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篇1
電子文件在形成過程中，不僅各部門可以完成，而且個人也可以獨立形成電子文件，這就導致電子文件處于分散式的分布狀態。而且電子文件中的信息不是固定在特定的物理位置上，具有非實體化的特征，這就導致其無法像紙質文件那樣直觀的體現出來，所以為了確保電子檔案的完整性，則需要在電子檔案管理的各個環節采取相應的措施確保信息的完整性，而且在歸檔時需要確保信息、程序、軟件及紙質文件的完整性。
（二）可讀性原則
電子文件生成過程中由于其所使用的計算機硬件和軟件的不同，則其存儲的格式也會有所不同，再加之目前計算機技術的快速發展，硬件和軟件不斷的更新換代，在這種情況下，一些新的設備和舊設備之間存在著不兼容性，這樣存儲的電子文件脫離了所支持的硬件和軟件系統后，則不具有可讀性。所以在電子檔案管理工作中需要在進行檔案收集時，將其記錄的支持軟件歸入到收集工作中來，使所收集的檔案符合信息格式的要求，對其可讀性進行技術分析，確保日后能夠更好的進行利用，使其具有長期的可讀性。
（三）可靠性原則
電子檔案的存在離不開可靠性。由于電子文件可以不留痕跡的對其進行修改，無論是文件的簽署和對網絡信息進行控制都需要具有專門的技術，這樣就導致電子檔案的可靠性受到人們的質疑。所以需要采取各種切實可行的技術措施、制定科學合理的制度規范，從而實現對電子文件可靠性的保障。同時在對電子檔案管理工作中，還要把好收集關，確保進館的檔案具有真實可靠性，同時還要對各個環節的操作規程進行嚴格遵守，做好備份，避免信息丟失，確保信息的真實性和可靠性。
二、電子檔案管理中應該注意的問題
（一）集中統一管理
近年來，隨著辦公自動化（F0A）和計算機輔助設計（CAD）、計算機輔助制造（CAM）技術的普及，使用計算機制作文件的機關越來越多，大部分機關將電子文件轉換成紙質文件，經正式簽署后歸檔保存，原電子文件保存在各形成部門；也就是說，大部分電子文件沒有歸檔，處于分散保存狀態。從檔案工作的發展看，各機關檔案室應當積極創造條件將具有保存價值的電子文件歸檔，實行對電子檔案的集中統一管理。檔案館也需要對接收電子檔案的問題開展調查研究、前期論證和創造軟硬件技術環境。電子檔案的統一管理有利于對這部分數字化信息的檢索、利用和共享，有利于各機關、各地區對于電子檔案管理進行全面的統籌規劃，有利于加速檔案工作的現代化進程。
（二）紙質文件和電子文件雙套歸檔
目前大部分機關將電子文件轉換成紙質文件歸檔保存，是因為在電子文件的證據性、管理制度、管理技術與方法、管理設備、通訊設備等方面仍存在這樣那樣的問題。在這些問題沒有得到有效地解決之前，這種紙質文件和電子文件“同時服役”的狀況有存在的合理性和必要性：一方面，在沒有充分的技術保障和科學的管理制度的條件下，檔案人員不能輕易用電子文件取代紙質文件歸檔保存。另一方面，電子文件的歸檔也有其積極的意義。這樣就形成了雙套歸檔的局面。這是文件介質轉換時期不可避免的一種現象，不應看作不必要的重復?？梢灶A見，紙質文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續相當一個時期。隨著技術的成熟和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨立地轉化為檔案，但多種介質檔案并存的狀況將長期存在。雙套歸檔帶來的直接影響是需要分別建立兩個管理系統，二者既有聯系，又各有特點，這給各級檔案管理部門提出了許多新的課題。電子檔案的管理原則上應納入現行的檔案管理體系，能夠并軌的就實行并軌。
（三）實行文件、檔案一體化管理
篇2
一、影響醫院檔案利用中保密工作的因素
醫院檔案信息在管理與利用過程中，會發生泄密的情況，這是由多種因素引起的。首先，醫院檔案管理要防止檔案被損壞、丟失，被有心人士利用，避免檔案信息泄密情況的發生；其次，一些醫院在建立檔案信息化管理系統過程中，忽視了對安全軟件的更新與設計工作，致使系統中所用的安全軟件不能完全起到防范計算機病毒、黑客等的侵襲，致使信息系統受到感染，造成醫院檔案信息的丟失、損毀，影響醫院的正常工作；最后，無論是紙質檔案還是電子檔案，都需要管理人員進行管理。但是一些醫院檔案管理人員的素質參差不齊，他們對計算機網絡不熟悉，在歸檔、整理檔案信息過程中，可能出現操作失誤的情況，也可能因為某些個人利益而盜取醫院檔案信息，這也是導致醫院檔案信息泄密的因素。
根據以上分析得出，醫院檔案利用中出現泄密情況的根源在于：管理人員對檔案的安全保密工作意識不到位，忽視了檔案保密工作的重要性，致使在檔案出現安全問題時，得不到及時的解決；信息系統安全軟件更新不及時，也是造成醫院檔案泄密的根源之一；另外醫院檔案信息本身也存在著保密隱患，缺乏統一的檔案信息管理標準，造成檔案管理系統維護與保證管理效率之間出現矛盾，影響醫院檔案信息保密工作的有效實施。
二、醫院檔案利用中保密工作的原則
首先，絕密檔案絕密管理。醫院檔案的利用與管理是分不開的，所以要想提高檔案利用過程中的保密效率，就必須對檔案進行保密管理，尤其是一些涉及到醫院學術演技成果、醫療處方等檔案信息，是需要進行絕密管理的。因此，在管理人員進行檔案的管理過程中，首要注意的問題就是分清楚檔案密級數，并對絕密檔案進行絕密管理。
其次，強化日常管理。俗話說，成功都是源于小事的積累。同樣，在醫院檔案利用中的保密工作的成果也是一點一點積累起來的，這就必須依賴于醫院檔案的日常管理。因此，醫院檔案管理人員需要養成嚴格遵守保密準則的習慣，對日常中任何檔案的利用，都需要認真登記、簽字，任何人不得擅自調閱。定期對檔案進行清對、檢查，發現問題及時上報。這樣可以有效杜絕檔案因丟失而泄密的情況發生，有利于檔案保密工作的進行。
三、醫院檔案利用中保密工作實施途徑
醫院檔案利用過程中，保密工作是重中之重。因此，醫院相關管理人員積極研究保密工作中存在的問題，并針對問題找尋解決對策，以提高檔案利用效率與保密程度，保證醫院的利益，促進醫院的發展。以下，筆者將從幾個方面探討醫院檔案利用中保密工作實施途徑。
首先，醫院檔案利用中的保密工作不僅僅是需要檔案管理人員進行，同時也需要其他工作人員的監督，這樣才可以有效制止檔案利用過程中，各種不利于檔案保密工作不良行為的發生，才可能提高檔案保密工作的效率。因此，做好檔案利用過程中的監督工作是每一個醫院工作人員的責任。在此，醫院可以通過以下方式達到監督的目的。建立有效的規章制度，嚴格規范不同工作人員對檔案利用的范圍，也就是說，一些密級數較高的檔案只有在醫院相關領導的審批、簽字下，才可以調取、利用；建立完善的組織制度，提高醫院檔案管理人員的思想品德素質，使其樹立檔案利用保密意識，并能夠根據實際情況及時處理一些泄密問題；建立激勵制度，@有利于全院工作人員參與到檔案利用保密的監督工作中來，約束檔案管理人員的工作，促進各個科室的工作人員能夠規范利用檔案，提高檔案利用的安全性與保密性。
其次，醫院檔案管理人員不僅需要維護檔案的完整與安全，還需要具備專業的素質與能力，能夠對損壞的檔案進行修補、搶救工作。因此，在進行醫院檔案利用中保密工作時，需要從專業知識、能力與思想道德兩方面，提高管理人員的素養。醫院定期對管理人員進行培訓，使其能夠熱愛檔案管理工作，忠于檔案管理職責，并發揮自身的聰明才智創新檔案保密工作，提高檔案利用的保密效率。另外，醫院檔案管理人員還應該在日常管理工作之余，進行信息保密技術的學習與應用，對數據保護技術、軟件保護技術等深入研究與探討，以提高檔案保密工作的效率。
最后，醫院檔案是醫院重要信息的載體，隨著醫療事業的發展，醫院檔案信息也在不斷發展，因此，一些年代久遠的醫療信息的利用價值就會降低。醫護人員以及檔案管理人員在傳統保密觀念的影響下，產生“重視保護，忽視利用”的現象，使大批檔案得不到充分利用，致使其利用價值與保密工作之間的關系出現分裂，嚴重影響檔案價值的發揮與保密工作的進行。因此，在管理人員進行檔案保密工作的同時，也應該注重檔案的利用，使檔案的利用與保密兩項工作協調進行，共同促進醫院的發展。
四、結語
