐技能。
（二）必須始終堅持科學文化知識學習
1、掌握文史知識。語言文字與檔案管理和服務是不可分割的，具有較強的語言表達能力，對于搞好檔案信息管理工作具有重要作用。通曉歷史，才能了解檔案產生的歷史背景和作用，更好地熟悉、管理和開發檔案信息資源。書寫水平也很重要，因為檔案工作的各個環節。如編目、著錄、標引等與書寫水平是分不開的，若所寫的文字難以辨認會直接影響檔案作用的發揮。
2、掌握相關學科知識?，F代檔案學與相關學科的滲透日益加強，檔案工作者應有重點地學習和掌握相關學科知識。如現代管理學、情報學、圖書館學，還應具有一定的經貿、法律知識。
3、掌握現代化管理知識。隨著檔案管理現代化技術建設和科學技術管理手段在檔案工作中的應用，要求檔案工作者必須熟悉和掌握復印、縮微、音像以及電子計算機等現代化技術知識，才能適應檔案工作發展的需要。
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學校的一項重要管理工作就是檔案管理，檔案管理工作是一項基礎工作，關系到學校的整體管理效率。對檔案分類歸納和保管，體現了一個學校的整體管理水平。學校是一個教學機構，需要保管的檔案種類很多，具體為：一、一般類管理檔案，包括辦學條件檔案、學校管理檔案、教育教學檔案、學生檔案。二、教師業務檔案，三、基礎建設檔案，四、會計檔案，五、特殊載體檔案，包括實物檔案、照片檔案、多媒體檔案等。由于種類多項目雜，對檔案管理的要求就會提高。那么如何有效提高學校檔案管理質量，就成為了每個學校檔案管理者面對的課題。由于學校檔案的特殊性和重要性，學校檔案管理要引起學校領導足夠的重視。學校領導對檔案管理的重視程度和投入程度，直接決定了學校檔案管理的質量。學校檔案包含學生、教師和學校本身的大量有價值的信息，保管好檔案對學校來講是十分必要的。因此，提高學校檔案管理質量具有重要的現實意義。學校檔案管理所搜集整理的檔案都是關系學生的基本信息、教學工作記錄、教育教學經驗和日常工作記錄，對歸納學校教學成果和掌握教學規律、開展教學科研工作都具有促進作用。
但僅僅對檔案管理重視還是不夠的，還需要在檔案管理上采取多種措施，多渠道多層面開闊思路，引進先進的管理經驗，強化學校檔案管理，使學校檔案管理質量和水平有一個整體的提高，更好的為學校管理服務。下面結合我多年的學校檔案管理工作的經驗，對如何提高學校檔案管理質量提一點我自己的看法。
二、提高學校檔案管理質量的具體措施
學校檔案管理工作是為了搜集學校日常管理的原始資料，記錄學校的發展歷史，記錄教師的教育教學成果，為學校今后的發展提供資料支持和幫助。學校應該認識到檔案的價值，并學會合理的利用檔案，開發檔案資源，使檔案為學校的管理工作服好務。所以，學校檔案管理工作質量急需提升。結合我多年的學校檔案管理工作經驗，我覺得要想提高學校檔案管理質量，要從以下兩個方面入手：
1、體現出學校檔案管理的服務性，創新檔案服務理念
學校檔案管理工作搜集匯總了學校發展歷史的資料，是學校各種信息的一個集合?，F階段，不但要發揮檔案管理的信息平臺作用，還要讓檔案為我們服務。
（1）讓學校檔案管理為學校領導提供決策依據
學校的檔案信息匯集了學校每個發展階段的不同材料，包括國家政策、上級精神、學生信息和教學科研成果等，所有這些第一手的材料，都給學校未來發展提供了方向，使學校領導可以從過去的管理方法中汲取養分，搞好當今的學校管理工作。所以，要體現出學校檔案管理的服務性質，利用好學校檔案，為學校發展服務，為學校領導決策提供依據。
（2）讓學校檔案管理為學校教學科研工作提供理論支持
學校的檔案記錄了學校各個階段的教學成績和教學科研成果，是一個公用的教學科研信息庫。那么要想搞好教學科研工作，就要利用好學校檔案，從學校檔案中提取所需的教學科研成果信息，進行合理轉化并應用在當今的教學實踐中。所以，學校檔案管理要做好信息共享工作，使廣大教師能夠從檔案中獲取足夠的教育教學知識，從而推動教研工作有序進行。學校檔案管理也要轉變管理方式，變被動查找為主動提供，為學校的教學科研工作提供理論支持。
（3）讓學校檔案管理為資料查詢工作提供支持和服務
學校檔案收錄了學校、學生和老師基礎資料、個人信息和教育教學信息，這些信息都是常用信息，有些時候在學校管理和老師工作及學生學習中，需要查詢這些信息。例如學?；A設施建設資料、教師的履歷、教師業務素質考核、學生學籍和畢業生報考及錄取信息等。因此，學校檔案管理應該方便老師、學生及家長對這些信息的查詢，要為資料查詢工作提供支持和服務。
學校檔案管理現階段應該從被動管理向主動服務轉變，多層次多角度創新管理方式，樹立服務理念，用優質的服務為學校管理工作作出貢獻。學校檔案管理的服務性要根據服務對象和服務內容的不同進行延伸，總之把握一個原則，就是要讓學校教師員工利用好檔案，發揮檔案的服務優勢，讓檔案服務變得更有針對性、更有實效性。
2、開闊檔案管理思路，提升檔案管理人員素質
（1）創新檔案管理思想
由于檔案的特殊性，在相當長的時間內，檔案都給人以神秘的感覺，讓大家覺得檔案是高深莫測的，是不能輕易觸碰的。這種神秘感給人們帶來了畏懼心理，使人們不會也不敢有效使用檔案。使得檔案管理工作只進行了保存，卻忽視了檔案的服務性，沒有對檔案進行充分的利用。其實這是一種誤區。人們的畏懼心里源于不清楚檔案的分類，將普通檔案也視為機密檔案，認為利用檔案會泄漏機密。而實際上，檔案中蘊藏的知識量是相當豐富的。只要人們好好加以利用，定會對工作產生積極作用。正是源于這種誤區，所以學校檔案管理要創新檔案管理思想，變保存為有效利用，使檔案管理適應目前教育形勢的發展，有效開發檔案的服務性，讓學校檔案為學校建設和發展提供支持和服務，讓普通師生都能學會運用檔案，讓學校檔案管理從觀念上進行一個創新。
