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篇1
高等學校教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有保存價值的文字、圖表、聲像等材料,其內容非常豐富。高校的教學檔案從一定程度上來講它是反映學校教學管理水平和教學質量的一個重要標志。是學校教學工作的真實記錄,高等學校教學檔案的規范化管理是提高高校教學質量的重要保障,故加強高校教學檔案的規范化管理勢在必行。
1系部教學檔案的內容
(1)綜合類:主要有上級教育主管部門下達的有關文件;學院規劃實施計劃、教學要點、教學工作會議的記錄、簡報等材料;學院制定的各種教學制度、規定、辦法、條例以及教學工作的文件;教改項目的立項報告;教學工作的數據統計、分析資料;每學期評教評學的相關材料及教學檢查的記錄、總結。
(2)教學管理類:教師教學有關規程、教學工作檢查、評估有關材料;教師教學任務安排及開課有關資料、教師教學情況調查表、教學質量檢查、師資建設規劃、實施情況,教師進修培訓材料;學籍管理材料;學籍變更材料;課程安排表、學年校歷。
(3)教學業務類:重點課程及一般課程建設的規劃、實施方案、總結等有關材料;培養方案、課程標準、教學進度計劃、教學任務書、教學日志等有關資料;教材建設、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優秀教師講課的典型教案、教學模型、標本,青年教師教學比武材料;教學實習有關材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學生的畢業論文及評審意見;學生在校期間發表的論文和獲獎有關資料,考研相關材料;教師業務檔案;教學儀器設備材料等。
(4)教學研究類:各類教改項目及科研課題的立項申請書、實施計劃、成果及總結以及獲獎的申報材料和獎狀;獲院級以上的教學成果類的申報材料及獎狀;教師發表的教學研究論文目錄。
2教學檔案的特點
教學檔案是教學活動的客觀反映和總結,故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點:
(1)內容廣泛:一方面學校辦學規模越來越大,招生形式越來越多樣化,辦學領域不斷拓寬,新學科、新專業不斷涌現,使得教學檔案的內容也越來越廣泛;另,教學內容越來越豐富,高校除了設置相應的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業的增多,多學科互相滲透、交差不斷加強,使的教學內容多學科性越來越明顯,與之相適應,檔案材料也越來越豐富。
(2)材料來源較分散:高校教學檔案來源于上級主管部門和學校兩級教務教學活動,即有上級和學校下發的有關教育教學的有關文件,又有主管教學的教務部門形成的關于教學改革、培養方案、培養目標、學科設置、課程安排等方面的材料,同時還有系部在日常教學中形成的教學檔案。
(3)歸檔時間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學檔案是按學年度進行歸檔的,歸檔時間從上一年的9月1日到當年的8月31日。
(4)高校的教學檔案統一按國家教委辦公廳的《高等學校檔案實體分類法》進行。
3教學檔案管理中存在的問題
(1)材料收集較困難:因部分教學人員對檔案管理工作的認識不足,認為教學科研成果是自己在教學過程中取得的,應該由自己來管理,擔心材料會遺失,或擔心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來,有一定困難。
(2)系一級的管理困難:由于系部無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學秘書兼著,由于有些教師不配合,就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續性。加上有些系部認為系部的主要工作是教學,對檔案材料只要用時有就可以了,無須按什么規則整理歸檔,導致教學檔案整理、分類缺乏統一的執行標準,使得教學檔案整理、分類缺乏系統性與關聯性。
(3)資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經費不足有些系部連一個像樣的檔案柜都沒有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時間無處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。
(4)人員緊缺:一般高校系部都無專職檔案管理員,由教學秘書兼任,而教學秘書的主要精力在教學上,加上大部分沒有受過檔案專業培訓,因而少有精力去將教學檔案收集整理完整,這樣將造成教學檔案整理分類缺乏系統性、準確性,致使移交到檔案館的材料不規范,給今后的利用工作帶來極大的不便。
4加強教學檔案的規范化管理
(1)從系部教學檔案管理方面存在的問題出發,各系部由于檔案工作規范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級檔案管理、存檔部門職責不明,歸檔機制不健全,導致文件材料重復歸檔、不歸檔、漏歸檔現象較為普遍,亟需在科學劃分系部檔案類目的基礎上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責,加強對系、教研室檔案工作的指導和對檔案管理人員的業務培訓,定期開展對系部、教研室檔案工作的指導與業務培訓,定期開展對系部檔案工作的督查,提高信息服務的針對性與實用性,加速高校檔案信息化建設。
(2)檔案材料應當隨時收集、隨時整理檔案工作應當形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機制,以此為檔案管理日常運作機制提供質量上的監控與保證,避免把問題都積壓到一件中心工作來臨前倉促解決。
(3)完善檔案制度建設,據《高等學校檔案實體分類法》和本校的具體情況制定統一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統一化、標準化。
(4)歸檔要求:凡需歸檔的教學文件材料,必須遵循教學文件材料的自然形成規律,保持歸檔材料之間的聯系,據便于保管和利用的原則進行系統整理;盡量采用原件,規格相對統一;一般用計算機打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊,以利長期保存;教學檔案材料一般要求長期保存。教學日歷、教學任務書、課程安排表、學生實習有關材料、教學檢查座談記錄、聽課記錄、學生畢業論文(設計)、各種考試試卷、實驗報告等則要求保存五年以上;教學檔案管理人員應于每學期期末對本單位的教學檔案進行及時的清理與歸檔。立卷人應按文件材料自然形成的規律和便于利用的要求,進行系統整理、組卷、并編頁號、卷號(盒號),填寫卷內目錄、備考表,擬定案卷標題,注明密級和保管期限,并于每學年度結束后對所有教學檔案進行匯總,裝訂后,按學年度排列進柜管理存檔。
(5)收集工作必須貫徹集中統一管理的原則,遵循教學檔案的自然形成規律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學文件材料收集的完整性、準確性、真實性、系統性;所收集的教學文件材料按各大類的分別積累,進行預立卷,并按時間先后順序排列。
(6)利用現代辦公技術,實現教學檔案現代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務工作和管理教學檔案,就不可能從繁雜的事務中解脫出來。故利用現代辦公手段,實現教務檔案的電子化、網絡化管理,有利于減輕工作人員勞動強度,縮短勞動時間,提高檔案管理的工作效率。
參考文獻
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高等學校教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有保存價值的文字、圖表、聲像等材料,其內容非常豐富。高校的教學檔案從一定程度上來講它是反映學校教學管理水平和教學質量的一個重要標志。是學校教學工作的真實記錄,高等學校教學檔案的規范化管理是提高高校教學質量的重要保障,故加強高校教學檔案的規范化管理勢在必行。
1系部教學檔案的內容
(1)綜合類:主要有上級教育主管部門下達的有關文件;學院規劃實施計劃、教學要點、教學工作會議的記錄、簡報等材料;學院制定的各種教學制度、規定、辦法、條例以及教學工作的文件;教改項目的立項報告;教學工作的數據統計、分析資料;每學期評教評學的相關材料及教學檢查的記錄、總結。
(2)教學管理類:教師教學有關規程、教學工作檢查、評估有關材料;教師教學任務安排及開課有關資料、教師教學情況調查表、教學質量檢查、師資建設規劃、實施情況,教師進修培訓材料;學籍管理材料;學籍變更材料;課程安排表、學年校歷。
(3)教學業務類:重點課程及一般課程建設的規劃、實施方案、總結等有關材料;培養方案、課程標準、教學進度計劃、教學任務書、教學日志等有關資料;教材建設、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優秀教師講課的典型教案、教學模型、標本,青年教師教學比武材料;教學實習有關材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學生的畢業論文及評審意見;學生在校期間發表的論文和獲獎有關資料,考研相關材料;教師業務檔案;教學儀器設備材料等。
(4)教學研究類:各類教改項目及科研課題的立項申請書、實施計劃、成果及總結以及獲獎的申報材料和獎狀;獲院級以上的教學成果類的申報材料及獎狀;教師發表的教學研究論文目錄。