總而言之，醫院檔案信息的保密工作是檔案管理人員工作的重點，也是促進醫院檔案信息建設的重要內容。因此，醫院檔案管理人員要嚴格要求自己，提高自身安全、保密意識，改進工作方法，以積極的態度管理醫院檔案，進而提高醫院檔案的安全性、真實性、完整性。相信，隨著社會科技的不斷進步，管理人員素質的不斷提高，醫院檔案利用的保密程度也將不斷加深，檔案信息的安全性得到有效保障。
篇3
社會救助，是指國家對依靠自身努力難以滿足其生存基本需求的公民給予的物質幫助和服務。社會救助以居民最低生活保障為基本內容，并根據實際情況實施專項救助(含醫療、教育、司法、住房救助)、自然災害救助(含受災人員應急生活救助、災后災民生活救助和災區倒塌民房恢復重建救助)、臨時救助以及國家確定的其他救助。社會救助工作的業務主管部門為民政部，財政、教育、衛生、住房和城鄉建設等部門在各自職責范圍內管理相應的社會救助工作?？h級以上地方各級人民政府有關部門在各自職責范圍內管理本行政區域的社會救助工作。鄉鎮人民政府和街道辦事處負責社會救助的申請、調查和審核等工作；居(村)委會受委托，協助做好社會救助的申請、調查和審核工作，以及救助金發放和救助對象日常管理等工作。
2．民政社會救助檔案的概念
廣義上講，民政社會救助檔案指民政部門主管的各類救助工作中形成的各類文件材料，既包括文書檔案、會計檔案，也包括救助專業檔案。本文從狹義上講，民政社會救助檔案專指救助專業檔案。它是縣級人民政府民政部門、鄉鎮人民政府和街道辦事處以及居(村)委會(社區)在居民最低生活保障救助、低收入家庭醫療救助、貧困孤殘人員供養救助、特殊困難人員臨時救助、災后災民生活救助及災區倒塌民房恢復重建救助的審核、審批、日常管理和服務工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式和載體的歷史記錄以及救助站(流浪未成年人保護機構和救助管理機構)在對求助的流浪乞討人員實施救助過程中形成的、具有保存價值的、整理歸檔的各種文件材料。
3．民政社會救助檔案的特點
種類多。按救助工作的性質，可分為基本生活救助、專項救助、臨時救助檔案等；按救助對象的特點，可分為城鄉居民最低生活保障、農村五保供養、城鄉醫療救助、災后災民生活救助和災區倒塌民房恢復重建救助、臨時生活救助、流浪乞討人員救助檔案。
來源廣。民政社會救助檔案來源于縣級民政部門、鄉鎮政府、街道辦事處、居(村)委會及救助站。
基礎性、工具性強。民政社會救助檔案是其形成單位開展各項救助工作的原始記錄，這些記錄包含了救助對象大量的基礎信息，是各項救助工作延續的基礎和工具。
文件材料在形成上有共性。除了流浪乞討人員救助檔案外，其他救助檔案材料都包括申請審批材料、日常管理材料。
二、民政社會救助檔案管理的管理體制和原則
1．管理體制
救助檔案屬于民政部門的專業檔案，民政社會救助檔案工作由民政部統一領導，業務上接受國家檔案局的監督、指導。省級民政廳(局)和檔案局負責本行政區域社會救助檔案工作的指導，結合本地區的實際，共同制定相應的管理辦法；縣級人民政府民政部門、街道辦事處、鄉鎮人民政府和救助站應有專(兼)職人員負責救助文件材料的歸檔和檔案的管理；居(村)委會(社區)應協助做好職責范圍內的救助檔案工作。
2．管理原則
依法管理。救助檔案屬于專業檔案，其管理無法可依，必須加強調研，由國家檔案局和民政部共同制定各類救助檔案的管理規定，規范救助檔案的管理。
分類管理。農村五保供養檔案、城鄉醫療救助檔案、臨時生活救助檔案、災后災民生活救助和災區倒塌民房恢復重建救助在文件材料的形成上有共同的特點，都是待遇審批和待遇批準后救助金的一次性發放，形成的材料比較簡單，這幾類檔案可以出臺一個管理規定；對流浪乞討人員的救助不實行審批制，其檔案材料是救助站對求助對象進行甄別和實施救助過程的真實記錄，所以這類檔案應當單獨搞一個管理規定；最低生活保障檔案管理比較復雜，它是一個動態管理的過程，業務主管部門應當結合《關于加強最低生活保障檔案管理的通知》實施過程中遇到的一些問題，制定具體的管理辦法。
分級管理、基層為主、形成單位為主。根據救助工作的有關規定，各級民政部門和鄉(鎮)人民政府、街道辦事處以及居(村)委會(社區)、救助站的救助工作職責范圍不同，形成與其職能相關的救助檔案也有區別。省市級民政部門負責制定救助檔案管理的政策性文件和指導、監督、檢查工作，縣級民政都門、鄉(鎮)人民政府、街道辦事處以及居(村)委會(社區)、救助站負責各自救助工作職能活動中形成的救助檔案實體的管理。
三、民政救助檔案的保管、利用與移交
1．保管。救助檔案分散形成于縣、鄉(鎮)街道、居(村)三級機構和救助站，雖然各單位的條件不同，但應積極創造條件，使救助檔案的保管達到防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜的要求。
篇4
1 文書檔案管理工作的現狀和不足
1.1 對文書檔案管理工作的重視程度還不夠
文書檔案工作不像其他工作那樣容易出成績，因此一些領導也不大愿意更多地投入和關注，僅僅要求保管好文件，確保檔案信息不外泄、無遺失，需要時可以及時提供參考即可。這些想法造成文書檔案管理工作不被重視，也直接影響到檔案管理工作人員的積極性，導致工作質量不高。
1.2 文書工作與檔案管理存在脫節現象
文書工作與檔案管理，在實際工作中實行分塊管理，這無形中拉大了兩者之間的距離，導致文書工作人員檔案管理意識薄弱，而檔案工作人員也很少關注文書工作，使兩方面的工作存在脫節現象。公文格式和處理方面也存在著不合理、不規范的情況，使現有的文件檔案內容繁瑣、形式多樣，不利于分類、保管。
1.3 各部門之間對檔案工作缺乏配合和協作
文書檔案分散在各個科室部門，歸檔時需要廣泛收集，但各部門往往不太配合和協作。一些部門覺得自己留檔方便工作，于是不愿意將文件資料交付檔案管理人員統一保管。由于得不到相關部門的配合和支持，也影響到一些檔案管理人員的工作積極性，導致一些重要文件檔案不能及時歸檔，長期下來，一些重要文件檔案容易流失和不能歸檔。
1.4 檔案收集整理不規范
一是所收集材料不規范，文書人員文件處理、版記和用紙不規范。不按照《國家行政機關公文格式》規定，如錯用文種，格式不對，無標題、著名、編號、時間；文件用印不當；無主題詞或主題詞不準確；行文不規范；公文紙張克度不夠，紙張大小、裝訂不符合要求；底稿書寫用紙不規范等。
二是歸檔文件整理不符合規范和材料不完整。《中華人民共和國檔案行業標準歸檔文件整理規則》對歸檔有明確規定，但文書人員在實際操作過程中不按照要求，如歸檔材料使用字跡易消失的傳真紙，不用復印紙；只重視收集紙質材料，忽視其他材料，只收集正文，不收集附件和說明等。
以上問題，給檔案管理工作帶來許多不便，也直接影響到檔案的質量和使用效果。
1.5 檔案“重藏輕用”的習慣未得根本改觀
受傳統思維習慣的影響，許多單位重視檔案的收集、整理、鑒定和保管等環節的業務，而忽視對檔案資源的開發和利用，使文書檔案的價值未得到充分的發揮。
2 做好文書檔案管理工作原則和方法
2.1 提高文書檔案管理工作的地位和認識水平
提高文書檔案管理工作的地位和認識水平，是做好文書檔案工作的前提和保證。檔案工作者應積極主動地向教職工尤其是學校領導做好檔案管理工作重要性的宣傳工作，提高大家對檔案工作的了解和認識水平。學校領導需要足夠重視文書檔案管理工作，一是要建立健全相應的規章制度，加強文書檔案管理工作的監督和檢查；二是增加物質投入，提高文書檔案管理的信息化和規范化水平；三是將文書檔案管理工作納入到學校正常事物工作中，提高文書檔案管理工作的地位和影響力。
2.2 推動和實現“文檔一體化”
“文檔一體化”是把文書工作與檔案管理工作融合在一起，加強檔案部門對文件管理的超前控制，既保證檔案質量，也簡化檔案部門的工作流程，提高工作效率[2]。其做法是在公文生成制發至歸檔管理全過程都使用計算機管理系統，生成公文部門按檔案管理及歸檔要求以統一格式輸入和輸出，從而實現文書檔案生成一體化和管理一體化。現階段紙質文件和電子文件并存，檔案部門需要同時收集紙質檔案和電子文件檔案，兩者共同管理。