（2）轉變學校檔案管理模式
因為學校檔案具有服務性，所以在運用檔案服務的時候，就要轉變學校檔案管理模式，建立起完整的檔案使用制度，規范檔案的收集、整理、歸檔和使用等程序，對檔案管理實行科學化管理，保證使用程序的規范化和制度化。學校檔案管理應采取先進的多媒體管理手段，將電子計算機技術和現代傳媒有效融入學校檔案管理中來，提升學校檔案管理水平。在學校檔案管理中，加大學校信息化建設力度，將傳統的文本信息轉化成電子文本，節省了檔案的保管空間和保管難度。建立電子文本后，可以配套建設電子檔案查詢系統，實現真正意義上的檔案查詢，減輕檔案管理的難度。由于學校部門多，各部門的信息量很大，教師的教學科研資料都很重要，都需要及時進行歸檔，基于這種形勢，就要對學校的各類信息，轉變過去的管理模式，由等待存檔變成主動搜集信息，并對信息進行分類整理，使之達到存檔要求，簡而言之就是變被動為主動，實現檔案管理模式的轉變。
（3）提高檔案管理人員素質
檔案管理工作歸根到底是由人來進行管理和控制的，所以人是第一要素。檔案管理工作的好壞，主要在于檔案管理人員的素質高低。學校的檔案與其他單位的檔案不同，必須具備實用性和服務性，必須為廣大師生提供可靠的服務，所以，學校檔案管理人員必須具備很強的責任心和專業素質。提高檔案管理人員的素質可以從以下兩個當面入手：一是職業道德素質，二是專業技能素質。檔案管理人員的職業道德素質可以通過學校的思想政治教育來實現，通過對檔案管理人員的培訓和教育，使其認識到檔案管理的重要性，能主動提升自己的職業道德素質。檔案人員的專業技能素質，就要依靠專業的檔案管理培訓了。要定期對檔案管理人員進行拓展訓練和專業技能培訓，使其具有較強的業務素質，能夠獨立完成檔案管理工作，真正做到將檔案管理事業當作自己一生的事業來做。此外，還要在學校建立起檔案管理和查詢網絡，提高檔案管理的科技含量，減輕檔案管理人員的勞動強度，通過使用計算機和網絡技術，提升檔案管理品質，實現學校檔案管理的計算機化和網絡化，更好的為學校管理和教學科研服務。
（4）增加學校檔案搜集和整理信息的功能
原有的學校檔案管理工作只是被動式的等待將需要存檔的資料進行歸檔處理，現階段的學校檔案管理工作，由于要突出其服務性，就要增加檔案的搜集信息和整理信息的功能。學校檔案管理人員要根據學校整體形勢和教學動態，主動搜集各方面信息，并對信息進行歸納整理，將信息納入到檔案管理系統中來，更好的實現學校檔案管理的服務功能，為廣大師生服好務。
（5）對學校檔案管理工作作出合理規劃
學校檔案管理工作是一項基礎而繁雜的工作，涉及的信息面廣，搜集和整理信息的工作量很大。想要為廣大師生提供有效且實用的信息，并提高學校檔案管理的服務性，就要對學校檔案管理工作作出合理的規劃。規劃要包括：重點整理哪些實用信息、需要建立和完善哪些檔案管理制度、需要學校制定哪些具體政策來保障檔案管理等等。所以，要想搞好學校檔案管理工作，就要提前謀劃，具有一定的前瞻性，從制度上使檔案管理的服務渠道暢通，使廣大師生能夠多渠道、全方位的利用學校的檔案資源，搞好教研和學習。
三、總結
學校的檔案管理工作之所以重要，是因為這是一項基礎工作，最能體現學校的信息管理水平。學校檔案管理工作的質量，也能反映出一個學校的整體管理效率。一個學校的檔案管理井井有條，也就反映出了學校管理水平很上檔次。此外，通過上面的分析我們可以知道，學校檔案不但是學校管理效率的綜合體現，還具有很強的服務性，能夠為廣大師生提供可靠的信息查詢，為學校領導制定決策提供依據。所以，學校檔案管理工作意義重大。由于學校信息種類多項目雜，對檔案管理的要求就會提高。如何有效提高學校檔案管理質量，成了每個學校檔案管理者面對的課題。通過上面的分析我們可以知道，要想提高學校檔案管理的質量，就要從兩大方面入手，一是體現出學校檔案管理的服務性，創新檔案服務理念，二是開闊檔案管理思路，提升檔案管理人員素質。只有做到了這些，才能夠有效提高學校檔案管理質量，才能發揮學校檔案管理的作用。
本文結合了我多年的學校檔案管理工作經驗，對如何提高學校檔案管理質量提出了具體改進措施。希望對廣大學校檔案工作者提供有益的幫助。
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一、要有與新時期主旋律相合拍的政治頭腦
檔案工作者應該是政治頭腦非常清醒的群體。其一舉一動都應該在正確的政治方向、政治立場、政治觀點、政治紀律、政治敏銳性、政治鑒別力的指引下進行。否則，就會墜入“盲人騎瞎馬”的危險境地，使檔案工作誤入歧途。怎樣才能保持清醒的政治頭腦呢？筆者認為必須與新時期主旋律相合拍。
二、要有與檔案事業相適應的知識層面
（一）檔案專業知識
檔案工作者必須系統地學習和掌握檔案學知識，具有較全面扎實的實踐技能。檔案學理論來源于檔案工作實踐，檔案工作實踐又迫切需要檔案學理論的指導。檔案工作者要了解和掌握檔案專業知識，一方面，檔案是一種知識載體，檔案工作者要發揮檔案的社會效益，就要熟悉檔案的內容，掌握檔案內容所涉及的知識。另一方面，檔案工作者在對檔案進行收集、整理、保管、編研、提供利用中要始終貫穿著分析、研究、綜合、判斷等各種科學的研究活動。檔案工作者只有熟悉和掌握檔案專業理論知識，并具有一定的廣度和深度，這樣在實際工作中才能發現新情況、解決新問題。