2教學檔案的特點
教學檔案是教學活動的客觀反映和總結,故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點:
(1)內容廣泛:一方面學校辦學規模越來越大,招生形式越來越多樣化,辦學領域不斷拓寬,新學科、新專業不斷涌現,使得教學檔案的內容也越來越廣泛;另,教學內容越來越豐富,高校除了設置相應的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業的增多,多學科互相滲透、交差不斷加強,使的教學內容多學科性越來越明顯,與之相適應,檔案材料也越來越豐富。
(2)材料來源較分散:高校教學檔案來源于上級主管部門和學校兩級教務教學活動,即有上級和學校下發的有關教育教學的有關文件,又有主管教學的教務部門形成的關于教學改革、培養方案、培養目標、學科設置、課程安排等方面的材料,同時還有系部在日常教學中形成的教學檔案。
(3)歸檔時間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學檔案是按學年度進行歸檔的,歸檔時間從上一年的9月1日到當年的8月31日。
(4)高校的教學檔案統一按國家教委辦公廳的《高等學校檔案實體分類法》進行。
3教學檔案管理中存在的問題
(1)材料收集較困難:因部分教學人員對檔案管理工作的認識不足,認為教學科研成果是自己在教學過程中取得的,應該由自己來管理,擔心材料會遺失,或擔心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來,有一定困難。
(2)系一級的管理困難:由于系部無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學秘書兼著,由于有些教師不配合,就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續性。加上有些系部認為系部的主要工作是教學,對檔案材料只要用時有就可以了,無須按什么規則整理歸檔,導致教學檔案整理、分類缺乏統一的執行標準,使得教學檔案整理、分類缺乏系統性與關聯性。
(3)資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經費不足有些系部連一個像樣的檔案柜都沒有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時間無處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。
(4)人員緊缺:一般高校系部都無專職檔案管理員,由教學秘書兼任,而教學秘書的主要精力在教學上,加上大部分沒有受過檔案專業培訓,因而少有精力去將教學檔案收集整理完整,這樣將造成教學檔案整理分類缺乏系統性、準確性,致使移交到檔案館的材料不規范,給今后的利用工作帶來極大的不便。
4加強教學檔案的規范化管理
(1)從系部教學檔案管理方面存在的問題出發,各系部由于檔案工作規范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級檔案管理、存檔部門職責不明,歸檔機制不健全,導致文件材料重復歸檔、不歸檔、漏歸檔現象較為普遍,亟需在科學劃分系部檔案類目的基礎上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責,加強對系、教研室檔案工作的指導和對檔案管理人員的業務培訓,定期開展對系部、教研室檔案工作的指導與業務培訓,定期開展對系部檔案工作的督查,提高信息服務的針對性與實用性,加速高校檔案信息化建設。
(2)檔案材料應當隨時收集、隨時整理檔案工作應當形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機制,以此為檔案管理日常運作機制提供質量上的監控與保證,避免把問題都積壓到一件中心工作來臨前倉促解決。
(3)完善檔案制度建設,據《高等學校檔案實體分類法》和本校的具體情況制定統一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統一化、標準化。
(4)歸檔要求:凡需歸檔的教學文件材料,必須遵循教學文件材料的自然形成規律,保持歸檔材料之間的聯系,據便于保管和利用的原則進行系統整理;盡量采用原件,規格相對統一;一般用計算機打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊,以利長期保存;教學檔案材料一般要求長期保存。教學日歷、教學任務書、課程安排表、學生實習有關材料、教學檢查座談記錄、聽課記錄、學生畢業論文(設計)、各種考試試卷、實驗報告等則要求保存五年以上;教學檔案管理人員應于每學期期末對本單位的教學檔案進行及時的清理與歸檔。立卷人應按文件材料自然形成的規律和便于利用的要求,進行系統整理、組卷、并編頁號、卷號(盒號),填寫卷內目錄、備考表,擬定案卷標題,注明密級和保管期限,并于每學年度結束后對所有教學檔案進行匯總,裝訂后,按學年度排列進柜管理存檔。
(5)收集工作必須貫徹集中統一管理的原則,遵循教學檔案的自然形成規律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學文件材料收集的完整性、準確性、真實性、系統性;所收集的教學文件材料按各大類的分別積累,進行預立卷,并按時間先后順序排列。
(6)利用現代辦公技術,實現教學檔案現代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務工作和管理教學檔案,就不可能從繁雜的事務中解脫出來。故利用現代辦公手段,實現教務檔案的電子化、網絡化管理,有利于減輕工作人員勞動強度,縮短勞動時間,提高檔案管理的工作效率。
參考文獻
篇3
目前，我國部分高校教學檔案信息化管理發展得比較成熟。如上海交通大學建立了數字檔案業務工作平臺；南京大學的“南大之星”管理系統等的開發和運行，已經實現了檔案信息資源的網上收集、開發和利用。有關資料顯示，截止到2008年，全國地方所屬所管院校1797所，在全國1908所普通高校中占94.2％，地方高校已經成為我國高等教育體系的重要組成部分。因此，地方高校的教學檔案信息化建設事關我國高等教育現代化建設全局。不少地方高校根據自身發展實際，積極致力于教學檔案信息化管理，以增強校園信息化服務能力，但是相當一部分地方高校由于所處區域的經濟發展水平、自身發展歷史和經費劃撥等因素，在教學檔案的信息化建設中存在很多問題。
2.1教學檔案信息化管理意識較弱
從主觀上講，在信息時代的大背景下，各高校從領導到教師、學生都感受到信息化給學習和工作帶來的高效和便捷，但對教學檔案信息化沒有給予相應的重視，只有在應付各級檢查、教學評估、學校史館籌備等工作節點上才會有所感覺，而這些工作完成后，所謂的“重視”也隨之結束。從客觀上講，目前財政撥款在高校收入中的比例逐年下降，而且下降的幅度很大，加之地方高校的農村學生比較多，學生欠費現象嚴重，加劇了地方高校的經費困難。這種現象在經濟落后地區尤為嚴重。而教育部評估方案對各層次高校的辦學條件均采用相同的指標，使得地方高校更關注于學科建設和辦學層次的提升，關注于教學一線人、財、物的投入，注重教學設施、教學條件等軟硬件的數量和質量的改善，而對教學過程和管理中產生的相關資料的管理關注不夠。加之教學檔案信息化是基礎性管理服務工作，很難產生直接而明顯的效益，因此，地方高校教學檔案信息化建設未能得到相應發展。
2.2缺乏檔案管理的專門技術人才
教學檔案既具有所有檔案的一般屬性，又具有其自身形成的規律和特點，教學檔案內容廣泛、量大樣多，而且分散管理與集中管理并存，使得教學檔案既有相對獨立性，又有歸檔復雜性。教學檔案的收集整理是依據教學日歷、教學年度和學制周期進行的，教學檔案管理工作需要具有檔案管理專業知識和熟悉教學過程的人員來擔任。通過調查研究，發現大部分地方高校教學檔案的管理人員大多為行政人員、教學秘書或新來教師兼任，沒有檔案管理的專門技術人才。隨著地方高校辦學規模的不斷擴大，教學改革的進一步深入，師生數量的增加，產生的教學檔案數量劇增，相應的，檔案管理人員數量明顯不足，而兼職人員本身的日常管理工作繁忙，在教學檔案管理上投入的精力與時間十分有限，難以抽出時間學習檔案管理知識或參加檔案管理培訓，使得教學檔案管理呈現隨意性，在較大程度上影響了教學檔案管理的規范化和信息化。
2.3標準化與規范化的實現難度較大
盡管部分地方高校在檔案信息化建設方面取得一些進展，但整體來講，當前地方高校教學檔案信息化管理的建設基本還處于起步階段，相應的管理手段和管理理念相對滯后。首先應實現電子檔案標準規范化，這不僅是教學檔案信息化的基礎，更是教學檔案信息資源共享的前提，否則就不能有效整合各相關部門的教學檔案信息資源，信息化的管理水平就難以提高，導致很多寶貴的資源流失，制約教學檔案信息化建設的進程。因此，在高校教學檔案信息化管理中，會遇到一些紙質檔案管理所不存在的諸如電子文檔標準化、規范化等技術問題，這些問題需要我們進一步研究解決。
2.4信息網絡安全保障措施不健全
教學檔案信息化建設目的是為了實現教學檔案資源共享，將教學檔案在網絡上進行傳輸，所面臨的安全問題、保密問題顯得尤為重要。但是，很多地方高校在校園網和外網之間沒有采取相應的信息安全措施及隔離措施，在檔案信息查詢時存在嚴重的安全隱患。安全保護措施不當會使教學檔案信息系統很容易受到病毒攻擊，導致電子文檔資源破壞和檔案數據丟失等不良后果。
3加快地方高校教學檔案信息化建設的對策
3.1提高對于教學檔案信息化的認識