2.3 加強各部門之間的溝通與協作
檔案部門和文書生成部門都應當圍繞文書檔案管理工作的大局，加強各部門之間的溝通與協作，才能確保文書檔案管理工作的質量和效率。檔案管理工作人員應經常主動同其他科室部門的同事保持溝通，既要明確文書檔案收集的范圍和要求，也要盡量幫助其減輕工作量，以獲得對方最大限度的理解與支持，從而共同把文書檔案管理工作做好。
2.4 檔案管理工作規范化和標準化
檔案管理工作的規范化和標準化是實現檔案管理現代化的重要環節，其原則是：⑴堅持和貫徹“檔案工作實行集中、統一管理”的原則；⑵在上級和本單位主管部門統一規劃和指導下進行；⑶提高檔案工作標準化的科學性。檔案工作標準化應在硬件建設和做好文書處理環節的規范化、標準化建設上下功夫。“文書部門立卷”是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節，要做好及時歸卷、及時收集、及時分類工作，避免積壓。
2.5文書檔案管理要注重創新
墨守成規是不能使文書檔案管理工作進步和完善的，改革發展和信息化使文書檔案工作面臨新的機遇，所以應抓住機遇力求創新?？稍谝韵聨追矫鎰撔拢孩艡C制創新，建立主動參與機制、自我營銷機制及互動、銜接、協調機制。⑵優化文書檔案隊伍建設。一是要加強文書檔案管理隊伍培養，首先是提高檔案人員的業務素質和綜合素質；二是要建立優勝劣汰的用人機制。⑶提高創新意識，變等、靠、要為主動進取。⑷通過技術創新，提高工作效率。
2.6加快檔案信息化建設，提高檔案現代化水平
文書檔案信息化建設，是適應當前信息化發展和檔案管理現代化的必由之路，學校檔案管理工作應當抓住這個機遇，大力推進。從以下幾方面開展信息化建設：⑴按照系統論和集成化的要求，提高系統的整體水平。⑵建設系統數據庫。⑶選擇合適的技術路線，滿足經濟合理和技術先進的原則。⑷做好相關人才隊伍的建設。⑸實行統一管理和人機結合的原則。
3 結語
在新的發展形勢下，學校文書檔案管理工作需要克服和改變陳舊落后的觀念和行為，不斷創新和提高管理效率，采用規范化和標準化的工作方式，加強各部門之間的協調與配合，加快學校檔案信息化建設的步伐，提高文書檔案管理的現代化水平，以適應新時期檔案事業發展的需要。
篇5
一、綜合檔案館質量管理體系要素確定
質量管理體系的三大要素，即組織、產品、顧客。這三大基本要素是任何一個組織所具備的，但是綜合檔案館是科學文化事業單位，其在組織管理、輸出產品及服務用戶上與企業略有不同。
（一）關于組織的分析
組織是人們為實現同一目標、按照一定的形式、分工協作結合而成的集體或團體?！稒n案法》第八條已明確指出了檔案館的性質、目的、組織形式、職責?！爸醒牒涂h級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案。”②可見，綜合檔案館是具有自身服務職能及管理權限的組織，同樣存在著“輸入――轉化――輸出”的過程，接收、收集各歸檔單位形成的文件，經過一系列的整理、鑒定、保管、編目、檢索、編研、宣傳等工作，最終形成有序的、方便利用的案卷，以達到最終為其他組織和個人利用的目的，是完全符合ISO9000標準所明示的組織體系。
（二）關于產品的分析
產品是過程的結果。檔案館為用戶提供的產品并非有形的實物產品，而是為用戶提供具有憑證及參考價值的信息及服務，二者都是無形的。
“檔案是社會組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息?！?③從文件到檔案本身就是一組輸出的過程，檔案信息也就是這個過程的產品，檔案信息是信息的一種存在形式，檔案信息的價值是不可估量的，這取決于不同利用者對檔案信息的不同需求。
服務是檔案館為用戶提供的另一產品。檔案館所提供的服務由三個要素組成：檔案館、用戶及檔案館與用戶之間完成至少一項活動的結果。服務與服務過程都是在與用戶的接觸中發生的，不同的檔案用戶對檔案的需求是截然不同的，隨著時間的推移，檔案的價值形態及作用也在發生變化，檔案館也要及時更新服務觀念、服務方式，適應不同時期不同用戶的需求。
（三）關于顧客的分析
顧客是指享受服務的組織或者個人。檔案館的顧客就是在社會生活中需要檔案信息服務的各層次、各類型的利用者。綜合檔案館的顧客主要有以下四類：機關、企事業單位組織，查找先前的記錄，從中得到依據及參考信息，以保證各項經濟建設工作的順利進行；學術研究者，尋找古今中外可借鑒的信息以填充學術材料，以傳承歷史文化；影視、新聞工作者，借助檔案館豐富的資源制作回首往事、展現地方特色的劇作、記錄片、報道材料等；其他個體，個人利用檔案的目的很明確，就是為了解決生活中所遇到的困難，借助原始檔案以提供憑證，解決爭端及棘手事件。
二、綜合檔案館質量管理體系的基本原則
八項質量管理原則是ISO9000 標準的精華思想，是在總結質量管理實踐過程中的理念與經驗基礎上，用高度概括、精煉準確的語言所表述的、具有一般通用性質管理準則，是建立與實施ISO9000標準質量管理體系的指導思想。結合綜合檔案館質量管理體系，全面把握八項基本原則，是綜合檔案館質量管理體系必須嚴格遵循的準則。
（一）以顧客為關注點
以顧客為關注點是ISO9000標準成功運行的指導思想，也是綜合檔案館存在的動力，只 有用戶有效利用檔案，才能發揮檔案的作用，實現檔案的價值。檔案館的發展依賴于不同層次、不同類型的檔案用戶，一切工作圍繞用戶的需求展開，了解用戶眼前的及長遠的需求，明確用戶潛在的、隱含的需求，并爭取超越顧客的期望。綜合檔案館保存的大多是黨政機關形成的檔案，相對于企業檔案館、專門檔案館來說，綜合檔案館的用戶相對分散，且具有不確定性，有組織，也有個人，對檔案的需求也不盡相同。 綜合檔案館在實施本原則時， 應注意以下幾個方面：
1．運用不同方法調查、識別不同類型檔案用戶現行的及潛在的需求與期望
檔案利用群體不同，檔案所發揮的作用也是不同的，“對于各級各類機構、社會組織而言，檔案具有不可替代的資治作用；對于專家學者而言，檔案具有文化、教育作用；對于個人而言，檔案具有憑證、參考作用等等”，檔案用戶的期望主要體現為檔案的真實性、有效性、實用性。分析檔案用戶各群體的比例、查檔方式，為質量管理體系的有效運行提供依據。
2．確保檔案館的質量目標與用戶的需求和期望相一致
最高管理者在制定質量目標時要始終堅持以用戶需求為宗旨，以實現用戶滿意為最高目標，并在全館范圍內建立溝通與理解的平臺，確保用戶的利益為檔案館工作的方向。檔案用戶的需求是具有時效性的、是不斷變化的，綜合檔案館在體系運行的過程中要時刻與用戶保持聯系，了解用戶需求動態，及時更新服務方式方法，始終與用戶建立良好的合作關系。
（二）領導作用
質量管理體系運行成功的關鍵在于最高管理者及各層管理者的重視度，領導者應求真務實、以身作則，積極參與檔案工作的各個環節，確定綜合檔案館的中長期戰略目標，為確保組織的宗旨與運作方向相統一，為員工創建良好的工作氛圍。具體應做到以下幾點：
1．確立具有創新、發展、挑戰性的戰略目標
最高管理者應在全面考慮各方（包括供方、員工、利用者、社會等）的因素，為綜合檔案館制定具有本館特色、創新發展、富于挑戰性的戰略目標，并與質量方針保持一致，策劃完備的質量管理體系，根據工作的實際情況，及時調整策略，保持質量管理體系的完整性。
2．創造適合員工發展的內部環境
為員工創造適合其發展的空間，對員工在本崗位所作出的特殊貢獻給予肯定并加以褒獎，營造競爭的氛圍，鼓勵創新，激發員工潛能的發揮，調動員工主動參與的積極性，使員工在融洽的工作環境中更好地向著既定的目標努力。協調好各部門之間的合作關系，避免各部門之間權責分化、互相推諉，各崗位員工擅離職守、工作怠慢的現象發生。
3．建立具有良好道德倫理、價值共享的管理文化
尊重人才、吸引人才是綜合檔案館現階段發展的一個重要任務，樹立良好的職業道德，創建良好的人際關系網，將綜合檔案館的管理升級為館內文化，使得員工在軟文化的影響下自覺地遵守各項規章制度，按照質量管理體系文件辦公。同時還要為員工提供可利用的相關軟硬件資源，讓員工在自范圍內發揮其創造性。
（三）全員參與