（二）相關科學文化知識
1.掌握文史知識。語言文字與檔案管理和服務是不可分割的，具有較強的語言表達能力，對于搞好檔案信息管理工作具有重要作用。通曉歷史，才能了解檔案產生的歷史背景和作用，更好地熟悉、管理和開發檔案信息資源。書寫水平也很重要，因為檔案工作的各個環節，如編目、著錄、標引等與書寫水平是分不開的，若所寫的文字難以辨認會直接影響檔案作用的發揮。
2.掌握相關學科知識。現代檔案學與相關學科的滲透日益加強，檔案工作者應有重點地學習和掌握相關學科知識。如現代管理學、情報學、圖書館學，還應具有一定的經貿、法律知識。
3.掌握現代化管理知識。隨著檔案管理現代化技術建設和科學技術管理手段在檔案工作中的應用，要求檔案工作者必須熟悉和掌握復印、縮微、音像以及電子計算機等現代化技術知識，才能適應檔案工作發展的需要。
三、要有檔案工作需要的職業道德
（一）熱心服務，不為名利，甘為人梯
檔案工作的任務、工作對象和工作手段決定了它本身是一項服務性、條件性很強的工作。而檔案工作與其他服務性工作的不同在于它不能通過服務對象直接產生效益，而是通過服務對象利用檔案所取得的社會效益和經濟效益來體現。不為名利、勤奮工作、積極主動、熱情周到地為利用者提供優質的服務，是檔案工作者職業道德素質的最基本要求。
（二）尊重檔案，尊重歷史
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從檔案管理工作的角度看，其屬于一項專業化程度較高的管理業務，檔案管理并不僅僅是對現成資源的保存和管理，而且還需要采用一些有效的手段和方法對資源進行整理和歸類，這樣才能滿足不同群體對檔案資料的需求。換個角度講，企事業單位的檔案是這些部門某些工作的歷史資料，也是管理的重要組成部分之一，如機關檔案室內保存的檔案是機關開展各種職能活動的歷史記錄，這些記錄是機關開展日常工作時需要經常參考的內容，可見檔案對于機關而言具有非常重要的作用。
（二）檔案管理工作具有較強的服務性
檔案部門對檔案資料進行有效地保管是為了滿足經濟社會各個部門對檔案利用的需要，這充分體現出了檔案管理工作的服務性。檔案管理部門雖然在日常工作中也會開展一些檔案研究工作，但是檔案部門所開展這些研究性工作的最終目的也是為了使檔案能夠更好地為使用者服務。所以作為一名優秀的檔案工作者，應當充分認識到檔案工作所具有的服務性這一特點，并樹立起正確的服務理念，努力為檔案管理工作奉獻出自己的光和熱，這有助于促進我國檔案事業的發展。
（三）檔案管理工作具有一定的政治性
現如今，我國的現代化建設進程日益加快，檔案管理工作為現代化建設服務是理所應當的，而在這個服務的過程中，則很好地詮釋了檔案管理工作的政治性。機要性是檔案管理工作政治性最具代表性的體現，所謂的檔案管理工作機要性具體是由檔案自身的特點和國家的利益所決定的。從古到今，從國外到國內，基本上所有國家的檔案管理工作都具有一定的保密要求，我國的檔案記載著這些年來我們國家發展過程中的政治、軍事、經濟、科技、文化等諸多方面的內容，其中不乏一些重要的機密，若是這些機密外泄，勢必會給國家帶來不必要的麻煩和損失，為此，檔案工作者必須樹立起保密意識，并采取各種有效地手段，確保這些機密資料的安全。
二、檔案管理工作的現狀分析
對于企業而言，人事檔案問題一直都是困擾企業和職工的難題，在當前市場經濟的背景下，企業為了最求經濟效益最大化，使企業與員工之間的矛盾日益激化，最為典型的表現是人員配置優勝劣汰機制的提出，而職工為了追求自身價值最大化，也經常會選擇另謀高就，這就造成了企業為阻止人才大量流失扣押員工檔案的情況發生，甚至還有一些企業因為檔案管理不善造成員工檔案大量丟失。導致以上問題的根本原因主要有以下幾個方面：其一，企業缺乏對檔案管理工作的重視，從而使得檔案管理工作的連續性和長期性嚴重不足；其二，企業檔案管理工作缺乏科學合理、行之有效地制度保障，從而導致了檔案收集和整理不規范、檔案管理力度嚴重不足以及檔案使用不規范等問題發生；其三，大部分尚未構建檔案管理自動化系統，檔案管理手段非常落后。以上種種都嚴重影響了檔案管理工作的有序開展，檔案的利用效率也非常之低，檔案的重要性也未能獲得充分體現，為此，急需對檔案管理工作進行改進和創新。
三、檔案管理工作的創新路徑的有益探索
（一）積極創新檔案管理思想觀念
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文秘工作是以領導機關工作有效運轉和為領導者決策服務為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務性工作。文秘工作既區別于領導工作，又不同于業務部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規范性，主要有以下幾方面：
一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領導機構的。它的活動內容主要是圍繞著領導機關和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領導思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項目的設計或客戶前來咨詢工民建或城市規劃設計等相關問題，及時與領導、工作人員聯系或直接給予解答；需要做出積極的反應，抓住商機，為領導機關的工作運轉和領導者的決策提供輔工作。