目前，造成地方高校教學檔案信息化水平總體偏低的原因，主要是很多高校對檔案工作的重視不夠，經費上投入少。校領導應樹立全局觀念，認識到教學檔案工作是學校中心工作的有機組成部分，要加強宣傳，以提高教職工的教學檔案意識，使廣大教師和檔案管理人員充分認識到教學檔案信息化在提高教學水平、加強教學管理質量中的重要作用，快速提高教學檔案的利用效率，充分發揮教學檔案對學校的教學、科研、管理等方面的積極的推動作用。因此，學校應在教學檔案信息化建設上加大人力、物力、財力的投入，把教學檔案信息化建設引入良性發展的軌道。
3.2做好教學檔案管理隊伍的建設和穩定工作
教學檔案信息化建設亟須高素質的教學檔案管理隊伍作保障，地方高校要積極采取有效措施，做好教學檔案管理隊伍的建設和穩定工作。教學檔案信息化管理對檔案人員提出了前所未有的挑戰，他們不僅要掌握檔案管理專業知識，還要具備相關的現代化業務技能。建議在二級院系層面聘任專職的教學檔案信息管理技術人員，同時對現有的教學檔案管理人員進行相關培訓，也就是說，可以選派人員去教學檔案管理較好的院?；蛳冗M檔案館進修學習，同時也可以邀請檔案界學者專家來校講座，使檔案工作人員的業務技能快速提升，適應教學檔案信息化建設的需要。
3.3加強標準化與規范化建設
地方高校要進行教學檔案信息化建設，就必須實現標準化、規范化管理，要建立健全管理制度，形成一套職責明確、程序嚴謹的工作機制。要根據教學檔案特點，進行分類及歸檔范圍的明確劃分，按照集中統一管理的原則，將教學文件材料集中起來進行統一管理，做到教學檔案邊形成、邊收集。要充分利用現代信息技術和教學教務管理系統，將諸如教學日歷、教學大綱、期中教學檢查報告、畢業設計任務書等日常教學中形成的教學檔案材料，由教師整理完成后通過網上提交，以各系部的教研室為單位匯總，最終由教學管理人員下載收集、分類、存檔，并及時查詢各位教師的完成情況。要利用教務綜合管理系統來管理教學計劃、教學課表及學生的學籍和成績等檔案信息，提高工作效率，保證教學檔案的準確性與全面性，促進高校教學檔案收集工作標準化、規范化。
3.4注重安全保障
教學檔案信息的基礎要求是做好安全防范。首先，要對教學檔案的電子文檔進行安全保護，例如，可以建立異地安全保管體系來確保電子檔案的安全。其次，增強密碼驗證方式，采用加密存儲、回收站功能、IP限制、精確化權限管理等完整的防護體系,以確保資源能夠安全儲存和訪問。再次，建立電子文檔和紙質文檔“雙收檔制”，保障教學檔案的安全性和真實性。要實行局域網與外網的物理隔離和密鑰管理，采用防火墻、安全等技術防止外部攻擊，做到信息安全存放，防止內部成員泄露。此外，通過建立跟蹤登錄管理體制，為每一個電子文件建立文件處理檔案，形成電子文件登錄信息，非公開的檔案信息不允許上外網，已公開的檔案目錄查詢服務要認真采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施。通過CRC編碼，檢查文件是否在傳輸過程中有損壞，保障檔案信息系統的安全運轉。
篇4
學校教學檔案數字化的內涵主要在于加強綜合檔案館（室）軟件和硬件的建設。首先，要充分利用校園網絡，構建網絡化和分層級的檔案信息管理平臺，提高管理效率和檔案的利用率。建立和完善網絡化管理系統，通過校園網內運行，方便快捷，設置校內外訪問控制列表，確保系統運行安全。其次，為了達到教學檔案存儲的安全性，要建立多級存儲系統。教學檔案的數據存儲可采用磁盤、磁盤列陣、磁帶庫等多級存儲方式，通過數據多級存儲，確保數據安全。最后，為提高檔案查詢的準確度和效率，實現檢索工具的多樣化，采用案卷檢索、目錄檢索和全文檢索。要設置分類目錄、專題目錄、案卷目錄、全宗文件目錄。對檔案中的一些關鍵詞、檔案號等進行編排，提高檢索和查詢速度，提高檔案的利用率和實現快速查閱功能。教學檔案在收集歸檔時，對紙質和實物檔案的歸檔要進行處理，完成教學檔案的電子化。鑒于電子文檔可以修改，其載體呈現不穩定的狀態。因此，紙質和實物載體的保存顯得尤為重要。在歸檔時做好紙質、實物檔案與電子文檔的相互印證和標注，同時做好歸檔工作。教學檔案數字化管理，要對檔案實體進行掃描，然后進行數據采集。檔案采集同時對圖像進行糾偏、去污等處理。要核對電子信息，對檔案原件及數據進行審核，確認無誤后，對電子數據進行歸檔，為檔案的利用提供準確可靠的數據信息。在教學檔案數字化建設的整個過程中，各部門、各操作環節相互配合，協同操作，以流水線方式完成教學檔案信息的采集、審核和入庫工作。教學檔案的查閱實行分級審核方式，按管理和使用權限查閱，確保信息安全。教學檔案數字化查閱，以校園網為網絡基礎，在校內外實現查檔、閱檔功能。學校綜合檔案館（室）在系統安全管理方面進行多方考慮：可按日期、按時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權。按閱檔權限審批，對教學檔案閱檔過程進行詳細的記錄。教學檔案信息采用加密信道傳輸等多種方式，使系統運行更加安全可靠。檔案數字化較之傳統檔案管理有不可替代的先進性。首先，提高了管理的效能。過去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人員和費用為唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理教學檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節省了保管費用和空間，而且查閱起來極為迅速快捷，從而避免了紙張和人員的浪費。其次，提高了教學檔案管理的效率。數字化檔案管理使教學資料能及時歸檔，并盡快提供利用，使教學檔案的查閱變得更加簡單、快捷。由于信息的超時空流動，數字化檔案加速了信息化校園的建設，教學檔案也從文件實體的保管變成了提供利用方便的信息存儲和控制中心。最后，增強了教學檔案原件的保護。將紙質的教學檔案轉變為數字電子檔案以后，檔案的使用更加安全。許多學校都有悠久的辦學歷史，尤其對歷史久遠的教學檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好地保護。通過教學檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改、損害和銷毀的行為。因此，教學檔案的數字化管理具有豐富的內涵和利用價值。
三、教學檔案數字化管理存在的問題
教學檔案是一所學校在教學實施過程中形成的最原始的材料。由于學校都是按照各個學科教研室進行教學管理，由各科室完成教學檔案，在教學檔案的管理中還存在著許多問題，具體表現在以下幾個方面：第一，教學檔案管理理念滯后。一些學校管理理念滯后，不注重教學檔案信息資源的價值，沒有及時開發和利用教學檔案信息資源。由于長期采取封閉式的管理模式，教學檔案沒有開發利用。管理人員服務意識不強，服務技術水平低下，經費投入不足，設備陳舊，影響了教學檔案數字化管理的進程。第二，教學檔案信息化程度低。由于長期受傳統觀念和傳統教學檔案管理模式等因素的影響，目前一些學校在教學檔案收集、管理中還是采取最原始的方法，管理信息化還處在原始階段，沒有充分利用網絡信息技術，管理效能低下。大多數教學檔案以紙質載體為主，在檔案的收集、整理和保管過程中都是采取手工操作為主的方法。由于學校教學檔案數量較多，電子檔案的管理沒有建立系統化，沒有在校園網管理系統下運行，不利于教學檔案的利用和快速查閱，造成校園網資源浪費。第三，教學檔案目錄查詢系統不完善。學校教學檔案的管理，一般采取按目錄整理保存的方式，沒有建立電子檔案查詢系統，教學檔案查詢時效低下，無法適應和滿足教學的需要。電子檔案在查詢利用過程中，沒有建立完善的安全保障措施，系統管理在受到“黑客”攻擊時，致使系統不能正常運行。第四，教學檔案信息缺乏系統管理。由于學校教學檔案都是由各科室、教研室獨立完成后歸檔，電子檔案保存比較分散，缺乏系統的管理，沒有依靠計算機網絡系統集成，教學檔案資源不能共享，以至出現重復建檔、利用手段單一的現象。由于一些學校教學檔案管理的信息化程度比較低，沒有充分利用計算機和網絡技術來提高管理的效率。
四、教學檔案數字化管理的措施
一是提高檔案管理者信息素養。檔案管理信息化建設是為教學服務的，在教學檔案數字化管理進程中，不僅僅是計算機軟硬件的建設，更要體現的是人與管理技術之間的集合。所以，學校檔案管理人員要掌握現代信息基本技能，掌握計算機和網絡技術，熟悉計算機管理軟件，熟練掌握各種現代信息技術，運用網絡工具，為學校教學檔案信息開發打下良好的基礎。學校檔案管理人員要養成良好的信息收集能力，熟悉網上的檔案信息資源，引導查閱者獲得更多信息資源。要逐步提高對學校教學檔案信息的加工、提煉能力。學校要加強檔案管理人員的信息化培訓，熟練掌握現代信息技術，不斷提高自身的專業能力和信息素養。
二是推進教學檔案管理信息化進程。教學檔案數字化能夠推動學校信息化建設，它具有紙質檔案和實物檔案不可比擬的優點，使信息檢索更方便，傳遞速度更快，不受時間限制，可以提高工作效率和檔案的利用率。學校信息化進程是信息收集、傳播和運用能力的發展，將充分顯示其對教育的變革作用。檔案信息化建設涉及數字化檔案信息資源建設、計算機網絡建設、辦公自動化和文檔一體化管理。學校要把計算機、通訊、網絡等現代計算機技術運用于教學檔案管理之中。在教育信息化發展的大背景下，我們必須發揮學校教學檔案實現信息化的獨特優勢，將教學檔案保管和利用的單一功能向信息采集、管理和服務等多項職能轉變，實現檔案信息資源合理配置，為學校發展提供高效、優質的服務?？焖?、優質的教學信息支持學校的教育管理決策。學校要把教學檔案信息化納入學校數字校園建設規劃中，實施數字化校園發展戰略。要不斷加大教學檔案管理的軟、硬件投入，在信息化建設中，要加大計算機設備的投入，要配備數字化設備，如掃描儀、數碼攝像、攝影設備等。要充分利用信息技術的優勢，更好地為學校的教育發展服務。