檔案工作者是檔案館創新發展的源泉，是檔案工作的具體實施者。從人力管理到人力資源管理再到人本管理，體現了以人為本的核心思想。人本管理是從人性出發來分析問題，以人性為中心，按人的基本狀況來進行管理的一種普通管理模式。綜合檔案館在進行人本管理時應采取以下措施：
1．讓檔案工作者明確自身在館中的價值
樹立檔案工作者的主人翁責任感，明確其所處崗位的重要性，對本職工作的職責、權利有所了解，勇于承擔責任，面對挑戰，按照相關要求完成本崗位的工作目標，并配合好下一步的工作，正確處理、解決工作中出現的問題。
2．讓檔案工作者主動進行自我鑒定
檔案工作者的自我鑒定主要是指檔案工作者根據各崗位的目標對其所完成工作進行鑒定，肯定其對檔案工作做出的貢獻，讓檔案工作者在完成任務與目標的同時，獲得成就感，激發繼續工作的熱情與斗志，同時也是檔案工作者發現不足并予以改進的有效措施。
3．加強檔案工作者的自我修養
自我工作意識、服務意識的提高，要比強加的責任更有成效，特別是在信息技術快速發展的今天，科技進步日新月異，單憑某一領導或組織去發現新動力是遠遠不夠的，培養檔案工作者自主思考、領悟的能力，調動全員工作的積極性，才能適應不斷變化的環境。
（四）過程方法
過程方法是將輸入轉化為輸出的活動，是將相關的資源作為過程進行管理的活動。檔案工作從接收直至利用的每一個環節都可以視為一個過程，采用過程方法進行管理，可以確保每個過程都按照最終目標組織運作，達到預期的結果。
1．必須從增值的角度考慮過程方法
增值的活動可以是有形的，也可以是無形的，實現檔案工作質量管理的增值活動，是基于對每項工作環節遵循相應的準則與方法進行有效的管理，為用戶提供超過其期望的服務。采用過程的方法，降低工作中的成本、減少失誤、控制偏差、縮短工作時間、優化工作流程，確保過程間的協調運作、實現資源的高效利用，為持續改進提供動態的循環過程，進而使檔案館的整體工作處于不斷循環上升的過程，每一次的循環都是一次增值活動，為檔案用戶提供符合需求的服務。
2．將檔案管理的所有活動及相關資源視為過程進行管理
檔案質量管理工作由用戶需求分析、立卷歸檔、收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、提供利用、過程監控、反饋、持續改進十二個環節組成，每一個環節都視為一個過程，每一個過程的輸出都是下一個過程的輸入，也可以是多個過程的輸入，將這十二個環節視為一個整體的環節，不斷循環，以達到預期的目標。檔案工作的十二個過程體現了質量管理的四大基本要素，以顧客的要求為輸入，顧客滿意度為輸出，同時也要將各種資源納入到過程控制中，包括人員、方法、設施、環境等。
（五）管理的系統方法
質量管理體系是由相互關聯的過程鏈形成的過程網體系，綜合檔案館本身就是一個龐大的系統，各個部門都是它的子系統，各個科室又是下一層次的子系統，直至每一位館員也是系統構成的一個部分，各系統之間相互制約、相互影響。利用系統的方法實施管理，以提高檔案館工作的整體效率。
1．確定分析系統內各個過程的運行狀態
系統是由相互作用和相互依賴的若干組成部分結合成具有特定功能的有機整體，過程可以說是系統的基礎，每一個過程的運行狀態都對整體的系統運作產生一定的影響，這種影響可以是積極的，也可以是消極的。在系統運行過程中，確保每個過程都處于良性運行狀態，為綜合檔案館的發展產生積極的影響，是綜合檔案館系統功能發揮的前提和保證。
2．識別與控制各過程之間的“接口”
檔案工作的每一個過程都不是獨立存在的，檔案工作質量的形成依靠每個過程的有效實施，每一個過程都有各自要實現的目標，且這些目標都是以滿足用戶為宗旨的。過程與過程之間的對接是保證系統運行的重要節點，控制、協調檔案質量管理各過程的運行，使之有效的運行，減少制約，加強合作，實現綜合檔案館質量管理的終極目標。
（六）持續改進
持續改進是綜合檔案館發展的永恒不變的目標。社會環境的不斷變化、用戶需求的更新與提高是持續改進的內在動力，持續改進的核心是提高綜合檔案館質量管理的有效性和效率，提升綜合檔案館的競爭力、迎接外界挑戰。
1．將持續改進作為一種制度加以強化
持續改進不是一蹴而就的，是一項長期的工作，測量、分析、改進不斷循環的過程。培養檔案工作者持續改進意識，對檔案工作者進行持續改進方法的培訓，將持續改進納入到日常工作中，不斷深化理解，提高檔案工作質量。每一次循環改進都有一個設定的目標，滿足檔案用戶的需求，每一次改進都向著更好的方向發展，始終堅持不懈地貫徹持續改進，使綜合檔案館處于不斷發展和完善的進程中，提高檔案館的應變能力，提升檔案工作者的整體意識。
2．將各類評價結果納入到持續改進的范圍
持續改進是每個過程、每個系統都需不斷堅持的，因此，每一個過程的測評、每一個階段性的測評都是持續改進的動力?；跈n案館總體的質量方針與質量目標，通過對內部審核、用戶滿意度測量、第三方審核結論等相關數據進行客觀的分析與評定，并將測評的結果納入到持續改進的范圍內，這些結論是反映質量管理體系運行狀況的直觀結論，是持續改進工作最準確的數據支撐。
（七）基于事實的決策方法
有效的決策建立在數據和信息分析的基礎上。決策貫穿于綜合檔案館質量管理體系的始終，依靠決策才能持續改進每個過程的業績。可以說，沒有客觀的、基于事實的決策，質量管理體系很難取得有效的管理，最終的目標也難以實現。
1．確保信息、數據來源可靠
在信息收集、整理的過程中，要保證相關信息、數據來源、獲悉渠道、接收方式準確無誤。決策是以所采集的信息、數據為依據的，弄虛作假的信息、數據將會阻礙系統的正常運行，因此，務必要保證所采集的信息、數據源于基層工作及真實的工作記錄。
2．確保分析方法正確
對采集到的信息進行科學的統計技術分析，確保其分析結果的精確性，為改進提供憑證。科學的統計技術可以通過測量、分析、調查、取證等方法對相關信息、數據進行處理，尋找需改進的方面，防止決策失誤。
3．基于事實的分析
基于事實的分析，要求避免主觀的直覺判斷與經驗判讀?？陀^的證據是支持綜合檔案館質量管理體系運行的真實性數據，完全依靠經驗或直覺得來的數據往往帶有濃郁的主觀色彩，比較片面，難以準確地說明體系在運行過程中所出現的不利因素，不利于體系的檢驗與改進。
（八）與供方的互利關系
綜合檔案館最關鍵的供方是同級黨政機關，是案卷的來源，也是資金的來源，與其他組織不同的是綜合檔案館與其供方是隸屬關系，二者雖然有互利的關系，卻存在著領導與被領導的關系。其次是相關設備的投入方。在綜合檔案館在與關鍵供方建立互利關系時要處理好以下關系：
1．權衡眼前利益與長遠利益
立檔單位形成的案卷是檔案質量的關鍵，綜合檔案館不能脫離各級政府而存在，同時，黨政機關也是為人民服務的部門，其服務理念同樣是滿足用戶需求，這與綜合檔案館的質量管理目標是一脈相承的。文書部門與檔案部門相互扶持，案卷質量的不高將嚴重阻礙綜合檔案館質量目標的實現，因此，在收集案卷的過程中，正確處理與同級政府之間的關系，深入指導立檔單位進行規范化的立卷歸檔工作，建立長期的互利共贏的工作機制。
2．與供方建立合作基礎上的互利
與供方部門所要建立的互利關系，首先是合作，只要有效的分工協作，才能保證互利。建立有效的溝通渠道，進行透明地、開放式地交流，與同級黨政機關共同理解用戶的需求與期望，肯定黨政機關在管理與控制過程中做出的貢獻，共享成果，增強雙方共同創造價值的能力，密切合作，實現成本最優化，共同取得檔案用戶的滿意。同時關注同級黨政機關的狀況，為其便民服務提供幫助，增強黨政機關提供高質量案卷的積極性，以達到互利的效果。
綜上所述，綜合檔案館具備建立與實施ISO9000標準所描述的三大基本要素，ISO9000標準適用于綜合檔案館。同時有效運用八項質量管理原則，以用戶為關注點、加強領導在組織中的作用、倡導全員參與、采用過程方法與系統方法、以事實為決策方法，堅持持續改進，是建立“公平、公開、公正、透明”的檔案館服務模式的最佳途徑。
注釋：
*本文為黑龍江大學學生學術科技創新項目(項目編號：20110282)階段性研究成果之一.
①GB/T19001-2008/ISO9001:2008質量管理體系要求[S].北京:中國國家標準化管理委員會,2008:1.2條款.