二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務或收發傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協調上下級事務，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經驗，進行預測，有多種準備和處理方案，就有望把被動變為主動了。
三是文秘工作的服務性。文秘工作的服務性也是事務性，服務性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點
二、加強檔案管理勢在必行
文秘工作的性質決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關鍵。
首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業的工作效率；能夠使企業更好地貫徹落實好上級領導部門的精神；為設計人員提供學習進修的信息，使設計人員的技術水平不斷提高，有效地促進經濟效益。可以說，文秘工作的優質服務對墾區的經濟和社會建設都在起著不可估量的作用。因此，以基礎檔案管理為起點，規范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規范有序地健康發展。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質基礎直接關系到文秘工作的科學性、全面性。檔案資料科學性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務。
三、文檔工作要更好地為經濟建設服務
文秘部門要加強檔案管理，更好地為經濟建設服務，應從以下幾個方面入手：
一要建立健全檔案管理機構的職能建設，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標準、規范的研究制定工作，保證為領導決策提供信息的方向性和準確性。
二要加快檔案信息化建設步伐，提高檔案工作現代化水平，努力做好檔案“三網”（局域網、黨政網、互聯網）“一庫”（數據庫）建設，保證為領導提供決策信息、決策方案的及時性和全面性。
三要及時做好電子歸檔及規范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子政務建設，通過技術支持與制度建設，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現電子文件與紙質文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領導工作和決策服務的科學性和安全性。
四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。
五要嚴把工程檔案歸檔質量關。這是做好竣工檔案管理的關鍵。高質量的工程檔案來源于領導的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領導重視的良好基礎上，檔案員參加工程竣工驗收，參加科研成果鑒定，參加新設備購進開箱是“三參加”的重要內容，也是加強重點工程檔案管理的關鍵。因為要做好重點工程檔案管理，首要的任務就是明確質量標準，把住重點工程竣工檔案的歸檔質量。黑龍江省農墾建筑設計院建筑設計具備國家甲級資質、城市規劃具備省乙級資質、公路行業具備省丙級資質。該院領導十分重視設計工程竣工檔案歸檔工作，每項工程從初設到竣工驗收都層層嚴格把關。
其主要內容是按合同要求，在合同任務書、地質報告、設計方案、報批圖、施工圖、效果圖、質檢、檔案、設計資質等方面，要求建筑設計師、結構設計師、水暖電氣設計師、城市規劃設計師都必須肩負起責任。
四、結束語
作為一名文檔工作人員必須嚴把設計竣工檔案的歸檔質量，歸檔的設計竣工檔案必須達到完整、準確、系統的要求。完整的標志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內容的歸檔資料從建設項目的提出、立項審批、勘察設計、到竣工驗收全過程形成的應歸檔的文件都要收集齊全；準確的標志是指檔案的內容需真實地反映工程竣工時的實際情況和建設過程，歸檔的竣工資料與實物一致，圖物相符，賬圖相符，技術數據可靠，簽字手續完備，施工中的設計變更按有關規定進行個性補充或重新繪制，不允許有任何差錯;系統的標志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規律和成套性的特點，保持文件材料之間的有機聯系，進行科學分類和系統排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領導和部門有效的服務，更好地優化檔案管理，做好文秘工作。
參考文獻：
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篇12