三是創新教學檔案管理工作機制。推進學校教學檔案數字化建設，創新教學檔案管理機制，加快學校教學檔案管理信息化進程。教學檔案數字化是檔案建設最基礎的工作，學校要對庫存的傳統載體檔案加工成數字檔案，通過計算機檢索、閱讀電子檔案，提高教學管理水平和效率。要加強教學檔案一體化建設，通過檔案數字化建設完成電子數據備份系統建設。首先，將教學檔案的紙質載體與數字檔案相結合，逐步推進檔案的信息化管理程度。對紙質文件做好收集、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等工作，同時要對紙質文件建立機讀目錄、掃描、刻錄、脫機備份，實現信息化管理。其次，建立學校教學檔案的基礎數據庫，讓學校檔案數據之間可以互相轉換，實現資源共享。
四是完善教學檔案規范化管理。制定實施相應的標準規范，建立健全各項規章制度，是學校教學檔案管理數字化建設的關鍵性所在。將學校檔案館藏的檔案通過掃描轉化為可供計算機識別和處理的數字化信息，收集電子文件歸檔存儲。建立電子檔案字符內部編碼標準和數據處理格式標準。在數據利用方面，建立數據輸出標準。在引進、開發、研制學校教學管理檔案時，必須建立符合計算機系統管理的相關標準和技術規范，如教學檔案的收集標準，分類、錄入等符合標準化管理要求。建立教學檔案的規范化管理體系，對教學電子檔案的歸檔、傳統載體檔案的數字化處理、數字檔案的保管與利用進行科學管理，才能實現教學檔案的標準化和數字化管理，達到資源共享。
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中職學校的教學檔案管理主要是管理教學活動中的資料，包括教學類、管理類及綜合類三種檔案。第一，教學類檔案，主要包括教師教學課程的設計、規劃、實施方案及實施的情況；教師教學的課程標準、課程安排、教學任務、教學進度、教學培訓等；教師課件的設計、教學案例、教學模型；學生使用的教材管理、教師編輯教材的使用情況、考試試卷的來源、試卷的分析總結等。第二，管理類檔案，主要有對教師教學情況的考察、教學評估材料的收集、教師教學檔案的整理、學生課程表的安排、教師課程資料的準備、教師教學質量的檢查，教學師資力量的建設、教師進修材料的準備、學生學籍的管理等。第三，綜合類檔案，主要有相關教育部門對學校下達的教學任務、教學文件、教學計劃、教學質量的考察、學校管理制度及學校的課程設置等。
2．教學檔案管理的特點
教學檔案管理工作是中職學校教學的重要后勤保障，對中職學校教學有重要的作用，教學檔案的特點有：（1）中職學校的教學檔案專業性高，在中職學校教學中，學校會設置不同的專業，有不同的學科，由于各專業培養的人才不同，各專業的教學計劃、教學課程安排、學生使用的教材及教師的課程資料也不相同，各專業的教學檔案也不相同，因此，中職學校的教學檔案有很高的專業性。（2）中職學校的教學檔案來源比較廣泛，在中職學校教學過程中，相關教育部門對學校教學文件的下達、學校本身的實驗室、科研室、教學管理部門、學生服務部門、后勤部等許多部門都會給檔案管理提供豐富的資料，因此，中職學校的教學檔案管理有廣闊的資料來源。（3）中職學校的教學檔案形式具有多樣性，中職學校的教學存在多樣性，因此，中職學校的教學檔案資料也存在著多樣性。中職學校的教學檔案有文字、圖表、電子稿、視屏光盤等多種形式，學校教學檔案資料的多樣性，也能真實、準確地反映出教學的多樣性。
二教學檔案管理工作的重要性
1．教學檔案是學校形象的代表中職學校的教學檔案來源于學校的發展、改革等過程，真實地記錄了學校在教學、管理、運行等方面的發展情況，是學校形象的代表。通過學校的教學檔案，可以明確地了解中職學校的發展、中職學校教學工作的情況；也能幫助學?？偨Y教學經驗，準確地定位中職學校的價值。同時，科學的教學檔案能有效地提高中職學校的形象，有利于提高學校的招生工作和學生的就業。
2．教學檔案管理能提高學校的教學質量中職學校的教學檔案記錄著許多成功的教學案例和教學經驗，教學檔案的合理運用能給教師教學指明方向，督促教師在學習成功經驗的同時，不斷地創新教學模式，有效地提高學校的教學質量。
三教學檔案管理存在的問題
1．中職學校檔案管理工作缺乏有力的監督部門
目前，在我國的中職學校教學檔案管理中，缺乏專門的中職教學學校檔案管理監督部門。中職學校的檔案管理一般都是受相關的檔案行政管理部門和教育行政部門直接管理。由于教育部門比較重視學校的教學工作，對學校的教學檔案管理工作檢查不嚴格，忽視了教學檔案對中職學校的重要性。
2．教學檔案收集資料不全
由于中職學校的部分教學檔案管理人員不是專業性人員，檔案管理工作人員不重視檔案資料的收集，在收集資料時經常丟三落四，不能有效地收集到完整的資料。有些檔案管理人員對資料進行整理時，不注重資料的分類管理，將資料隨便地放在一起，極大地降低了教育檔案資料的完整性，造成了教學檔案的不完整。
3．中職學校檔案管理工作沒有強力的制度保證
目前，在我國的學校檔案管理法中，沒有專門的中職學校檔案管理制度，中職學校的教學檔案管理使用的是高職學校的檔案管理方式，雖然中職學校的專業設置、教學安排、學生就業等方面與高職學校相似，但中職學校在教學目標、教學管理、教學模式等方面同高職學校有很大的差別，中職學校采用高職學校的檔案管理方式，有時根本不符合中職學校的實際情況，導致教學檔案不能真實地反映出中職學校的實際情況。
四加強教學檔案管理的措施
1．加強中職學校的教學檔案管理監督
中職學校要加大對教學檔案管理的監督工作，確保中職學校的教學檔案管理工作能有序地進行，同時中職學校要建議相關部門，將學校的教學檔案管理工作，看作學校工作的重要部分，列入日常工作檢查中，對學校的教學檔案管理工作進行嚴格的監督，獎勵檔案管理工作優秀的管理人員，批評違反檔案管理制度的管理人員，保證檔案管理工作的規范性。
2．增強中職學校教學檔案資料收集力度
中職學校要注意教學檔案設備的更新，檔案管理工作人員進行檔案資料收集時，要注意資料的健全度，以及檔案資料的細節收集，積極地參加學校組織的檔案資料收集培訓，不斷地提高自身收集檔案資料的專業能力。同時，中職學校要將先進的技術有效地運用在教學檔案管理中，要嚴格注意教學檔案資料的保密工作，做好檔案室的防火、防盜工作，檔案室的防火設備要齊全，檔案管理人員要做好教學檔案備份工作，確保檔案室能有序正常地運行。
3．完善中職學校教學檔案管理制度
中職學校要完善學校的教學檔案管理制度，結合高等學校的檔案管理制度，根據實際情況，建立符合自身發展的檔案管理制度，用嚴格的制度保證檔案管理工作的有效進行。同時，中職學校要加大檔案管理的監督力度，嚴格檢查檔案管理人員的工作，發現問題要及時糾正，對檔案進行規范化管理，確保中職學校的教學檔案管理的嚴肅性。
4．加強檔案宣傳工作
教學檔案管理在學校發展中有極其重要的作用，中職學校要充分地認識到教學檔案的特殊價值，教學檔案是一個成功的學校最寶貴的財富。因此，中職學校要加大對檔案管理工作的宣傳力度，讓每一位教師都能用謹慎、嚴肅的心態面對教學檔案，增強學校教師及其他職工的檔案意識，讓學校更多的教師了解檔案、重視檔案，營造一個關心檔案、支持檔案工作的良好環境。
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2、高職院校專業教學檔案的功能
高職院校專業教學檔案主要服務教學而存在，彰顯了其較強的教學功能與教育功能；同時，專業教學檔案也是一個反映和儲備教學相關資料的知識信息寶庫，能夠很好為教師進行專業教育的研究反思與相關專業發展的研究服務，具有很強的研究價值。作為學校的重要檔案之一，高職院校專業教學檔案能夠很好促進學校檔案事業的發展，其信息化在很大程度上也反映了高等教育信息化和國際化發展的大趨勢。
二、當前高職院校專業教學檔案信息化建設面臨的問題及其成因
盡管專業教學檔案具有諸多的作用和功能，但是由于各個層面的原因，我國高職院校專業教學檔案信息化建設在價值取向與理念、模式與方式的選擇、內容與范圍的覆蓋、功能的拓展和發揮、管理人員的素質等方面均存在很多不適應信息化發展的方面，非常需要高職院校及時有效應對和切實處理。
1、當前高職院校專業教學檔案信息化建設面臨的問題。關于這方面主要體現體現以下幾個方面：從理念與價值取向問題上看，高職院校對專業教學檔案信息化發展的重要性沒有形成共識，國際化和信息化理念明顯不強。從內容和范疇視角看，高職院校在開展專業教學檔案信息化時，對專業相關的基礎檔案數據準備不夠，涉及到的專業范圍有待拓展。從模式與方式視角看，高職院校在開展專業教學檔案信息化時，沒有充分利用好網絡平臺，沒有整合好專業教學檔案的信息化模式與傳統模式的整合融合和創新發展。從功能的拓展視角看，高職院校在開展專業教學檔案信息化時，涉及到專業教學檔案開發利用不多，在某種程度上很缺位，彰顯了專業教學檔案信息化的功能開發不夠。從管理人員的素質與組織機構上看，高職院校在開展專業教學檔案信息化工作時，管理專業教學檔案人員的素質不高，而且檔案意識不強，一般都是教學秘書附帶在做；沒有成立專門的檔案管理機構，更不要說相應的專業教學檔案信息化的機制和體制建設。
2、引發高職院校專業教學檔案信息化建設問題的成因造成我國高職院校專業教學檔案信息建設存在各種問題的因素，來自學校層面、師生層面和管理人員等層面。一是學校層面的重視力度不夠，這主要體現在高職院校投放到專業教學檔案信息化建設工作的人力、物力和財力明顯不足，導致了專業教學檔案管理人員缺乏、管理設施設備陳舊落后。二是受到學校本身信息化建設的影響，主要體現在高職院校開展學校層面的信息化建設工作的力度不大，一種放眼全球和面向世界的態勢還沒有真正形成，這就嚴重影響了專業教學檔案借鑒國際高校專業教學檔案及其信息化建設的成功做法。三是教師和學生對專業教學檔案信息化的利用和開發不夠，主要體現在高職院校師生專業教學檔案意識不強，沒有認識到教學檔案與教學工作、學生專業學習成長的互動關系，導致專業教學檔案的信息化建設的精神支撐和內在驅動力不足。
三、提升高職院校專業教學檔案信息化建設水平的對策