篇6
二、業務規則管理及其系統原理
業務規則是描述信息，它主要功能是對業務邏輯結構進行驗證，影響并控制業務邏輯。業務邏輯的處理方式正是受到了業務規則管理而發生改變，業務行為采用結構化的業務規則數據表示。業務規則與程序之間相互獨立。所以在編寫程序時，可使用專業術語，對業務人員開放業務系統。業務規則系統屬于工具和機制的綜合，包括了多個組成部分。規則集成開發環境、規則語言框架、規則管理工具、訪問控制、規則庫、規則引擎等。規則集成開發系統主要是對規則進行調整。規則語言框架根據面對的對象不同，存在方式不同，有程序設計形式、數據庫處理語言形式以及業務規則語言形式三種存在形式。規則管理工具面向更加多樣化的對象，向他們提供入口，方便他們對規則進行調整。訪問控制主要是設置訪問權限，保證規則數據庫的安全。應用程序主要把對象和數據交給規則引擎，規則引擎調用對應的規則，發生動作。總的來講，業務規則管理系統的功能包括了管理規則、部署規則、分析規則、定制規則和設計規則，這些功能共同提高了業務規則管理的水平。
三、業務規則管理系統在檔案信息資源管理中的應用
篇7
一、 民營機械企業檔案管理的原則
1、靈活的原則
民營企業的根本的目的和利益所在就是為了能夠在生產經營活動中獲得更多的經濟利益，所以檔案管理的工作就必須遵照這樣的根本目的，在目的的引導下開展為企業的經濟發展的服務性工作。對于檔案管理的工作就是為了能夠方便那些高層的管理人員對已有的信息的查找和利用，若在檔案中存在很多的不適用和僵化的信息將直接的影響到企業管理者的決策問題。
2、信息的真實性原則
信息的真實性的原則取決于檔案信息的管理是企業進行決策的依據所在。只有那些真實正確的信息才是管理者做出科學的決策的前提。所以，保證信息資料的真實性是企業的社會責任所在。在檔案中如果有很多的虛假的信息，不僅僅會對企業的決策方向產生很大的影響，還會對企業的社會形象有很大的影響。
3、信息全面性的原則
信息的包含范圍是企業的檔案管理中必須要面對的問題。如何處理好企業的信息的范圍也是一個企業的檔案管理水平的體現所在。這里所說的企業檔案信息的全面性，并不是說企業的檔案管理過程中必須要有那些與企業的生產經營不相關的信息。企業的檔案管理的打發我內上的全面指的是企業的檔案管理要能夠提供企業的各個部門所需要的信息。對于對企業的發展以及決策有幫助和參考價值的信息要做到及時的更新。這就需要企業的檔案管理人員對企業的所在行業有很好的了解以及扎實的基礎知識。
二、 民營機械企業檔案管理存在的問題
1、檔案管理的意識問題
一般的民營企業的企業規模是相對比較小的，所以檔案管理的工作一般是不被重視的，很多的企業認為檔案管理只是對企業的資源以及時間的浪費?，F在中國的社會管理環境中，很多的管理層對企業的檔案管理工作不夠重視，是企業檔案管理存在的根本問題所在。并且由于民營企業的工作人員的流動性相對比較大，客戶的穩定性也不夠強。所以很多的企業管理者認為檔案的信息是不重要的。同時，檔案管理的本身問題也是企業的檔案管理不被重視的一個重要的原因，由于企業的檔案管理工作是企業的本身所涉及到的經營范圍的資料的整合和保存工作，所以在平時企業的檔案管理工作很少能夠發揮出其根本的作用，只有在很長的時間之后企業的檔案管理工作的優勢才能夠得到有效的體現。
2、企業的檔案管理方式相對單一
雖然很多的民營企業開始了企業的檔案管理的工作，但是很多的企業的管理模式上，還存在一個不科學的問題，很多的民營企業為了在管理中能夠節約成本，或者是受到了企業的本身經濟條件的限制，在企業的檔案管理中沒有引進先進的檔案管理設備以及人才，這就存在檔案管理的手段上存在很多的問題，紙質的資料還是檔案管理的一個重要的方式，一般都是人工的填寫的模式，使得企業的檔案在后期的使用中面臨著比較大的困難。
3、企業的檔案管理工作缺乏正確的企業檔案主體認識
在很多的機械企業的檔案管理的認知水平上存在著一定的誤差，很多的檔案管理企業錯誤的將傳統的人事檔案管理當做企業的檔案管理的全部，也就是可以說現在的很多的企業的檔案管理工作者對于其工作的范圍還沒有一個很明確的界定?；蛘呤呛芏嗟娜穗m然認識到了檔案的管理工作不僅僅是傳統的人事檔案的管理工作，但是實際的工作中還是以人事檔案的管理工作作為重點。因此，企業的很多的珍貴的資料就在這樣的過程中流失掉了。所以，對于企業檔案管理的主體上的認識需要我們對于企業的檔案管理的工作進行全方位的改革，改變傳統的檔案管理的意識，只有這樣才能進一步促進企業的發展。
三、民營機械企業檔案管理工作的優化
1、引起企業足夠的重視
政府部門要在企業的檔案管理的過程中發揮出本身應有的作用，要梳理企業的哪敢管理的危機意識，促進民營企業的檔案管理的工作進入正軌。加大檔案管理的宣傳力度提醒企業提高檔案管理的意識，樹立成功企業的典型也是一個相對比較好的模式。只要企業嘗到了企業的檔案管理的甜頭之后，企業才會有熱情建立起檔案管理新模式的愿望。
2、運用現代化的機械管理設備
隨著科學技術的發展，計算機已經成為了現代化的企業經營管理的一個重要的工具，現代化的民營企業的檔案管理也應該脫離傳統的以人為主要的管理工具的模式，擺脫對人的依賴。而對信息化技術的依賴是檔案管理的一個必經之路。在民營企業中有必要購入現代化的檔案管設備以增強企業的檔案管理的可靠性以及資料的實用性。
3、優化檔案管理模式
對于不同的企業，檔案管理的模式可以是不同的，很多大型民營企業財務集中統一的管理模式來進行檔案的管理，這樣的管理模式不僅僅管理的標準高，而且要求相對比較嚴格，使得檔案管理的體系更加的科學完善，這就能夠促進檔案管理工作能夠更好的為了企業本身做出決策上的服務。中小型的民營企業可以采取分散管理的模式，正確的對待自身的情況來促進檔案管理工作的開展。這就可以使得檔案管理的過程不僅僅能夠滿足信息化的過程，而且還可以在檔案管理的過程中逐漸的滿足系統化的要求，逐步的建立起一個比較系統完善的檔案管理體系。
參考文獻：
[1]陳曉曄，談如何做好企業的檔案管理[J]，廣東檔案，2009，(02)
[2]張春玲，淺談企業檔案管理的原則和措施[J]，西部煤化工，2008，(01)
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事業單位；檔案管路；創新思考
就目前事業單位的發展情況而言，進行檔案管理是非常重要的，我國的事業單位的發展經過了轉型和改革我國事業單位的發展邁上了一個新的臺階，在我國事業單位的發展對于檔案管理的相關工作還存在著一定的問題，隨著我國事業單位的不斷發展，檔案管理工作一定可以高效協調發展，檔案管理工作在事業單位的發展中有著重要的作用和深刻的意義，在事業單位的發展中要加強檔案管理工作的重視，促進事業單位的可持續發展。
1我國事業單位檔案管理工作中存在的問題
1．1事業單位的對檔案管理工作不重視
檔案管理工作是事業單位正常運行的重要組成部分，在我國事業單位的發展中檔案管理工作起著非常重要的作用，但是我國的事業單位對檔案管理工作不夠重視，檔案管理工作在事業單位的發展中只是一個形式，就造成了我國事業單位的檔案泄密，給事業單位的發展造成了嚴重的打擊，阻礙了事業的單位的正?？沙掷m發展。事業單位的檔案主要記錄了事業單位的發展情況和發展歷程以及重要的事件，但是由于檔案管理工作得不到重視，導致事業單位的檔案大量的損壞和丟失，給事業單位的發展帶來了極其嚴重的影響。
1．2檔案管理人員的水平偏低
我國事業單位的檔案管理知識一個表面的形式，在事業單位檔案管理人員的選擇上也是非常簡單的，造成檔案管理人員的綜合素質偏低，也是影響我國檔案管理工作可持續發展的一個重要因素，我國當前事業單位的檔案管理人員的工作可以說是事業單位中最悠閑的一個工作。他們對于檔案工作不了解，事業單位對檔案管理工作不中是，導致檔案管理員工對檔案管理工作經常是敷衍了事，給檔案的管理帶來了極大的影響，也是我國事業單位的資金浪費嚴重。
1．3缺少完善的檔案管理系統
檔案管理工作對于事業單位的發展來說可大可小，我國的事業單位的檔案管理工作處在一片混亂的狀態，檔案管理工作完全根據檔案管理人員主觀意愿進行管理，給我國的檔案管理工作造成的極大的影響，導致我國的檔案管理工作存在巨大的漏洞。檔案管理工作是事業單位發展的組成部分之一，在進行管理的時候要遵循一定的原則，但是在我國事業單位的檔案管理工作中檔案管理系統不完善，檔案管理的分工不明確，檔案管理工作處在一片混亂之中，給我國事業單位的發展帶來了消極的影響。