二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務或收發傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協調上下級事務，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經驗，進行預測，有多種準備和處理方案，就有望把被動變為主動了。
三是文秘工作的服務性。文秘工作的服務性也是事務性，服務性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點
二、加強檔案管理勢在必行
文秘工作的性質決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關鍵。
首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業的工作效率；能夠使企業更好地貫徹落實好上級領導部門的精神；為設計人員提供學習進修的信息，使設計人員的技術水平不斷提高，有效地促進經濟效益?？梢哉f，文秘工作的優質服務對墾區的經濟和社會建設都在起著不可估量的作用。因此，以基礎檔案管理為起點，規范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規范有序地健康發展。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質基礎直接關系到文秘工作的科學性、全面性。檔案資料科學性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務。
三、文檔工作要更好地為經濟建設服務
文秘部門要加強檔案管理，更好地為經濟建設服務，應從以下幾個方面入手：
一要建立健全檔案管理機構的職能建設，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標準、規范的研究制定工作，保證為領導決策提供信息的方向性和準確性。
二要加快檔案信息化建設步伐，提高檔案工作現代化水平，努力做好檔案“三網”（局域網、黨政網、互聯網）“一庫”（數據庫）建設，保證為領導提供決策信息、決策方案的及時性和全面性。
三要及時做好電子歸檔及規范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子政務建設，通過技術支持與制度建設，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現電子文件與紙質文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領導工作和決策服務的科學性和安全性。
四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。
五要嚴把工程檔案歸檔質量關。這是做好竣工檔案管理的關鍵。高質量的工程檔案來源于領導的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領導重視的良好基礎上，檔案員參加工程竣工驗收，參加科研成果鑒定，參加新設備購進開箱是“三參加”的重要內容，也是加強重點工程檔案管理的關鍵。因為要做好重點工程檔案管理，首要的任務就是明確質量標準，把住重點工程竣工檔案的歸檔質量。黑龍江省農墾建筑設計院建筑設計具備國家甲級資質、城市規劃具備省乙級資質、公路行業具備省丙級資質。該院領導十分重視設計工程竣工檔案歸檔工作，每項工程從初設到竣工驗收都層層嚴格把關。
其主要內容是按合同要求，在合同任務書、地質報告、設計方案、報批圖、施工圖、效果圖、質檢、檔案、設計資質等方面，要求建筑設計師、結構設計師、水暖電氣設計師、城市規劃設計師都必須肩負起責任。
四、結束語
作為一名文檔工作人員必須嚴把設計竣工檔案的歸檔質量，歸檔的設計竣工檔案必須達到完整、準確、系統的要求。完整的標志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內容的歸檔資料從建設項目的提出、立項審批、勘察設計、到竣工驗收全過程形成的應歸檔的文件都要收集齊全；準確的標志是指檔案的內容需真實地反映工程竣工時的實際情況和建設過程，歸檔的竣工資料與實物一致，圖物相符，賬圖相符，技術數據可靠，簽字手續完備，施工中的設計變更按有關規定進行個性補充或重新繪制，不允許有任何差錯;系統的標志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規律和成套性的特點，保持文件材料之間的有機聯系，進行科學分類和系統排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領導和部門有效的服務，更好地優化檔案管理，做好文秘工作。
[論文關鍵詞]文秘工作檔案管理
[論文摘要]文秘工作是以為領導機關工作運轉和領導者決策服務為宗旨，在文件、會議、辦事等方面所從事的輔、參謀性、事務性工作。文秘工作既不同于領導工作，又不同于業務部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有自己質的規定性，將對如何做好文秘工作促進檔案管理工作展開討論。
參考文獻：
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[2]高德武，周愛東，李文.檔案工作創新思路[J].科學與管理，2005，(02).