針對高職院校專業教學檔案信息化建設過程存在的問題，我們應該積極借鑒和吸收國外大學專業教學檔案信息化建設的經驗教訓，構建國際化和科學化為主的價值取向和理念，緊跟高校教育發展的需要，不斷拓展和更新專業檔案信息化建設的內容，整合好專業檔案傳統模式與現代信息化模式的關系，充分調動專業教學檔案信息化的功能和作用，大力提升專業教學檔案管理員檔案學和專業學科的知識與視野，注重提升其檔案信息化管理的水平和能力。
1、努力構建信息化與國際化為主的價值取向與理念，推動高職院校專業教學檔案信息化工作科學發展。這就要求高職院校在推動專業教學檔案信息化建設工作時要從人才培養模式視角下，不斷拓展豐富自己的建設理念，不斷規范自己的價值取向。一是堅持質量理念，要求高職院校在推動專業教學檔案信息化建設工作時，務必要重視專業教學檔案信息化過程各個環節做到質量第一。二是堅持科學化和人性話的理念，要求高職院校在推動專業教學檔案信息化建設工作時，務必要遵循高職院校的教學規律、學生學習規律和檔案信息化發展的規律，將專業教學檔案信息化發展納入科學化和軌道；同時注重根據教師和學生的需求，不斷調整專業教學檔案的發展內容和范圍，力求服務于學校師生的成長發展。三是堅持國際化與標準化的理念，要求高職院校在推動專業教學檔案信息化建設工作時，務必要積極借鑒國外發達國家高校的專業教學檔案信息化建設的經驗和成功做法，努力與國際接軌，力求標準化發展。
2、與時俱進拓展專業教學檔案覆蓋的范圍與內容，不斷提升高職院校專業教學檔案信息化的覆蓋面和惠及面。這就要求高職院校在推動專業教學檔案信息化建設工作時，要根據高職院校本身發展的需要，根據教師和學生的需要，不斷延伸專業教學檔案信息化建設的覆蓋范圍，從而健全高職院校專業檔案信息化發展的內容體系，力爭囊括整個教學系統的各個方面和各個環節。
3、努力整合創新專業教學檔案的信息化模式與方式，提升高職院校專業教學檔案信息化發展的實效性和時效性。這就要求高職院校在推動專業教學檔案信息化建設工作時，要積極利用網絡平臺，大力推進專業教學檔案信息化建設模式；同時也要不斷更新傳統教學檔案管理模式，力促兩者形成整合互動的發展態勢，形成高職院校專業教學檔案信息化發展的合力。
4、不斷拓展專業教學檔案信息化的功能，努力增強高職院校專業教學檔案信息化的發展空間和平臺。這就要求高職院校在推動專業教學檔案信息化建設工作時，要通過各種方式，不斷宣傳專業教學檔案信息化的功能，讓之努力服務于高校。
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2.高校教學檔案信息管理人員的管理方法還需改善
有些高校的資金有限，在教學檔案的信息化管理方面存在一定的滯后性，導致了我國的高校檔案管理工作用人工進行操作的情況比較多見，信息化的管理手段沒能運用到高校教學檔案的管理中去，降低了教學檔案的管理效率。還有一些高校雖然信息化管理設備齊全，但是信息化的設備形同虛設，沒有很好地應用到教學檔案的管理工作中去。與此同時，有些高校的檔案管理已經建立了大大小小的信息化數據庫，但是，卻是各自為政的局面。
二、高校教學檔案信息化管理的措施
1.高校教學檔案管理信息化建設的核心功能和模塊
整個教學檔案管理系統要以核心功能模塊為主，要成立一個數據整合中心，實現對學生教學檔案信息的收集和整理，將數據存儲在計算機的數據庫中，數據庫中的數據要包含學生詳細的個人信息，同時還包括學生的檔案和各種有效的資料。
2.要建設學生教學檔案管理信息平臺
教學檔案信息不僅僅要呈現在學校網站的主頁上，同時，也要在教學檔案管理信息化平臺上呈現出來，要確保信息的時效性，并將信息公開化，便于管理。對所有的學生進行統一化管理，將管理的權利交予學院的領導，并將平臺上的信息進行定期的檢查和整合。
3.要完善教學檔案服務系統的建設
每一年，當新生報到時，學校都要對宿舍進行整體的安排，運用信息化系統可以實現住宿費的自動化管理，確保學生都辦理了校園一卡通?？梢詫W生辦理學生證和注冊卡的信息進行準確的記錄，防止有任何遺漏。對高校的教學檔案服務進行評價可以采用信息化平臺，學生可以在課下運用信息化管理系統自行選課，選擇自己喜歡的課程，對教學檔案管理的效果進行有效評價。
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檔案學高等教育擔負著培養檔案專業人才的重要責任，同時，檔案學高等教育的發展水平也是衡量一國檔案事業發展水平的重要指標。筆者選取了武漢大學信息管理學院檔案與政務信息學系和加拿大不列顛哥倫比亞大學圖書、檔案與情報研究學院，作為中加檔案學高等教育的兩個典型機構進行比較研究。分析中加在檔案學高等教育方面的異同與優劣，使我國檔案高校明確自身優缺點，進行調整完善，以更好地適應檔案事業發展的需要。
武漢大學檔案學專業前身可追溯到1934年湖北私立武昌文華圖書館?？茖W校設立的檔案管理特種教席，為我國檔案學教育之濫觴。目前，武漢大學信息管理學院檔案與政務信息學系在教學水平、科研實力、教育層次等方面，均走在全國檔案學教育的前列，是中國檔案學高等教育的極佳典型。1961年，不列顛哥倫比亞大學創辦了圖書館學院；1981年，圖書館學院與歷史學院合作開始招收檔案專業碩士研究生，開了整個北美地區檔案專業碩士教育的先河。1984年，圖書館學院正式更名為“圖書、檔案與情報研究學院”。目前，哥倫比亞大學設置了種類豐富的檔案學研究生培養項目，包括檔案學碩士、檔案學碩士(原住民研究方向)、檔案與圖書館學雙碩士、哲學博士(檔案學方向)等，且為檔案工作人員提供進修教育，成為北美地區檔案學高等教育的典范。此外，2009年，武漢大學信息管理學院成為iSchools聯盟第31位成員，這是唯一一家來自發展中國家的成員機構，不列顛哥倫比亞大學也是該聯盟的成員之一。因此，二者在檔案專業成立的背景、現實科研水平等方面都具可比性。
2中加檔案學高等教育現狀比較
2.1培養層次。
武漢大學信息管理學院檔案學專業，培養層次分為博士、碩士、本科教育三個層次。2003年，經全國博士后管理委員會批準，武漢大學建立了“圖書館、情報與檔案管理”博士后流動站，招收檔案學博士后高級研究人員，形成了一個完整的檔案人才教育培養體系。完整的教育體系有利于學生形成扎實的專業功底，同時，也可能由于教學內容較為集中，導致學生的知識結構范圍相對狹窄。
不列顛哥倫比亞大學圖書、檔案與情報研究學院的檔案學人才培養層次起點較高，從培養碩士研究生開始，向上延伸至博士層次。學院招收所有正規大學任意學科背景的本科畢業生進入檔案專業學習，但學生成績在本科期間至少在“B+”以上，同時，還招收外籍學生，為國外培養檔案人才。
通過比較，我們可發現，兩個學院在培養層次上存在較大差異。我國三個層次的培養模式，其中，以培養本科學生為主體，主要原因是我國各級檔案機構數量眾多，且社會整體檔案意識不斷增強，人才需求量大。而加拿大的檔案學高等教育起點高，且可為國外培養專業人才，與加拿大總體教育水平高密不可分。
2.2培養目標。
武漢大學檔案學專業在不同培養層次其培養目標亦不相同：在本科階段的教育中，要求學生“能在國家機關、企事業單位，以及各種信息機構從事檔案管理、信息管理和信息服務”，側重于培養學生的“技能”：在研究生階段，則要求學生“具有獨立從事研究、敦學或擔任專門技術工作的能力”，注重學生“教學”與“科研”能力的培養。不列顛哥倫比亞大學在碩士階段，則主要培養學生“能夠高效地計劃、實施和提升檔案館保存、組織和有效利用社會記錄信息的能力”，注重對檔案從業人員工作技能的培訓；在博士培養階段，主要以培養“學術型”人才為目標，“能夠從理論和方法論角度豐富檔案專業核心知識，通過研究創新貢獻于信息學領域及其學科的發展”，意在提升檔案學教育的發展水平。
通過培養目標的對比分析，我們發現，兩國雖然都認為檔案專業是實踐性很強的學科，但加拿大更注重培養學生的應用能力，因而，直到博士層次才主要培養學生的學術能力；而我國則始終貫徹“理論與實踐相結合”，因而，設置了不同的培養層次來貫徹這一專業教育理念。
2.3課程設置。
課程設置是反映檔案教育培養目標的重要指標。為了便于比較，本文選取了兩個學院檔案學碩士課程進行分析，課程設置詳情見下表。
武漢大學根據時展的要求不斷調整教學內容，例如，設置了《電子政務原理與應用》、《數字檔案館原理與技術》等課程。學院設置了4個研究方向，包括：檔案學理論與應用；電子文件管理；政府信息資源管理；檔案管理現代化。研究生課程的設置分為必修課、選修課和補修課三類，應修學分不少于28學分，學科通開課不少于8—10學分，研究方向必修課不少于4學分(至少2門)，其余為選修學分。
自1981年設置檔案學課程以來，不列顛哥倫比亞大學緊密結合本國檔案工作發展的現狀，不斷調整課程的設置。學院要求學生應完成48學分的課程，其中，24分為核心課程，24分為選修課程，以及一些0學分的課程和實踐活動(例如參觀)等，有研究興趣的學生可以選擇寫畢業論文。在畢業論文的要求上，中加兩國存在較大差異，在我國，完成碩士畢業論文并通過答辯，是獲得碩士學位的必要條件，而加拿大則可以根據學生的興趣來進行選擇是否寫畢業論文。
武漢大學信息管理學院與不列顛哥倫比亞大學圖書、檔案與情報研究學院檔案學碩士課程設置
通過兩個學院碩士課程的比較，我們還可以發現，兩個學院課程設置，均具有濃厚的院系背景色彩，武漢大學設置了許多與政務信息相關的課程，而哥倫比亞大學則設置了圖書館學相關課程。
2.4師資隊伍。
根據相關統計結果，近年來，我國檔案學專業教師在數量與質量上都有了較大改善：從職稱結構上來看，2000年至2008年，全國具有“正高級”職稱的檔案學專業教師數量逐年增加，由52人增至84人，增長約61.5％；從學歷結構上看，2000年至2008年，具有博士研究生學歷的檔案學教師數量大幅增加，由2000年的26人增至2008年的129人，增長近4倍。