2我國事業單位的檔案管理原則
2．1在進行檔案管理過程中要遵循權責統一原則
我國事業單位的檔案管理工作要遵循一定的原則，檔案管理工作可大可小，當時原則一定不可少，檔案管理人員要按照基本的原則對檔案進行管理，明確每一個檔案管理人員的和領導的責任，如檔案管理工作的領導主要對檔案管理的相關工作負責，對檔案管理工作進行檢查和監督，但是他也要保障檔案管理人員的相關權益。如果檔案管理部門只重視檔案管理責任而忽視檔案管理人員的相關權益，將會給檔案管理員工的工作積極性性帶來消極的影響，也將影響到整個檔案管理工作的發展，因此在檔案管理工作要堅持權責統一的原則，將檔案管理人員承擔的責任和獲得的權益結合起來，推動檔案管理人員的工作積極性。
2．2在進行檔案管理工作時要遵循靈活性的原則
檔案管理工作是事業單位工作的一部分，關于檔案管理工作我國也是制訂了一些標注進行保障的，因此在檔案管理工作中要遵守國家相關部門制訂的規定，但是也不能對其他行業的檔案管理進行照搬照抄，要有自己檔案管理的獨特性，在我國不同的事業單位有著自己獨具一格的特色，因此在進行檔案管理的過程中要遵循靈活性的原則。檔案管理工作在不同的事業單位管理的情況也不同，因此進行事業單位的檔案管理一定要符合事業單位的實際情況，遵循事業單位檔案管理靈活性的原則。
2．3在管理的過程中要按規范辦事的原則
在檔案管理工作中不能根據檔案管理人員的主觀能動性進行檔案管理，要根據相關的規范進行辦事，根據檔案管理的實際情況制訂檔案管理科學，高校，合理的檔案管理制度，這些制度要符合檔案管理的實際情況，符合檔案管理的相關規定，保障檔案管理工作的順利進行。按照相關的規范進行檔案管理是我國事業單位檔案管理的基本要求，也是我國檔案管理工作健康穩定發展的重要保障。國家制訂關于檔案管理的相關規范，為事業單位的檔案管理工作提供了依據。
3我國事業單位檔案管理模式的創新
3．1完善我國的檔案管理制度
目前，我國事業單位的檔案管理存在著很大的漏洞，因此要完善我國事業單位的檔案管理制度，檔案管理制度可以對檔案管理人員的工作進行約束，檔案管理是對檔案的一種保護，通過對檔案進行管理可以減少檔案的損壞和丟失，制訂檔案管理的制度，做到我國事業單位的檔案管理有法可依，在遇到一定問題是可以依據檔案管理制度的相關規定進行解決，促進我國事業單位的檔案管理朝著科學化的方向發展，將帶動我國事業單位的健康穩定發展。
3．2深化檔案管理，提高管理人員的綜合的素質
我國的事業單位的檔案管理要不斷的進行深化，要跟上時展的步伐，提高我國事業單位的檔案管理水平。目前我國的檔案管理人員綜合素質比較低，我國的檔案管理人員缺乏專業的檔案管理知識，我國事業單位的檔案管理要招聘具有展業知識的檔案管理人才，提高我國事業單位的檔案管理水平。對檔案管理人員進行專門的培訓，于其它事業單位的檔案管理人員進行經驗交流，找出自己的不足，及時的改進本單位檔案管理中存在的問題。對于檔案管理人員事業單位的領導要對檔案管理人員進行定期的抽查，檢查檔案管理人員的檔案管理知識，為事業單位的檔案管理的發展提供保障。
3．3將檔案管理于當代的信息技術相結合
今天事業單位的檔案管理已經不能再沿襲以前的管理辦法了，進入21世紀以來我國的信息技術處在高速發展的階段，事業單位的檔案管理要與當代的信息技術相結合，讓檔案工作更加的方便，快捷。信息化的檔案管理方法將事業單位的檔案管理帶上了一個新的臺階。
4結語
總之，事業單位要重視檔案管理工作，積極的引進先進的檔案管理技術，遵守檔案管理原則，保證事業單位檔案管理工作的有好友快進行，促進事業單位的健康穩定發展。事業單位在我國的發展中占據著非常重要的，在事業單位發展中各項工作的管理都是非常重要的，因此在事業單位的發展中要統籌安排好單位內部的各項工作，為事業單位的可持續發展打下堅實的基礎，檔案管理工作要與時俱進，發展創新型的檔案管理模式，緊緊跟上時展的步伐。
作者：姜俐 單位：綏濱縣環境衛生管理處
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經濟的發展帶動了科技的發展，加快了學校的行政改革，學校為了更好的生存下去，更好的發展下去，應該建立一個比較民主、科學的體制。學校的高效運行與檔案的科學有效管理有著十分密切的聯系。所以學校應該高度重視檔案管理的創新。為了便于事業單位的評價，使自身的檔案制度更加科學更加規范，進而提高檔案管理的效率。
1.檔案管理現狀
學校的檔案管理現狀不容樂觀，在很大程度上阻礙了學校的發展，而且影響了學校在社會和經濟中起的作用。
1.1不平衡的重視程度
學校對檔案管理的重視度不高，不同的機構對檔案管理的重視程度不同，嚴重的時候，有些學校完全忽視了學校的檔案管理，不能保證檔案歸檔的時間、需要的資金、人力、財力，而且不能起到很好的監督作用。目前來說，有些學校逐步將檔案管理作為本單位的工作計劃，而且安排了相應的人員去付諸實施，然而在實際工作中，檔案管理的機制還是存在很多問題的。
1.2較差的保管條件
由于檔案管理剛剛引起相關部門的重視，有的學校的檔案管理成了擺放任何東西的儲存室，而且檔案管理的基礎設施不完善，n案管理基礎設施存在很大的漏洞，嚴重損壞了部分檔案。
2.檔案管理的創新
2.1健全制度
學校的檔案管理制度應該有所完善，所以在建立時應該遵循相應的原則。首先，檔案管理的相關制度的建立應該遵循科學性和合理性的原則，建立的制度應該從自身單位的實際情況出發，滿足自身單位的檔案管理特點，進而更好的進行本單位的檔案管理的相關工作。第二，學校檔案管理制度應該秉承實用簡明的原則，管理制度的建立應該將可操作性作為最終的目標，進而使得檔案管理制度能夠更好的發揮其規范和指導性的作用。其次，檔案管理制度的建立應該能夠約束教師也能夠約束領導，這種雙向的約束性可以較好的發揮檔案管理制度的管理性，學校中領導起著引導和榜樣的作用，可以促進檔案制度的實施。最后，檔案管理制度的建立中應該將嚴肅性作為原則。為了更好的執行檔案管理制度，在檔案管理的執行中應該將其權威性作為制度的最重要的原則，在制度的施行過程中，應該做到獎罰分明。
2.2加強組織領導
學校要提高對檔案管理工作的重視程度，將其納入議事日程，首先要建立檔案管理工作的領導機構，定期對檔案管理工作進行檢查和指導、督促；其次要結合本單位檔案管理工作實際，建立起檔案管理達標升級考核機制，對檔案工作實行定性、定量考核，可按照分級分類指導的原則，通過等級升降來實施動態管理；同時應參考國家檔案建設的有關標準，建立和完善質量管理體系，結合本單位具體情況，研究制定本單位檔案各項工作的質量評價標準，并積極組織實施，從而推進檔案工作制度化、規范化和科學化建設。
2.3開展現代化和信息化建設，提高檔案利用效率
實現檔案管理現代化，是檔案服務于學校制度改革與發展的需要，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。要使檔案最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理，以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。首先，學校檔案管理部門要提高信息管理的時效性，準確、及時地傳輸信息；其次，要對檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現檔案紙質與數據格式并存；其三，要充分利用計算機網絡技術來進行檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的檔案信息服務，以實現檔案信息資源的有效共享。
2.4增強檔案人員綜合素質
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人們對事物的認知直接影響事物的發展方向，正確的認知有利于促進事物的發展壯大，而錯誤的認識勢必會成為事物發展的重大阻力。目前來說，我國部分醫院對綜合檔案管理的認識不足，特別是在建設電子檔案的過程中，不少醫院存在諸多誤區。例如，有的醫院管理者認為檔案信息化發展是勞民傷財，是盲目追新的項目，有的醫院管理者認為數字化開發只是技術人員的任務，等等。上述誤區的存在成為醫院綜合檔案發展的絆腳石。之所以會出現上述誤區，一是由于檔案管理人員尚未全面認識到自己在綜合檔案管理中的社會職責，尚未意識到這一工程的復雜性、系統性。二是由于檔案管理人員對綜合檔案管理的重要性認識不到位，缺乏主動管理意識，再加之缺乏具體經驗，從而導致多種管理行為問題的出現。