篇13
一、行賄犯罪檔案查詢的概念及作用綜述
行賄犯罪檔案查詢機制是檢察機關利用現代信息手段，依申請人的請求，對所申請的個人或單位有無賄賂行為進行查詢，并在規定期間內將查詢結果告知申請人的一種制度。普遍認為，檢察權的本質屬性是監督，其主要職權就是法律監督權。由于受到這一概念的思維制約，很多人都認為行賄犯罪檔案查詢是檢察機關在行使監督權，通過這種監督將曾經有過行賄犯罪和行賄行為的人攔在某些經濟活動的門檻之外，進而起到預防和遏制職務犯罪的效果。從2006年1月人民檢察院正式對外受理行賄犯罪檔案查詢開始，七年來，行賄犯罪檔案查詢制度在清理潛在的職務犯罪風險、建立誠信體系、服務社會管理等方面的作用逐步凸顯。
二、新形勢下行賄犯罪檔案查詢工作的特征
隨著檢察工作的不斷進步和社會管理的不斷發展，行賄犯罪檔案查詢工作在以監督實現檢察效能等特征的基礎上，又顯示出很多新的特征。其中，比較顯著的特征有以下三個：
（一）逐步融入對社會的直接管理。
法律、行政法規及相關的部門規章都規定了純正的經濟活動的管理者和主管部門，而檢察機關并不在其列，這也是檢察機關需要通過借助法律監督參與經濟活動管理的至關重要的原因。可是隨著行賄犯罪檔案查詢制度的建立和發展，我們發現檢察機關逐步的繞過“監督”而直接參與到社會管理中來。我國的《公司法》等很多法律及部門規章都規定了禁止具有行賄、受賄犯罪行為的人涉足某些特定行業或特定崗位，但是所有的主管部門都無法在行賄、受賄方面獲取的信息與檢察機關相提并論。因此，介于檢察機關在這方面的優越性，加之又并不是受任何政府部門的委派完成行賄犯罪檔案查詢工作，其在無形中繞過“監督”職能，“代替”純正的經濟活動管理者來直接完成法律及相關部門規章的管理規定，從而實現對市場準入主體的管理就不難理解了。2012年2月6日最高人民檢察院公布的《最高人民檢察院關于行賄犯罪檔案查詢工作的規定》第十七條，取消了原先行賄犯罪檔案查詢僅限于建設、金融、醫藥衛生、教育和政府采購的規定，當月15日，行賄犯罪檔案查詢工作又實現了全國聯網，這些進步對于亟需此類信息的市場和經濟主管部門來說無疑又有了前所未有的“誘惑力”，越來越多的政府主管部門部希望得到檢察機關在市場主體行賄、受賄行為信息上的支持。有了這些，單就對市場主體的管理來說，就為檢察機關成為直接的市場主體準入制度的直接管理者奠定了有利基礎。
（二）行賄犯罪檔案查詢工作的服務性顯著加強。
社會管理，字面意思傳統的理解重在一個“管”字。但是，隨著建立服務型政府這一觀念逐步深入人心，司法的服務性也逐漸的被越來越多的人認可，傳統的觀念正在被逐步打破?，F在施行的行賄犯罪檔案查詢制度就具有很強的服務性，而且隨著這項工作的深入發展，其服務性會越來越強。從一方面來講，最高人民檢察院在對行賄犯罪檔案查詢的作用進行定位時，其中的一個重要的作用就是服務社會管理，而《行賄犯罪檔案查詢工作的規定》中也確定了其服務經濟社會科學發展的功能。也就是說，這項工作對于我們工作的自身而言也許只是一種監督形式，但是對于整個管理活動而言，我們的監督行為本身就是一種服務行為。另一方面來講，我們剛剛開始建立行賄犯罪檔案查詢這一工作制度的時候，確實是站在政府公共管理的角度去考慮如何利用這一手段來完善政府對社會的管理。但是，企業更需要一種公平的環境，隨著行賄犯罪檔案查詢工作的發展，越來越多的主管單位、企業法人以及個人開始認識到這個工作所帶來的好處，行賄犯罪檔案查詢工作已經不再僅僅是一種管理手段，它已經逐步的變為很多企業的需要，我們的工作已經從原先的管理公共的行為逐步的轉變為現在的滿足公共的需求。行文至此，大家就會明白，當司法機關是為了滿足公共利益或者他人的某種需求而開展一些工作的時候，這項工作更多體現的是一種服務性。
（三）適用性逐步深入。
行賄犯罪檔案查詢的適用性是否增強，是與其在社會中的重要性緊密聯系在一起的。筆者認為，其在社會中的重要性應該從兩方面來判斷。一方面要從橫向上看它適用的廣泛性，這點主要是看適用的領域、部門等；另一方面要從縱向上看它適用的深入性，這一點主要是看在某一部門或者某一領域適用的程度。