武漢大學信息管理學院擁有較強的師資隊伍，經調研，目前，檔案系共有教師10名，擁有“正高”、“副高”職稱的教師占整個師資隊伍的80％，擁有博士學位的教師占60％。不列顛哥倫比亞大學除了擁有12名檔案專職教師外，還擁有26位兼職教師，共29人擁有蹲士學位，占師資隊伍的76％以上。兼職教師來自當地一些信息機構或大學圖書館、城市檔案館，擁有非常豐富的實際工作經驗。通過調查，筆者發現，不列顛哥倫比亞大學師資隊伍中一個非常突出的特 色——教師的國籍構成多樣化，分別來自加拿大、美國、英國等，這在一定程度上，也促進了多國文化與檔案信息資源的溝通與交流。
3啟示
我國檔案學教育具有多層次的培養模式，有利于系統地培養檔案人才，這是我國的優勢。同時，也存在問題與不足，應進行一定的改革。
3.1在培養目標定位準確化的前提下，分類型培養檔案專業人才。美國檔案工作者協會(“SAA”)在1982年和2004年，分別開展了對檔案工作者職業發展狀況的調查，并根據得出的結果指導檔案研究生教育和檔案就業工作的開展，使美國的檔案學高等教育取得r良好的教育效果，成為世界范圍內檔案學教育的典范。而我國與加拿大都沒有檔案工作機構為高校檔案學教育進行類似的實際調研，并指導其制定培養目標，這是兩國檔案學教育的共同缺陷。
我國檔案學高等教育分為本、碩、博三個層次，其中，本科教育是整個培養體系的基礎，碩士、博士階段均以培養學生科研能力為主。在本科教育階段，教師就應指導學生明確自己的職業規劃，對本科畢業后希望直接從事檔案工作的學生，增加其專業技能性課程的比重，并為學生積極提供實習機會；而對有研究興趣的學生，在本科教育的后期，就要注重他們研究能力的培養，為他們開設基礎研究理論與方法的課程。不可否認，當前，我國檔案學研究生大都處于導師助手的位置，在導師確定的研究課題下，負責基礎性的研究工作，不具備“獨立從事研究工作的能力”，顯然，不符合碩士、博士階段的培養目標，這也是制約檔案學基礎理論發展的瓶頸。
3.2課程設置在堅持特色化的基礎上，適當增加相關學科的內容。不列顛哥倫比亞大學檔案學課程體系中，特別是專業核心課程，體現了濃厚的“檔案”特色，如，設置了《檔案古文書學》、《檔案文獻管理與著錄》等課程。由于其檔案學專業是由圖書館學院與歷史學院合作建立而成，因此，課程和培養項目的設置還體現了不同學科之間的交叉與融合。該校檔案與圖書館學雙碩士項目中，要求學生完成檔案、圖書館學兩個學科的基礎課程，培養學生適應文檔一體化、圖書與檔案管理一體化工作需要的能力，使之成為“復合型”人才。
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隨著高等教育的快速發展和網絡信息化的快速推進，傳統檔案管理工作的手工管理方式已不能滿足信息化時代的要求,越來越多的教學檔案將以電子文件出現,但卻沒有對應的系統的管理制度,教學檔案的數字化、網絡化、標準化和規范化建設迫在眉睫。
一、教學檔案數字化建設的涵義
檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、ocr技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的教學檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，通過互聯網進行聯機檢索和閱讀，實現資源共享。檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作。
二、教學檔案數字化管理的優點
1．便捷實現多種媒體信息存儲和傳遞
電子檔案可同時將文字、聲音、影像等內容集成保存, 并可借助計算機實現任意組合編輯，極大增加了檔案的編輯性、可讀性、可視性,豐富了檔案的內容。
2．信息存儲容量大
電子檔案體積小但存儲容量大。一張cd－rom光盤可存儲650 mb，相當于30萬漢字的圖書1000冊、35萬張a4打印紙上的文字信息或10萬張圖形信息。
3．便捷實現檢索瀏覽
電子文獻由于具有全文數據庫的結構和相應的按自身邏輯關系組織成相互聯系的網狀結構，通過數據庫、檢索軟件等技術，借助某些關鍵詞，能夠便捷的查找所需要的資料, 大大方便了用戶檢索，提高了檢索效率，免除了翻閱、查找實體檔案的繁瑣。在教學檔案管理網絡平臺上，檔案管理人員還可通過網絡完成檔案的收集、整理、歸檔和提供利用；利用者亦可以足不出戶地遠程訪問檔案材料,網上下載檔案信息, 或遠距離、高速度的傳輸，真正實現了信息資源的共享。
4．提高了教學檔案的利用率
在網絡環境下電子檔案可被多人在不同地域同時訪問、瀏覽、下載，同一份電子檔案可同時為不同的用戶服務,大大提高了檔案的利用率。
三、教學檔案數字化建設中存在的主要問題
1. 缺乏信息化環境下教學檔案工作的復合型人才
信息化背景下檔案信息化建設需要既懂檔案業務管理，又掌握自動化、網絡化技術等現代信息技術的復合型人才。受高?，F行人事制度的影響，目前檔案隊伍整體素質仍普遍較低，年齡偏大，計算機操作能力一般，習慣于傳統的紙質檔案編研模式。而在信息社會,檔案的載體形態和記錄方式已呈多元化發展,一些必備的技能如數據存儲和壓縮技術、檔案信息組織技術、檢索技術等還不為多數人熟練應用，更不用說網絡環境下教學檔案的安全性問題了。
2.缺少工作標準、工作制度和工作規范
檔案材料的標準化、制度化和規范化是教學檔案信息化建設的前提和必要條件。信息化背景下計算機處理數據的“機械性”對教學檔案電子化建設的標準和規范提出了更高要求。但目前高校的教務工作更多受制于購買的教學管理軟件，加上很多高校有自己的特殊的實際管理情況，因此個性化修改之后軟件在通用性、實用性等方面存在一定的不足，再加上計算機軟件及其有關設備硬件差異，這些不足和差異都影響著電子數據的規范性和共享性，制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。
四、加強檔案數字化建設水平的對策
1.加強人員的技能培訓
教學檔案管理人員是檔案工作的主體,人員的專業素質直接影響教學檔案信息化的進程。因此,學校要加強教學檔案管理隊伍建設,培養一批有豐富檔案專業知識,有熟練的計算機應用能力的人來從事教學檔案管理。
2.開發教務檔案管理平臺系統，實施教學檔案管理的標準化建設工程
加強歸檔的標準化建設是目前高校教學檔案管理最有效的方法。近年來各高校都建立了完善的校園網絡，并實現了教學管理軟件輔助管理，這為高校檔案信息網絡建設提供了一個強有力的支撐平臺；教學軟件和數據庫的應用提供了大量的“標準化”電子數據和材料，這為教學檔案的標準化建設打下良好的數字基礎，便于實現密集存儲和快速檢索；以網絡技術為主體的信息技術的應用又為教學檔案的網內和網際共享、傳遞打下了良好的交流基礎，這些都為教學檔案的維護、網內共享、公開和查詢，特別是數據進一步發掘提供了最大的便利條件。
3. 盡快完善規章制度和工作標準，加強檔案安全管理
在數字化背景下，教學檔案管理工作的規范和標準尤為重要。校檔案館和教務處等職能部門，要結合《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》規定，盡快出臺數字化背景下教學檔案管理的各項工作標準和規章，特別是網站建設和管理標準、檔案管理軟件設計標準、數據庫錄入規范、紙質檔案的數字化標準等，使檔案工作有章可循，有規可依，從而實現對教學檔案工作各個環節的有效管理。
數字化檔案給教學檔案的安全管理提出了更高要求，除了要補充相關的安全保密制度、建立嚴格的監控機制、強化從業人員的安全保密意識外，還要加大設備和技術投入，結合存貯介質使用物理隔離和邏輯隔離等多種安全防范手段，積極對“病毒”和“黑客”等行為，確保檔案的保密和安全。實現信息數據的真實性、完整性、機密性、可控性,以及網絡、數據庫和應用系統的安全性、穩定性、可靠性
4．加強數字化檔案的工作質量檢查
《高等學校檔案管理辦法》的第十四條規定:“高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度。”網絡平臺和工作規范建立起來以后，高校應根據積極實施管理糾偏。 并且基于網絡進行的檢查更為便捷，各個部門根據管理權限只要檢查自己管理的模塊數據庫中的檔案就可，這樣可有效減少收儲遺漏，更便捷的考核二級學院的工作質量。
五、結語
教學檔案信息化建設是一項復雜的系統工程，它需要高校投入更大的人力、物力和技術力量，數字化教學檔案建立起來以后，可以通過對立檔單位工作流程在線監督進一步提高原始數據歸檔質量，便捷實現檔案資源在網上的、傳遞、檢索和信息資源共享，從而更好的服務和保障教學工作。
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課堂是傳授知識的重要場所，精湛的教學藝術有助于課堂教學。教師必須集中精力研究新的教材教法，在45分鐘內下功夫，不斷改進課堂教學方法，注重課堂教學創新，因為提高課堂教學效果是提高教學質量的關鍵。英語課堂教學的目的在于培養學生的英語交際能力和綜合運用英語的能力。這就要求教師必須把學生置于運用英語的實踐活動中，發揮其主觀能動性，激發其興趣，從模擬交際到真實交際，以達到掌握英語的目的。那么，在英語課堂教學中如何進行創新教育呢？
一堂好課不僅要教給學生知識，凈化思想境界和培養學生的能力，還要讓學生聽起來興趣盎然。在教學過程中，教師要善于尋找學生的興趣觸角，讓學生進行聯想，使學生覺得新穎、生動，在娛樂輕松中，不知不覺地烙下記憶痕跡。例如，在講《誰有橡皮》（whohastheeraser）一課時，筆者運用做游戲的方法讓學生體會課文。首先，找六名學生到黑板前站成一隊，把手都背在后面，而下邊的學生把眼睛閉上。這時，教師取出一塊橡皮遞給前排站著的一位學生，讓他們一個接一個傳。幾分鐘后，教師說：“停!請你們半握拳頭把手放在桌前?！比缓笳垖W生猜，Whohastheeraser?