（二）檔案管理制度不完善
目前來說，我國部分醫院的綜合檔案信息均由不同部門分別保管，醫院缺乏明確的檔案管理手段與方案，容易導致檔案管理出現混亂。再加上醫院缺乏細化、可操作性的管理制度，不同部門對自身的檔案管理職能認識不到位，缺乏標準的檔案收集范圍，導致多種重要數據、信息的流失。此外，醫院綜合檔案管理需要復合型人才的支持，但目前來說，我國檔案管理人員的平均素質還有待提升，部分檔案人員缺乏檔案管理基本知識與技能，一部分檔案人員不了解檔案管理的重要性且缺乏檔案信息化建設的科學技術，嚴重阻礙了檔案綜合管理的健康發展。
（三）電子檔案不完善
現階段，我國部分醫院電子檔案建設力度比較薄弱，尚未充分發揮電子檔案的優勢。例如，缺乏完善的電子檔案建設標準，導致視頻、聲音、文字等檔案的格式轉化均不合理，某些紙質文件在轉化過程中也會出現部分信息無法被讀取等多種問題。部分單位尚未對電子檔案進行檢索，沒有按照要求對紙質檔案進行編號，兩者之間無法做到一一對應，這勢必會影響到對醫院檔案的利用。
二、醫院綜合檔案管理問題的解決策略
（一）提高檔案管理意識
提高檔案管理意識，加強領導支持，是做好醫院綜合檔案管理的基礎。在新形勢下，醫院各級領導必須高度重視，加大檔案建設力度，在提高認識的基礎上，加快標準化體系建設力度，并積極與國際社會接軌。與此同時，醫院應通過會議、宣傳、活動等方式，全面提升醫務人員對檔案管理重要性的認識，使其認識到自己的任務與職責，更好地促進綜合檔案管理工作的開展。另外，還應完善檔案管理獎懲機制，將檔案管理效果與質量直接與醫務人員的考核結果相掛鉤，全面提升相關人員的檔案管理主動性與積極性。
（二）加強檔案管理制度建設
加強檔案管理制度建設，完善檔案管理機制是醫院發展的重要保證。醫院管理人員需結合醫院發展實際以及先進的檔案管理經驗，建立健全檔案管理體制，明確醫院綜合檔案管理的具體工作辦法與方案計劃，進一步明確不同職能部門的權限、職責以及檔案管理流程，進而使得各項檔案管理工作的開展有章可循。與此同時，還應加強醫院綜合檔案工作手冊的編制，針對性細分不同檔案的目錄標準、收集單位以及保管權限，在保障檔案資料完整性與真實性的基礎上，方便對檔案的查閱、使用。
其次，在檔案管理制度建設過程中，必須遵循一定原則。具體來說：第一，安全性原則。只有保證檔案資料的安全性，才能充分發揮綜合檔案管理的重要作用。第二，實事求是原則。在法律標準制定過程中，不同部門必須結合自身實際情況制定符合自身醫院發展的標準策略，切忌一刀切。第三，利益平衡原則。必須堅持利益平衡原則，對不同檔案的信息權利進行確認，按照權利義務相平衡原則，尋找電子、紙質檔案的平衡點，進而促使兩者利益最大化。第四，透明性原則。在具體管理法規建設過程中，應遵循公開、民主、科學的原則，積極征詢社會各界意見，增強信息立法的公開性與透明度。
（三）加強電子檔案建設力度
對于綜合檔案管理發展來說，電子文件信息管理平臺是非常重要的組成環節，相關部門必須加強電子文件的保存以及前端控制，從而為系統功能的實現提供強有力的支撐。各級檔案部門必須積極參與到管理平臺建設過程中來，積極提出自己的意見，加強與技術開發人員的聯系，進一步提升平臺功能的合理性與效率。
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伴隨著科技的發展與時代的進步，事業單位作為以社會公益為目的的重要組織，其管理工作越來越受到重視。然而，就事業單位目前的檔案管理現狀來看，其已經不能趨向于現代化，不能滿足事業單位的實際需求。因此，進一步規范和創新事業單位的檔案管理，對于新時期事業單位的建設與發展而言尤為必要和迫切。
一、事業單位檔案管理的原則及檔案管理創新意義
事業單位是國家機構的組成部分，其檔案是事業單位所有信息的匯聚地，必須在一定的標準與原則下進行管理：（1）規范、靈活相統一原則，即事業單位檔案管理方法應該規范、靈活，在遵循相關規定下根據單位自身的特點對檔案檔案進行靈活管理，以此保證檔案管理方法的實用性；（2）職責、權益兼顧原則，即事業單位檔案管理制度中，相關領導干部及工作人員的工作職責及權益都有明確的范圍確定，當出現檔案管理的紕漏問題，能公平處理和責任到人；（3）制定、執行并重原則，即事業單位檔案管理制度的制定要保證合理、科學和系統，并確保其執行效率，促進檔案管理制度在實踐過程中的不斷完善；（4）靜態、動態相結合原則，即事業單位檔案管理要在保持其科學穩定的同時與時俱進，與國際接軌，在時展的大背景下創新檔案管理體制與方法，提高檔案管理的科學化水平。
毋庸置疑，在社會發展的新時期對事業單位檔案管理工作進行創新，對于滿足新時期事業單位全面改革具有重大的現實意義。首先，通過對事業單位檔案管理人員的系統教育與培訓，能強化其檔案管理技巧，有利于檔案管理效率的提升；其次，通過對現代網絡檔案管理工具的使用，能夠獲得更為精準的檔案資料的詳細數據，提升了事業單位檔案管理的網絡化和系統化水平，進而大大提升了事業單位檔案管理的科學化水平；最后，通過對事業單位檔案管理工具及管理人員等方面的優化，能夠及時發現和解決檔案管理過程中的問題，能不斷的促進事業單位檔案管理體制在理論及實踐上的完善，是推進事業單位檔案管理走向現代化的重要途徑。
二、當前事業單位檔案管理存在的問題
1.檔案管理的基礎業務相對薄弱
由于有些事業單位對檔案管理工作缺乏科學的認識，對國家相關法律學習和貫徹不夠，使得單位檔案管理工作不被重視，造成檔案管理的基礎業務相對薄弱、管理混亂的局面。從目前部分事業單位檔案管理的基礎工作來看，其檔案管理工作缺乏明確的機制、工作流程及標準，即使有的單位建立了檔案管理制度，但卻在執行落實方面有待欠缺，缺少專人負責，單位領導也未真正督促落實，使得檔案整理不規范、組卷不符要求、分散的民生檔案移交受阻以及擅自銷毀應歸檔文件資料的現象比比皆是，不僅違背了事業單位檔案管理的原則，還造成了有效資源的巨大浪費。
2.檔案管理方式陳舊，缺乏創新
通常情況下，要保證事業單位檔案管理工作的效率，就必須在檔案管理方式方面下功夫。然而，隨著社會的進步與發展，在事業單位日常檔案信息處理日漸繁瑣的情況下，檔案管理的方式卻仍停留在陳舊單一的程度上。檔案管理部門對于檔案信息的管理缺乏統一的管理機制，傳統的檔案處理流程也無法對重要的檔案信息進行及時整理、裝訂和歸檔，同時由于缺乏對現代檔案管理設備的利用，缺乏對檔案管理方式的創新，也使得檔案管理效率低下，大量重要的檔案信息資源被破壞和丟失。
3.檔案管理設施落后，檔案資源開發利用不夠
科技及時代的發展，使得現代信息化技術被廣泛的應用到各領域，但是由于我國較多的事業單位未充分的重視檔案工作，因而沒有將現代化的檔案管理設備合理的應用到檔案管理中來。有些單位的檔案管理室條件較差，設備配置不齊全，軟硬件設施更新不及時，一些現代化的光盤和電子檔案處理需求不能得到滿足?，F代化的檔案管理僅對相關檔案信息實現了計算機保存，并未實現信息化的處理，造成了檔案信息資料的無形損失。正由于事業單位檔案管理設施的落后，也造成了單位檔案資源開發利用效率不高的局面。對于檔案資源的開發利用，有些事業單位并未重視起來，僅將檔案管理停留在檔案的收集、整理及保管的工作上，對于后期檔案資源的利用力度不夠，一些能為單位帶來有效參考價值及系統服務的檔案資源并未在合適的條件下發揮出作用，使得檔案管理一直處于較為被動的狀態中。
4.檔案管理人員隊伍業務素質不高
對于事業單位的檔案管理工作，檔案管理人員的業務素質對于檔案管理工作的效率有重要影響?？v觀當前事業單位的檔案管理人員隊伍現狀，一方面，部分事業單位的檔案管理人員并非專職管理人員，其身兼多職，對檔案管理工作難以應付，缺乏專業的業務素質也工作責任心，在頻繁的工作變動中，致使檔案管理工作穩定性受到消極影響。另一方面，有些事業單位中在職的檔案管理人員，其本身缺乏專業的業務素質，加之單位未進行檔案管理工作的相關業務培訓，使得有些檔案管理人員并不十分了解檔案工作的具體程序，對于檔案文件的整理、分類及劃分保管等問題出現錯誤，檔案的立卷、歸卷及移交工作也難以順利完成，進而使得單位檔案管理質量低下。
三、新時期事業單位檔案管理創新思路
1.創新檔案管理制度，強化檔案管理能力一項完善的管理制度通常都是保證