從廣泛性來看，行賄犯罪檔案查詢制度建立之初主要是針對于建設、金融、醫藥衛生、教育和采購五個方面。但是隨著這項工作的展開，雖然說重點還是在這五個方面，但是在實踐中行賄犯罪檔案查詢早已經不止于這五個領域，甚至已經擴展到工商登記、保險行業等等。從深入性來看，一個單位在成立的時候要看主要組成人員是否有行賄、受賄行為，在成立之后開展業務的過程中還是要進行行賄犯罪檔案查詢；并且更多的時候不僅僅是查詢某個單位是否有行賄、受賄行為，同時要對某項工作、業務的主要負責人進行行賄犯罪檔案查詢。從這些角度進行分析，行賄犯罪檔案查詢不僅是在寬度上有了更大的發展，而且是發展的更加深入、更加完善。因此，筆者認為，根據行賄犯罪檔案查詢制度的這些發展情況判斷，其適用性與過去相比有了大幅的增強。
三、新特點引導下的運作模式構建
（一）傳統行賄犯罪檔案查詢工作模式的自我評價
前文中我們已經論證了行賄犯罪檔案查詢工作不僅僅是檢察機關的一種監督行為，同時更是一種管理行為，一種服務行為，而監督和管理、服務之間有著很大的差別。正是這種性質上的差異，將讓我們在對這個工作產生兩種截然不同的理解和執行。
我們的傳統的行賄犯罪檔案查詢工作模式是被動受理的模式，也就是當某些單位或者是個人有需要的時候到我們這里來申請查詢，我們才啟動我們的工作。而之所以我們會選擇這種被動受理的工作模式，其原因就是我們將檢察工作的監督性理解的過分死板，從而又過分的強調行賄犯罪檔案查詢工作的監督性質所導致。不可否認，這種傳統的行賄犯罪檔案查詢工作模式在過去的數年中的確幫我們清除了經濟建設過程中存在的許多潛在的風險，但是，有一點我們應該清楚，我們的工作成果不是我們的工作模式的成果，而是我們行賄犯罪檔案查詢制度所產生的必然結果，應該說，我們一直以來的行賄犯罪檔案查詢其實是一種事倍功半的效果。不僅如此，如果我們對這種工作模式的效果進行評估的話，我們就會發現，其實這也就是一種“辦公室效果”。這一效果讓那些被“禁足”于某些領域的案例，無法對即將涉足某些領域或者某一崗位的人起不到任何宣傳和震懾的作用。因此，從長遠的角度來分析，對傳統的行賄犯罪檔案查詢工作模式進行改革勢在必行。
（二）構建行賄犯罪檔案查詢工作新模式的設想
如果說傳統的工作模式是被動接受的話，那么，在管理性逐步深入，服務性逐步增加的特點下，未來行賄犯罪檔案查詢工作模式的發展方向就應該是主動出擊。一旦行賄犯罪檔案查詢成為了一種需求，被動的管理和服務是顯然無法讓人滿意的。這就好比當年北京地鐵的建成，其目的主要在于國防，而且由于沒有那么大的需求量，政府被動的管理和服務老百姓不會說什么，但是進入九十年代以后，當地鐵成為北京市民不可缺少的公共服務項目的時候，我們繼續被動管理和服務就顯然不行了。不過，讓行賄犯罪檔案查詢工作走出去需要的是全國所有檢察機關的共同努力，這將是一個非常浩瀚的工程，筆者認為這個工程的完成應該分以下幾個步驟：
第一步：推廣。行賄犯罪檔案查詢制度建立初期，為了能夠讓這個制度盡快發揮作用，我們將這個制度設計在了某些準入程序中，因此，我們所受理的行賄犯罪檔案查詢申請，完全都是一些單位或個人出于準入程序上的需要。這樣做在初期確實是起到了立竿見影的效果，但是，當這些程序設計面人民群眾反對腐敗的堅定決心以及對于建立社會誠信體系的迫切要求就顯然有些黯然失色。因此，我們現在應當將行賄犯罪檔案查詢制度的程序性設計變為一種實質性需求。然而，這一轉變需要的正是我們對行賄犯罪檔案查詢制度的推廣，通過推廣讓更多的領域、部門及個人接受這個制度，讓老百姓了解這個制度的作用，我們要達到的是當老百姓認為某項工程的承包商有問題時會說：“你們通過檢察院的行賄犯罪檔案查詢了嗎？查詢結果公布給我們看看”這樣一種效果。甚至要通過推廣讓更多的私企、個體工商戶在招標招商時也要求出具行賄犯罪檔案查詢結果。要達到這樣一種效果，至少要在以下兩方面做足功夫：