如猜對了，全班給以掌聲；猜不對，演一個節目。正當學生興趣正濃時，教師因勢利導，啟發學生用英語回顧剛才做過的游戲，看誰說得又快又準。五分鐘后，教師開始檢查，大部分學生能夠流利地復述課文。然后，教師又根據課文提出：1.Howmanystudentsstandinfrontoftheclass?（教室前面站了多少名同學）2.Whydotheyputtheirhandsbehindtheirbacks?（他們為什么把手放在背后）3.Whatdoestheteachergivethem?（教師給他們什么了）等18個問題。這樣做不僅可以激發學生的學習興趣，而且可以達到傳授知識的目的。
一、課堂教學活動與實踐緊密聯系
隨著我國加入WTO，人們在日常生活和工作中，都需要具有商務英語的基本常識和基本技能。而英語課堂教學強調Learn（練習性學習，即在環境中使用語言，是一種潛意識的語言發展過程），而不是強調Study（研究性學習，即讓學習者有意識地學習語言規則的過程）。所以教學中應力求減少教師的授課時間（占課堂的時間不應超過40%，應給學生足夠的機會獨立思考，相互交流和實踐）。例如，在讓學生學習Trvellingonbusiness（商務旅行）的內容之后，可以為學生設置入住酒店、在機場買票登機、在租車行租車等場景，并通過板書使學生了解各個場景對話，最后在課堂上表演。這樣的教學活動不僅充分調動了學生“學以致用”的積極性，而且大大提高了學生英語的口語表達能力。
二、利用簡筆畫的教學方法，調動學生的學習積極性
英語是一種語言表達形式。要讓學生掌握英語的說話習慣和表達方式，就應當盡力為他們創造適宜的環境，將課堂教學生活化有利于學生“入境”，從而擺脫母語的干擾，以達到用英語思維和表達的目的。為此，筆者在教學過程中，經常為學生創設各種不同場合、不同人物、不同內容的簡筆畫，以激發學生的學習興趣，調動他們的學習積極性。如，在講“現在進行時”這一時態時，首先告訴學生，什么是“現在進行時”，概念是“表示現在正在進行或發生的動作”，然后在黑板上畫出幾幅畫。幾分鐘后，要求學生看第一幅圖并開始提問：“Lookatpicture1，please!Whataretheydoing?”（他們正在做什么）一名學生回答：“Theyareswimming.”之后繼續說后面幾幅圖，學習幾個句子：1.Theyareswimming.2.Heisrunning.3.Sheisdancing.4.HeiswatchingTV.5.Sheiswateringflowers.6.Theyareplayingbasketball.要求學生以同桌為一組，一問一答練習。利用簡筆畫這種直觀教具教學，既調動了學生的學習積極性，又提高了教學效果。
三、創設情境，培養創新能力
教學情境對學生興趣的激發、品格的形成、視野的開闊有極大的影響。作為教師應該發揮自己的主導作用，打破課堂內外和校園內外的界限，為學生提供一個自主學習、主動發展的機會和條件。創設模擬情境，在真實世界與想象世界之間為學生提供一個界面，學生可以相互協作，也便于師生、生生之間的交流。學生在合作中動手動腦，在交往中拓展思維。教師應該善于展現生活情景，幫助學生熟悉課文。課堂教學活動的形式應該多種多樣，例如，可以通過佩戴動物頭飾進行問答表演，同時學習句型：Whatarethey?Theyareducks…（這是什么？這是鴨子……）課文中出現了母雞、小貓、小狗、鴨子、小雞等單詞。教師在課前制作好圖片，讓學生上課時戴上頭飾進行問答表演，使課堂生動活潑、妙趣橫生。語言交流是思維的工具。創設真實情境、培養交際能力，使學生用自己的實際體會來運用知識，豐富思想，促進他們創新能力的發展。
四、激發興趣，增強創新意識
學習不是由教師把知識簡單地傳授給學生，而是由學生自己建構知識的過程。創新意識的源泉在于學生的內部動機和學習的外部氛圍。教師要善于創設輕松愉快的學習氛圍，充分發揮多媒體集聲、光、影、音于一體且有良好的交互性這一特點，創設直觀、逼真的語言交際情境。在教學環境中，教師可一邊放映畫面，一邊有針對性地進行啟發、誘導和講解，有時也可放錄音，通過畫面和聲音的結合，激發學生積極思維，引導他們理解、掌握語言知識。學生對多媒體教學很感興趣，積極回答教師提問，這使他們在輕松愉快的氣氛中完成了學習任務。當一個個卡通人物閃動時，全班每一個學生都躍躍欲試。真正達到了“玩中學、學中玩、低負擔、高質量”的教學目的。
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（二）制定檔案管理規則
無規矩不成方圓，任何工作都要有相關規則的制定，這樣工作才能夠規范化、效率化，那么，在開展檔案管理工作的同時，也要將這項工作進行制度化管理，建立成熟的學生檔案管理規章制度。比如，在進行歸檔的時候要明確歸檔的范圍、職責，還有進行查閱的條件以及材料遞交的程序，這樣不但可以提高工作效率，還能夠在進行制定管理的時候明確責任化分工。還有可以建立學生檔案管理的約束以及鼓勵制度，通過定期的職業技能培養和比賽，來激勵管理人員主動的進行職業技能的強化，也可以通過激勵制度讓管理人員對檔案管理提出合理化建議。
（三）進行網絡化檔案管理
隨著檔案數量和內容的不斷增加，傳統的紙制檔案管理模式已經不能夠適應時展的需求了，而且紙制管理也容易出現很多的弊端，比如容易損壞、篡改、丟失和出現錯誤不易察覺等問題，同時，在進行查找的時候也很困難。伴隨著互聯網時代的發展，網絡化管理模式可以取代傳統的管理模式，可以把學生的資料全部輸入到計算機當中，可以建立學生電子檔案，進行網絡化管理，學生可以自己進行檔案資料的查閱，出現了錯誤可以及時的和學校取得聯系，進行及時的更正。這樣可以對學校的檔案管理工作及時起到監督的作用，還有就是電子檔案的建立可以及時的對學生進行資料的管理和查詢，可以上傳到云盤進行備份，即使出現的特殊情況也可以進行及時的恢復，可以保證檔案的安全性。還有就是進行成績報送就可以通過網絡進行傳輸，這樣可以有效避免成績在進行抄送時候出現錯誤，電腦可以對成績進行自動排列以及篩選，這也加大檔案管理的工作效率，所以對檔案管理進行網絡化管理是很有必要的。
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（一）教學檔案具有參考價值
學校的教學檔案是長期來通過實踐和研究日積月累形成的實體型文件。具有真實寫照，直觀反映等特點。這種檔案不僅能記錄學校常規的發展趨勢和教學目標，還是學校研究改模式和方法的精準寫照。有了這種準確的檔案后各院校就可以根據自己的教學檔案規劃完整的施教模式，甚至是招生比例都不可以用學校檔案作為參考。針對檔案，學校應該設專門管理人員，對檔案進行分門別類的規劃，有選擇的篩選出有價值需要的教學檔案。過濾掉無用的檔案信息。同時也應使檔案多元化，具體化，利用無線網絡、微信、互聯網等平臺，想要以檔案為依據的領導們輸出更多有價值的檔案信息。為領導組織提供更群面準確的校園信息資料。
（二）教學檔案是學校特色的匯總體現
因為教學檔案具備的特殊性，所有教學工作都能在教學檔案中體現出來一目了然。從而更能體現出檔案管理人員的重要性，檔案一定要分類分區，只有這樣才能更完整的展現出一個學校完整的教學水平，綜合的教育實力。系統且簡易的讓高校的管理工作循序發展。規范教學管理工作。
（三）教學評估有具體的可實施性和可操作性
教育部對各高校的教學質量和辦學水平有著明確的規定和完善的評估標準。近幾年，許多院校面臨這教育部對其的多重評估考驗，對這種評估測驗做足充分的準備工作，完善教學檔案被列為重中之重的任務。因為教學檔案如前文所述是高校評估的前提和根據。校園檔案的完善與否直接影響教育界對高校綜合素質的評價效果。
（四）教學檔案的信息具有流通性和指導性