工作效率的重要基礎，基于當前事業單位檔案管理工作的現狀以及存在的問題，創新檔案管理制度，建立一套適合于事業單發展實際的檔案管理制度已顯得極為迫切。首先，事業單位應該在單位檔案管理的特點基礎上建立與之相適應的科學合理的管理制度，并確定好檔案管理制度的創新方向及內容，重點對單位檔案管理的機構設置及崗位設置進行制度規定，對制度中的內容進行創新，不斷與時俱進。其次，要堅持制度約束的地位平等性，在檔案管理制度的創新中，其制度既要對檔案管理人員約束，也要對單位領導進行約束，以此保證檔案管理的獨立性與規范性。最后，要在檔案管理制度中確保獎懲分明，對于檔案管理工作中高度負責的職工進行獎勵，對于為了自身利益而惡意篡改檔案信息的非法人員進行懲罰，以促進事業單位檔案管理事業的健康發展。
2.創新檔案管理信息化建設，提高檔案管理水平
在現代信息技術迅猛發展的形勢下，不斷發展的事業單位要想充分發揮出檔案信息的作用，就應該采用科學的現代信息手段對檔案信息進行高效管理。為此，事業單位應該積極引進適合自身發展與需要的現代檔案管理軟硬件設施，并在確保單位內檔案信息傳遞準確且及時的條件下，利用計算機、掃描儀等現代信息技術實現對文字類、圖片類資料等檔案信息的紙質化與數據格式并存，以此確保檔案信息的安全、完整。與此同時，事業單位還應該創新檔案管理技術，通過網絡向社會提供有用的檔案信息，實現資源共享，以此提高檔案管理的質量。
3.創新檔案管理服務手段，提高檔案利用效率
在我國各領域中，檔案利用效率低下的現象是一個極為普遍的現象，事業單位檔案同樣也不例外。因為事業單位對檔案管理工作的不重視，使得檔案利用率低，相反，又因為檔案利用率較低，而又因影響到事業單位對檔案管理工作的重視程度。因此，事業單位應該重視起檔案開發利用工作，通過檔案管理服務手段的創新，而促進檔案利用率的提升。具體而言，事業單位可以通過內部局域網，增強網站的信息檢索功能，并模仿數字化圖書館的建立方式，提高檔案服務手段。除此之外，事業單位檔案管理部門還可以建立高效的在線服務系統，為用戶提供在線服務功能，以此促進檔案利用率的提升，促進事業單位檔案管理工作水平的提升。
4.創新檔案管理人員培訓機制，強化業務能力
隨著事業單位檔案管理數字化趨勢的增強，事業單位檔案管理人員的業務素質也亟待強化。為了提升事業單位檔案管理人員的業務能力，筆者認為應該創新檔案管理人員培訓機制，結合單位自身檔案管理實施的現狀，建立以網絡培訓為主、實體培訓為輔的培訓機制，。通過對管理人員方案管理技術知識的培訓，引導其進行基礎知識學習，以及各種檔案管理理論與是實踐知識學習，不斷強化其自身專業技能，以推動檔案管理人員為檔案管理工作做出更大的貢獻。
綜上所屬，新時期事業單位檔案管理工作的重點是創新，只有從管理制度、管理方法、管理建設及管理人才等方面加大創新力度，才能改變當前事業單位檔案管理工作效率低下的現狀，也才能保證事業單位檔案管理工作更好的服務于人民大眾。
參考文獻
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2 知識管理背景下企業檔案管理的新特征
知識管理要求檔案管理具有新的特點：一是知識管理要求拓展和完善企業檔案管理職能。由于企業知識管理的加強及信息技術的不斷運用，檔案管理的職能也發生了相應轉變，其轉變主要體現在：從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案內容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發利用，實施檔案管理的智能化服務，實現企業檔案知識資源的共享。二是知識管理要求企業完善和優化館藏。隨著信息化技術的發展，電子文件大量產生，檔案工作者須投身對其的產生和控制過程中，進行價值鑒定，確定接收內容，積極接收磁盤、照片、錄像帶、光盤等非紙質檔案。三是知識管理要求企業提高檔案管理技術。檔案信息化離不開企業信息化，須納入企業整體信息化建設中。
3 知識管理背景下企業檔案管理模式的建立
3.1 將知識積累電子化、信息化，建立企業檔案電
子信息庫。應將檔案管理看成是企業知識管理的重要組成部分，改變過去重藏輕用的現象，制定適合本單位的知識資源管理整體規劃，全面收集各種信息、知識，采用統一的數據格式和元數據標準，對文本、音像、音頻、視頻等檔案信息資源，采用標準規范對其進行加工、組織、整合，使多元的檔案信息資源得以順利存儲、管理、使用，完善檔案管理職能。
完善和優化館藏資源是檔案工作的基礎和重點，而其重要手段則是數字化檔案館的建設，同時，也是深化知識管理的重要環節。在數字化檔案館的建設中，檔案工作者不僅要介入電子文件的產生和控制過程，對電子文件進行價值鑒定，確定接收內容，并積極接收磁盤、磁卡(照片) 、錄像帶、光盤等非紙質檔案，而且，要借助信息網絡傳送、儲存、查詢等數字化手段去挖掘檔案中的知識成分，引導知識資源的擁有者，積極提供專業領域的知識和訣竅，用知識的語言進行有效的整合，形成系統的企業知識體系和企業知識庫，以完善和優化館藏。
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一般而言，我們在對檔案信息進行管理的過程中，檔案管理理論的運用有著十分重要的意義，這也是提高檔案管理效率的基本方法。目前我們在檔案管理中，所采用的檔案管理體系有很多，其中不同的管理理念，其應用效果也就存在著一定的差異，因此我們在對其進行選擇的過程中，一定要按照相關的規范標準，來對其進行選取。其中對其檔案管理系統進行分析，也是很有必要的，這就給檔案管理工作帶來了極大的便利。通常情況下，我們在對檔案管理體系進行劃分的時候，都是采用全宗分類的方法，這是為檔案數據建設提供了前提條件。
二、全宗原則及其理論發展對檔案數據庫建設發揮指導作用
近年來，在現代化檔案管理工作中，人們為了使得檔案數據信息管理的質量得到保障，人們就網絡信息技術應用到其中，這就使得計算機管理工作的效果得到進一步的提高。而且在數據管理中，人們為了讓數據庫的作用可以得到充分的發揮，也將全宗園林的相關內容融入到檔案管理中，這就讓檔案數據管理的質量得到了進一步的保障。
第一，全宗原則作為檔案分類管理中的基本理論之一，它在檔案管理工作中不僅有利于數據可的建設，還保障了數據信息的可靠性和有效性。這和普通的邏輯分類方法相比，全宗原則的應用還進一步的提高了檔案信息管理的質量，滿足了現代化檔案數據庫建設的相關要求。
第二，我們在現代化數據庫建設的過程中，全宗原則的應用除了有著良好的指導作用以外，還可以對相關的檔案信息數據進行記錄維護，從而使得數據信息的可靠性和安全性得到了很好的保障。目前我們在檔案信息管理的過程中，數據庫的建設在其中有著十分重要，為此我們在對數據庫進行建設施工的過程中，我們將全宗原則的相關內容進行相應的控制管理，滿足現代化檔案數據管理的相關要求。
第三，從當前我國檔案管理工作的實際情況來看，其中還存在著許多的問題，這就對現代化數據管理工作有著嚴重的影響。而全宗理論的應用，不僅使得數據庫建設的質量和效益得到保障，還很好的滿足了現代化檔案信息管理的相關要求，讓檔案數據信息的可靠性和真實性得到有效的保障。
三、全宗原則在檔案管理中的實際應用
目前在檔案管理工作的過程中，全宗原則作為其基本原則，已經成為了現代化檔案管理工作的重要部分，并且將其應用在各種檔案管理工作當中。但是，這種原則在實際應用的過程中，無法對其中存在的問題進行很好的解決，這就使得人們在檔案數據庫建設的過程中，要面臨著許多的挑戰。
（一）全宗內部檔案的差異化管理需求要求建立相對獨立的檔案數據庫
雖然全宗原則強調一個來源單位的檔案應當集中保管，但也沒有忽視對同一來源檔案之間的差異化管理。隨著社會實踐的發展，同一全宗內檔案的種類、載體類型及其管理要求日益多樣化、復雜化、專門化，這使得對全宗的集中統一保管難以實施。
（二）自由來源原則為專門檔案的數據庫建設提供理論基礎
自由來源原則認為全宗不僅是歷史性、客觀性的，也可以是邏輯性的，這是對全宗理論的重大發展。像許多行業性、專業性很強的檔案就要求打破傳統全宗范圍的限制，而按照行業或專業系統進行集中統一管理。比如城建檔案、項目檔案雖然破壞了各項目參與組織全宗的完整性，但卻有效地維護了項目檔案的完整性。在多數情況下保證后者的完整性具有更為重要的現實意義。這里的工程項目就是一個邏輯意義上的全宗單位，由此可見，全宗理論在其本身的發展過程中存在分合的演化過程，并不完全拘泥于狹義的全宗概念。
四、邏輯主義分類思路適合檔案數據庫的內容管理