1、宣傳和反饋工作。這里的宣傳不是簡單的宣傳，而是一種普及宣傳，就像第一臺電腦問世一樣，開始的時候在人們眼里它簡直就是怪獸，但正是依賴于對電腦的作用和有點不斷的宣傳，然后有了一點銷量，再將消費人群的反饋情況收集起來，整理以后再改進，最后將這些信息再宣傳出去，最終形成人們“這是一個好東西，你有，我也要有”的心理。這就是普及宣傳和廣告的區別，廣告僅僅是讓人們購買某個產品或服務，而普及宣傳還需要改變人們的心理和習慣。
2、廉政文化工作。女人化妝，化妝品才會有市場，而女人為什么會化妝？其實這就是一種“美”文化，由于人類愛美，而女人化妝后的容顏又被人類納入“美”的范疇，所以女人化妝，而化妝品也有了市場。廉政文化是一種軟實力，是廉政制度賴以生存的土壤。當廉政文化被弱化，就算廉政制度再好又有誰去用它呢？相反，當廉政文化成為一種信仰，那么與廉政相關的制度也就自然為人們所接受。
第二步：請進來。所謂請進來，是指要讓群眾盡可能的參與到我們的行賄犯罪檔案查詢工作中來。前文中我們已經論述了行賄檔案查詢工作的服務性，服務性的變化引導著我們工作的主動性，而“請”字恰好能夠生動的體現我們工作的主動性，關鍵是我們應該如何去理解這個“請”字。我們當然不可能真的找到群眾，然后再把他們拉進來，這種“請”太狹義。筆者認為，我們的“請”應該是一種吸引。在我們的這種傳統文化背景下，要提高檢察機關的吸引力，可以說難度是不小的。
1、“請進來”，思想變革是首要任務。對于行賄犯罪檔案查詢工作而言，這種思想變革首要要求就是要時刻保持一刻服務者的心，就像一個企業老板，如果總是一味的表現出自己是商品所有者的姿態而沒有熱情的態度，長期下來，還會有誰來買他的商品。道理看似簡單，可要真的做起來恐怕也沒有那么容易。將自己變為服務者，這是對我們期望值的自我挑戰，意味著要放下管理者的姿態，那時候公務員的優越感將被徹底顛覆。要在這種情況下將自己變身為服務者沒有一套制度是肯定不行的。
2、關鍵在行動。既要有向服務者轉變的行動，又要有工作上的行動。向服務者轉變關鍵還是看監督與管理，建立一套完整的評價與檢查制度，然后將這種評價與檢查的結果與考核掛鉤。而工作上的行動就略顯復雜，江蘇省檢察院研究室主任張承平在南通崇川區檢察院調研群眾工作時強調指出：“群眾工作不能在深宅大院里面搞”。我們行賄犯罪檔案查詢工作也一樣，要建立專門的群眾工作區域和專門的查詢窗口，不要動不動就讓群眾到辦公區域來查詢，貼近群眾才是我們工作改革的重點。
第三步：走出去。要想擴大行賄犯罪檔案查詢工作的影響，讓這項工作“走出去”就將是必行之道。要說過去行賄犯罪檔案查詢工作我們不敢主動出擊，是因為我們經驗少，能力和群眾基礎不足，那么到了現階段，行賄犯罪檔案查詢工作已經實現了全國聯網，數據庫也逐步得到了完善，加上數年來的運行，這項工作已經有了一定的群眾基礎，在這種情況下，應該說行賄犯罪檔案查詢工作已經具備了走出去的條件。筆者認為，如果要讓行賄犯罪檔案查詢“走出去”，應該從以下兩方面進行：
1、讓制度走出去。行賄犯罪檔案查詢工作的發展有其自身的要求，它既要求工作方式的專項化，又要求工作主體的多元化，也就是說開展行賄犯罪檔案查詢工作的時候，既要開展專項的工作，又要多部門配合。2012年南通市崇川區檢察院與南通工商行政管理局崇川分局共建了工商系統的行賄犯罪檔案查詢機制項目，雙方協議由崇川分局對所有在該局辦理登記的企業法人代表進行申請行賄犯罪檔案查詢，崇川區檢察院經對經審查符合受理條件的申請三日內告知查詢結果。這一機制的創建就是對方式多元化、主體多樣化的最好踐行。通過崇川區檢察院建立的這個機制我們可以看出來，讓行賄犯罪檔案查詢制度走出去，可以讓這一制度與各個部門、領域充分的進行有機結合，從而起到深化機制的作用。同時，這一行為讓很多單位或個人從申請者變為參與主體，增加其責任感，又可以反過來促進工作的進一步開展。