教學檔案涵蓋了全校的教學信息和實踐過程的許多重要材料。它不僅是教學質量的真實性寫照，還是科研成果和知識結晶的重要體現手段。隨時科技的不斷發展，教學檔案也在不斷的發展變化，這種信心能通過各種載體傳播，比如網絡課堂、遠程教育等較為流行和開放的形式。這種新型的檔案傳播方式優點在于，簡單直觀、不用耗費過多人力和資金、方便易操作?，F如今已經有不少高校以教學檔案的新型優勢為基礎，加強對學校教學質量的規范和創新，隨即開展遠程和網絡輔導。通過長期的積累和實踐，總結出許多優秀的科研成果，創建了服務于大眾的學者論壇、教學平臺，等APP或者教育式網站。這種網絡平臺將會成為資源中心的樞紐，挖掘隱藏在教學檔案更深處的認知。上述幾方面都充分說明了教學檔案在高校教學管理評估背景下不可忽視的作用。
二、從評估角度出發，教學檔案質量仍存才不足
雖然教學檔案是一項簡單有效的評估手段，但通過各高校對檔案的調度和分析，不難看出教學檔案的質量仍有不足，有待完善。分析調查發現，影響教學檔案質量的原因多種多樣，其中尤為突出的因素有如下幾點：
（一）教學檔案應該具備真實性、完整性和系統性
如果學校不注意這幾個要點則教學檔案的作用就得不到真正的發揮。在許多學校中普遍發生的現象就是檔案員收集不全、不及時。規劃檔案不到位。保存不妥當。這種行為就導致教學檔案原有的作用消失殆盡，尤為針對評估的指標體系更是令人咂舌。只有改善這種不規范的現狀，做到科學立檔，分類歸檔，完善教學檔案制度，提高檔案管理員綜合素質和水平，才能促進教學檔案的完整性，從而提高對高校評估的準確和便捷能力。
（二）檔案管理目前還沒有統一的制度和完善的體系
雖然高校檔案管理制度日益得到重視。但是盲目的重視導致檔案管理仍然存在許多不足之處，檔案的管理缺乏制度的規范和管理，歸檔沒有嚴格的程序和步驟，不能做到分門別類。管理水平還相對落后，這都是現如今各高校在實現教學檔案管理時所顯現的漏洞，經過教學評估的發展和改革后，檔案管理的規范問題才逐步的得到有關部門的重視，檔案材料的標準化和規范化是做好檔案工作的基礎，做好教學檔案工作不僅僅只是依靠檔案部門的工作，它還需要高校各部門間的配合，從而達到完整收集，歸納，分類，統計等具體的工作項目。
（三）教學檔案管理水平相對落后
對于檔案管理的管理模式來說，檔案管理系統的落后，管理方式過于傳統是普遍高校的通病。信息檔案數據庫的不完善是導致檔案管理工作效率低下的主要原因之一，校園發展越快，人員基數幾句越大，相對滯后的管理技術就會造成低效率，高錯率。想要提高檔案管理的質量，就要從根本上解決檔案管理模式的滯后問題，要進行現代化信息技術的創新和改革。利用互聯網技術來提高檔案管理的效率，從而進一步完善教育檔案管理的質量和管理水平。
三、加強對教學檔案質量要求的規范和重視
傳統的教學檔案管理制度較為單一，這是教學檔案質量的軟肋?，F如今教育改革飛速發展，現代化科技水平不斷更新，一成不變的傳統式檔案管理方法面臨新著挑戰，只有不斷轉變新的檔案管理價值觀，與時俱進，在不違背教學檔案的原始初衷的情況下，日益完善和創新新的檔案管理標準。創建更完善的高校教育檔案系統應從以下幾方面實踐摸索：
（一）規范檔案管理制度，摒棄陳舊被動式歸檔
想要規范檔案管理制度，首先應設立專門管理檔案的管理組織，讓檔案有家可歸。其次，在從管理人員入手，配備具有檔案管理知識的人員專門管理檔案，建立完善的檔案管理和規范工作。要制定管理檔案相應的制度和標準。最后要抓好教師授課過程中的管理工作，對于校風校紀，教學成果，課程規劃，課堂組織，畢業設計等客觀信息，要由一個部門負責統一管理，做到一案一檔，分門別類。從學生角度講，對于學生的學習成績，參加實踐活動的能力，課堂互動能力等綜合信息的建立和收集也都可以安排統一部門進行統一管理。最后由個負責部門統一匯集其收集到的檔案信息到檔案管理部門整理后在歸檔。這種撒網式的收集資料方法即較少了檔案管理部門的工作壓力，又提高了工作效率。
（二）加強信息化管理，摒棄陳舊管理手段，創新方法
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目前，我國高等學校教學類檔案關于教材和畢業論文類目的歸檔范圍是1994年制定《高等學校實體分類法與檔案工作規范》時規定的，在長期的工作實踐中，我們覺得這兩個類目的歸檔范圍應做一些適當的調整或補充，才能適應今天不斷發展的工作需求。本文擬對這些需要調整或補充的問題加以討論。
歸檔的范圍要求歸檔的文件材料，必須對學校和社會有史料和研究價值，具有參考價值和憑證作用；歸檔的文件材料，必須反映學校各項活動的全過程，保證完整、準確、系統；歸檔的文件材料，必須遵循其自然形成規律，保持文件的原貌，保持彼此間的有機聯系和成套性特點。
《高等學校實體分類法與檔案工作規范》（以下簡稱：分類法和規范）在JX18教材類下只對自編和主編的教材進行歸檔。該分類法和規范制定之初，當時國內各方面的發展情況與現在大不相同，各高校在專業設置和人才培養上沒有面臨社會需求的巨大壓力，沒有市場的選擇，沒有辦學的競爭。然而今天卻不同，面對著社會的需求和畢業生就業的壓力，各高校為了自身的生存發展被迫要做出適應性的轉變。當初各高校在教材選擇上幾乎是統一的，除了統編教材，校內教師自編和主編的教材基本上可以滿足教學的需要，所以，該類目只收錄自編、主編的教材是可以理解的?？墒乾F在各高校的專業設置越來越復雜多變，僅靠本校教師自編、主編的教材根本滿足不了教學的需要，必須向國內外引進大量的、適宜的優秀教材。這些教材在本校的教學活動中使用之后，也應當加以歸檔，不然，這些教學活動如何紀錄呢？現在該類目的名稱是：“自編、主編教材” ，建議修訂后的類目名稱能把“用于教學的外編教材” 包括進去。
JX18教材類之后是附錄：存系教學類檔案，其中第一條類目是本科生畢業論文及評審意見。分類法和規范制定之初設立該類目時，國內高校研究生、博士生很少，可是現在已經很多，時過八年之后，該類目同樣顯得不合時宜：一方面類目過窄使研究生和博士生論文放不下，同時又對本科生畢業論文不加限制地全部吸收，使本科生畢業論文的收藏數量急劇增加，造成了檔案存放架位緊張，浪費了檔案室寶貴的面積。如何對待本科生畢業論文的收藏，筆者認為：本科生畢業論文的收藏在本院校內部和圖書館是一個交叉收藏的類目，檔案室和圖書館都應收藏這類資料，但從這類資料的收藏價值和利用價值來看，檔案室和圖書館在收藏上應加以協調、有所選擇。這些資料如果都放到圖書館，檔案室就會缺藏；如果都放到檔案室則會限制讀者對這些資料的利用。最近幾年，由于高校招生規模迅速擴大，本科畢業生檔案在檔案室的收藏數量急劇增加，許多高校為了緩解庫房和架位緊張，便利廣大學生對畢業論文頻繁的借閱使用，將本科生的畢業論文全部放在圖書館收藏。實際上這種只重視利用、不重視存檔的做法同樣不可取，因為一方面畢業論文在圖書館的保存條件遠不及檔案室，另外圖書館對畢業論文的借閱沒有限制，極易造成丟失和損毀，畢業論文作為教學檔案的一部分在圖書館保存，最終造成流失是無法避免的。綜合各方面的有利因素，較為合適的做法應該是，檔案室只宜收藏一些優秀的本科生畢業論文，其副本和大量的普通本科生畢業論文應由圖書館收藏，這樣，檔案室即避免了本科生畢業論文在收藏上的過多過濫，又兼顧了廣大師生對本科生畢業論文的充分利用。現在該類目的名稱是：“本科生畢業論文及評審意見”，建議修訂后的類目名稱能改為：“博士生、碩士生、優秀本科生畢業論文及評審意見”。
從以上兩類目的設置情況來看，分類法和規范制定之初，限于當時教學的環境條件，對今天的教學發展無法予以充分考慮，在教材和畢業論文的類目設置上造成了類目過窄。長期以來由于該類目的限制，已經造成了教學過程中大量外編教材使用紀錄未予保存、研究生、博士生畢業論文放不下以及本科生畢業論文收藏混亂、丟失損毀的情況。本文在此所論，期望該類目的修訂能早日實現。
參考文獻：
